Rechnungseingang automatisieren: Der Schlüssel zur modernen Finanzverwaltung

Besonders in kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann die Rechnungsverarbeitung Kopfzerbrechen verursachen. Die manuelle Bearbeitung eingehender Rechnungen kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Korrekturen, die zu weiteren Zahlungsverzögerungen führen.

In Rechnungen wird festgehalten, welches Produkt oder welche Dienstleistung das Unternehmen wann und von wem gekauft hat, die Kosten pro Einheit, die Gesamtmenge der gekauften Einheiten, die Zahlungsbedingungen, die möglichen Zahlungsarten, die anfallenden Steuern und andere finanzielle Informationen, wie z. B. Rabatte oder Skonti für frühzeitige Zahlungen oder zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlungen.

Übersicht:

• Was ist die manuelle Rechnungsbearbeitung?
• Die Automatisierung des Rechnungseingangs
• Wie optimiert der automatische Rechnungseingang das Cashflow-Management?
• Eingebaute Fehlerkontrollen sind ein weiterer Vorteil beim Automatisieren des Rechnungseingangs
• Mitarbeiterentlastung und Fokussierung auf strategische Aufgaben
• Wie unterstützt der automatisierte Rechnungseingang bei der Einhaltung von Vorschriften?
• Die Automatisierung des Rechnungseingangs ist eine wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation

All das muss geprüft werden, denn wer will schon zu viel bezahlen? Diese Prüfung dauert. Denn neben der Buchhaltung ist in der Regel auch die Fachabteilung und gelegentlich auch die Geschäftsführung involviert. Deshalb macht das Automatisieren des Rechnungseingangs viel Sinn: Das papierlose Arbeiten spart Zeit und schaltet den Fehlerteufel aus. So muss das Unternehmen nicht auf Skonti oder Rabatte verzichten und läuft erst recht nicht in Gefahr, als säumiger Zahler zu gelten.

Was ist die manuelle Rechnungsbearbeitung?

Traditionell erstellt der Lieferant eine Rechnung für die geleistete Arbeit oder das verkaufte Produkt und schickt diese per Brief oder Fax an den Kunden. Der gibt die Rechnungsdaten manuell in sein ERP- oder Buchhaltungs-System ein. In dieser Phase wird auch eine Kopie der Lieferantenrechnung zu Sicherungs- und Prüfungszwecken in das Archiv eingescannt – oder auch noch in einem Ordner abgeheftet. Die Rechnung wird dann manuell im System mit den richtigen Lieferantendaten abgeglichen.

Der Kunde prüft dabei die Rechnungsdaten. In dieser Phase kommt es oft zu Engpässen, besonders in großen Unternehmen. Dann kann der Genehmigungsprozess aufgrund von vielen Genehmigern und komplexeren Genehmigungsabläufen länger dauern. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft, in das System eingegeben und sicher abgelegt, wird sie genehmigt und dann auch bezahlt.

Die Automatisierung des Rechnungseingangs

Schritt 1: Digitaler Posteingang

Um den Rechnungseingang zu automatisieren, gilt es zunächst, die Rechnungen zu digitalisieren. Dazu werden Scanner und Computer mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen eingesetzt, die sowohl die manuelle Dateneingabe als auch andere mühsame Aufgaben im  Rechnungsmanagement überflüssig machen. Im ersten Schritt werden alle Eingangsrechnungen digitalisiert, die noch auf Papier eintreffen – sei es per Fax oder Briefpost. Diese Rechnungen werden gescannt und als digitales Dokument im DMS gespeichert.

Danach werden aus allen, nunmehr digitalen, Rechnungen die relevanten Daten ausgelesen. Also auch aus den z. B. per Mail oder EDI eingehenden Rechnungen. Dieser Prozess kann bei strukturierten EDIFACT-Dokumenten simpel sein, bei gescannten Bilddateien oder PDF-Dokumenten aber auch beliebig komplex. Denn zur Verarbeitung solcher Rechnungen muss der Empfänger alle Rechnungsdaten mit Hilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) in das System einpflegen. Verfahren der künstlichen Intelligenz bzw. des maschinellen Lernens, die in der Regel in moderne Dokumentenmanagement-Systeme integriert sind, können hierbei gute Dienste leisten.

Schritt 2: Automatisierung von Standardprozessen

Sind die Dokumente in der Buchhaltung erst einmal digitalisiert, sieht das Automatisieren des Rechnungseingang folgendermaßen aus: Die Buchhalter sammeln, scannen und extrahieren die Daten für die Validierung sowie die anschließende Übergabe in die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme. Dort erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen. Digitalisierung hilft also auch, die Ablage im Büro zu organisieren. Zum anderen ist das genau der richtige Zeitpunkt, das Rechnungswesen insgesamt in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ und Revisionssicherheit auf den Prüfstand zu stellen.

