Bei einer elektronischen Rechnung, auch E-Rechnung genannt, handelt es sich um ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat, wie eine Rechnung auf Papier. Das Ziel von E-Rechnungen ist die Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung von Vorgängen im Rechnungswesen. Als Übertragungs-/Empfangswege für E-Rechnungen können zum Beispiel Formen wie E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download genutzt werden.
Beim Einsatz von E-Rechnungen unterscheidet man zwischen dem Rechnungsersteller und dem Rechnungsempfänger. Dabei profitieren beide gleichzeitig von E-Rechnungen. Ein Unternehmen kann natürlich Rechnungsempfänger sein und gleichzeitig seine eigenen Rechnungen auf Basis von E-Rechnungen versenden. In diesem Fall profitieren Betriebe von allen Vorteilen, die eine E-Rechnung bietet.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist das Ziel von E-Rechnungen und warum ist der Einsatz sinnvoll?
- Rechtliche Voraussetzungen bei elektronischen Rechnungen
- Was ist der Vorteil der elektronischen Rechnung gegenüber Papier?
- Die Schritte zum Umstieg von analogen auf digitale Rechnungen
Was ist das Ziel von E-Rechnungen und warum ist der Einsatz sinnvoll?
Das Ziel bei der Einführung von E-Rechnungen besteht darin, die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, aber auch die Verarbeitung von Rechnungen vollständig zu automatisieren.
Elektronische Rechnungen werden, im Gegensatz zu gedruckten Rechnungen auf Papier, in elektronischer Form erstellt und zugestellt. Die Rechnungen enthalten identische Informationen wie herkömmliche Rechnungen auf Papier, lassen sich aber wesentlich effektiver und vor allem schneller zustellen. Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei E-Rechnungen vorhanden sein.
Mit Rechnungen in elektronischer Form können in Unternehmen viele papierbasierten Prozesse abgeschafft werden. Dabei handelt es sich auch um die Weiterleitung im Unternehmen und die Archivierung. Rechnungen, die in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, müssen auch in elektronischer Form archiviert werden. Der Vorteil dabei ist, dass die Papierablage entfällt, was einiges an Lagerplatz freigibt und eine Vielzahl an Kosten spart.
Rechtliche Voraussetzungen bei elektronischen Rechnungen
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt. Damit wollen Gesetzgeber und EU Geschäftsprozesse einfacher und effizienter gestalten. In Österreich gelten die Bestimmungen seit dem 1. Januar 2013 und wurden mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 geregelt. Übrigens: In der Schweiz verlangt die Bundesverwaltung von ihren Lieferanten seit 1. Januar 2016 sogar die Rechnungsstellung per E-Rechnung. Hier wird also ersichtlich, dass auch öffentliche Behörden die Vorteile der schnelleren Verarbeitung erkannt haben. Seit November 2018 folgen deutsche Behörden diesem Vorbild.
Am wichtigsten sind zunächst Ihre eigenen Kunden, wenn Sie der Rechnungssteller sind. Um allen Ansprüchen seitens des Finanzamts genügen zu können, ist es essenziell, dass diese als Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung generell akzeptieren.
Genau wie bei Papierrechnungen ist es zudem erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren. Laut Aufzeichnungspflicht müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang in einem Archiv abgelegt und darüber hinaus jederzeit lesbar sein. Konkret bedeutet das: Der Rechnungseingang muss genau dokumentiert und immer nachweisbar sein. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss beispielsweise spätestens im Falle einer Betriebsprüfung mit Mahngebühren oder Bußgeldern rechnen.
Auch wichtig für die elektronische Rechnung: Ihre Dokumente müssen vier Punkte hinsichtlich ihrer Authentizität erfüllen: die Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt und die Lesbarkeit sowie die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn.
Was ist ein „echtes“ Dokument?
Echtheit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die elektronische Rechnung auch wirklich vom Rechnungssteller selbst stammt und dass dessen Identität sichergestellt ist. Darüber hinaus besagt die Unversehrtheit des Inhalts, dass alle Angaben der Rechnung nicht geändert wurden. Die Rechnungen müssen in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Dabei kann es sich um PDF-Dokumente handeln, aber auch um BMP- und JPG-Dateien oder andere Formate. Wichtig ist, dass die Dokumente auch von Menschen lesbar sind, ein reines Maschinenformat ist nicht erlaubt.
