Warum Rechnungen händisch verarbeiten, wenn digitale Workflows einfacher denn je eingeführt werden können – und dabei enorm viel Aufwand und Kosten sparen? Denn digitale Rechnungsworkflows ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen schneller zu verarbeiten, Fehler zu reduzieren und gleichzeitig die Compliance sicherzustellen. In diesem Artikel erläutern wir die Definition und Bestandteile digitaler Rechnungsworkflows und geben Ihnen praktische Tipps zur erfolgreichen Umsetzung an die Hand – von der Planung über die Auswahl der passenden Software bis hin zur Einbindung Ihrer Belegschaft.
Übersicht:
- Digitaler Rechnungsworkflow: Definition und Bestandteile
- 5 Vorteile von digitalen Rechnungsworkflows
- Worauf es bei der Einführung von digitalen Rechnungsworkflows ankommt
- Fazit
Digitaler Rechnungsworkflow: Definition und Bestandteile
Einfach ausgedrückt, beschreibt ein Rechnungsworkflow alle typischen Tätigkeiten bei der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, inklusive der dazugehörigen Rechnungsprüfung, Kontierung und Archivierung der Rechnungen.
Rechnungseingang und -erfassung
Ein effizienter digitaler Rechnungsworkflow beginnt mit der automatisierten Erfassung der Rechnungen. In diesem Schritt werden Rechnungen in digitaler Form, beispielsweise als PDF, Scan oder XML, empfangen und in das System eingelesen. Eine Schlüsseltechnologie ist hierbei die Optical Character Recognition (OCR), die es ermöglicht, relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Fälligkeitsdatum automatisch auszulesen.
Automatische Validierung und Freigabe
Nach der Erfassung der Rechnungen erfolgt die automatische Validierung und Freigabe. Hierbei prüft das System, ob die erfassten Daten mit den bestehenden Bestellungen oder Verträgen übereinstimmen, indem es Parameter wie Preis, Menge und Lieferbedingungen vergleicht. Nach der erfolgreichen Validierung wird die Rechnung gemäß der vordefinierten Regeln automatisch zur Freigabe an die zuständigen Personen weitergeleitet. Diese Regeln können verschiedene Genehmigungsstufen oder Budgetgrenzen umfassen. Abschließend erfolgen die Kontierung, Buchung und die letztendliche Zahlungsanweisung.
Integration in bestehende Systeme
Ein weiterer wesentlicher Aspekt eines digitalen Rechnungsworkflows ist die nahtlose Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme. Diese Integration ermöglicht die automatische Übertragung der validierten Rechnungen, wodurch der gesamte Prozess weiter automatisiert und vereinfacht wird.
Archivierung und Compliance
Auch die rechtssichere Archivierung der Rechnungen ist ein entscheidender Bestandteil des Workflows – egal, ob im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format oder, solange die Übergangsfristen gelten, als Scan oder PDF. Alle Rechnungen werden gemäß der gesetzlichen Anforderungen gespeichert, um die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und rechtlichen Vorschriften sicherzustellen. So wird nicht nur die Compliance, sondern auch die Zugänglichkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungen gewährleistet.
5 Vorteile von digitalen Rechnungsworkflows
Die Buchhaltung ist das Herzstück Ihres Unternehmens. Ganz gleich, um welche Branche es sich handelt, hier spielen sich entscheidende Prozesse ab, die wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beitragen. Doch gleichzeitig birgt die Buchhaltung einige Fehlerquellen. Um diese so gering wie möglich zu halten oder im Optimalfall zu eliminieren, ist die Arbeit mit digitalen Rechnungsworkflows unumgänglich. Wir haben Ihnen die fünf wichtigsten Gründe, wie auch Ihre Buchhaltung profitiert, zusammengefasst:
1. Schnelle Bearbeitung und geringe Fehlerquote
Jede Aufgabe, die Mitarbeitende manuell erledigen, können eine mögliche Quelle für Fehler sein. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder in manchen Fällen auch Unwissenheit führen schnell dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug, fehlende Zahlungsein- oder ausgänge sowie verpasste Skonti. Doch das muss nicht sein.
Mit digitalen Rechnungsworkflows ist es nicht mehr die Aufgabe Ihres Teams, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten oder später zu archivieren. Denn durch die Automatisierung erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabeprozess und Dokumentenarchivierung nahezu selbständig. Zudem sorgen digitale Rechnungsworkflows dafür, dass Fehler, Doubletten und Ausnahmen sofort identifiziert sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm übermittelt werden.
Die schnelle Rechnungsbearbeitung führt so zu pünktlichen Zahlungen, besseren Lieferantenbeziehungen und einer optimalen Skontonutzung. Ein weiteres Plus: Da überflüssige Aufgaben eliminiert werden, kann sich Ihr Team auf andere gewinnbringende Projekte konzentrieren.
