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In fünf Schritten zur papierlosen Buchhaltung

Papierlose Buchhaltung © Natee Meepian, Adobe Stock

Der Name ist Programm: Die papierlose Buchhaltung verzichtet weitestgehend, möglichst sogar vollständig, auf die Verarbeitung von Papierdokumenten in jeglicher Form. Treffen Rechnungen per Briefpost oder Fax ein, wie es heute immer noch gang und gäbe ist, werden sie eingescannt und digitalisiert. Die Verarbeitung und interne Weiterleitung der Dokumente erfolgen dann ebenso rein digital wie ihre Archivierung auch der Versand der Ausgangsrechnungen, falls diese für bestimmte Kunden nicht doch noch ausgedruckt werden.

Doch mit diesem analogen Vor- und Nachgeplänkel haben die Buchhalter dann rein gar nichts mehr zu tun. Das regeln Hauspost und IT-Abteilung hochautomatisiert. Auf sehr einfache Art und Weise werden durch den bewussten Verzicht auf Papier Qualität und Effizienz der Buchhaltung, also eines Kernbereiches im Unternehmen, nachhaltig verbessert.

Dass das papierlose Büro sich lohnt, liegt ja auf der Hand. Zu den Vorteilen gehören

  • die schnellere Bearbeitung von Vorgängen,
  • der Wegfall sowohl von Laufzeiten der Hauspost als auch von Liegezeiten auf den Schreibtischen,
  • Zeiteinsparungen bei der Aktenorganisation,
  • weniger Raumbedarf für Papierakten,
  • keine Übertragungsfehler bei der manuellen Eingabe von Informationen in die Buchhaltungssoftware,
  • die räumliche Unabhängigkeit vom Büro.

All das sorgt für mehr Tempo, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Compliance. Solange die Buchhaltung nicht papierlos funktioniert, ist der manuelle Aufwand enorm und erzeugt häufig starre Prozesse im Rechnungswesen. Eine weitere Crux: Sobald das Unternehmen wächst, lassen sich viele dieser Prozesse nicht effizient skalieren.

Doch bevor Buchhalter endgültig auf Papier verzichten können, gilt es, die digitale Transformation der Buchhaltung zu meistern. Das ist weit mehr als nur ein IT-Projekt, ändert sich doch Vieles, nicht nur die Darstellung der Informationen von analog auf digital. In der Regel ändern sich wie gesagt auch die Prozesse, sowohl unternehmensintern als auch in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Damit ändert sich auch der Arbeitsalltag in der Buchhaltung; viele nervige Routineaufgaben entfallen, neue Aufgaben in Bereichen wie Controlling, Reporting oder Planung kommen hinzu.

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Change-Projekt papierlose Buchhaltung

Die Einführung der papierlosen Buchhaltung ist ein typisches Change-Projekt, das sich in fünf Phasen unterteilen lässt. Um die Vorteile der papierlosen Buchhaltung möglichst schnell nutzen zu können, den Umstieg mit überschaubarem Aufwand, wenig Stress und hoher Akzeptanz der Belegschaft zu meistern, bedarf es der folgenden fünf logischen Projektabschnitte.

1. Phase – Vorbereitung und Planung der papierlosen Buchhaltung

Zunächst gilt es Akzeptanz zu schaffen, also die Belegschaft auf die Änderungen mental vorzubereiten. Das Management sollte wissen, dass die papierlose Buchhaltung zwar viele Vorteile mit sich bringt, ihre Einführung jedoch zunächst Mehraufwand und initiale Kosten verursachen wird.

Wichtig ist vorab die gründliche Analyse des Status quo. Hier gilt es, Automatisierungspotenziale zu erkennen und diejenigen Aufgaben der Buchhalter zu identifizieren, bei denen der größte Optimierungsbedarf herrscht. Das ist wichtig, denn die Digitalisierung der Buchhaltung muss keineswegs per „Big Bang“ komplett auf einen Schlag erfolgen, sondern kann sukzessive in verschiedenen Bereichen erfolgen, um die Kosten zu strecken, das Risiko zu minimieren und den Aufwand in Grenzen zu halten.

Wichtig ist aber die Definition der automatisierten Prozessabläufe in der Buchhaltung als verbindliche Zielvorgabe, auf die dann hingearbeitet werden kann.

Genauso wichtig wie die klare Vorstellung vom angestrebten „Rechnungswesen 4.0“ ist es, die Mitarbeiter bei diesem Vorhaben mit ins Boot zu nehmen und so die nötige Akzeptanz zu schaffen.

Die beste Software bringt ja nichts, wenn sie nicht benutzt wird. Hier geht es natürlich um Aufklärung und den Abbau von Ängsten (z. B. dass der Arbeitsplatz verloren geht) und Vorbehalten (dass das IT-System schwierig zu bedienen ist). Für viel Akzeptanz sorgt es auch, wenn das Feedback der Buchhalter von Anfang an berücksichtigt wird, beispielsweise was die Auswahlkriterien für die Software die Gestaltung von Prozessen, Bedienoberflächen und Workflows betrifft. Schließlich sind sie die besten Kenner der Materie und diejenigen, die später mit der Software arbeiten.

2. Phase – Prozesse definieren, Software auswählen

Zwingende Voraussetzung für die papierlose Buchhaltung ist eine funktional ausgereifte, effiziente Buchhaltungssoftware. Häufig wird eine Vielzahl weiterer Programme eingesetzt, um buchhalterische Prozesse möglichst vollständig automatisch abzubilden. Das betrifft z. B.