Generell ist es unerheblich, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde. Wichtig ist, dass die Rechnung elektronisch erstellt und übermittelt wurde. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen auch hier eingehalten werden (in Deutschland gemäß § 14b UStG zehn Jahre, in Österreich sieben Jahre).
Hinweis: In Deutschland gelten Rechnungen, die per Standard-Fax empfangen werden, als Papierrechnung. Wer aber ein Computer-Telefax oder einen Fax-Server nutzt, kann die Rechnung auch als E-Rechnung zustellen. In Österreich gelten mit Telefax übermittelte Rechnungen immer als elektronische Rechnungen.
Nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) legt dabei jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Zum einen gibt es dafür das innerbetriebliche Kontrollverfahren, das lediglich den Nachweis und die Kontrolle über die Echtheit Ihrer Rechnungsdokumente erfordert. Zum anderen gibt es die Forderung, dass all jene Angaben in einer elektronischen Rechnung enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG genannt sind. Denn diese sind besonders wichtig für den Vorsteuerabzug.
Der „Verband elektronische Rechnung“ kann weiterhelfen
In Deutschland haben sich verschiedene Unternehmen und Organisationen im „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ zusammengeschlossen, unter anderem auch die Datev eG. Ziel des Verbands ist, dass 2020 bis zu 70% aller Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch ausgetauscht werden.
Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Im Juni 2014 wurde ein einheitliches Datenformat für Deutschland spezifiziert, das ZUGFeRD-Format. Auch hier erhalten Sie Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung.
Was ist der Vorteil der elektronischen Rechnung gegenüber Papier?
Papier ist geduldig. Klar, dass viele Unternehmen deswegen zunächst nicht erkennen, wieso sie einiges an Arbeit in die Abschaffung des klassischen Ordnerarchivs, die damit verbundene Digitalisierung von Dokumenten und die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) investieren sollten. Doch wer ehrlich zu sich und seinem Unternehmen ist, sieht schnell, dass diese Investition in eine elektronische Rechnungsverarbeitung mehr als lohnend ist.
Laut einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business lässt sich die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern, wenn auf E-Rechnungen gesetzt wird.
APQC, ein nichtkommerzielles Unternehmen im Bereich Business-Benchmarking und Forschung, fand heraus, dass Firmen im unteren Quartil mindestens 12,67 US-Dollar pro 1.000 US-Dollar Umsatz für Mitarbeiter ausgeben, die simple Buchhaltungsaufgaben ausführen. In einer Studie von IDC richtet sich der Fokus auf den Produktivitätsverlust in Unternehmen: wenn sich Mitarbeiter mit Papierdokumenten und damit auch Papierrechnungen auseinandersetzen müssen reduziert sich die Produktivität um bis zu bis zu 21,3%.
Dazu kommt der Verbrauch von natürlichen Ressourcen wie Holz, ebenso Gesundheitsrisiken bei den Mitarbeitern durch die Feinstaubelastung des Toners sowie zahlreiche weitere Nachteile, die sich in Unternehmen durch die Verwendung von Papier ergeben. Daher sollte der Einsatz von Papier entweder ganz eingestellt oder zumindest auf das unbedingt erforderliche Minimum beschränkt werden. Die Berufsgenossenschaft Energie, Textil, Elektro und Medienerzeugnisse (BG ETEM) stellt ein Whitepaper zur Verfügung, das die Gesundheitsrisiken näher benennt und aufzeigt, wie gefährlich Drucker und Kopierer in Büros tatsächlich sind. Ein digitales Dokumentenmanagement-System beseitigt diese Nachteile direkt nach der Einführung und entlastet Mitarbeiter und Budget sofort.
