Digitale Buchführung: Effizienz, Vorteile und die Transformation des Finanzwesens

Moderne Unternehmer setzen auf digitale Buchführung, denn die Vorteile durch Zeit- und Effizienzgewinne sind enorm. Gerade in Zeiten der Pandemie war dies kaum mehr wegzudenken, denn anders war ein produktives Arbeiten im Homeoffice nicht möglich. Doch auch nach dem Ende der Pandemie sprechen der Wegfall von Medienbrüchen und die direkte Kommunikation über digitale Workflows für sich. 

Buchführung meint die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen. Die Buchführung unterscheidet sich damit vom oft synonym verwendeten Begriff „Buchhaltung“; sie spiegelt den Status eines Unternehmens in Zahlen wider und dient als eine wichtige Informationsquelle für den Unternehmer. Die Buchhaltung ist diejenige Organisationseinheit eines Unternehmens, die sich mit der Buchführung befasst.

Buchführung ist aber keine Kür, sondern laut Handelsgesetzbuch sogar absolute Pflicht für praktisch alle Gewerbetreibenden (§ 238 HGB). Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen, etwa für Kleinstunternehmer oder Land- und Forstwirte. Wer sich nicht an die Buchführungspflicht hält, wird schnell Probleme mit dem Finanzamt bekommen – und kann sogar zu Haftstrafen verurteilt werden, falls es zu einer Insolvenz kommt.

Übersicht:

• Was ist digitale Buchführung?
• Digitale Buchhaltung in der Praxis
• Implementierung einer digitalen Buchführung: Schritte und Herausforderungen
• Vernichtet die Digitalisierung Arbeitsplätze in der Buchhaltung?
• Was sind die Vorteile der digitalen Buchführung?
• Aufwertung statt Verdrängung von Arbeitsplätzen
• Sicherheitsaspekte der digitalen Buchführung

Was ist digitale Buchführung?

Wie eine korrekte Buchführung aussieht, regelt der Gesetzgeber. Weil die ursprünglichen „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) nicht mehr in die digitale Welt passen, gelten seit 2015 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff“ (kurz: GoBD). Abgelöst wurden damit die ungenügenden Vorläufer GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).

Die GoBD, für die moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare zertifiziert sind, formulieren alle in Deutschland gesetzlich notwendigen Anforderungen an die digitale Buchhaltung. Dazu gehören vor allem die zentralen Vorgaben Unveränderbarkeit, zeitnahe Erfassung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der erforderlichen Belege.

Die papierlose Buchhaltung im digitalen Zeitalter muss all diese Anforderungen erfüllen – je nach Zielsetzung bei der Digitalisierung der Buchführung aber noch weitere Vorgaben. Die Prozesse in der Buchhaltung lassen sich dank Digitalisierung optimieren und genau auf die Unternehmensbedürfnisse ausrichten. Dabei ist es völlig egal, ob das Unternehmen selbst bucht oder bei einem Dienstleister buchen lässt.

Digitale Buchhaltung in der Praxis

Der digitalen Buchführung bzw. Buchhaltung kommt auch ohne die gesetzlichen Vorschriften große Bedeutung zu, denn sie analysiert und dokumentiert alle angefallenen Geschäftsvorfälle, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Je nach Art dieser Geschäftsvorfälle gliedert sich die digitale Buchhaltung in der Praxis in folgende Teilbereiche:

• Digitale Finanzbuchhaltung: Übernimmt die Buchführung für alle Vorgänge, die zur Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung nötig sind.
• Digitale Debitorenbuchhaltung: Verarbeitet die Eingangsrechnungen der Kunden.
• Digitale Kreditorenbuchhaltung: Ist für den Umgang mit den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zuständig.
• Digitale Anlagenbuchhaltung: Verwaltet die Güter des Anlagevermögens.
• Digitale Lohnbuchhaltung: Ist für die ordnungsgemäße und pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich.
• Digitale Kosten- und Leistungsrechnung: Ordnet die Kosten den einzelnen Unternehmensteile oder Projekten zu.

