Von Papierchaos zu digitaler Effizienz: Die automatisierte Dokumentenerfassung mit KI

Jeden Tag werden unzählige Dokumente erstellt, bearbeitet, ausgedruckt und archiviert. Doch in unserem digitalen Zeitalter stellt sich schnell die Frage, wie sich diese Dokumente effektiv in digitale Formate umwandeln und für die jeweiligen Geschäftsprozesse nutzen lassen. An dieser Stelle kommt die digitale bzw. automatisierte Dokumentenerfassung und -verarbeitung mit Hilfe von KI ins Spiel. Der globale Markt für intelligente Dokumentenverarbeitung wurde im Jahr 2023 bereits auf 1,8 Milliarden US-Dollar geschätzt und soll bis 2032 auf 2,9 Milliarden US-Dollar anwachsen. Kein Wunder, wenn man bedenkt, dass die von Unternehmen generierten Datenmengen kontinuierlich zunehmen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter der automatischen Dokumentenerfassung zu verstehen ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile Sie daraus für Ihr Unternehmen ziehen. 

Übersicht:

• Was ist Dokumentenerfassung?
• Automatische Dokumentenerfassung
• Die Vorteile einer automatischen Dokumentenerfassung 
• Checkliste: So finden Sie die passende IDP-Lösung
• Fazit

Was ist Dokumentenerfassung? 

Dokumentenerfassung beschreibt den Prozess der Erfassung, Extraktion und Speicherung von Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten in einem elektronischen Format. Ziel ist es, die jeweiligen Informationen zu extrahieren und in einer strukturierten Form zugänglich zu machen. Die Dokumentenerfassung kann dabei verschiedene Arten von Dokumenten umfassen, wie zum Beispiel:

• Das Scannen von Papierdokumenten, um sie in digitale Dateien umzuwandeln. Dies ist beispielsweise bei Briefen, Verträgen, Rechnungen oder Formularen der Fall.
• Die Verarbeitung von digitalen Dokumenten wie PDFs, Word-Dokumente oder E-Mails  
• Das Extrahieren von Informationen aus Multimedia-Inhalten wie Bildern, Videos oder Audioaufnahmen  

Automatisierte Dokumentenerfassung

Automatisierte Dokumentenerfassung bedeutet im Grunde eines: Eine Software übernimmt selbstständig den Erfassungsprozess. Dabei kann es sich sowohl um strukturierte Daten (wie Namen, Adresse oder Telefonnummer) als auch um unstrukturierte Daten (wie Text aus einem Bericht oder einer E-Mail) handeln. 

Die automatisierte Dokumentenerfassung verwendet dazu verschiedene Technologien, um den Inhalt der Dokumente zu extrahieren und in ein digitales Format zu konvertieren. Dazu zählen unter anderem maschinelles Lernen und KI, optische Zeichenerkennung oder das Erkennen und automatische Ausfüllen von Formularen. 

Intelligent Document Processing

Eine KI-basierte Unterform der automatischen Dokumentenerfassung ist Intelligent Document Processing (IDP). Traditionelle Methoden der Datenerfassung beschränken sich auf strukturierte Informationen, die stets an einer festen Position innerhalb eines Dokuments erscheinen. IDP geht jedoch über diese Grenzen hinaus: Es erkennt, klassifiziert und extrahiert auch unstrukturierte Daten mit höchster Genauigkeit. Selbst handschriftliche oder schwer lesbare Dokumente werden zuverlässig verarbeitet, da IDP Inhalte im Kontext versteht und relevante Informationen extrahiert. 

IDP vereint moderne optische Zeichenerkennung (OCR) mit Handwritten Text Recognition (HTR) und ergänzt diese Technologien durch künstliche Intelligenz (KI) sowie maschinelles Lernen (ML). Dadurch werden nicht nur Zeichen auf einer Dokumentenseite erfasst, sondern auch deren inhaltliche Bedeutung interpretiert. Das Resultat: eine präzisere Datenerfassung, optimierte Arbeitsprozesse und ein nahtloser Informationsaustausch mit anderen Geschäftsanwendungen. 

Maschinelles Lernen trainiert KI-Modelle, um aus Datenmustern und vorherigen Interaktionen zu lernen. So verbessern sich Genauigkeit und Effizienz mit der Zeit, wodurch der Nutzen von IDP stetig wächst. Zusätzlich kommt Deep Learning, ein spezieller Bereich des maschinellen Lernens, zum Einsatz. Diese Technologie ermöglicht es dem System, Informationen auf eine Weise zu verarbeiten, die dem menschlichen Denkprozess ähnelt, und damit die Leistungsfähigkeit weiter zu steigern. 

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Die Vorteile einer automatischen Dokumentenerfassung 

Insbesondere ein effektives, automatisiertes Dokumentenmanagement (mit KI) liefert viele Vorteile, die für Unternehmen in der heutigen digitalen Welt entscheidend sind. Ein Überblick: 

Steigerung der Effizienz  
Durch das Umwandeln von physischen Dokumenten in digitale Formate werden der Zugriff, die Speicherung und die Verwaltung von Informationen erheblich erleichtert. Das spart Ihren Mitarbeitenden wertvolle Zeit, da sie digitale Dokumente schneller suchen, organisieren und abrufen können.   

Einsparung von Ressourcen 
Ein bedeutender Vorteil ist die Kosteneinsparung, die durch die Reduzierung von manuellen Prozessen und die Minimierung von Papier- und Druckkosten entsteht. Zudem sparen Sie Platz, da durch die Umstellung auf digitale Dokumente physischer Stauraum entfällt. 

