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Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss

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Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Finanzfunktionen werden zunehmend digital. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und damit die Automatisierung der Prozesse in diesen Bereichen ein wichtiges Thema, das für ein Unternehmen zwar einige Veränderungen mit sich bringt, allerdings durchaus positive.

Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG gibt einen wichtigen Überblick zum Ablauf der Digitalisierung, den zu erwartenden Hürden und darüber, wo die deutschen Unternehmen im Prozess der Digitalisierung und im Bereich Automatisierung Rechnungswesen stehen.

Das internationale Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt mit der Untersuchung „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ die aktuellen Trends zur Digitalisierung im Rechnungswesen auf.

Wir gehen in diesem Blogbeitrag tiefer auf die Erkenntnisse beider Studien ein und erklären Ihnen alles Wesentliche, was Sie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen unbedingt wissen müssen.

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Digitalisierung im Rechnungswesen: Status Quo und Ausblick

Der Digitalisierungsvorgang im Finanzwesen bedeutet vor allem, dass Prozesse im Rechnungswesen homogenisiert, digitalisiert und möglichst automatisiert werden. Dafür kommen Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme zum Einsatz, aber auch andere Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe zu digitalisieren.

Wer sein Unternehmen der digitalen Transformation unterziehen und auf die unausweichlichen digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall vor dieser Aufgabe: der Digitalisierung des Rechnungswesens. Dabei ergeben sich Fragen wie:

  • Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren?
  • Und welche Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für den Gesamterfolg einer digitalen Transformation.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist trotz all sich ergebender Fragen einfacher, als viele Unternehmer denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Rechnungsverarbeitung gar zum Kinderspiel. Durch den Einsatz entsprechender Workflows im DMS kann sie zudem vollständig automatisiert werden.

Studie zeigt eindeutigen Trend zu mehr Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen

In der eingangs bereits erwähnten Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ von PwC wurden die Verantwortlichen von 100 deutschen, mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen befragt. Dabei gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei im Bereich Finanz- und Rechnungswesen fortschrittlich. Das zeigt, dass gerade in diesem Segment noch einiges an Potenzial verborgen ist, um durch Digitalisierung die Effektivität zu steigern.

Viele Entscheider in den Unternehmen sehen innerhalb ihrer Organisation also nicht umsonst eine noch immer zu langsame Entwicklung in Richtung Digitalisierung. In der Befragung geben 26 Prozent an, dass der Einsatz von Technologie im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eher konservativ im eigenen Unternehmen gehandhabt wird. 2017 waren übrigens nur 21 Prozent dieser Meinung. Dies belegt, dass sogar immer mehr Entscheider nicht zufrieden mit der technologischen Ausstattung des Finanz- und Rechnungswesens sind und sich eine modernere Infrastruktur wünschen.

Gleichzeitig geben 56 Prozent der Befragten in der Studie an, dass in ihrem Unternehmen noch keine künstliche Intelligenz (KI, AI) eingesetzt wird, während immerhin 75 Prozent der KI-affinen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz zum automatisierten Auslesen von Rechnungen nutzen. 2017 haben nur 39 Prozent KI-Technologien dafür eingesetzt.

Firmen und Organisationen, die den Schritt zu modernen KI-Technologien schon gewagt haben, nutzen diesen Vorteil und erweitern den Einsatz kontinuierlich auf verschiedene Bereiche – auch auf das Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen der Digitalisierung in diesem Segment sollten also auch KI-gestützte Anwendungen in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die KI bereits implementiert haben, bauen ihren Vorsprung auf diesem Gebiet immer weiter aus. Für alle anderen Firmen wird es nun höchste Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen, um ihre Buchhaltung zu optimieren.

Im Rahmen der PwC-Studie gaben 83 Prozent der Unternehmen außerdem an, die Belegerkennung nutzen zu wollen (2017: 22 Prozent). Der direkte Datenaustausch und die direkte Datenverarbeitung sind mittlerweile für 74 Prozent wichtig (2017: 20 Prozent). Den Zahlungsverkehr wollen 70 Prozent digitalisieren und automatisieren (2017: 19 Prozent). Der Trend hin zur digitalen Rechnungsprüfung und verbesserten Prozessen im Rechnungswesen ist also ganz eindeutig.