2. Maximale Flexibilität und optimale Zusammenarbeit
Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät? Mit digitalen Rechnungsworkflows kein Problem. Denn die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen lässt sich flexibel im Büro, von zu Hause oder unterwegs aus erledigen. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lassen sich digitale Rechnungsworkflows doch problemlos in bestehende Finanzanwendungen integrieren.
Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf digitale Rechnungsworkflows zurückgreift, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten – ganz gleich ob E-Rechnung, mobiler Scan oder E-Mail. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferanten automatisch auszulesen und abzugleichen.
Auch die Prüfung und Freigabe einer Rechnung ist schnell erledigt. Die verantwortlichen Mitarbeitenden bekommen alle relevanten Informationen automatisch übermittelt und können sie mit wenigen Klicks bearbeiten. Anmerkungen und Notizen werden durch digitale Rechnungsworkflows direkt erfasst und direkt weitergeleitet. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch mittels ERP zur Buchhaltung.
Damit tragen digitale Rechnungsworkflows maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung sicher in einem vollständig indexierten Archiv gespeichert werden. Suchen Mitarbeitende später ein bestimmtes Dokument, müssen diese lediglich die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. So finden sie die passende Datei innerhalb kürzester Zeit. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus.
3. Kosteneinsparungen und bessere Liquiditätsplanung
Arbeiten Sie mit digitalen Rechnungsworkflows, gelangen Rechnungen auch ohne manuelle Eingriffe an die richtige Stelle. So lassen sich alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung lässt Mahngebühren gar nicht erst anfallen und spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Daraus kann sich ein beachtlicher Betrag summieren – zugunsten Ihres Unternehmens.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Mittels digital durchsuchbarem Rechnungsarchiv funktioniert diese nämlich ganz leicht. Zudem können Sie selbst schneller Mahnungen verschicken. Verzichten Sie dabei sowie bei der Rechnungsverarbeitung generell auf Papier, sparen Sie darüber hinaus einiges an Druck- und Portokosten. Ein Faktor, von dem auch kleine und mittelständische Unternehmen erheblich profitieren. Hinzu kommt die durch die Automatisierung gewonnen Zeit – ein weiterer Pluspunkt digitaler Rechnungsworkflows.
4. Höhere Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit
Gerade in der Rechnungsverarbeitung haben es Ihre Mitarbeitenden mit sensiblen Daten zu tun. Keine Frage, dass diese besonders sorgfältig bearbeitet und geschützt werden müssen. Digitale Rechnungsworkflows können das gewährleisten. Sie sorgen mittels vollständiger und korrekter Datenerfassung dafür, dass Sie alle Arbeitsschritte noch besser kontrollieren können – von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung und Archivierung. Hierbei gelangen alle Informationen sicher und vertraulich nur an die zuständigen Personen. Zudem werden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien eingehalten.
Sorgenkind Audit? Nicht mit digitalen Rechnungsworkflows, denn diese verhindern, dass Daten falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle geforderten Dokumente können Sie in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen außerdem bei der Einhaltung der Compliance.
5. Einfache Erfüllung der E-Rechnungspflicht
Ein weiterer Vorteil: Sie sind bestens für die E-Rechnungspflicht gerüstet und zukunftssicher aufgestellt. E-Rechnungen lassen sich genauso automatisiert mit digitalen Rechnungsworkflows verarbeiten wie auch bisher Papier- oder PDF-Rechnungen.
Die relevanten Werte aus den XML-Dateien der E-Rechnungen werden dabei in der Regel automatisch als Indexdaten übertragen. So erfüllen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD, können Belege im Handumdrehen lückenlos für Betriebsprüfungen aufbereiten oder Analysen zur abteilungsinternen Prozessoptimierung durchführen. Sie geben die Rechnungen auf Basis definierter Regeln direkt zur Buchung frei oder leiten sie in Genehmigungs-Workflows zur Freigabe an die zuständigen Stellen weiter. Am Ende wird ein Buchungssatz erzeugt, den Sie direkt an Ihr ERP-System übergeben können, um auch hier aufwendige Dateneingaben zu vermeiden.
Worauf es bei der Einführung von digitalen Rechnungsworkflows ankommt
Die Vorteile und Möglichkeiten digitaler Rechnungsworkflows haben wir in den vorherigen Abschnitten bereits ausführlich behandelt. Wichtig für Entscheidende ist der Ablauf und die Zeitdauer eines solchen Projektes. In den nächsten Abschnitten geben wir Ihnen daher einige Tipps an die Hand, wie Sie Eingangsrechnungen mit digitalen Rechnungsworkflows besser bearbeiten, Ihre Buchhaltung optimieren und das Projekt zur Einführung digitaler Rechnungsworkflows spielend umsetzen können.
