Immer mehr Unternehmen stellen die Prozesse in der Buchhaltung auf eine digitale Rechnungsprüfung um. Bevor eine Eingangsrechnung freigegeben wird, muss diese im Unternehmen formal und rechnerisch kontrolliert werden. Die Prüfung wird in KMU(s) von der Buchhaltungsabteilung, bei größeren Unternehmen im Normalfall von der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt. Hier werden die Belege erfasst, geprüft, bezahlt, archiviert und auch verwaltet. Die Vorgänge binden jedoch einiges an Arbeitszeit und bedeuten für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher einen erheblichen Aufwand.
Parallel zur formalen Rechnungsprüfung findet eine sachliche Rechnungsprüfung statt. Hier muss zum Beispiel sichergestellt sein, dass die entsprechende Ware im Unternehmen wie bestellt eingegangen ist oder die Dienstleistung wie vereinbart durchgeführt wurde. Diese Prozesse haben in den meisten Unternehmen ein deutliches Optimierungspotenzial, um Kosten einzusparen, Mitarbeiter zu entlasten und Ressourcen zu schonen. Wir zeigen nachfolgend auf, was genau eigentlich unter einer Rechnungsprüfung zu verstehen ist, welche formalen und gesetzlichen Vorgaben dabei unbedingt beachtet werden müssen und wie Sie durch eine digitale Rechnungsprüfung nachhaltig Ihre Buchhaltung optimieren können.
Übersicht:
- Was ist eine Rechnungsprüfung?
- Formale und sachliche Rechnungsprüfungen
- Was muss auf der Rechnung stehen?
- Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?
- Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung
- Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung
- Herausforderungen bei der Einführung der digitalen Rechnungsprüfung
- Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
- Digitale Rechnungsprüfung und Datenschutz
- Ein Dokumentenmanagement-System zur automatischen Rechnungsprüfung
- Zukunft der digitalen Rechnungsprüfung
- Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsprüfung
Was ist eine Rechnungsprüfung?
Dem Prozess der Rechnungserfassung folgt die Prüfung der Rechnungen. Dieser Prüfvorgang sollte in modern ausgestatteten Unternehmen digitalisiert und automatisiert werden. Nach Kontierung und Buchung einer Eingangsrechnung endet der Prüfprozess mit der Rechnungsfreigabe. Die Prüfung selbst wird in drei Bereiche eingeteilt:
Formelle Prüfung
Bei der formellen Rechnungsprüfung steht die Kontrolle der gesetzlichen Vorgaben gemäß §14 UStG (Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer) sowie §33 UStDV (Erleichterungen für Kleinbetrags-Rechnungen bis 250,00 Euro) im Fokus. Formal nicht korrekte Eingangsrechnungen müssen bei der formellen Prüfung abgefangen werden, um sie rechtzeitig aus dem weiteren Workflow zu ziehen. Fallen bei der Prüfung Beanstandungen auf, ist eine Neuanforderung der fehlerhaften Rechnungen angezeigt.
Sachliche Prüfung
Abteilungen oder Sachbearbeiter, durch die ein Bestellvorgang ausgelöst wurde, sind für die sachliche Prüfung von Eingangsrechnungen verantwortlich. Diese Kontrolle erfolgt dezentral. Systeme einer digitalen Rechnungsprüfung ermöglichen eine Automatisierung der rollenbasierten Rechnungsrevision. Hierbei erfolgt ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang hinsichtlich sachlicher, preislicher und Produkt-quantitativer Prüfung.
Subprüfung
Bei der sogenannten Subprüfung werden gegebenenfalls weitere involvierte Personen betriebsintern in den Prozess der Rechnungsprüfung mit einbezogen. Bei diesem Vorgang werden eventuelle Unklarheiten oder Differenzen hinsichtlich der Rechnungsbelege besprochen und geklärt. Der Einsatz einer elektronischen Rechnungsprüfung erübrigt diese zusätzlich zeitaufwendige Vorgehensweise jedoch in aller Regel.
Formale und sachliche Rechnungsprüfungen sind notwendig
Die formale Rechnungsprüfung ist eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig, aber auch möglichst schnell erledigt werden muss. Bei der formalen Rechnungsprüfung wird auch rechnerisch kontrolliert, ob die Summen der Rechnungen korrekt sind.
Betriebe, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, müssen nach §14 des Umsatzsteuergesetzes sicherstellen, dass alle Pflichtangaben in einer Eingangsrechnung vorhanden sind. Nur dann ist eine Rechnung auch als Beleg für den Vorsteuerabzug geeignet.