Diese Aufgabenbereiche lassen sich heute problemlos digitalisieren – und in Großunternehmen ist die digitale Buchführung längst gelebte Praxis. Der Mittelstand hat hier laut "Digital Office Index 2020" trotz der vielen Vorteile allerdings immer noch Nachholbedarf.

Was die digitale Buchhaltung in der Praxis ausbremsen kann

Ein Grund dafür ist die notwendige Umstellung der Belegorganisation. Das ist die wohl größte Hürde bei der Einführung einer digitalen Buchhaltung, denn die Ablagestruktur muss gezielt auf das Unternehmen zugeschnitten werden und darüber hinaus möglichst effizient sein. Hierfür ist ein fundiertes Digitalwissen im Buchhaltungs-Team nötig, das notfalls externe Berater einbringen können.

Auch die Unternehmer stehen vor einer neuen Herausforderung: Sie müssen eine technisch adäquate Soft- und Hardware-Infrastruktur bereitstellen, damit die digitale Buchführung diese Vorschriften in der Praxis reibungslos erfüllen kann. Nur dann können die Buchhalter die Dokumente wie gewünscht digital erstellen, bearbeiten und auch abspeichern. Das kostet zuerst einmal Zeit und Geld, macht sich aber schnell bezahlt. Allein beim Rechnungseingang lassen sich bis zu 95 % der Dateneingaben sparen, was die Abläufe stark beschleunigt und die Präzision erheblich verbessert.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Buchhaltung längst noch nicht immer und überall als wichtiger Beitrag zur Wertschöpfung gesehen wird, sondern oft eher als lästige Pflicht. Genauso drückt es auch Paragraph 238 des HGB aus: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Implementierung einer digitalen Buchführung: Schritte und Herausforderungen

Die Einführung einer digitalen Buchführung ist ein entscheidender Schritt in Richtung Effizienz und Modernisierung im Finanzwesen von Unternehmen. Auf dem Weg zur digitalen Buchführung ergeben sich jedoch auch einige Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Um die digitale Buchführung reibungslos in Ihrem Unternehmen einzuführen, können Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:

1. Auswahl des geeigneten Systems: Die Einführung einer digitalen Buchführung beginnt mit der Auswahl des geeigneten Systems. Unternehmen müssen sorgfältig recherchieren, um sicherzustellen, dass das gewählte System ihren individuellen Anforderungen entspricht und gleichzeitig mit den anderen im Unternehmen verwendeten Systemen kompatibel ist. Es ist wichtig, die Software auszuwählen, die am besten zu den eigenen Geschäftsprozessen und -zielen passt, denn ein ungeeignetes System bringt mehr Probleme als Vorteile. Es kann sich daher lohnen, verschiedene Systeme zu vergleichen und sich umfassend beraten zu lassen.
2. Schulung der Mitarbeiter: Sobald das System ausgewählt wurde, ist die Schulung des Personals von entscheidender Bedeutung. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, das neue System effektiv zu nutzen. Die Schulung sollte sicherstellen, dass alle Beteiligten die Grundlagen der digitalen Buchführung verstehen und in der Lage sind, die Software effizient zu nutzen. Im Idealfall erkennen die Mitarbeiter im Rahmen der Schulung auch die Vorteile, die die digitale Buchführung mit sich bringt. Denn nur wenn die Mitarbeiter von der Umstellung überzeugt sind, kann diese erfolgreich durchgeführt werden.
3. Bereitstellung einer technischen Infrastruktur: Die technische Infrastruktur, einschließlich Soft- und Hardware, muss den Anforderungen der digitalen Buchführung entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, um Dokumente digital zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
4. Umstellung der Beleg- und Dokumentenorganisation: Die Umstellung von einer papierbasierten auf eine digitale Organisation ist eine Herausforderung. Die Ablagestruktur muss entsprechend angepasst werden, um effizient zu sein. Hier ist Fachwissen im Buchhaltungsteam erforderlich, eventuell ist auch die Unterstützung durch externe Berater sinnvoll.
5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die digitale Buchführung ist kein starres System, sondern sollte stets an die Bedürfnisse, Anforderungen und Ziele des Unternehmens angepasst werden. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das digitale Rechnungswesen kontinuierlich zur Effizienzsteigerung beiträgt.

