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Digitalisierung im Controlling – mit welchem Ziel?

Digitalisierung im Controlling © vectorfusionart Adobe Stock

Die Digitalisierung im Controlling geht mit einer enormen Zeit- und Kostenersparnis einher, selbst wenn sie zunächst einmal Investitionen in Hard- und Software bedeutet. Die Gründe sind vielfältig: Diverse Kommunikationskanäle und -foren ermöglichen einen kostengünstigen, direkten Austausch, auch über Kontinente hinweg. Dokumente werden per Knopfdruck an Kollegen, Lieferanten und Kunden verschickt – und kommen direkt an.

Digitalisierung heißt also auch: Alle an einem Prozess Beteiligten sind auf dem gleichen Informationsstand. Das revolutioniert mitunter sogar die Personalphilosophie im Betrieb. Denn dank schneller Datenverbindungen ist es heute nicht mehr zwingend nötig, dass alle Mitarbeiter in einer Stadt und an einem Ort gemeinsam arbeiten.

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Controlling in Echtzeit

Auch im Controlling beschleunigt die Digitalisierung den Datenfluss. Das eröffnet den Controllern und dem Management die Möglichkeit, schnell – quasi in Echtzeit – zu reagieren. Controlling im Unternehmen meint dabei den kompletten Prozess von der Festlegung der Ziele über die Kurz- und Langfristplanung bis hin zur Steuerung, speziell auch in der Finanz- und Leistungswirtschaft.

Während der Manager das Geschäft lenkt und betreibt (und letztlich für das Ergebnis verantwortlich ist), versorgt ihn der Controller mit den dafür nötigen Informationen und übernimmt zudem die Verantwortung für die sogenannte „Ergebnistransparenz“. Dieses Zusammenspiel von Management und Controller macht in der Schnittmenge das eigentliche Controlling aus.

Diese Führungsarbeit ist nicht gebunden an eine bestimmte Unternehmensgröße, sondern muss auch in den kleinsten Unternehmen verbindlich übernommen werden. Controlling ist dabei allerdings nicht zwingend personengebunden. Die Führung muss sich aber an Ziel und Planung orientieren, außerdem antizipativ sein sowie adaptiv und dezentral funktionieren.

Digitalisierung im Controlling

Auch deshalb macht die Digitalisierung im Controlling Sinn, denn sie ermöglicht ein Controlling quasi in Echtzeit. Ein solches Realtime-Controlling erlaubt es den Unternehmen, Soll-Ist-Vergleiche möglichst schnell und durchgängig digital umzusetzen.

Tagesaktuelle Vergleiche zwischen kalkulierten Soll-Kosten und gebuchten Ist-Kosten sind „auf Knopfdruck“ abrufbar und entlasten das Management bei der Zwischen- und Nachkalkulation. Zudem können Soll-Ist-Vergleiche individualisiert für Unternehmens- und Fachbereichsmanagement visualisiert werden. Parallel dazu kann die Digitalisierung im Controlling das Nachtragsmanagement verbessern, den Informationsfluss zwischen Büro und z.B. Shopfloor, Ladengeschäft oder Baustelle fördern, Prozessmängel aufdecken sowie kontinuierlich die kalkulatorischen Zeitansätze für Prozesse anpassen und optimieren.

Entscheidend für die Informationstiefe im Echtzeit-Controlling ist neben dem digitalen Dokumenten-Management vor allem die Art der (mobilen) Datenerfassung. So ist beispielsweise eine Bewertung und Anpassung auf Positionsebene nur dann möglich, wenn schon bei der mobilen Datenerfassung Produktivzeiten den einzelnen Positionen zugeordnet werden.

Auf den Controller kommt es an

Er muss nicht nur die Fähigkeit haben, Vorhaben und Ergebnisse zu präsentieren und verständlich zu erklären. Er muss sich auch den Nachfragen stellen und zu Diskussionen bereit sein. Dabei hilft es natürlich sehr, wenn er ad hoc entsprechende Dokumente zur Hand hat.

Ein klarer Vorteil der Digitalisierung im Controlling ist, wie in anderen Unternehmensbereichen auch, die Prozessautomatisierung. Diese Automatisierung gilt als großer und höchst wirksamer Hebel für Effizienzsteigerungen, vorausgesetzt im Controlling sind die nötigen IT-Kenntnisse und eine gewisse Akzeptanz vorhanden.

In der Controlling-Praxis findet man die meisten typischen Anwendungsfälle von Automatisierung bei der Management-Berichterstattung, bei Prozessen der Datenverwaltung, in der Kostenrechnung oder der Planung, Budgetierung und in der Prognose. Denn all diesen Bereichen gemeinsam sind häufig sich wiederholende Prozesse mit geringen Schwankungen und kaum Abweichungen vom Standard – also Prozesse, die sich ausnehmend gut automatisieren lassen.

Auch die Datenerfassung aus diversen IT-Systemen und anderen Quellen gehört zu den ersten Automatisierungsaufgaben, die in Angriff genommen werden. All diese Prozesse können von höheren Verarbeitungsgeschwindigkeiten, einer ständigen Verfügbarkeit bis zu 24/7 und einer konstanten Qualität der IT-Unterstützung profitieren.

