Wie oft verschwenden Unternehmen Geld für Produkte, die eigentlich niemand hätte kaufen dürfen? Und was kostet eine fehlerhafte oder ineffiziente Rechnungsbearbeitung, falls Bestellungen ordnungsgemäß genehmigt sind und auch die richtigen Produkte geliefert wurden? In der Praxis gibt es immer wieder drei typische Fehler im Rechnungswesen:
1. Unerlaubte Bestellungen werden bezahlt: Werden die Prozesse in der Buchhaltung nicht so stringent eingehalten wie es sein sollte, kann es vorkommen, dass ein Unternehmen auch solche Produkte und Dienstleistungen bezahlt, die von Mitarbeitern unbefugt eingekauft worden sind.
So lässt sich Fehler 1 verhindern: Elektronisches Dokumenten-Management sorgt jedoch dafür, dass ausnahmslos alle Prozesse im Bestell- und Rechnungswesen konsequent eingehalten werden. Für jede Bestellung oder Zahlung liegen also auf jeden Fall die erforderlichen Genehmigungen vor. Außerdem werden die Prozesse transparenter und schneller abgewickelt, beispielsweise durch die Automatisierung von Workflows und die Implementierung wichtiger Geschäftsregeln und -praktiken in Form von Software.
Beispielsweise kann ein DMS so sicherstellen, dass keine Bestellung erfolgt, die nicht mindestens von zwei Verantwortlichen geprüft und genehmigt worden ist. Ein Verantwortlicher übernimmt die fachliche Prüfung der Bestellung hinsichtlich der technischen Spezifikationen und des Preises, der andere prüft die Zahlungsmodalitäten und die Einhaltung des Budgetrahmens. Das DMS stellt zudem sicher, dass automatisch zusätzliche Genehmigungen durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung eingeholt werden, falls beispielsweise bestimmte Mengen- oder Kostengrenzen überschritten sind.
2. Überzahlungen: Das sind die wohl schmerzlichsten Pannen im Rechnungswesen. Sei es, weil irrtümlich ein zu hoher Rechnungsbetrag beglichen wird. Oder sei es, weil wegen der schleppenden Bearbeitung Skonti, Rabatte oder Boni verfallen und schlimmstenfalls zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch noch Verzugszinsen und Mahngebühren zu zahlen sind.
So lässt sich Fehler 2 verhindern: Auch die Ursache für solche Pannen schaltet ein DMS praktisch aus. Der Buchhalter muss „nur“ die Rechnungssumme mit den entsprechenden Kaufverträgen, Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen. Das ist aber leichter gesagt als getan und kann unnötig zeitraubend sein, wenn die Dokumente noch auf Papier vorliegen. Die Folge: Fehler durch den Zeitdruck oder aber die verzögerte Zahlung – beides kann teuer werden.
Abhilfe schafft ein Dokumentenmanagement-System, das alle wichtigen Dokumente elektronisch archiviert und den Buchhaltern diesen Abgleich der Rechnungssumme sowie die übrigen Prüfungen schnell und mühelos erlaubt.
3. Fehlende Rechnungen: Was geschieht, wenn der Buchhalter eine Rechnung vergeblich sucht, weil sie verlegt oder irrtümlich gar weggeworfen wurde? Allein schon aus Compliance-Gründen dürfen solche Pannen nicht passieren. Das Finanzamt beziehungsweise der Steuerprüfer legen viel Wert auf eine saubere Rechnungsverarbeitung und ordnungsmäßige Buchführung. Nur so lässt sich vermeiden, dass Unternehmen durch Scheinrechnungen ihre Umsätze oder Gewinne verfälschen.
So lässt sich Fehler 3 verhindern: Unternehmen investieren heute auch viel Geld in Backup und Betriebskontinuitätsmanagement. Selbst Naturkatastrophen oder Hacker-Angriffe haben dann keinen Verlust wichtiger Dokumente mehr zur Folge. Kleine Flüchtigkeitsfehler dürfen schon gar nicht derart gravierende Konsequenzen haben. Wer also unbefugte Bestellungen, teure Überzahlungen oder fatale Dokumentenverluste befürchtet, der kann diese Risiken durch die Einführung einer DMS- oder ECM-Lösung deutlich mindern und sich vor Pannen im Rechnungswesen schützen.
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