Digitale Rechnungsprüfung: Rechnungen elektronisch prüfen

Immer mehr Unternehmen stellen die Prozesse in der Buchhaltung auf eine digitale Rechnungsprüfung um. Bevor eine Eingangsrechnung freigegeben wird, muss diese im Unternehmen formal und rechnerisch kontrolliert werden. Die Prüfung wird in KMU(s) von der Buchhaltungsabteilung, bei größeren Unternehmen im Normalfall von der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt. Hier werden die Belege erfasst, geprüft, bezahlt, archiviert und auch verwaltet. Die Vorgänge binden jedoch einiges an Arbeitszeit und bedeuten für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher einen erheblichen Aufwand.

Parallel zur formalen Rechnungsprüfung findet eine sachliche Rechnungsprüfung statt. Hier muss zum Beispiel sichergestellt sein, dass die entsprechende Ware im Unternehmen wie bestellt eingegangen ist oder die Dienstleistung wie vereinbart durchgeführt wurde. Diese Prozesse haben in den meisten Unternehmen ein deutliches Optimierungspotenzial, um Kosten einzusparen, Mitarbeiter zu entlasten und Ressourcen zu schonen. Wir zeigen nachfolgend auf, was genau eigentlich unter einer Rechnungsprüfung zu verstehen ist, welche formalen und gesetzlichen Vorgaben dabei unbedingt beachtet werden müssen und wie Sie durch eine digitale Rechnungsprüfung nachhaltig Ihre Buchhaltung optimieren können.

Übersicht:

• Was ist eine Rechnungsprüfung?
• Formale und sachliche Rechnungsprüfungen
• Was muss auf der Rechnung stehen?
• Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?
• Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung
• Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
• Ein Dokumentenmanagement-System zur automatischen Rechnungsprüfung
• Fazit zur digitalen Rechnungsprüfung

Was ist eine Rechnungsprüfung?

Dem Prozess der Rechnungserfassung folgt die Prüfung der Rechnungen. Dieser Prüfvorgang sollte in modern ausgestatteten Unternehmen digitalisiert und automatisiert werden. Nach Kontierung und Buchung einer Eingangsrechnung endet der Prüfprozess mit der Rechnungsfreigabe. Die Prüfung selbst wird in drei Bereiche eingeteilt:

Formelle Prüfung

Bei der formellen Rechnungsprüfung steht die Kontrolle der gesetzlichen Vorgaben gemäß §14 UStG (Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer) sowie §33 UStDV (Erleichterungen für Kleinbetrags-Rechnungen bis 250,00 Euro) im Fokus. Formal nicht korrekte Eingangsrechnungen müssen bei der formellen Prüfung abgefangen werden, um sie rechtzeitig aus dem weiteren Workflow zu ziehen. Fallen bei der Prüfung Beanstandungen auf, ist eine Neuanforderung der fehlerhaften Rechnungen angezeigt.

Sachliche Prüfung

Abteilungen oder Sachbearbeiter, durch die ein Bestellvorgang ausgelöst wurde, sind für die sachliche Prüfung von Eingangsrechnungen verantwortlich. Diese Kontrolle erfolgt dezentral. Systeme einer digitalen Rechnungsprüfung ermöglichen eine Automatisierung der rollenbasierten Rechnungsrevision. Hierbei erfolgt ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang hinsichtlich sachlicher, preislicher und Produkt-quantitativer Prüfung.

Subprüfung

Bei der sogenannten Subprüfung werden gegebenenfalls weitere involvierte Personen betriebsintern in den Prozess der Rechnungsprüfung mit einbezogen. Bei diesem Vorgang werden eventuelle Unklarheiten oder Differenzen hinsichtlich der Rechnungsbelege besprochen und geklärt. Der Einsatz einer elektronischen Rechnungsprüfung erübrigt diese zusätzlich zeitaufwendige Vorgehensweise jedoch in aller Regel.