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird durch einen Sachbearbeiter der Fachabteilung überprüft, ob der Artikel oder die Dienstleistung, die berechnet wird, auch tatsächlich bestellt wurde. Auch die Richtigkeit des Artikels beziehungsweise der Dienstleistung wird kontrolliert, genauso wie die Anzahl und die berechneten Preise. Das klingt einfach, dauert im Betrieb meistens aber mehrere Tage und bedeutet komplexe Prozesse, die manuell abgewickelt werden müssen. In vielen Unternehmen sind die hierfür notwendigen Arbeitsabläufe noch über Papierdokumente abgebildet.
Formale und sachliche Rechnungsprüfung sind Prozesse, die in Kombination stattfinden. Mehrere Sachbearbeiter, oft aus unterschiedlichen Abteilungen, müssen Rechnungen prüfen und genehmigen, damit diese freigegeben und bezahlt werden können. Das kann oft Tage und länger dauern.
Bei der Rechnungsprüfung handelt es sich nur um einen Schritt der komplizierten Abläufe innerhalb der Rechnungsverarbeitung. In den meisten Fällen sind weitere Schritte erforderlich:
- Die Geschäftsführung oder Abteilungsleitung muss oft noch informiert werden und eine Genehmigung erteilen.
- Dazu kommen das Buchen und Bezahlen der Rechnungen.
- Auch die Ablage des Dokuments, genauso wie das Kopieren der Papierrechnung für die notwendigen Ansprechpartner, müssen durchgeführt werden.
- Bei Nachfragen müssen Rechnungen jederzeit wieder auffindbar sein, das gilt natürlich auch bei Audits und Buchprüfungen.
Bei der digitalen Rechnungsprüfung kann der komplette Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und damit optimiert werden. Dabei werden Rechnungen elektronisch transportiert, digital freigegeben und automatisch genehmigt. Hierbei lassen sich die formale und die sachliche Rechnungsprüfung gemeinsam abbilden. Die dazu notwendigen Workflows sind in guten DMS bereits integriert und müssen nur noch an die Anforderungen des entsprechenden Betriebs angepasst werden. Ein Transport von Papierdokumenten entfällt komplett.
Was muss auf der Rechnung stehen?
Auch die Prüfung der in §14 (4) des Umsatzsteuergesetzes definierten Angaben, die eine Eingangsrechnung zwingend enthalten muss, kann durch eine digitale Rechnungsprüfung zeit- und kostensparend weitgehend automatisiert werden. Dadurch lassen sich etwaige Formfehler auf Rechnungen deutlich reduzieren oder gar ausschließen.
Diese Angaben müssen gemäß der gesetzlichen Bestimmungen auf einer Rechnung enthalten sein:
- Vollständige Namen inklusive Anschriften des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
- Wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern angewiesene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Eine vom Rechnungssteller einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten und in der Rechnung ausgewiesenen Artikel bzw. sonstigen Leistungen
- Zeitpunkt und nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte für die definierte Lieferung oder Leistung
- Bei Anwendung des §14b, Abs. 1, Satz 5 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht seitens des Leistungsempfängers
- Der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder bei Geltendmachung einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die in der Rechnung aufgelisteten Leistungen oder Produktlieferungen eine rechtmäßige Steuerbefreiung gilt.
Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?
In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen verantwortlich. Die Kreditorenbuchhaltung ist in größeren Organisationen und Konzernen zuständig für die Rechnungsprüfung. Daneben verantworten die Kreditoren auch die Erfassung von Eingangsrechnungen, die Verwaltung offener Posten sowie die Verzeichnung von Gutschriften.
Für die im Rahmen der Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeitenden stellt der Umstieg auf eine digitale Rechnungsprüfung in jedem Fall eine spürbare Arbeitserleichterung dar. Zudem minimieren sich bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und der Verwaltung offener Posten Fehler durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware und entsprechend eingesetzter Workflows.
Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung
Geht eine Eingangsrechnung als E-Rechnung im Unternehmen ein oder wird sie intern eingescannt, können auch alle weiteren Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Bereits bei der Bestellung von Artikeln oder Dienstleistungen können außerdem Kostenstellen und Konten definiert und verknüpft werden. Dies ist optional, vereinfacht den Prozess aber zusätzlich.
Die digitale Rechnungsprüfung läuft folgendermaßen ab:
- Digitale Rechnungen können unkompliziert aus verschiedenen Quellen in das DMS importiert werden. Eine Verschlagwortung der Rechnungsdokumente ist ein integraler Bestandteil im DMS und erfordert keinerlei zusätzlichen Aufwand. So können einzelne Rechnungen später leicht wiedergefunden werden.
