Bei der Berliner alfred rexroth Metallbearbeitungs GmbH sorgt die Integration von DocuWare in SAP dafür, dass sowohl Arbeitsabläufe verbessert als auch die hohen Dokumentationsanforderungen in der Branche gut beherrschbar sind.
Insgesamt müssen beim Metallzulieferer pro Jahr mehrere hunderttausend Belege archiviert werden. Wer etwas nachschlagen wollte, stand vor einer aufwendigen Suche. Mit dem Umstieg auf das ERP-System SAP Business One fiel die Entscheidung, auch das DMS-System zu wechseln. Zusammen mit dem ortsansässigen DocuWare Partner Neffe Consulting GmbH & Co. KG wurde dafür eine Schnittstelle entwickelt, die laut Michael Schieben, kaufmännischer Leiter bei alfred rexroth, „sehr gut funktioniert und die Arbeit enorm erleichtert“.
Keine Rechnung bleibt mehr liegen
Intensiv betreut durch das Systemhaus wurde in der Finanzbuchhaltung mit dem DocuWare Einsatz begonnen und als erstes ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen installiert. Früher wanderten die Belege in Umlaufmappen durchs Haus, oft war schwer nachvollziehbar, wo sie sich gerade befanden. Heute gelangen die Belege nach Eingang in einen Workflow, werden geprüft und bei einer Freigabe automatisch gebucht und archiviert. Eine eingebaute Eskalationsstufe sorgt dafür, dass keine Rechnung unbeachtet liegen bleibt.
Bei alfred rexroth werden heute alle Unterlagen, die in den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen anfallen, automatisch verschlagwortet und im digitalen Dokumenten-Pool archiviert: Personaldokumente ebenso wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Materialprüfzeugnisse, Fertigungsbegleitschreiben, Normen oder auch Zeichnungen. Die Mitarbeiter müssen sich darum nicht aktiv kümmern. Papierunterlagen werden gescannt und archiviert. Über die bequeme Volltextsuche können alle Berechtigten aus den verschiedenen Abteilungen auf die Dokumente zugreifen.
Kunde erhält mit der Ware sofort die Dokumentation
Besonders hilfreich ist dem kaufmännischen Leiter zufolge dies für die Zusammenstellung der umfangreichen Dokumentation, die dem Kunden für jedes gefertigte Produkt zur Verfügung gestellt werden muss. Auch dafür wurde ein Workflow eingerichtet, der startet, sobald ein Lieferschein für ein fertiges Produkt ausgedruckt wird. Sobald der Mitarbeiter die durch den Workflow zusammengefügte Akte überprüft und freigegeben hat, wird sie automatisch per E-Mail an den Kunden geschickt. So ist die Dokumentation bereits beim Kunden, wenn dort die Ware samt Lieferschein eintrifft. Nach Einschätzung von Michael Schieben ist heute rund 80 Prozent der Arbeit in der Dokumentationsabteilung automatisiert.
Nach gut zwei Jahren DocuWare Einsatz befanden sich Ende 2020 bereits rund fünf Millionen Dokumente im Archiv. Die teils sehr langen Aufbewahrungsfristen – bei Turbinen sind es beispielsweise 50 Jahre – sind problemlos einzuhalten.
Den vollständigen Bericht „Automatisierung der Dokumentationsabteilung" lesen Sie im Sonderheft SAP & Dokumente zur Ausgabe 7-8/2021 der unabhängigen Fachzeitschrift S@PPORT.
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