Formale und sachliche Rechnungsprüfungen sind notwendig

Die formale Rechnungsprüfung ist eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig, aber auch möglichst schnell erledigt werden muss. Bei der formalen Rechnungsprüfung wird auch rechnerisch kontrolliert, ob die Summen der Rechnungen korrekt sind.

Betriebe, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, müssen nach §14 des Umsatzsteuergesetzes sicherstellen, dass alle Pflichtangaben in einer Eingangsrechnung vorhanden sind. Nur dann ist eine Rechnung auch als Beleg für den Vorsteuerabzug geeignet.

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird durch einen Sachbearbeiter der Fachabteilung überprüft, ob der Artikel oder die Dienstleistung, die berechnet wird, auch tatsächlich bestellt wurde. Auch die Richtigkeit des Artikels beziehungsweise der Dienstleistung wird kontrolliert, genauso wie die Anzahl und die berechneten Preise. Das klingt einfach, dauert im Betrieb meistens aber mehrere Tage und bedeutet komplexe Prozesse, die manuell abgewickelt werden müssen. In vielen Unternehmen sind die hierfür notwendigen Arbeitsabläufe noch über Papierdokumente abgebildet.

Formale und sachliche Rechnungsprüfung sind Prozesse, die in Kombination stattfinden. Mehrere Sachbearbeiter, oft aus unterschiedlichen Abteilungen, müssen Rechnungen prüfen und genehmigen, damit diese freigegeben und bezahlt werden können. Das kann oft Tage und länger dauern.

Bei der Rechnungsprüfung handelt es sich nur um einen Schritt der komplizierten Abläufe innerhalb der Rechnungsverarbeitung. In den meisten Fällen sind weitere Schritte erforderlich:

• Die Geschäftsführung oder Abteilungsleitung muss oft noch informiert werden und eine Genehmigung erteilen.
• Dazu kommen das Buchen und Bezahlen der Rechnungen.
• Auch die Ablage des Dokuments, genauso wie das Kopieren der Papierrechnung für die notwendigen Ansprechpartner, müssen durchgeführt werden.
• Bei Nachfragen müssen Rechnungen jederzeit wieder auffindbar sein, das gilt natürlich auch bei Audits und Buchprüfungen.

Bei der digitalen Rechnungsprüfung kann der komplette Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und damit optimiert werden. Dabei werden Rechnungen elektronisch transportiert, digital freigegeben und automatisch genehmigt. Hierbei lassen sich die formale und die sachliche Rechnungsprüfung gemeinsam abbilden. Die dazu notwendigen Workflows sind in guten DMS bereits integriert und müssen nur noch an die Anforderungen des entsprechenden Betriebs angepasst werden. Ein Transport von Papierdokumenten entfällt komplett.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Auch die Prüfung der in §14 (4) des Umsatzsteuergesetzes definierten Angaben, die eine Eingangsrechnung zwingend enthalten muss, kann durch eine digitale Rechnungsprüfung zeit- und kostensparend weitgehend automatisiert werden. Dadurch lassen sich etwaige Formfehler auf Rechnungen deutlich reduzieren oder gar ausschließen.

Diese Angaben müssen gemäß der gesetzlichen Bestimmungen auf einer Rechnung enthalten sein:

• Vollständige Namen inklusive Anschriften des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
• Wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern angewiesene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Eine vom Rechnungssteller einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten und in der Rechnung ausgewiesenen Artikel bzw. sonstigen Leistungen
• Zeitpunkt und nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte für die definierte Lieferung oder Leistung
• Bei Anwendung des §14b, Abs. 1, Satz 5 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht seitens des Leistungsempfängers
• Der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder bei Geltendmachung einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die in der Rechnung aufgelisteten Leistungen oder Produktlieferungen eine rechtmäßige Steuerbefreiung gilt.

Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?

In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen verantwortlich. Die Kreditorenbuchhaltung ist in größeren Organisationen und Konzernen zuständig für die Rechnungsprüfung. Daneben verantworten die Kreditoren auch die Erfassung von Eingangsrechnungen, die Verwaltung offener Posten sowie die Verzeichnung von Gutschriften.