- Die Rechnungsdaten liegen nun in elektronischer Form im DMS vor. Hier können auch die bereits erwähnten Kostenstellen und Konten mit der Bestellung verknüpft werden, die ebenfalls in der Software vorhanden sind.
- Dies wiederum ermöglicht die Erstellung von automatisierten Workflows. Dabei werden die für die digitale Genehmigung notwendigen Daten automatisiert an die hinterlegten Ansprechpartner versendet.
- Die Freigaben werden durchgeführt und ggf. weitere Genehmigungen eingeholt. Unmittelbar danach wird die Rechnung bezahlt.
- Das System kann die Rechnungen prüfen und automatisch verbuchen. Alle Abläufe sind in kurzer Zeit erledigt – inklusive der Archivierung im Dokumentenmanagement-System.
Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil.
Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung
Die Einführung einer digitalen Rechnungsprüfung und der Einsatz von DMS bieten Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, die über die reine Automatisierung von Prozessen hinausgehen:
- Effiziente Prozesskontrolle und Transparenz
Durch den Einsatz digitaler Rechnungsprüfungslösungen haben Vorgesetzte jederzeit einen vollständigen Überblick über den Status der Rechnungsprüfung und können in den Prozess eingreifen, wenn Verzögerungen auftreten. Etwaige Genehmigungsengpässe können schnell behoben werden, um den Workflow nicht zu unterbrechen. Außerdem werden Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit vermieden. - Schnellere Durchlaufzeit
Die Automatisierung der Buchhaltung erhöht die Geschwindigkeit und reduziert die Fehlerquote. So können Skonti und Gutschriften zuverlässig genutzt werden. Zudem werden Rechnungen zeitnah beglichen und Mahngebühren vermieden. Gleichzeitig wird die Kreditorenbuchhaltung massiv entlastet. - Reduzierter Papierverbrauch
Die Digitalisierung von Rechnungen macht teure Papierkopien überflüssig. Dadurch werden nicht nur Ressourcen gespart, sondern auch das Risiko des Verlusts von Dokumenten und die damit verbundenen Kosten für deren Ersatz minimiert. - Schnelle Dokumentenabfrage
Digitale Rechnungen sind im Dokumentenmanagementsystem (DMS) leicht auffindbar und in Sekundenschnelle abrufbar. Dadurch können eventuelle Rückfragen zur Rechnung schnell beantwortet werden. - Audit- und Revisionssicherheit
Für Audits und Buchprüfungen sind vollständige Unterlagen unerlässlich. Mit einem DMS und der digitalen Rechnungsprüfung stehen alle notwendigen Dokumente rechtskonform archiviert zur Verfügung. Das beschleunigt Prüfungsprozesse, spart Zeit und vermeidet Bußgelder von vornherein. - Effektive Datennutzung
Digitalisierte Rechnungen können problemlos in anderen Unternehmenssystemen, wie ERP-Systemen oder Analyseplattformen, weiterverwendet werden. Informationen, die bereits in digitaler Form vorliegen, können vielfältig genutzt werden, auch in der Cloud. - Reduzierung des Fehlerrisikos
Fehler bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten werden vermieden. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem bietet Funktionen, die alle Rechnungsdaten automatisch erkennen und indizieren. Damit wird sichergestellt, dass Rechnungsdaten nicht falsch erfasst werden.
Laut Forschungsergebnissen von APQC, einem nichtkommerziellen Unternehmen im Bereich Business-Benchmarking und Forschung, geben die Firmen im unteren Quartil mindestens 12,67 US-Dollar pro 1.000 US-Dollar Umsatz für Mitarbeiter aus, die simple Buchhaltungsaufgaben ausführen.
Nach der Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ lohnt es sich für Unternehmen aller Größen und Branchen, auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung zu setzen.
Herausforderungen bei der Einführung der digitalen Rechnungsprüfung
Die digitale Rechnungsprüfung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Gleichzeitig können bei der Einführung aber auch Hürden auftreten, die es zu überwinden gilt. Auch wenn der Verlauf der Implementierung in erster Linie von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen Ihres Unternehmens abhängt, gibt es einige Herausforderungen, die häufiger auftreten als andere. Im Folgenden stellen wir Ihnen die häufigsten Hürden bei der Einführung der digitalen Rechnungsprüfung vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese überwinden können.
- Widerstand gegen Veränderungen: In vielen Fällen stoßen neue Verfahren und Technologien im Unternehmen zunächst auf Skepsis. Mitarbeitende, die jahrelang an ein traditionelles Prüfverfahren gewöhnt waren, können sich gegen die Umstellung sträuben. Binden Sie daher Ihre Teams frühzeitig in den Veränderungsprozess ein, um mögliche Widerstände abzubauen. Machen Sie zudem deutlich, welche Vorteile die Umstellung für jeden Einzelnen mit sich bringt.