Verbesserte Datenintegrität 
Elektronische Dokumente können durch automatisierte Prozesse besser gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Dies trägt zur Datenintegrität und -sicherheit bei. 

Schnellere Informationsverfügbarkeit  
Digitale Dokumente ermöglicht Ihnen einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen – egal, von welchem Ort und zu welcher Zeit. Dies erleichtert die digitale Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Ihren Teams und den verschiedenen Abteilungen – auch standortübergreifend. 

Such- und Analysemöglichkeiten  
Digitale Dokumente können nicht nur einfach und schnell durchsucht werden, was Zeit und Aufwand reduziert. Die automatisierte Erfassung von Dokumenten führt außerdem zu höherer Datengenauigkeit, da menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden. So profitieren Sie von einem besseren Einblick in Ihre Geschäftsprozesse und einer datengestützten Entscheidungsfindung. 

Compliance und Regulierung  
Digitale Dokumentation kann Ihnen zudem dabei helfen, rechtliche Anforderungen wie beispielsweise die DSGVO einzuhalten und Compliance-Risiken zu minimieren. Dies ist besonders in regulierten Branchen wichtig. 

Automatisierte Arbeitsabläufe  
Mit fortgeschrittenen Dokumentenerfassungs-Tools lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren und manuelle Aufgaben eliminieren. Auf diese Weise spart Ihr Unternehmen Zeit und Ressourcen, während sich Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.  

Automatisierung von Workflows mit Hilfe von modernem Dokumentenmanagement

Einer der größten Vorteile von automatisiertem und intelligentem Dokumentenmanagement mit IDP ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Diese umfassen verschiedene Bereiche, darunter beispielsweise die Buchhaltung mit der automatischen Rechnungsverarbeitung, Einkauf und Beschaffung mit Purchase-to-Pay-Prozessen, den Vertrieb mit dem Vertragsmanagement oder die Personalabteilung mit digitalen Personalakten. Im Folgenden haben wir Ihnen einige Beispiele aufgelistet, wie modernes Dokumentenmanagement mit IDP in den verschiedenen Branchen unterstützen kann:  

• Gesundheitswesen: IDP kann digitalisierte Krankenakten und Abrechnungen interpretieren oder Leistungsabrechnungen scannen und den Versicherungsschutz bestätigen.
• Rechtswesen: IDP analysiert umfangreiche Fallakten und extrahiert relevante Details. Diese Informationen lassen sich dann via E-Mail oder Fallmanagementsoftware bereitstellen.
• Versicherungen: IDP beschleunigt die Schadensabwicklung und unterstützt bei der Überprüfung von Versicherungspolicen sowie bei der Analyse von Bildern und Fotos zur Schadensbewertung. Durch die Extraktion aller relevanter Daten lässt sich so die Deckungssumme einfach berechnen und die Auszahlung deutlich schneller in die Wege leiten.

Checkliste: So finden Sie die passende IDP-Lösung

Auf die folgenden Punkte sollten Sie achten, wenn Sie verschiedene Lösungen vergleichen: 

Benutzerfreundlichkeit 
Die intuitive Bedienbarkeit der Plattform spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg Ihrer Automatisierungsprojekte. Die Konfigurations- und Trainingsschnittstellen der KI-Modelle müssen die einfache und kontinuierliche Prozessoptimierung vereinfachen. Wenn die Lösung zudem vollständig im Hintergrund arbeitet, entfällt zudem die Notwendigkeit, Endnutzer zu schulen. Ihre Teams profitieren dadurch von der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, präzisen Datensätzen und effizienteren Prozessen.  

Vorgefertigte und maßgeschneiderte maschinelle Lernmodelle 
Standardisierte Modelle ermöglichen eine schnelle Implementierung und verkürzen die Dauer von Projekten. Gleichzeitig erlauben speziell trainierte Machine-Learning-Algorithmen eine maßgeschneiderte Anpassung an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche. Diese Modelle basieren auf Ihren eigenen Daten und sind gezielt auf Ihre strategischen Ziele ausgerichtet.  

Umfassender Support  
Ein zuverlässiger Softwareanbieter stellt nicht nur Schulungsmöglichkeiten bereit, sondern gewährleistet auch einen unkomplizierten Support nach der Implementierung. Dabei sind eine klare und verständliche Softwaredokumentation unerlässlich. Ergänzend können Kundenforen, anschauliche How-to-Videos, praxisorientierte Blogbeiträge mit nützlichen Tipps sowie eine gut strukturierte, durchsuchbare Wissensdatenbank den Nutzern wertvolle Hilfestellung bieten.  

Maximale Sicherheit 
Datenschutz und Sicherheit stehen an oberster Stelle. Ein vertrauenswürdiger Anbieter setzt auf präventive Sicherheitsmaßnahmen, moderne Verschlüsselungstechnologien und strenge Kontrollmechanismen, um die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie der DSGVO sicherzustellen. Die IDP-Lösung schützt Dokumente zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und bietet detaillierte Prüfprotokolle zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Zudem sorgen sichere HTTPS-Verschlüsselung und KI-gestützte Datenverarbeitung für den Schutz der Datenintegrität und Vertraulichkeit.  

Fazit  

Die automatisierte Dokumentenerfassung in Unternehmen ist ein essenzieller Prozess, der für mehr Effizienz, einen optimierten Zugriff auf Informationen sowie die Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen entscheidend und damit unverzichtbar für die heutige digitale Geschäftswelt ist.