Für die im Rahmen der Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeitenden stellt der Umstieg auf eine digitale Rechnungsprüfung in jedem Fall eine spürbare Arbeitserleichterung dar. Zudem minimieren sich bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und der Verwaltung offener Posten Fehler durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware und entsprechend eingesetzter Workflows.

Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung

Geht die Eingangsrechnung im Unternehmen als E-Rechnung ein oder wird intern eingescannt, lassen sich alle weiteren Vorgänge ebenfalls digitalisieren und automatisieren. Bereits bei der Bestellung von Artikeln oder Dienstleistungen können Kostenstellen und Konten festgelegt werden, die sich verknüpfen lassen. Das ist optional, vereinfacht den Prozess aber weiter.

Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung bietet zahlreiche Vorteile:

1. Fehlern bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten werden vermieden. Ein gutes Dokumentenmanagement-System bietet Funktionen, die automatisch alle Daten von Rechnungen erkennen und indexieren. Das stellt sicher, dass keine Rechnungsdaten falsch eingegeben werden.
2. Zusätzlich lassen sich die Rechnungsdokumente digital schneller finden, da in der Suche des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) die Suchbegriffe genutzt werden können, die durch das DMS automatisch einpflegt werden. Das macht die Suche nach Dokumenten sehr einfach und zuverlässig. Eine Verschlagwortung der Rechnungsdokumente, um diese später wieder zu finden, ist also ein integraler Bestandteil im DMS und erfordert keinerlei zusätzlichen Aufwand.
3. Durch diese Vorgänge befinden sich die Daten von Rechnungen in elektronischer Form im DMS. Hier lassen sich auch bereits erwähnte Kostenstellen und Konten mit der Bestellung verknüpfen, die ebenfalls in der Software vorliegen.
4. Dies ermöglicht wiederum das Erstellen von automatisierten Workflows. Dabei werden die notwendigen Daten für die digitale Genehmigung direkt beim Eingang automatisiert und an die hinterlegten Ansprechpartner verschickt.
5. Die Freigaben werden durchgeführt, weitere Genehmigungen eingeholt, soweit dies erforderlich ist. Danach wird die Rechnung in kürzester Zeit bezahlt.
6. Das System kann die Rechnungen noch prüfen und natürlich automatisch verbuchen. Alle Abläufe sind in kurzer Zeit erledigt – inklusive der Archivierung der Rechnung im Dokumentenmanagement-System.
7. Durch die Automatisierung der Buchhaltung erhöht sich die Geschwindigkeit und verringert sich die Fehlerquote.
8. Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung massiv entlastet werden und viele notwendige Tätigkeiten wegfallen.
9. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird durch eine Automatisierung beschleunigt.
10. Dazu kommt eine vollständige Kontrolle durch die Finanzbuchhaltung, da alle Vorgänge dabei transparent überwacht werden und daher jederzeit nachvollziehbar sind.
11. Viele Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren PC angewiesen sind.
12. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs lassen sich Skonti und Gutschriften zuverlässig nutzen. Lange Durchlaufzeiten gehören der Vergangenheit an.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil.

Zusätzlich ergeben sich durch den Einsatz eines DMS und der elektrischen Rechnungsprüfung weitere positive Aspekte:

• Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können jederzeit eingreifen, wenn ein Mitarbeiter den Prozess bremst, zum Beispiel weil eine Genehmigung fehlt.
• Die Eskalation ist also jederzeit planbar und rechtzeitig durchführbar.
• Dadurch werden unnötige Verzögerungen aufgrund von Urlaub oder Krankheit vollständig vermieden.
• Vorgesetzte haben dank des transparenten Prozesses zu jeder Zeit die volle Kontrolle und einen kompletten Überblick.
• Die Rechnung kann im DMS jederzeit gefunden werden, ohne dass teure Papierkopien erstellt werden müssen.
• Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung von Dokumenten entfällt.
• Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.