Automatisierungen sparen in dieser Phase zusätzlich Zeit bei der Eingabe der Lieferantendaten, da in der Regel auch der Abgleich automatisiert werden kann. Auch alle Genehmiger werden automatisch durch das DMS benachrichtigt, dass sie Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben. Sind sie im Urlaub oder krank, werden automatisch ihre Stellvertreter informiert. Sind sie jedoch auf Dienstreise oder im Homeoffice, ist das kein Problem, weil die modernen Systeme dank innovativer Cloud-Technologie auch über mobile Geräte problemlos in die Workflows einbezogen werden. Dadurch haben die Genehmiger durchgängig Zugriff auf sämtliche Informationen, die sie für die Rechnungsprüfung brauchen.

Hier spart die Automatisierung sehr viel Zeit, denn oft sind mehrere Genehmigungsrunden erforderlich. Wieviel Zeit verstreicht, wenn mehrere E-Mails und/oder Anrufe bei den involvierten Genehmigern nötig sind, um sie an ihre Aufgabe zu erinnern? Und wie lange dauert es, die Rechnungen möglicherweise neu einzugeben, falls Fehler entdeckt werden? All diese zeitraubenden Verzögerungen erübrigen sich durch das Automatisieren des Rechnungseingangs mithilfe eines DMS.

Wie optimiert der automatische Rechnungseingang das Cashflow-Management?

Die Automatisierung des Rechnungseingangs beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess erheblich. Dank intelligenter Softwarelösungen wie DMS, Scannern und OCR-Technologien können eingehende Rechnungen effizient digitalisiert und relevante Daten einfach extrahiert werden. Das erlaubt nicht nur eine schnellere Verarbeitung von Papierrechnungen, sondern auch eine zügige Bearbeitung von E-Mails oder EDI-Rechnungen. Die daraus resultierende Zeitersparnis macht sich auch anhand von verkürzten Zahlungszyklen bemerkbar. Das liegt vor allem daran, dass Buchhalter und Finanzabteilungen mit einem modernen DMS deutlich schneller in der Lage sind, Rechnungen zu validieren und freizugeben.

Ist die Rechnung erst einmal freigegeben, kann sie umgehend bezahlt werden. Auch dieser Schritt im Rechnungsprozess lässt sich automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Automatische Zahlungen können beispielsweise über Online-Zahlungsplattformen oder das Electronic Banking für vorgegebene Zeitpunkte terminiert werden, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. Mit der Automatisierung sinkt auch hier der Spielraum für menschliche Fehler drastisch, und es lässt sich Zeit sparen, die sonst für die Behebung solcher Fehler nötig wäre.

Sowohl die beschleunigte Verarbeitung als auch die Freigabe der Rechnungen sorgen für eine effektive Steuerung des Cashflows. Durch die effizienzsteigernden Veränderungen, die mit einem automatisierten Rechnungseingang einhergehen, können Unternehmen Zahlungen pünktlich leisten, was wiederum die Lieferantenbeziehungen stärkt und gegebenenfalls Skontovorteile sichert. Die optimierte Cashflow-Verwaltung trägt aber auch dazu bei, finanzielle Engpässe zu vermeiden und schafft so eine solide Grundlage für die optimierte Liquiditätsplanung. Dazu trägt auch die erhöhte Genauigkeit bei der Datenerfassung bei, die mit der Automatisierung des Rechnungseingangs einhergeht.

Insgesamt trägt die Optimierung des Cashflow-Managements durch den automatisierten Rechnungseingang mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems nicht nur zu einer effizienteren operativen Organisation bei, sondern stärkt auch die finanzielle Position des Unternehmens, fördert das Wachstum und minimiert potenzielle Risiken.

Eingebaute Fehlerkontrollen sind ein weiterer Vorteil beim Automatisieren des Rechnungseingangs

Dass das Geld auch bei automatischen Zahlungen direkt an den richtigen Lieferanten geht, stellen eingebaute Fehlerkontrollen und automatische Abgleiche im DMS sicher. Diese automatisierten Prozesse im Rechnungswesen helfen außerdem auch dabei, potenzielle Überzahlungen zu erkennen, wenn beispielsweise die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt oder die Lieferung nicht vollständig war. Die Automatisierung hilft auch, doppelte Rechnungen automatisch zu erkennen, wodurch verhindert wird, dass eine Rechnung aufgrund von Flüchtigkeitsfehlern beim Abgleich mit dem ERP-System mehrfach bezahlt wird.

Automation sorgt so für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, weniger Kopfzerbrechen im Finanzteam und insgesamt für ein wettbewerbsfähigeres Unternehmen. Der automatisierte Rechnungseingang bedeutet auch, dass alle Lieferanten eine bessere Erfahrung mit Ihnen als Geschäftspartner machen, da pünktliche Zahlungen zu einer insgesamt hervorragenden Servicequalität beisteuern. Ein wichtiger Beitrag zu Aufbau und Pflege guter Kundenbeziehungen!

