Der Buchhaltung kommt in Unternehmen eine besondere strategische Bedeutung zu. Zukunftsorientierte Unternehmen überlassen deshalb nichts dem Zufall, sondern nutzen ein digitales Dokumentenmanagement, um wichtige Buchhaltungsprozesse möglichst effizient zu gestalten. Wie auch Sie Ihre Buchhaltung optimieren können und warum Sie so schnell wie möglich auf eine digitale Buchhaltung setzen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Digitale Buchhaltung: Schluss mit Papierbergen in der Buchhaltung
Sowohl Sie selbst als auch Ihre Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner sind darauf angewiesen, dass finanzielle Angelegenheiten schnell und zuverlässig abgewickelt werden. Kein Wunder also, dass die Qualität der Prozesse in der Buchhaltung direkt auf den Erfolg Ihres Unternehmens einzahlt.
Wird die Eingangsrechnung effizient bearbeitet und werden finanzielle Mittel zeitnah bereitgestellt, sind alle Beteiligten zufrieden – gelingt das nicht, kann es schnell passieren, dass Sie sich neue Kunden und Partner suchen müssen.
Bei der Einführung der digitalen Rechnungsprüfung kann der komplette Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und damit optimiert werden. Dabei werden Rechnungen elektronisch transportiert, digital freigegeben und automatisch genehmigt.
Ist Ihre Buchhaltung für die Zukunft gerüstet? Sind Ihre Prozesse effizient genug, um mit der Konkurrenz mitzuhalten? Falls Sie nach wie vor viel Zeit, Geld und Energie damit verschwenden, in Papierstapeln nach wichtigen Dokumenten zu suchen, lautet die Antwort auf diese Fragen vermutlich Nein. Rechnungsdokumente lassen sich digital schneller finden, da in der Suche des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) die Suchbegriffe genutzt werden können, die durch das DMS automatisch einpflegt werden. Das macht die Suche nach Dokumenten sehr einfach und zuverlässig. Eine Verschlagwortung der Rechnungsdokumente, um diese später wieder zu finden, ist also ein integraler Bestandteil im DMS und erfordert keinerlei zusätzlichen Aufwand.
Egal ob Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Liefer- und Wiegescheine, Verträge, interne Unterlagen oder gar Notizzettel: Jeder Buchhalter weiß, wie es sich anfühlt, in Papierbergen zu versinken und verzweifelt nach Informationen zu suchen, die nicht dort abgelegt sind, wo sie sein sollten. Handelt es sich bei diesen Informationen um Rechnungen, die im Rahmen des Freigabeprozesses manuell von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, geht schnell eine Menge Zeit ins Land, ehe der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist. Das Ergebnis: Skontofristen verstreichen und es werden hohe Summen an Geld verschenkt.
Falls Sie dieses Risiko nicht eingehen möchten, wird es Zeit, dass Sie ein digitales Dokumentenmanagement nutzen, um wichtige Buchhaltungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Moderne Software wird Sie dabei unterstützen, langfristig auf der Erfolgsspur zu bleiben und die einzelnen Arbeitsschritte so professionell und effizient wie möglich zu gestalten. Bislang umständliche Verfahren werden auf Knopfdruck zu einfachen Workflows und die kostbare Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter wird bestmöglich genutzt.
Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs bei der Verwendung der digitalen Eingangsrechnung lassen sich Skonti und Gutschriften zuverlässig nutzen, da lange Durchlaufzeiten der Vergangenheit angehören. Auch Mahngebühren werden vermieden, denn die digitale Rechnungsprüfung stellt sicher, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.
Die Buchhaltung der Zukunft setzt auf moderne Technik
Bleiben wir beim Beispiel der Rechnungsbearbeitung, lässt sich schnell erkennen, wie Prozesse in der Buchhaltung mittels digitaler Technik effektiv gestrafft und optimiert werden können. Anstatt Rechnungsdaten manuell abgleichen zu müssen, können Sie auf professionelle Software vertrauen, die diese Aufgabe zuverlässig übernimmt und menschliche Fehler vermeidet. Ein gutes Dokumentenmanagement-System bietet Funktionen, die automatisch alle Daten von Rechnungen erkennen und indexieren. Das stellt sicher, dass keine Rechnungsdaten falsch eingegeben werden.