Sie profitieren aber noch von weiteren Vorteilen: Spätestens bei einem Audit ist es notwendig, dass alle notwendigen Dokumente vorliegen – das ist beim Einsatz eines DMS und der digitalen Rechnungsprüfung ein Kinderspiel, denn alle Dokumente sind rechtskonform im DMS archiviert. Buchprüfungen und Audits sind somit schneller und einfacher durchführbar. Auch hier werden Kosten eingespart und Bußgelder von vornherein vermieden. Die Daten aus der digitalisierten Rechnung lassen sich außerdem jederzeit weiterverarbeiten. Sie liegen bereits in digitaler Form vor und können zum Beispiel zum ERP-System oder zu Analysezwecken in anderen Systemen genutzt werden, übrigens auch in der Cloud.

Laut Forschungsergebnissen von APQC, einem nichtkommerziellen Unternehmen im Bereich Business-Benchmarking und Forschung, geben die Firmen im unteren Quartil mindestens 12,67 US-Dollar pro 1.000 US-Dollar Umsatz für Mitarbeiter aus, die simple Buchhaltungsaufgaben ausführen.

Nach der Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ lohnt es sich für Unternehmen aller Größen und Branchen, auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung zu setzen.

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?

Zunächst hat es für Unternehmen interne Verluste zur Folge, wenn die vom Umsatzsteuergesetz vorgegebenen Pflichtangaben auf Rechnungen fehlen. So kann dadurch beispielsweise die Möglichkeit eines Vorsteuerabzugs nicht mehr gegeben sein. Eine zu Unrecht abgezogene Vorsteuer wird dagegen spätestens bei einer Steuerprüfung durch die Finanzbehörden zum Problem: Auch unbewusst illegitim einbehaltene Summen müssen dann zurückgezahlt werden. Eine gewissenhafte firmeninterne Rechnungsprüfung ist also auch für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Finanzamt in jedem Fall alternativlos.

Bei einer digitalen Rechnungsprüfung wird die Vollständigkeit der Pflichtangaben durch das System revidiert. Fehlerhafte oder fragmentarische Angaben werden erkannt und bedürfen nur noch in Ausnahmefällen einer manuellen Nachbearbeitung. So werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank automatisierter Workflows entlastet und können mehr Zeit in strategische Aufgaben investieren. Durch eine Beschleunigung des Rechnungsverarbeitungsprozesses lassen sich zudem Skonti rechtzeitig nutzen und Mahngebühren durch verspätete Rechnungsbegleichungen vermeiden.

Ein Dokumentenmanagement-System zur automatischen Rechnungsprüfung

Keine Angst vor der Implementierung eines DMS in bereits gewachsene Strukturen! Denn ein Dokumentenmanagement-System und die automatische Rechnungsprüfung lassen sich schnell und unkompliziert in bestehende Abläufe integrieren – ohne, dass bereits eingeführte Prozesse geändert werden müssen. In kürzester Zeit verbessert das DMS zudem auch noch die Abläufe innerhalb eines Unternehmens und macht den Weg frei für die Digitalisierung der Buchhaltung.

In den meisten Fällen sind die Workflows zur digitalen sachlichen und formalen Rechnungsprüfung in wenigen Tagen reibungslos im Unternehmen integriert. Wichtig ist an dieser Stelle, dass ein DMS eine übersichtliche Oberfläche hat und für alle Mitarbeiter einfach bedienbar ist.

Fazit zur digitalen Rechnungsprüfung

Die digitale Rechnungsprüfung bedeutet für ein Unternehmen eine enorme Vereinfachung. Die Prozesse der Rechnungsverarbeitung werden beschleunigt und Fehler vermieden. Die Mitarbeiter werden massiv entlastet.

Gleichzeitig ist der Prozess transparent und lässt sich jederzeit genau nachverfolgen. Durch die kürzeren Prozesslaufzeiten können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Gleichzeitig sinken die Kosten für Papier, Büromaterial und Arbeitszeit.

Audits und Buchprüfungen können wesentlich schneller, einfacher und zuverlässiger durchgeführt werden, sobald ein DMS zum Einsatz kommt.