Auch die Weiterleitung von Rechnungen im Unternehmen wird extrem vereinfacht, wenn E-Rechnungen eingehen. Innerhalb des Unternehmens haben elektronische Rechnungen also ebenfalls einen großen Vorteil im Vergleich zu Papierrechnungen. Es profitieren Rechnungsempfänger wie Rechnungssteller gleichermaßen, wenn E-Rechnungen zum Einsatz kommen. Wer Rechnungen auf Papier via Hauspost durch sein Unternehmen befördert, verliert nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Bis eine Rechnung bei demjenigen eintrifft, in dessen Zuständigkeitsbereich sie liegt, und dieser sie geprüft sowie genehmigt hat, vergehen oftmals viele Tage. Das liegt zum Beispiel daran, dass Papierrechnungen zunächst über die Poststelle zur Buchhaltung gelangen – ein Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen, vor allem wenn Rechnungen dabei auch noch verloren gehen.
Eine elektronische Rechnung und ein intelligentes Dokumentenmanagement-System können das umgehen und Ihre Buchhaltung optimieren. Bei E-Rechnungen erfolgt der Versand direkt an die Buchhaltung. Dadurch werden Zustellung und Prozesslaufzeiten natürlich stark beschleunigt. Der Erhalt von Skonti und die Einhaltung von Zahlungsfristen können sichergestellt werden. Die Effizienz im Unternehmen wird gesteigert, Automatisierungen lassen sich einfacher durchführen. Fehler, die durch das manuelle Erfassen entstehen können, lassen sich schon im Vorfeld zuverlässig vermeiden.
Digitale Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen automatisch an die richtige Stelle gelangen. Entsprechende Programmierungen stellen außerdem sicher, dass es auch im Fall von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit keine Verzögerungen gibt. Eine zügige Bezahlung spart so dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent der Gesamtsumme – und das kann am Ende viel Geld sein.
Als Rechnungsempfänger und Rechnungssteller von E-Rechnungen profitieren Unternehmen von allen Vorteilen, die sich ergeben. Das ist im Falle des Rechnungsempfängers zum Beispiel auch der Vorteil, dass Kopien für die Mehrfachablage von Rechnungen nicht auf teurem Papier erfolgen müssen.
Kosten werden gesenkt, das Firmenimage wird verbessert
Mit dem Ablösen von Papierrechnungen durch eine automatisierte Rechnungsbearbeitung können die Kosten deutlich gesenkt werden. Neben Porto und Bearbeitungskosten für Ausdruck und Kuvertierung entfallen viele weitere Kosten, zum Beispiel für Büromaterial und andere Verbrauchsgüter. E-Rechnungen vermeiden zudem Kommunikationsverluste. Die notwendigen Daten werden automatisiert verarbeitet, weitergeleitet, gespeichert und archiviert.
Infolge der Digitalisierung der Buchhaltung sparen Unternehmen als Rechnungssteller deutlich Kosten. Hinzu kommt, dass Rechnungen natürlich wesentlich schneller zugestellt werden. Das erhöht die Liquidität im Unternehmen, da Rechnungsempfänger die Rechnung auch schneller bezahlen können. Digitale Rechnungen werden bei Rückfragen auch rascher gefunden als Rechnungen, die in Papierordnern abgelegt sind.
Ökologischen Vorteil der E-Rechnung nutzen
Ökologische Argumente spielen in den letzten Jahren zu Recht eine immer wichtigere Rolle. Nutzen Unternehmen E-Rechnungen, wird Papier überflüssiger und es müssen weder Bäume gefällt, noch Papierstapel und andere Materialien zum Unternehmen transportiert werden. Die CO2-Bilanz von Unternehmen, die auf elektronische Rechnungen setzen, fällt deutlich besser aus – was schlussendlich auch einen Marketing-Vorteil und ein nicht zu unterschätzend verbessertes Firmenimage bedeutet. E-Rechnungen reduzieren auch den Plastikverbrauch in Unternehmen, da bei Nutzung von Papierrechnungen durch Kuverts, Büromaterialien und Drucker sehr viel Plastik und andere Ressourcen benötigt werden. Es lohnt sich also auch für die Umwelt, wenn Betriebe möglichst schnell auf E-Rechnungen umstellen.