Die Einführung einer digitalen Buchhaltung ist zwar mit einigen Herausforderungen verbunden, die langfristigen Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und verbesserte Entscheidungsgrundlagen überwiegen jedoch bei weitem. Unternehmen, die den Wandel erfolgreich meistern, werden von einem modernen und effizienten Buchführungssystem profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Vernichtet die Digitalisierung Arbeitsplätze in der Buchhaltung?

Ein weiteres Hemmnis, das sich nicht nur auf den Implementierungsprozess, sondern auch auf den Erfolg des gesamten Unterfangens auswirken kann: Die Angst vieler Buchhalter, nach dem Digitalisierungsprojekt "Rechnungswesen 4.0" ihren Job zu verlieren. Sie weigern sich dann schlichtweg, auf eine digitale Lösung umzusteigen. Doch diese Angst ist unbegründet. Die Expertise der Buchhalter wird künftig im Rahmen der digitalen Buchhaltung mehr denn je gebraucht, lediglich das Berufsbild ändert sich.

Das muss im Vorfeld unbedingt entsprechend kommuniziert werden. Denn abseits der Pflicht zur Buchhaltung unterstützen ihre Zahlen und Fakten den Unternehmer ja bei seinen Entscheidungen. Mit Hilfe von Kennzahlen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen kann er erkennen, ob sein Unternehmen noch auf Kurs ist – und in welche Richtung er es steuern sollte. Der Buchhalter wird auf diese Weise zum „Lotsen“ für die Unternehmensführung, was die Wertschätzung seiner Arbeit deutlich aufwertet. Zusätzlich motivieren könnte die Mitarbeiter im Finanzwesen, dass sie mit ihrer dann eher strategischen Rolle auch mehr Gehalt erwarten dürfen.

Was sind die Vorteile der digitalen Buchführung?

Zur Wirtschaftlichkeit der Investition in die digitale Buchhaltung tragen vor allem ihre größten Vorteile bei: 

• Digitale Buchführung ist sicher und nachvollziehbar: Die digitale Buchführung bietet eine sichere, verschlüsselte Datenspeicherung und ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung von Transaktionen, wodurch Sicherheit und Transparenz durchgängig gewährleistet werden.
• Verbesserung des Cashflow-Managements: Durch Echtzeitdaten und Finanzanalysen ermöglicht die digitale Buchführung eine genauere Kontrolle des Cashflows, was die Entscheidungsfindung und Planung erleichtert.
• Automatismen und Workflows minimieren Fehlerquellen: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler, indem sie sich wiederholende Aufgaben präzise und effizient erledigen. 
• Reduzierung des Arbeitsaufwandes und Beschleunigung der Prozesse: Die Digitalisierung der Buchhaltung spart Zeit und Ressourcen. Die manuelle Dateneingabe und der Papieraufwand entfallen gänzlich. Dadurch bleibt mehr Zeit für wichtige, komplexere Aufgaben. 
• Sicherheit durch intelligente Indexierung von Rechnungen: Intelligente Indexierungssysteme erleichtern die Suche und Organisation von Rechnungen und erhöhen so Sicherheit und Effizienz. 
• Produktive Abläufe und schnelle Zahlungen durch vorkonfigurierte Workflows: Konfigurierte Workflows beschleunigen Genehmigungs- und Zahlungsprozesse, steigern die Produktivität und verbessern so die Beziehungen zu Lieferanten oder Dienstleistern.
• Umweltfreundlichkeit und Kosteneinsparung: Die Reduzierung des Papierverbrauchs und manueller Prozesse trägt zum Umweltschutz bei und senkt gleichzeitig die Betriebskosten.
• Flexibilität und Mobilität: Mit der digitalen Buchführung können Finanzdaten von überall aus abgerufen und bearbeitet werden, was Flexibilität und Mobilität fördert.