Mitarbeiterentlastung und Fokussierung auf strategische Aufgaben

Die Implementierung eines automatisierten Rechnungseingangs mithilfe eines DMS bringt nicht nur finanzielle Vorteile mit sich, sondern bedeutet auch, dass die Mitarbeiter ihre Zeit und Ressourcen auf andere Aufgaben konzentrieren und so zu Wachstum und Innovation beitragen können. Dafür sorgen vor allem folgende Aspekte:

• Reduzierung manueller Tätigkeiten: Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien im DMS müssen sich Mitarbeiter nicht mehr mit manuellen und zeitaufwändigen Prozessen wie der manuellen Dateneingabe oder der Rechnungsprüfung befassen. Ein modernes Dokumentenmanagement-System übernimmt diese Aufgaben effizient und fehlerfrei, was nicht nur den Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler minimiert.
• Freie Ressourcen für strategische Aufgaben: Die Automatisierung des Rechnungseingangs setzt wertvolle Ressourcen frei. Eben diese Ressourcen können nun für strategische Aufgaben wie Analysen, Budgetplanungen und strategische Finanzentscheidungen eingesetzt werden. Das trägt dazu bei, dass Unternehmen agiler werden und besser auf sich verändernde Marktbedingungen reagieren können.
• Innovationskultur: Dadurch, dass zahlreiche Routinetätigkeiten wegfallen, wird im Unternehmen auch eine Innovationskultur gefördert. Neue Ideen und Kreativität können mehr Raum finden und die Mitarbeiter können sich auf anspruchsvollere und interessantere Aufgaben konzentrieren, die nicht nur ihre eigene berufliche Entwicklungen fördern, sondern auch innovative Lösungen und Geschäftsmodelle vorantreiben.
• Optimierte Mitarbeiterzufriedenheit: Auch die Mitarbeiterzufriedenheit kann durch die Implementierung eines automatisierten Rechnungseingangs gesteigert werden. Das liegt vor allem daran, dass durch die Automatisierung monotone und zeitaufwändige Aufgaben wegfallen und die Mitarbeiter sich auf erfüllende Tätigkeiten konzentrieren können.

Insgesamt bedeutet die Entlastung der Mitarbeiter durch den automatisierten Rechnungseingang durch Systeme wie beispielsweise DMS nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch einen Beitrag zur Schaffung eines positiven Arbeitsumfeldes, in dem die Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.

Wie unterstützt der automatisierte Rechnungseingang bei der Einhaltung von Vorschriften?

Das Automatisieren des Rechnungseingangs kann ebenfalls dafür sorgen, dass Sicherungskopien von Rechnungen zuverlässig gespeichert werden, sodass beispielsweise das Gerangel bei der Suche nach Dokumenten für Audits vermieden wird. Das liegt unter anderem daran, dass in Dokumentenmanagement-Systemen auch die gesetzlich verpflichtende revisionssichere Archivierung problemlos möglich ist. Außerdem sinkt in einer digitalen Buchhaltung die Gefahr, dass eine Rechnung verloren geht, da alle Dokumente dank umfassender Suchfunktion immer schnell und einfach zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit, in Echtzeit auf alle Finanzdaten zugreifen zu können, hilft, eventuelle Unstimmigkeiten so früh wie möglich zu erkennen.

Eine anschließende Automatisierung der Debitorenbuchhaltung verschafft dann sogar einen Echtzeit-Überblick über den Cashflow des gesamten Unternehmens und erlaubt es, den Status der ausstehenden Rechnungen zu verfolgen. Außerdem spart dieser Schritt Geld für Papier, Tinte, Kuverts und Porto ausgehender Rechnungen – und schont gleichzeitig die Umwelt.

In der schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt von heute erhöhen automatisierte Rechnungsworkflows die Flexibilität des gesamten Teams, das sich weniger um zeitraubende Routinetätigkeiten kümmern muss. Sie verschafft dem Unternehmen zusätzlich das Image eines modernen Arbeitgebers – ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.

Die Vorteile des E-Invoicing sind vielfältig, zumal es viele potenziellen Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung mildert. Wer sich also auf die Suche nach der besten Software für sein Unternehmen macht, sollte nicht nur auf die Funktionalität und die Kosten achten. Auch die Integration mit der bereits verwendeten Hardware- und Software-Welt ist von Bedeutung, ebenso wie die Frage, ob in Zukunft der Schritt in die Cloud möglichst reibungslos möglich ist.

Die Automatisierung des Rechnungseingangs ist eine wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist nicht zuletzt eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation des Unternehmens insgesamt. Dass die Digitalisierung ja sämtliche Grenzen im Unternehmen sprengt und verschiedenste, bisher separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren auf digitalen Wegen eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation.

Innerhalb eines Unternehmens haben alle Abteilungen mit radikalen Veränderungen umzugehen. Im Zentrum des Umbruchs steht das Rechnungswesen als Herz und Hirn des Unternehmens, das daher als einer der ersten Bereiche digitalisiert werden soll.

Buchhaltung und Rechnungswesen spielen eine ganz zentrale Rolle innerhalb eines jeden Unternehmens. Auch in Zukunft wird das so bleiben, weil hier einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ablaufen. Mit einer passiven Haltung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht das Rechnungswesen eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit auch neue Erfolge. Die papierlose Buchhaltung inklusive der Automatisierung des Rechnungseingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg dahin und kann mithilfe eines modernen, cloud-basierten Dokumentenmanagement-Systems auch in Ihrem Unternehmen die digitale Transformation voranbringen.

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