Einbindung und Unterstützung der Mitarbeitenden
Vor dem Start eines Projekts ist es entscheidend, Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über die geplanten Veränderungen zu informieren. Kommunizieren Sie die Vorteile der neuen Möglichkeiten klar und gehen Sie auch auf Kritik ein, um die Akzeptanz zu fördern. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden durch Umfragen, Tests und regelmäßiges Feedback aktiv in den Prozess ein. Dies stärkt das Engagement und ermöglicht es, wertvolle Rückmeldungen direkt in die Planung und Umsetzung einfließen zu lassen. Beziehen Sie neben der IT-Abteilung und der Buchhaltung auch die einzelnen Fachbereiche bei der Analyse und Planung mit ein.
Desweiteren sind Schulungen und praxisnahe Trainings essenziell, um eine schnelle Einarbeitung zu gewährleisten. Zusätzlich sollte kontinuierlicher Support angeboten werden, um bei Fragen und Problemen schnell Hilfe zu leisten und die Akzeptanz weiter zu fördern. Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle in diesem Prozess und sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Ihre aktive Unterstützung und Vorbildfunktion sind entscheidend dafür, dass die Mitarbeitenden die Veränderungen positiv aufnehmen und sich engagiert einbringen.
Prozessanalyse und Optimierung
Zu Beginn einer umfassenden Prozessanalyse sollten Sie ermitteln, wie viele Rechnungen im Unternehmen insgesamt eingehen, einschließlich derjenigen, die in den verschiedenen Niederlassungen eintreffen.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Überprüfung der bestehenden Rechnungsprozesse. Hierbei sollten Sie die aktuellen Arbeitsabläufe genau untersuchen, um Engpässe und ineffiziente Schritte zu identifizieren. Dies ermöglicht es, Optimierungspotenziale zu erkennen, indem unnötige manuelle Schritte oder Verzögerungen aufgedeckt und durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
Planen Sie außerdem frühzeitig, welchen Automatisierungsgrad Sie anstreben. Auf dieser Grundlage können neue Prozesse definiert werden. Ziel ist es, einen klar strukturierten und optimierten Workflow zu entwickeln, der den gesamten Rechnungsprozess abdeckt und effizienter gestaltet.
Auswahl der passenden Software
Nach der grundlegenden Planung legen Sie die spezifischen Anforderungen an die Software klar fest. Dazu gehören notwendige Funktionen und Integrationen für den digitalen Rechnungsworkflow, wie z. B. OCR (Optical Character Recognition), Intelligent Document Processing und die Integration mit ERP-Systemen.
Vergleichen Sie verschiedene Softwareanbieter und buchen Sie Demos, um diejenigen Anbieter zu finden, der den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird und eine hohe Flexibilität bietet. Wichtige Faktoren sind:
- Integrationsmöglichkeiten: Kann die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Umgebungen integriert werden?
- Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit: Wählen Sie eine Softwarelösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst und zukünftige Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht, erfüllen kann.
- Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie auf eine intuitive Software, die den Einstieg für alle Mitarbeitenden erleichtert und den Schulungsaufwand reduziert.
- Support: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Unterstützung bei der Einführung und Schulung bietet.
Führen Sie mit dem gewählten Anbieter einen Workshop durch, um klar zu definieren, wie der Rechnungsworkflow in Zukunft mit dem neuen System abgebildet werden soll. Hier ist es wichtig, bereits frühzeitig Optimierungen in die Abläufe einzubinden. Wenn der aktuelle Prozess zur Rechnungsprüfung bereits Verbesserungspotenzial hat, sollte dieses auch ausgeschöpft werden, damit die Digitalisierung noch reibungsloser ablaufen kann. Das überzeugt auch Ihre Mitarbeitenden davon, dass die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows ein Gewinn für das Unternehmen ist, und verbesserungsfähige Prozesse nicht einfach nur digitalisiert, sondern gleichzeitig auch optimiert werden.
Umsetzung, Dokumentation, Schulung
Sobald die einzelnen Schritte des Projektes geplant sind, die Mitarbeitenden positiv darauf eingestellt und alle Konzepte erstellt wurden, beginnt die Einrichtung einer Testumgebung und anschließend die Umsetzung des Produktivsystems. In diesem Rahmen findet auch die Dokumentation statt. Die Mitarbeitenden werden zeitgleich im Umgang mit der Software geschult.
Fazit
Digitale Rechnungsworkflows bieten zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere Verarbeitung von Rechnungen, weniger Fehler, signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen sowie die Sicherstellung der Compliance. Um diese Vorteile vollständig auszuschöpfen und eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, sind jedoch einige wichtige Schritte notwendig. Die Wahl der passenden Software, eine klare und durchdachte Planung sowie die aktive Einbindung der Mitarbeitenden spielen dabei eine entscheidende Rolle. Nur so können digitale Rechnungsworkflows ihre maximale Effizienz entfalten und Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen.