- Technische Integration: Die nahtlose Integration eines digitalen Rechnungsprüfungssystems in die bestehende IT-Infrastruktur kann komplex sein. Häufig ist technisches Fachwissen erforderlich, um sicherzustellen, dass das System reibungslos mit anderen Anwendungen zusammenarbeitet.
- Datensicherheit und Datenschutz: Bei der Verarbeitung sensibler Finanzdaten ist Sicherheit von höchster Bedeutung. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr neues System robuste Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien implementiert, um potenzielle Risiken zu minimieren.
- Datenqualität: Die Qualität der digitalen Daten ist für eine korrekte Rechnungsprüfung von entscheidender Bedeutung. Wenn nicht sichergestellt ist, dass die eingehenden Daten korrekt und vollständig sind, kann dies zu Fehlern und Problemen führen. Daher sind Validierungs- und Verifizierungsverfahren erforderlich
Diese Herausforderungen sollten Sie jedoch nicht entmutigen. Vielmehr können sie als Chance gesehen werden, die Effizienz und Effektivität Ihrer Rechnungsprüfung weiter zu optimieren. Die Bewältigung dieser Hürden erfordert eine sorgfältige Planung, die Zuweisung von Ressourcen und die Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen. Häufig kann es auch sinnvoll sein, bei der Umsetzung mit externen Spezialisten zusammenzuarbeiten.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
Zunächst hat es für Unternehmen interne Verluste zur Folge, wenn die vom Umsatzsteuergesetz vorgegebenen Pflichtangaben auf Rechnungen fehlen. So kann dadurch beispielsweise die Möglichkeit eines Vorsteuerabzugs nicht mehr gegeben sein. Eine zu Unrecht abgezogene Vorsteuer wird dagegen spätestens bei einer Steuerprüfung durch die Finanzbehörden zum Problem: Auch unbewusst illegitim einbehaltene Summen müssen dann zurückgezahlt werden. Eine gewissenhafte firmeninterne Rechnungsprüfung ist also auch für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Finanzamt in jedem Fall alternativlos.
Bei einer digitalen Rechnungsprüfung wird die Vollständigkeit der Pflichtangaben durch das System revidiert. Fehlerhafte oder fragmentarische Angaben werden erkannt und bedürfen nur noch in Ausnahmefällen einer manuellen Nachbearbeitung. So werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank automatisierter Workflows entlastet und können mehr Zeit in strategische Aufgaben investieren. Durch eine Beschleunigung des Rechnungsverarbeitungsprozesses lassen sich zudem Skonti rechtzeitig nutzen und Mahngebühren durch verspätete Rechnungsbegleichungen vermeiden.
Digitale Rechnungsprüfung und Datenschutz
Die Einführung einer digitalen Rechnungsprüfung geht zwangsläufig mit der Verarbeitung sensibler Daten einher. Die Einhaltung der Datenschutzlinien bei der Rechnungsprüfung ist dabei nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch entscheidend für das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Bei der digitalen Rechnungsprüfung sollten Sie daher folgende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen:
- Datenverschlüsselung: Alle übermittelten und gespeicherten Rechnungsdaten sollten verschlüsselt werden. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass selbst im Falle eines Datendiebstahls oder eines unbefugten Zugriffs auf die Datenbanken keine vertraulichen Informationen offengelegt werden.
- Zugriffsbeschränkungen: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben. Dies kann durch die Implementierung eines Rollen- und Berechtigungssystems sichergestellt werden.
- Datenschutzrichtlinien: Unternehmen sollten klare Datenschutzrichtlinien festlegen und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden diese verstehen und befolgen. Dazu gehören auch regelmäßige Datenschutzschulungen.
- Notfall- und Backup-Plan: Es sollte ein umfassender Notfallplan vorhanden sein, der sicherstellt, dass Ihre Abrechnungsdaten im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe geschützt sind und schnell wiederhergestellt werden können.
- Datenminimierung: Prüfen Sie, ob Sie wirklich alle Daten benötigen, die im Rahmen der Rechnungsprüfung erhoben werden. Der Grundsatz der Datensparsamkeit besagt, dass nur die Daten erhoben und gespeichert werden sollten, die für den jeweiligen Geschäftszweck erforderlich sind.
