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Die Digitalisierung im Rechnungswesen – Voraussetzungen und Umsetzung

Von Hermann Schäfer • 26. März 2019
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Wer sein Unternehmen digitalisieren und auf die digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall an diesem Punkt: der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dazu gesellen sich Fragen wie: Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren? Und welche Voraussetzungen gibt es speziell im Rechnungswesen? Ihre Beantwortung ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Warum das so ist und welche Antworten Sie kennen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Das papierlose Büro – Traum oder bald Wirklichkeit?

Zugebenen, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, so hapert es noch bei vielen Unternehmen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Eine Studie des internationalen Wirtschaftsprüfungsunternehmens PricewaterhouseCoopers (PwC) hat jüngst 800 Arbeitnehmer in Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Digitalisierungsstand in ihren Abteilungen befragt. Zwar registriert mehr als die Hälfte der Befragten einen abnehmenden Papiereinsatz, jedoch drucken ebenso viele von ihnen nach wie vor E-Mails aus. So geben 56 Prozent an, digitale Konversationen und Dokumente „manchmal“ auszudrucken, 21 Prozent tun dies „fast immer“. Daran zeigt sich deutlich, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen an vielen Stellen noch am Anfang steht. Dabei gibt es gerade hier etliche Vorteile durch digitale Prozesse.

Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die digitale Transformation der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf, die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt halten will. Die Vorteile beginnen bei der Steigerung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten, bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven (beispielsweise bei Audits).

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das ganze Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren, regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen schnell, fördert effizientes Arbeiten und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Digitalisierung im Rechnungswesen – hier profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, seine Buchhaltung zu digitalisieren, geht es um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren.

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des ganzen Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere, als Zeit zu sparen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüberhinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Diese Voraussetzungen müssen Sie erfüllen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, so geht es noch darum, welche Voraussetzungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss. Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind. Sie müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird die Digitalisierung zum Erfolg. Entsprechende Schulungen helfen zudem, dass sie sich mit der neuen Software anfreunden und diese sicher benutzen können. Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

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Fotoquelle Titelbild: © Rawpixel.com/shutterstock

Topics: E-Invoicing

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