Die Schritte zum Umstieg von analogen auf digitale Rechnungen
Zusammenfassend beschreiben wir den Prozess in vier Schritten:
Schritt 1: Elektronischer Rechnungseingang
Hier wird die Eingangsrechnung im Unternehmen auf elektronischem Weg empfangen. Dabei kann es sich um Computer-Faxe oder ein E-Mail-System handeln, sowie um die Möglichkeit, Rechnungen per Download herunterzuladen. Hier muss geplant werden, welches System zum Einsatz kommen soll und wie die zukünftigen Prozesse aussehen sollen.
Schritt 2: Elektronische Rechnungsverarbeitung
Die Rechnungen werden zu den richtigen Ansprechpartnern weitergeleitet, die diese anschließend verarbeiten können. Hier muss bereits frühzeitig geplant werden, welche Prozesse dazu notwendig sind. Dafür sollten die Abteilungen Rechnungswesen, IT, Einkauf und Vertrieb eng zusammenarbeiten, damit die weiteren Prozesse so effektiv wie möglich gesteuert werden können.
Schritt 3: Digitaler Rechnungsworkflow
Der Ablauf der Genehmigungen wird automatisiert. Es werden Eskalationsstufen eingerichtet, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bearbeitet wird.
Schritt 4): Digitales Archiv
Die Rechnung wird im DMS oder ECM digital archiviert.
Wie unterstützt DocuWare bei der Einführung der E-Rechnung?
Digitalisierung erhöht die Effizienz im Rechnungswesen drastisch, weil etliche Prozesse hochautomatisiert und mit viel weniger menschlichem Zutun ablaufen können. Das beste Beispiel dafür ist die elektronische Rechnung: Hier sorgt DocuWare mit automatisierten Workflows dafür, dass eingehende Rechnungen zur Verarbeitung direkt an die richtige Stelle gelangen; Fehler und Ausnahmen werden automatisch erkannt und Best Practices in der Rechnungsbearbeitung berücksichtigt.
Die Workflows zur elektronischen Rechnungsverarbeitung können alle wichtigen Informationen zur Weiterverarbeitung direkt an das Buchhaltungsprogramm übermitteln. So ist eine zügige Bezahlung ohne Verzögerungen gewährleistet. Skontofristen lassen sich problemlos einhalten, unnötige Mahnungen gehören endgültig der Vergangenheit an. Und die Buchhalter können ihre Entscheidungen dank der Automatismen wesentlich schneller treffen; sie gewinnen so Zeit für ihre strategischen Aufgaben, etwa bei der Liquiditätsplanung oder im Controlling. Stellenabbau und Jobverlust sind bei aller Digitalisierung kein Thema für die Buchhalter, zumal sie die automatisierten Prozesse nach wie vor überwachen, die wichtigen Parameter einstellen und über unklare Fälle entscheiden müssen.
Weil im Rechnungswesen tagein, tagaus sensible Dokumente eintreffen, sind Sicherheit, Zuverlässigkeit und Integrität der digitalen Systeme sehr wichtig, also Berechtigungssysteme, Firewalls, Virenscanner und Datenverschlüsselung in Bezug auf alle digitalen Prozesse. DocuWare empfiehlt darüber hinaus, die Belegschaft in entsprechenden Workshops oder Schulungen weiterzubilden, um die nötige Sicherheit zu gewährleisten. Nur dann ist das Unternehmen nach der Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rechnungswesen auch bei Audits auf der sicheren Seite.
Dank intelligenter Archivierung lassen sich alle geforderten Daten – aber auch genau nur die – in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor bzw. Steuerprüfer übermitteln. Bei offenen Fragen zu einem Rechnungsprozess reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, was Mahn- und Bußgelder vermeidet; selbst kurze Fristen sind kein Problem.
Außerdem unterstützt DocuWare ein Unternehmen im Rechnungswesen dabei, allen Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen Genüge zu tun. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Eine automatische Datenprüfung kann zum Beispiel alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG kontrollieren, bei Unstimmigkeiten für eine Benachrichtigung sorgen und so alle Rechnungen aufzeigen, die sich nicht ordnungsgemäß buchen lassen. So spart die Digitalisierung im Rechnungswesen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Prozessqualität und die Datensicherheit. Außerdem hilft die E-Rechnung bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften und der Implementierung von Best Practices in der Rechnungsbearbeitung.
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