Digitalisierung im Controlling sichert Compliance – und damit die Existenz des Unternehmens

Automatisierung kann später jedoch durchaus auch zum Problem werden, falls die technische Basis nicht stimmt. Oft werden die potenziellen Erträge über- und die Aufwände unterschätzt, die mit der Implementierung von Automatismen verbunden sind. Wartung, Ausnahmebehandlung, Governance, Abstimmung und Koordination mit den Compliance-Teams und der IT-Abteilung werden oft vergessen. Auch die durch die Automatisierung verursachten Betriebsrisiken sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Automatisierungsprojekte in Angriff genommen werden.

Die Koordination mit den Compliance-Teams ist aber nicht nur ein Risiko bei der Digitalisierung im Controlling, sondern kann dem Unternehmen auch sehr zum Vorteil gereichen. Der Grund ist einfach: Controlling und Compliance sind nicht nur gleichermaßen für die Wertschöpfung mitverantwortlich, sondern essenziell für die langfristige Existenzsicherung des Unternehmens.

Compliance dient dabei der Vermeidung finanzieller Risiken sowie der Aufrechterhaltung der Reputation des Unternehmens, weil alle Gesetze und Regelungen eingehalten werden – auch international. Das Controlling dagegen dient als Führungsinstrument der konsequenten Ausrichtung des ganzen Unternehmens auf den Oberzweck der Wertschöpfung.

Zwischen Controlling und Compliance bestehen demnach vielfältige Wechselwirkungen, die ein digitales Dokumenten-Managementsystems (DMS) nachhaltig und effizient unterstützt. Beispielsweise im Berichtswesen. Das Berichtswesen wird vom Controlling vor allem zur Bereitstellung von Informationen zur Unternehmensführung genutzt. Diese Informationen sind zwar aus Controlling-Perspektive vorrangig Wertschöpfungswissen, helfen aber oft auch bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Buchhaltung optimieren

Auch im Controlling-Hauptprozess „Planung, Budgetierung und Forecast“ kann die Digitalisierung enorm hilfreich sein. Der Planungsprozess wird sich zunehmend durch die Nutzung treiberbasierter Simulationsmodelle verändern, die sukzessive zu einer top-down-orientierten Planung führen. „Big Data“ und „Predictive Analytics“ sind weitere elementare Effizienz- und Effektivitätstreiber, die insbesondere die Willensbildung im Führungs-Team verbessern. Etwa durch präzisere Aussagen über die Zukunft, den automatisierten und stärker integrierten Planungsprozess sowie eine schnelle Prognose-Erstellung dank „Digital Forecasts“.

Speziell in der Budgetierung findet man Automatisierung und Standardisierung bisher kaum, weshalb dieser Prozess oft besonders große Potenziale für das digitale Dokumenten-Management bietet. Zum Beispiel können diejenigen Prozesse, die bisher hauptsächlich manuell von den Controllern abgearbeitet wurden, teils sogar vollständig, applikationsübergreifend und ohne Programmierung automatisiert werden. Die Budgetierung gilt deshalb als einer derjenigen Prozesse im Controlling, die am stärksten von der digitalen Transformation profitieren können.

Digitalisierung im Controlling stützt das Rechnungswesen 4.0

Es hilft hier sehr, dass oft die Buchhaltung eine der ersten Abteilungen des Unternehmens ist, deren Prozesse digitalisiert werden. Denn eine Beschleunigung der Rechnungswesen-Prozesse bringt geldwerte Vorteile. Beispielsweise vermeiden Rechnungs-Workflows typische Übertragungsfehler bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen – und beschleunigen den gesamten Prozess deutlich.

Ist das digitale Fundament in der Buchhaltung einmal gelegt, wird der Controller davon profitieren. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann auch weitere Bereiche der Buchhaltung optimieren, beispielsweise durch eine digitale Rechnungsprüfung, eine digitale Rechnungsbearbeitung und die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerprüfer.

Digitalisierung wird die Arbeit des Controllers grundlegend verändern

Mit der Digitalisierung im Controlling geht ein Wandel von Rollenverständnis und Image des Controllers im Unternehmen einher. Die Zeiten des „Erbsenzählers“ sind endgültig passé. Ob als Business-Partner, Change-Agent, Unternehmensberater oder ökonomisches und ökologisches Gewissen – die unterschiedlichen Rollen, in die der Controller schlüpfen wird, sind komplexer und mit höheren Anforderungen verbunden.

Stehen solche gravierenden Veränderungen an, kostet es oft viel Energie, andere von den Vorteilen des Neuen zu überzeugen und sie obendrein noch zum Mitmachen zu animieren. Insbesondere Umstellungsprozesse in Unternehmen führen doch zunächst zum Widerstand in der Belegschaft. Mit einer durchdachten Vorgehensweise werden Betroffene jedoch zu Beteiligten, sodass das Umstellungsprojekt schließlich zum Erfolg wird.

Die beste Nachricht ist aber: Die Digitalisierung – nicht nur im Controlling – macht vieles sehr viel einfacher. Von der Optimierung der internen Kommunikation bis hin zur Nutzung einer Cloud, über die alle Prozessbeteiligten auf alle wichtigen Dokumente zugreifen können – in Echtzeit und unabhängig von ihrem Standort.

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