  • die Erstellung und den Versand von Rechnungen als Mail, Digitale Rechnung oder EDI-Dokument,
  • die digitale Belegverarbeitung,
  • Scan- und OCR-Funktionen,
  • die automatische Zuordnung zu Buchungssätzen, Kostenstellen und Mitarbeitern,
  • das Mahnwesen,
  • die Verknüpfung mit dem Online-Banking und die Einbindung der Steuerberatung,
  • die Integration von Kommunikations-Apps und Workflows für automatische Meldungen und Erinnerungen und
  • last but not least auch die digitale Archivierung.

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software bietet sich hier als integrative Lösung an.

Von entscheidender Bedeutung ist, dass die eingesetzte Software sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt und reibungslos zusammenarbeitet. Schon Mankos wie die mangelnde Kompatibilität zum Warenwirtschafts- oder Banking-System können große Nachteile bedeuten.

Bei der Auswahl der passenden Software kommt es nicht nur auf die Funktionalität an, sondern auch darauf, wie diese Funktionalität angeboten wird – als SaaS-, Cloud- oder On-Premises-Paket, als Komplettlösung für die papierlose Buchhaltung oder als spezielle App, die in die Gesamtlösung eingebunden wird.

Beim Vergleich der Funktionalität, aber auch der Performance, Stabilität und Skalierbarkeit der Software lassen sich die Testphasen nutzen, die für viele Software-Produkte kostenlos angeboten werden. In diesem Testphasen erfolgt dann auch die Evaluation nach den eigenen Auswahlkriterien. An dieser Stelle gilt es vor allem, die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Schnittstellen zu Buchhaltungs- oder EDI-Systemen beispielsweise oder die Lauffähigkeit mit der vorhandenen IT-Infrastruktur sind typische K.o.-Kriterien.

Sind die Prozesse erst einmal definiert und die dafür notwendige Software installiert, sollten die finalen Prozesse in einem Handbuch festgehalten werden. Dieses Handbuch dient nicht nur zur Information der Mitarbeiter, sondern ist später auch die Basis für die steuerrechtlich relevante Verfahrensdokumentation und etwaige Prozessverbesserungen.

3. Phase – Compliance

Alle definierten Prozesse müssen aus steuerrechtlicher Sicht bewertet werden. Wie zuvor auch ist die Prüfung auf die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) notwendig. Demnach müssen alle Geschäftsvorfälle „nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden“.

Bei papierloser Buchhaltung sind außerdem die „Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) zu beachten. Hier geht es neben der Erfassung und Vollständigkeit vor allem um die Unveränderbarkeit und Fälschungssicherheit der Daten.

Das aus juristischer Perspektive wichtigste Dokument ist hier die Verfahrensdokumentation, die alle Schritte in nachvollziehbarer Form darstellt. Insbesondere folgende Fragen müssen beantwortet werden:

  • Welche Soft- und Hardware wird eingesetzt?
  • Wie ist der Umgang mit Papierbelegen geregelt (scannen, lagern, vernichten)?
  • Wie werden digital erstellte bzw. digitalisierte Rechnungen gehandhabt und aufbewahrt?
  • Welche Mitarbeiter sind wie eingebunden?
  • Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

4. Phase – Roll-out der papierlosen Buchhaltung

Ist die Compliance-Hürde genommen, kann es endlich losgehen mit der papierlosen Buchhaltung. Die Soft- und Hardware wird in Betrieb genommen, alle neuen Prozesse werden ausgerollt. Die Software wird initialisiert und in die Infrastruktur eingebettet, parallel dazu erfolgt das Digitalisieren bzw. Einscannen derjenigen Dokumente (Kontoauszüge, Verträge, Eingangsrechnungen, Belege etc.), die als Basis für die digitale Buchhaltung erforderlich sind. Hinzu kommt deren Verschlagwortung und Archivierung.

Dann werden die neuen Funktionen getestet und vor allem die Mitarbeiter geschult, denn der Abschied vom Papier und der Einstieg in die digitale Buchhaltung erfordert zwar ein Umdenken, ist aber dennoch einfach zu meistern.

5. Phase – Evaluation und Verbesserung

Den Mitarbeitern und der Steuerberatung sollte schon während, aber auch nach der Umstellung die Möglichkeit zur konstruktiven Kritik eingeräumt werden, z. B. an bestimmten Prozessschritten oder neuen Software-Bausteinen. Gibt es daraufhin grundlegende Änderungen, um die papierlose Buchhaltung weiter zu optimieren, darf natürlich die erneute Überprüfung der Compliance nicht fehlen.

Letztendlich geht es um die laufende Optimierung der Systeme und Abläufe auf Basis des Feedbacks, sowie um die weitere Schulung aller Beteiligten bei Änderungen oder neuen Software-Releases. Im Gegensatz zu den vorherigen Phasen wird die Optimierung nicht abgeschlossen, sondern läuft kontinuierlich fort.

Ein modernes Dokumentenmanagement-System bietet dann allen Mitarbeitern, Lieferanten und/oder Kunden einen sicheren, organisierten Zugriff auf alle digitalen Dokumente. Und zwar jederzeit und überall per Internet-Verbindung und Browser.

Das heißt: Die papierlose Buchhaltung kann überall dort sein, wo der Einsatz von Smartphone, Tablet oder Notebook möglich ist. Über Benutzer- und Gruppenberechtigungen lässt sich einfach sicherstellen, dass Benutzer einzig und allein auf die Dokumente, Anwendungen und Dashboards zugreifen können, für die sie eine Berechtigung haben – und zwar ohne Unterschied sowohl in der Cloud als auch On-Premises.

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