Besonders in kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann die Rechnungsverarbeitung Kopfzerbrechen verursachen. Die manuelle Bearbeitung eingehender Rechnungen kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Korrekturen, die zu weiteren Zahlungsverzögerungen führen.
In Rechnungen wird festgehalten, welches Produkt oder welche Dienstleistung das Unternehmen wann und von wem gekauft hat, die Kosten pro Einheit, die Gesamtmenge der gekauften Einheiten, die Zahlungsbedingungen, die möglichen Zahlungsarten, die anfallenden Steuern und andere finanzielle Informationen, wie z. B. Rabatte oder Skonti für frühzeitige Zahlungen oder zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlungen.
All das muss geprüft werden, denn wer will schon zu viel bezahlen? Diese Prüfung dauert. Denn neben der Buchhaltung ist in der Regel auch die Fachabteilung und gelegentlich auch die Geschäftsführung involviert. Deshalb macht das Automatisieren des Rechnungseingangs viel Sinn: Das papierlose Arbeiten spart Zeit und schaltet den Fehlerteufel aus. So muss das Unternehmen nicht auf Skonti oder Rabatte verzichten und läuft erst recht nicht in Gefahr, als säumiger Zahler zu gelten.
Manuelle Rechnungsbearbeitung
Traditionell erstellt der Lieferant eine Rechnung für die geleistete Arbeit oder das verkaufte Produkt und schickt diese per Brief oder Fax an den Kunden. Der gibt die Rechnungsdaten manuell in sein ERP- oder Buchhaltungs-System ein. In dieser Phase wird auch eine Kopie der Lieferantenrechnung zu Sicherungs- und Prüfungszwecken in das Archiv eingescannt – oder auch noch in einem Ordner abgeheftet. Die Rechnung wird dann manuell im System mit den richtigen Lieferantendaten abgeglichen.
Der Kunde prüft dabei die Rechnungsdaten. In dieser Phase kommt es oft zu Engpässen, besonders in großen Unternehmen. Dann kann der Genehmigungsprozess aufgrund von vielen Genehmigern und komplexeren Genehmigungsabläufen länger dauern. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft, in das System eingegeben und sicher abgelegt, wird sie genehmigt und dann auch bezahlt.
Erster Schritt beim Automatisieren des Rechnungseingangs: Digitaler Posteingang
Um den Rechnungseingang zu automatisieren, gilt es zunächst die Rechnungen zu digitalisieren. Dazu werden Scanner und Computer mit intelligenter Software eingesetzt, die sowohl die manuelle Dateneingabe als auch andere mühsame Aufgaben im Rechnungsmanagement überflüssig machen. Im ersten Schritt werden alle Eingangsrechnungen digitalisiert, die noch auf Papier eintreffen – sei es per Fax oder Briefpost. Diese Rechnungen werden gescannt und als digitales Dokument abgespeichert.
Danach werden aus allen, nunmehr digitalen, Rechnungen die relevanten Daten ausgelesen. Also auch aus den z. B. per Mail oder EDI eingehenden Rechnungen. Dieser Prozess kann bei strukturierten EDIFACT-Dokumenten simpel sein, bei eingescannten Bilddateien oder PDF-Dokumenten aber auch beliebig komplex. Zur Verarbeitung solcher Rechnungen muss der Empfänger ja alle Rechnungsdaten mit Hilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) in das System einpflegen. Dabei können Verfahren der Künstlichen Intelligenz bzw. des Maschinellen Lernens gute Dienste leisten.
Zweiter Schritt: Automatisierung von Standardprozessen
Sind die Dokumente in der Buchhaltung erst einmal digitalisiert, sieht das Automatisieren des Rechnungseingang so aus: Die Buchhalter sammeln, scannen und extrahieren die Daten für die Validierung sowie die anschließende Übergabe in die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme. Dort erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen. Digitalisierung hilft also auch, im Büro die Ablage zu organisieren. Zum anderen ist das genau der richtige Zeitpunkt, das Rechnungswesen insgesamt in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ und Revisionssicherheit auf den Prüfstand zu stellen.
Automatisierung in dieser Phase spart zusätzlich auch Zeit bei der Eingabe der Lieferantendaten, da in der Regel auch Abgleich automatisiert werden kann. Auch alle Genehmiger werden automatisch benachrichtigt, dass sie Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben. Sind sie im Urlaub oder krank, werden automatisch ihre Stellvertreter informiert. Sind Genehmiger auf Dienstreise oder im Homeoffice, ist das kein Problem, weil auch die mobilen Geräte in die Workflows einbezogen sind. Zudem haben die Genehmiger Zugriff auf sämtliche Informationen, die sie für die Rechnungsprüfung brauchen.
