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Effiziente Dokumentenerfassung: Tipps und Best Practices

Dokumentenstapel

Jeden Tag werden Dokumente erstellt, bearbeitet, ausgedruckt und archiviert. Doch in unserem digitalen Zeitalter stellt sich schnell die Frage, wie sich diese Dokumente effektiv in digitale Formate umwandeln und für die jeweiligen Geschäftsprozesse nutzen lassen. An dieser Stelle kommt die digitale Dokumentenerfassung ins Spiel. Was darunter zu verstehen ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile Sie daraus für Ihr Unternehmen ziehen, lesen Sie in diesem Beitrag. 

Übersicht:

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Was ist Dokumentenerfassung? 

Dokumentenerfassung beschreibt den Prozess der Erfassung, Extraktion und Speicherung von Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten in einem elektronischen Format. Ziel ist es, die jeweiligen Informationen zu extrahieren und in einer strukturierten Form zugänglich zu machen. Die Dokumentenerfassung kann dabei verschiedene Arten von Dokumenten umfassen, wie zum Beispiel:

  • Das Scannen von Papierdokumenten, um sie in digitale Dateien umzuwandeln. Dies ist beispielsweise bei Briefen, Verträgen, Rechnungen oder Formularen der Fall.
  • Die Verarbeitung von digitalen Dokumenten wie PDFs, Word-Dokumente oder E-Mails  
  • Das Extrahieren von Informationen aus Multimedia-Inhalten wie Bilder, Videos oder Audioaufnahmen  

Die Dokumentenerfassung wird daher häufig in Unternehmen eingesetzt, um den Prozess der Datenverwaltung zu verbessern, die Suche, Analyse und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern und damit die Effizienz zu steigern. Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), automatische Klassifizierung, Texterkennung und maschinelles Lernen unterstützen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und die Genauigkeit der Datenextraktion zu verbessern. 

Die Vorteile einer effektiven Dokumentenerfassung 

Eine effektive Dokumentenerfassung liefert viele Vorteile, die für Unternehmen in der heutigen digitalen Welt entscheidend sind. Ein Überblick: 

Steigerung der Effizienz  
Durch die Umwandlung von physischen Dokumenten in digitale Formate wird der Zugriff, die Speicherung und die Verwaltung von Informationen erheblich erleichtert. Das spart Mitarbeitenden wertvolle Zeit, da sie digitale Dokumente schneller suchen, organisieren und abrufen können.   

Einsparung von Ressourcen 
Ein bedeutender Vorteil ist die Kosteneinsparung, die durch die Reduzierung von manuellen Prozessen und die Minimierung von Papier- und Druckkosten entsteht. Ein weiterer Pluspunkt ist die Platzersparnis, schließlich wird durch die Umstellung auf digitale Dokumente physischer Stauraum eingespart und die Notwendigkeit von physischen Aktenlagern und Lagerflächen entfällt somit. 

Verbesserte Datenintegrität 
Elektronische Dokumente können durch automatisierte Prozesse besser gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Dies trägt zur Datenintegrität und -sicherheit bei. 

Schnellere Informationsverfügbarkeit  
Digitale Dokumente ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen – egal, von welchem Ort und zu welcher Zeit. Dies erleichtert die digitale Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen – auch standortübergreifend. 

Such- und Analysemöglichkeiten  
Digitale Dokumente können nicht nur einfach und schnell durchsucht werden, was Zeit und Aufwand spart. Die automatisierte Erfassung von Dokumenten führt außerdem zu höherer Datengenauigkeit, da menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden. Unternehmen profitieren so von einem besseren Einblick in ihre Geschäftsprozesse und einer datengestützten Entscheidungsfindung.  

Compliance und Regulierung  
Digitale Dokumentation kann Unternehmen zudem dabei helfen, rechtliche Anforderungen einzuhalten und Compliance-Risiken zu minimieren. Dies ist besonders wichtig in regulierten Branchen. 

Automatisierte Arbeitsabläufe  
Mit fortgeschrittenen Dokumentenerfassungs-Tools lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren und manuelle Aufgaben eliminieren. Auf diese Weise sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen, während sich Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.  

Welche Arten der Dokumentenerfassung gibt es? 

Die Dokumentenerfassung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bei der manuellen Variante wird die Erfassung von Mitarbeitenden händisch durchgeführt. Automatisiert übernimmt eine Software die Erfassung selbstständig. Dokumentenerfassung umfasst dabei sowohl strukturierte Daten (wie Name, Adresse, Telefonnummer) als auch unstrukturierte Daten (wie Text aus einem Bericht oder einer E-Mail). 

Technologien und Methoden der automatisierten Dokumentenerfassung 

Die automatisierte Dokumentenerfassung verwendet verschiedene Technologien, um den Inhalt der Dokumente zu extrahieren und in ein digitales Format zu konvertieren. Die folgenden Methoden kommen meist – häufig auch in Kombination – zum Einsatz: 

Optical Character Recognition (OCR) erkennt gedruckten oder handschriftlichen Text auf Dokumenten und wandelt ihn in elektronischen Text um. Auf diese Weise wird die automatisierte Erfassung von Informationen aus gescannten Dokumenten möglich. 

Maschinelles Lernen und KI: Durch den Einsatz lernen Systeme, Muster in Dokumenten zu erkennen und sich an verschiedene Arten von Dokumenten anzupassen, um die Erfassung und Analyse zu verbessern. 

Intelligent Document Recognition (IDR) kombiniert verschiedene Technologien wie OCR, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um komplexe Dokumente zu analysieren, Muster zu erkennen und relevante Informationen zu extrahieren. 

Natural Language Processing (NLP) nutzt maschinelles Lernen und linguistische Modelle, um die Bedeutung und den Kontext von Texten zu verstehen. Diese Technologie kann bei der Extraktion und Kategorisierung von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails oder Berichten helfen. 

Barcodes und QR-Codes auf Dokumenten ermöglichen eine automatisierte Identifikation und Erfassung von Informationen, wenn sie gescannt werden. 

Formularerkennung und -ausfüllung: Diese Technologie erkennt vordefinierte Formulare oder Vorlagen und kann automatisch Daten in die entsprechenden Felder einfügen oder Informationen ausfüllen. 

DocuWare setzt auf Intelligent Indexing, das die zentralen Informationen eines Dokuments sofort erkennt und sie als Indexbegriffe zu hochstrukturierten, verwertbaren Daten macht. Die Technologie des maschinellen Lernens merkt sich dabei jedes Dokument inklusive der eventuell vorgenommenen Korrekturen der Indexbegriffe. Auf diese Weise funktioniert die automatische Indexierung nach wenigen Dokumenten zuverlässig. Und mit jedem weiteren Dokument steigen die Geschwindigkeit und Genauigkeit.  

Fazit  

Die Dokumentenerfassung in Unternehmen ist ein essenzieller Prozess, der für die Steigerung der Effizienz, einen optimierten Zugriff auf Informationen sowie die Steigerung der Produktivität in Unternehmen entscheidend ist. Eine effektive Dokumentenerfassung ist damit in der heutigen digitalen Geschäftswelt unverzichtbar.

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