Bild: Ein Workflow-Beispiel aus der Praxis: Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Aufwertung statt Verdrängung von Arbeitsplätzen

Personalkosten für die reine Buchhaltung können reduziert werden, da die Mitarbeiter durch Zeitersparnis andere Aufgaben übernehmen können bzw. sich die Work-Life-Balance im Unternehmen Raum schaffen kann. Nebenbei werden die Kosten für Papier, Drucker, Ordner und Toner ebenso gesenkt wie die Kosten für Porto. Die Kosten für eine Buchhaltung reduzieren sich also erheblich, obwohl die Buchhalter (und alle Abteilungen des Unternehmens insgesamt) deutlich flexibler agieren können.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei Projekten zur Digitalisierung der Buchhaltung sind:

• Auswahl der passenden IT- oder Cloud-Infrastruktur,
• die gelungene Kommunikation der Projektziele und
• die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Gestaltung der neuen Belegorganisation und der digitalen Workflows.

Automatisierung ist also nicht mit einem Verlust von Arbeitsplätzen gleichzusetzen. Vielmehr geht es darum, im Finanzbereich eine Spitzen-Performance zu erreichen, um im Management stets auf eine fundierte Entscheidungsgrundlage zurückgreifen zu können.

Deshalb gilt es, die Mitarbeiter in der Buchführung bei manuellen Routinearbeiten zu entlasten. So erhalten sie mehr Zeit für Aufgaben wie Analyse, Planung und Prognose. der wahre Wert der digitalen Buchhaltung liegt also darin, dass der Finanzbereich sich auf Analysen und Planungsarbeiten konzentrieren und gemeinsam mit der Unternehmensführung auf eine Verbesserung der Performance hinarbeiten kann.

Sicherheitsaspekte der digitalen Buchführung

Die Einführung der digitalen Buchführung bringt viele Vorteile mit sich, doch darf die Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Die Verwaltung sensibler Finanzdaten erfordert ein Höchstmaß an Schutz, um Risiken wie Datenverlust oder unberechtigten Zugriff zu minimieren. 

Dabei spielt vor allem die Datensicherheit ein großes Thema. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre digitalen Buchhaltungssysteme über robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen verfügen. So können sie gewährleisten, dass die Daten selbst im Falle einer Sicherheitsverletzung für Unbefugte unlesbar bleiben. In diesem Zusammenhang sind auch Zugriffskontrollen von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf sensible Finanzdaten zugreifen können.

Auch regelmäßige Datensicherungen sind unerlässlich, um Datenverluste durch Hardwarefehler, Malware oder andere unvorhergesehene Ereignisse zu vermeiden. Ein effektives Backup-System ermöglicht die Wiederherstellung von Daten im Falle eines Problems. Um bekannte Schwachstellen und Sicherheitslücken zu schließen, sind zudem regelmäßige Updates von Software und Betriebssystemen unerlässlich. Es muss stets sichergestellt werden, dass die digitalen Buchführungssysteme auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus müssen Unternehmen gewährleisten, dass ihre digitale Buchhaltung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht, insbesondere in Bezug auf die Aufbewahrung und Sicherheit von Finanzdaten.

Die Sicherheitsaspekte dürfen bei der Einführung einer digitalen Buchführung nicht außer Acht gelassen werden. Um sensible Finanzdaten vor Bedrohungen zu schützen und die Integrität der Buchführung zu gewährleisten, ist ein sorgfältig geplantes Sicherheitskonzept unerlässlich. Ist dieses gegeben, bietet die digitale Buchführung den Unternehmen zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und bessere Entscheidungsgrundlagen.

Insgesamt ist die digitale Buchführung eine moderne und zukunftsorientierte Lösung, die Unternehmen hilft, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Mit einem klaren Fokus auf Sicherheit und einer sorgfältigen Implementierung können Unternehmen die Vorteile der digitalen Buchführung voll ausschöpfen und sich auf ihre Wachstumsziele konzentrieren.

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