Ein Dokumentenmanagement-System zur automatischen Rechnungsprüfung
Keine Angst vor der Implementierung eines DMS in bereits gewachsene Strukturen! Denn ein Dokumentenmanagement-System und die automatische Rechnungsprüfung lassen sich schnell und unkompliziert in bestehende Abläufe integrieren – ohne, dass bereits eingeführte Prozesse geändert werden müssen. In kürzester Zeit verbessert das DMS zudem auch noch die Abläufe innerhalb eines Unternehmens und macht den Weg frei für die Digitalisierung der Buchhaltung.
In den meisten Fällen sind die Workflows zur digitalen sachlichen und formalen Rechnungsprüfung in wenigen Tagen reibungslos im Unternehmen integriert. Wichtig ist an dieser Stelle, dass ein DMS eine übersichtliche Oberfläche hat und für alle Mitarbeiter einfach bedienbar ist.
Zukunft der digitalen Rechnungsprüfung
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung werden zahlreiche manuelle Prozesse in Unternehmen digitalisiert. Während einige Branchen in diesem Bereich bereits gut aufgestellt sind, besteht in vielen Unternehmen noch großes Optimierungspotenzial. Gleichzeitig entwickeln sich die Technologien, die für die digitale Rechnungsprüfung eingesetzt werden, stetig weiter. So werden künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen.
KI-Algorithmen sind in der Lage, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren. Bei der Rechnungsprüfung können so Unregelmäßigkeiten und Betrug schneller und genauer aufgedeckt werden. Auch Blockchain-Technologien und die Integration von IoT-Daten könnten für die Rechnungsprüfung an Bedeutung gewinnen. Während Blockchain eine unveränderbare Aufzeichnung aller Rechnungstransaktionen ermöglicht und damit die Sicherheit und Transparenz der Rechnungsprüfung erhöhen kann, können Rechnungsprüfungssysteme durch IoT-Daten auf ein noch breiteres Spektrum von Datenquellen zugreifen.
In jedem Fall wird die digitale Rechnungsprüfung immer effizienter und genauer, und die Unternehmen sollten bereit sein, von diesen Entwicklungen zu profitieren. Die Integration dieser Technologien kann nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch dazu beitragen, die Genauigkeit und Konformität der Rechnungsprüfung zu verbessern. Die Zukunft verspricht eine nahezu fehlerfreie und hoch automatisierte Rechnungsprüfung, die den Unternehmen hilft, ihre Finanzprozesse effizienter zu gestalten.
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsprüfung
Was ist eine digitale Rechnungsprüfung?
Rechnungsprüfung ist der Prozess, der in Unternehmen auf die Erfassung von Rechnungen folgt. In modernen, technisch gut ausgestatteten Unternehmen läuft dieser Prozess häufig digitalisiert und automatisiert ab. Dazu wird in der Regel ein entsprechendes System eingesetzt.
Wie funktioniert digitale Rechnungsprüfung?
Digitale Rechnungsprüfung funktioniert in modernen Unternehmen durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prüfprozessen. Es werden formale und sachliche Prüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die bestellten Waren oder Dienstleistungen korrekt abgerechnet wurden.
Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung?
Die digitale Rechnungsprüfung bietet viele Vorteile. Fehler bei der Dateneingabe können vermieden werden, die Dokumentensuche wird schneller und zuverlässiger, automatisierte Genehmigungsworkflows verkürzen Wartezeiten, die Buchhaltung wird beschleunigt und die Mitarbeiter werden entlastet. Die digitale Rechnungsprüfung geht mit einem hohen Maß an Transparenz und Kontrolle einher, ermöglicht die mobile Erledigung von Aufgaben und beschleunigt die Durchlaufzeiten von Prozessen.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um eine digitale Rechnungsprüfung durchführen zu können?
Für die erfolgreiche Durchführung der digitalen Rechnungsprüfung sind folgende Voraussetzungen entscheidend: ein gut ausgestattetes Unternehmen mit digitalisierten Prozessen, die Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und die Implementierung automatisierter Workflows.
Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?
In kleinen und mittleren Unternehmen ist die Buchhaltung für die Rechnungsprüfung zuständig. In größeren Unternehmen und Konzernen übernimmt oft die Kreditorenbuchhaltung diese Aufgabe.
Wie sicher ist die digitale Rechnungsprüfung?
Die digitale Rechnungsprüfung kann durch ein gut implementiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und automatisierte Workflows sehr sicher gestaltet werden. Das DMS erfasst und indiziert die Rechnungsdaten fehlerfrei, ermöglicht eine transparente Prozessüberwachung und erleichtert Audits. Die automatische Prüfung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben minimiert Fehler und sorgt für fristgerechte Zahlungen, um Bußgelder zu vermeiden.
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