In der Studie gibt es noch mehr Szenarien, in denen Unternehmen aller Größenordnung planen, in Zukunft auf mehr Technologie im Finanz- und Rechnungswesen zu setzen. Die Texterkennung von Verträgen möchten zum Beispiel 39 Prozent umsetzen – und damit 26 Prozent mehr Unternehmen als noch 2017. Einen Ersatz von Excel-Spreadsheets planen 40 Prozent der Unternehmen, gegenüber 14 Prozent zwei Jahre zuvor. Diese Beispiele machen nebenbei deutlich, dass nahezu jeder Prozess im Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert werden kann.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ja! Aber wie?

Für die Digitalisierung im Rechnungswesen braucht es ein klares Konzept und natürlich auch ein entsprechendes Budget. Mit einem Digitalisierungsplan können Sie die Modernisierung im Finanz- und Rechnungswesen strukturiert vorantreiben. Im Verlauf der Digitalisierung sollten Sie gleichzeitig auch Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Die digitale Rechnungsprüfung kann Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert bearbeiten und hilft bei der Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung. Dadurch können zum Beispiel Rabatte, Skonto und andere Vorteile genutzt werden.

Um die Digitalisierung im Rechnungswesen einzuführen, sollten Sie in den ersten Schritten analysieren, bei welchen Prozessen die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen am meisten Sinn ergibt und wo der größte Nutzen zu erwarten ist. Hier ist anfangs häufig der Bereich der Eingangsrechnung interessant, da bei eingehenden Rechnungen durch die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen schnell ein unmittelbarer Nutzen für alle Beteiligten zu erwarten ist.

Cloud-Lösungen sind ein idealer Weg, um kurzfristig und unkompliziert neue Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen zu implementieren. Der Betreiber kümmert sich um die notwendige Technik im Hintergrund und die Implementation in Ihre Umgebung. Die Anwender können sofort mit dem System arbeiten, das Unternehmen profitiert schnell von dessen Nutzen.

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen sind die Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Ideal sind homogene Prozesse und das Ablösen veralteter IT-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Alte Systeme bedeuten häufig auch heterogene Prozesse, was die Umstellung zu einer einheitlichen Plattform zur Digitalisierung erschwert. Hinzu kommen Datenmodelle, die möglichst einheitlich sein sollten. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchführen zu können, sollte zunächst eine gesunde Basis geschaffen werden. In diesem Zusammenhang standardisieren Sie am besten die Prozesse, IT-Systeme und auch die Datenlandschaft. Anschließend bauen neue Systeme auf diese homogene Landschaft auf und binden diese ein.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung ist für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung im Rechnungswesen werden beispielsweise die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das ist bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er eben zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch kann bei Verzögerungen sofort und direkt eingegriffen werden.

Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren Desktop-PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in Betrieben mit papierbasierten Systemen sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung ergeben sich aber auch noch weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

  • Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Prozess abgebremst wird, zum Beispiel weil einem Mitarbeiter eine Genehmigung fehlt.
  • Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung lässt sich von vornherein vermeiden.
  • Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
  • Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
  • Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten

Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

  • Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.
  • Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird der Digitalisierungsprozess ein Erfolg.
  • Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, hapert es noch immer bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Einer Untersuchung des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge, geben Unternehmen tatsächlich 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten aus. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld einsparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfang von Rechnungen. Denn hierbei werden Rechnungen häufig physisch kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt behaupten möchte.

Die Vorteile beginnen bei der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven, beispielsweise bei Audits.

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das gesamte Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Rechnungsdigitalisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen übermittelt werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren sowie regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – so profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren, geht es zunächst um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren:

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere als seine Arbeitszeit sinnvoll einzusetzen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Fazit

Immer mehr Unternehmen setzen verständlicherweise darauf, die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben einer steigenden Anzahl von Betrieben, die ihre Prozesse in diesem Bereich mit moderner IT-Technologie verbessern, setzen Firmen auch zunehmend auf künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen. Wer bereits KI einsetzt, nutzt diesen Vorsprung in immer mehr Abteilungen – nicht zuletzt auch im Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen eines individuellen Digitalisierungsplans können die Verantwortlichen festlegen, mit welchen Schritten und Budgets eine Digitalisierungsstrategie optimal umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Homogenisierung der IT-Infrastruktur und der Prozesse eine wichtige Rolle. Zuverlässige Anbieter der erforderlichen technischen Lösungen helfen als Partner dabei, die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen voranzutreiben sowie die richtigen Systeme rasch und gewinnbringend in Unternehmen zu implementieren.

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Fotoquelle Titelbild: © Rawpixel.com/shutterstock

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