Hier spart die Automatisierung sehr viel Zeit, denn oft sind mehrere Genehmigungsrunden erforderlich. Wieviel Zeit verstreicht, wenn mehrere E-Mails und/oder Anrufe bei den involvierten Genehmigern nötig sind, um sie an ihre Aufgabe zu erinnern? Und wie lange dauert es, die Rechnungen möglicherweise neu einzugeben, falls Fehler entdeckt werden? All das erübrigt das Automatisieren des Rechnungseingangs.
Ist sie freigegeben, kann die Rechnung bezahlt werden. Auch dieser Schritt lässt sich automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Automatische Zahlungen können über z. B. Online-Zahlungsplattformen oder das Electronic Banking für vorgegebene Zeitpunkte terminiert werden, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. Mit der Automatisierung sinkt auch hier der Spielraum für menschliche Fehler drastisch, und es lässt sich Zeit sparen, die sonst für die Behebung solcher Fehler nötig wäre.
Eingebaute Fehlerkontrollen sind ein weiterer Vorteil beim Automatisieren des Rechnungseingangs
Eingebaute Fehlerkontrollen und automatischer Abgleich stellen sicher, dass das Geld an den richtigen Lieferanten geht. Diese automatisierten Prozesse im Rechnungswesen helfen außerdem auch dabei, potenzielle Überzahlungen zu erkennen, wenn z. B. die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt oder die Lieferung nicht vollständig war. Die Automatisierung hilft auch doppelte Rechnungen automatisch zu erkennen, was verhindert, dass aufgrund eines Flüchtigkeitsfehlers beim Abgleich mit dem ERP-System eine Rechnung mehrfach bezahlt wird.
Automation sorgt so für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, weniger Kopfzerbrechen im Finanzteam und insgesamt für ein wettbewerbsfähigeres Unternehmen. Die Mitarbeiter können ihre Zeit und Ressourcen auf andere Aufgaben konzentrieren und so zu Wachstum und Innovation beitragen. Der automatisierte Rechnungseingang bedeutet auch, dass alle Lieferanten eine bessere Erfahrung mit Ihnen als Geschäftspartner machen, da pünktliche Zahlungen zu einer insgesamt hervorragenden Servicequalität beisteuern. Ein wichtiger Beitrag zu Aufbau und Pflege guter Kundenbeziehungen!
Die Einhaltung von Vorschriften
Das Automatisieren des Rechnungseingangs kann ebenfalls dafür sorgen, dass Sicherungskopien von Rechnungen zuverlässig gespeichert werden, sodass beispielsweise das Gerangel bei der Suche nach Dokumenten für Audits vermieden wird. Außerdem sinkt in einer digitalen Buchhaltung die Gefahr, dass eine Rechnung verloren geht. Die Möglichkeit, in Echtzeit auf alle Finanzdaten zuzugreifen, hilft etwaige Unstimmigkeiten möglichst früh zu erkennen.
Eine anschließende Automatisierung der Debitorenbuchhaltung verschafft dann sogar einen Echtzeit-Überblick über den Cashflow des gesamten Unternehmens und erlaubt es, den Status der ausstehenden Rechnungen zu verfolgen. Außerdem spart dieser Schritt Geld für Papier, Tinte, Kuverts und Porto ausgehender Rechnungen – und schont gleichzeitig die Umwelt.
In der schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt von heute erhöhen automatisierte Rechnungsworkflows die Flexibilität des gesamten Teams, das sich weniger um zeitraubende Routinetätigkeiten kümmern muss. Sie verschafft dem Unternehmen zusätzlich das Image eines modernen Arbeitgebers – ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.
Die Vorteile des E-Invoicing sind vielfältig, zumal es viele potenziellen Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung mildert. Wer sich also auf die Suche nach der besten Software für sein Unternehmen macht, sollte nicht nur auf die Funktionalität und die Kosten achten. Auch die Integration mit der bereits verwendeten Hardware- und Software-Welt ist von Bedeutung, ebenso wie die Frage, ob in Zukunft der Schritt in die Cloud möglichst reibungslos möglich ist.
Automatisieren des Rechnungseingangs als wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation
Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist nicht zuletzt eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation des Unternehmens insgesamt. Dass die Digitalisierung ja sämtliche Grenzen im Unternehmen sprengt und verschiedenste, bisher separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren auf digitalen Wegen eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation.
Innerhalb eines Unternehmens haben alle Abteilungen mit radikalen Veränderungen umzugehen. Im Zentrum des Umbruchs steht das Rechnungswesen als Herz und Hirn des Unternehmens, das daher als einer der ersten Bereiche digitalisiert werden soll.
Bisher spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine ganz zentrale Rolle innerhalb eines jeden Unternehmens. Auch in Zukunft muss das so bleiben, weil hier einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ablaufen. Mit einer passiven Haltung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht das Rechnungswesen eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Die papierlose Buchhaltung inklusive des Automatisierens vom Rechnungseingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg dahin.
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