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Digitale Workflows für mehr Effektivität

Von Hermann Schäfer • 8. Januar 2019
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Die Digitalisierung betrifft alle Branchen. Ob industrielle Produktion oder Medizin, Logistik oder Einzelhandel, sie alle müssen sich früher oder später mit dem digitalen Wandel auseinandersetzen und digitale Workflows in ihren Unternehmen etablieren. Gerade in Sachen Human Resources und Buchhaltung verhilft ihnen das auf lange Sicht zu mehr Effektivität – ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, den Anforderungen der digitalen Zukunft zu genügen. In welchen Bereichen digitale Workflows auch Ihrem Unternehmen zu mehr Effektivität verhelfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Die Vorteile digitaler Workflows

Nicht alle Betriebe sind gleich weit mit der Umsetzung digitaler Prozesse in ihren Abteilungen. So kommt es dazu, dass papierbasiertes Arbeiten in etlichen Unternehmen nach wie vor zum Arbeitsalltag gehört. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Diese fehlt den Mitarbeitern eines Unternehmens oftmals an anderen Stellen. Hier können digitale Workflows Abhilfe schaffen. Sie ersetzen manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse automatisieren. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren.

Zudem gestalten sich alle Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens durch digitale Workflows transparenter. Das fördert die Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade in Abteilungen wie der Buchhaltung kommt eine solche Transparenz der Liquidität des ganzen Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen digitale Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft einem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile, was für die Zukunftsfähigkeit einer Firma nicht unwichtig ist.

Talente finden mit digitalen Workflows

Der Fachkräftemangel fordert heutzutage branchenübergreifend die Unternehmen. (Potenzielle) Bewerber sind heiß umkämpft. Klar im Vorteil sind deswegen Betriebe, die in Sachen Human Resources, Recruiting und Personalmanagement auf digitale Workflows setzen. Denn gerade in der Personalabteilung laufen viele Prozesse zusammen, die sich gegenseitig beeinflussen und letztendlich das ganze Unternehmen betreffen. Alleine die Recruiter müssen sich bei der Talentsuche mit verschiedensten Prozessen befassen: Mit welcher Methode machen sie Bewerber auf sich aufmerksam? Welche Plattformen nutzen sie? Und womit überzeugen sie neue Talente, in das Unternehmen zu kommen? An dieser Stelle setzen digitale Workflows an, indem sie für das reibungslose Zusammenspiel aller Recruiting-Prozesse sorgen.

Wer digitale Workflows nutzt und so beim Recuriting auf standardisierte und optimierte Prozesse setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Dazu gehört eine detaillierte Abstimmung der Anforderungsprofile potentieller Bewerber mit den betreffenden Abteilungen. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich diese schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Die eingegangenen Bewerbungen lassen sich umgehend von allen Berechtigten einsehen. Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch gestaltet sich dessen Koordination und die Organisation von Terminabstimmungen wesentlich leichter. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss sowie die Effektivität der Kandidatensuche insgesamt.

Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten

Von Einarbeitungen und Kündigungen, über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement – um alle Unterlagen schnell und effizient bearbeiten zu können, muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich des Unternehmens vertraut sein. Dabei bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potential zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Digitale Workflows helfen an dieser Stelle dabei, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie beispielsweise mittels Standardisierung lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Mittels digitaler Workflows lassen sich letztere nämlich besser planen und organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können.

Gleiches gilt auch für die Buchhaltung in einem Unternehmen. Hier gibt es ebenfalls eine Menge an Routineaufgaben, die durch digitale Workflows schneller und effizienter ablaufen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Workflows wandeln umständliche Verfahren in einfache und automatisierte Abläufe um. Verlorene Zeit gehört damit der Vergangenheit an. Digitale Workflows machen Platz für gut investierte Arbeit und wandeln Kosten in verfügbares Kapital um. Und das schon ab dem ersten Tag nach der Einführung.

Digitale Workflows sorgen für Effektivität in der Buchhaltung

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf digitale Workflows setzt, hat einen entscheidenden Schritt in Richtung gesteigerte Effektivität gemacht. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst formatunabhängig alle eingehenden Rechnungen automatisch und gleicht sie direkt ab. Es liest Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferantendaten, Rechnungsnummern oder Beträge, schnell und direkt aus und gleicht sie mit der Bestellung ab. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Dokumente lassen sich ohne manuelle Dateneingabe erfassen und mittels automatisch vordefinierter Datenfelder indexieren. Das spart viel Zeit, was am Ende dem gesamten Unternehmen zugute kommt. Sind nämlich alle Dokumente jederzeit und schnell verfügbar, begünstigt das einen transparenten und reibungslosen Informationsfluss durch alle Abteilungen – ein wichtiger Faktor in Sachen Effektivität.

Wer für mehr Effektivität auf digitale Workflows setzt, kommt auch um Cloud-Lösungen nicht herum. Denn diese fördern eine effektive Arbeit. Zum einen entfallen durch die Datenspeicherung in einer Cloud die Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -medien im Unternehmen, da das ganze System in der Cloud läuft. Zum anderen bieten Cloud-Lösungen größtmögliche Sicherheit: Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Daten einsehen kann. Zudem hosten sie ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es beispielsweise zu einem Serverabsturz kommt. Außerdem bieten Cloud-Lösungen einem Unternehmen unbegrenzten Speicherplatz. So kann ein Unternehmen als Nutzer von Cloud-Services seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks kann es mehr Speicherplatz bekommen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass ein Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Damit gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten.

Ganz gleich, ob es sich nun um die Personalabteilung, die Buchhaltung oder den Umgang mit Dokumenten allgemein handelt, fördern digitale Workflows die Effektivität eines ganzen Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe erheblich schneller ablaufen. Die gesparte Zeit können Mitarbeiter in andere gewinnbringende Projekte investieren. Und das verhilft dem ganzen Unternehmen zu mehr Wirtschaftlichkeit und Erfolg.

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Topics: Buchhaltung

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