Zudem können Rechnungen in Unternehmen, die auf eine digitale Buchführung setzen, automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet und jederzeit von allen Berechtigten eingesehen werden. Komfortabler, sicherer und schneller kann die Rechnungsbearbeitung kaum sein. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig. Inwieweit Sie sie nutzen möchten, bleibt völlig Ihnen überlassen.
Fest steht in jedem Fall: Eine digitale Rechnungsbearbeitung und automatisierte Genehmigungsprozesse machen sich bezahlt und sparen nicht nur Zeit, sondern dank Skonto in der Regel auch eine Menge Geld. Nach der Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ lohnt es sich für Unternehmen aller Größen und Branchen, auf eine digitale Rechnungsverarbeitung zu setzen.
So bleiben Ihre Buchhaltungsprozesse gesetzeskonform
Selbst wenn Sie in der Buchhaltung nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt automatisieren möchten, wird Ihnen die digitale Technik dabei helfen, so sicher und transparent zu arbeiten wie niemals zuvor. Diese Tatsache ist vor allem deshalb wichtig, weil die Aufgaben der Buchhaltung mit strengen gesetzlichen Anforderungen verbunden sind. Wollen Sie diese Anforderungen erfüllen, ist es mit einem abgeschlossenen Aktenschrank in der Regel nicht getan. Bei Nachfragen müssen Rechnungen jederzeit wieder auffindbar sein, das gilt natürlich auch bei Audits und Buchprüfungen.
Digitale Dokumentenmanagementsysteme tragen diesem Umstand Rechnung und bieten Anwendern beispielsweise die Möglichkeit, genau festzulegen, wie lange ein Dokument unveränderbar gespeichert und abrufbar sein muss, ehe es automatisch vom System gelöscht wird. Vordefinierte Prozesse wie diese senken den Arbeitsaufwand enorm und stellen sicher, dass gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden. Spätestens bei einem Audit ist es notwendig, dass alle notwendigen Dokumente vorliegen. Das ist beim Einsatz eines DMS und der digitalen Rechnungsprüfung ein Kinderspiel, da alle Dokumente rechtskonform im DMS archiviert sind. Buchprüfungen und Audits sind dadurch schneller und einfacher durchführbar. Auch hier werden Kosten eingespart, da Bußgelder vermieden werden.
Und auch in allen anderen Bereichen der Buchhaltung ist ein digitales Dokumentenmanagement der ideale Weg, um vertrauliche Prozesse sicher zu gestalten: Die Archivierung erfolgt automatisch, der Zugriff ist auf einen vorher festgelegten Personenkreis beschränkt und jeder einzelne Prozessschritt wird lückenlos dokumentiert. Auf diese Weise kann dem Thema Datenschutz so einfach wie nie entsprochen werden. Ein großer Vorteil der Einführung eines DMS und der digitalen Rechnungsprüfung liegt zudem in der schnellen Integration in bestehende Abläufe. In den meisten Fällen sind die Workflows zur digitalen sachlichen und formalen Rechnungsprüfung in wenigen Tagen reibungslos im Unternehmen integriert.
Wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse für die Zukunft optimieren
So sicher digital optimierte Prozesse in der Buchhaltung sind, so komfortabel sind sie auch. Rechnungen digitalisieren spart Unternehmern viel Zeit und Nerven. Statt vor Audits Stunden und Tage mit der mühsamen Suche nach Informationen zubringen zu müssen, genügen mithilfe digitaler Technik einige wenige Mausklicks, um die benötigten Daten zusammenzutragen. Die Zeitersparnis ist enorm, denn alle relevanten Dokumente sind zentral abrufbar, wodurch sich wichtige Informationen wie Zahlen, Rechnungspositionen oder Liefertermine sofort beschaffen lassen. Die Zeit dicker Aktenberge ist damit vorbei und die Buchhaltung kann von schnellen, transparenten und sicheren Prozessen profitieren, die allen Beteiligten das Leben deutlich einfacher machen.
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Dieser Artikel wurde am 21.10.2019 überarbeitet und erweitert.
