Der digitale Wandel lässt sich nicht aufhalten, eine wohlüberlegte Digitalisierungsstrategie ist für Unternehmen daher von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Leitfaden für die Integration von Technologien, Prozessen und Innovationen und sorgt dafür, dass Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben und erfolgreich in unserer digitalen Welt agieren. Wie Sie in sieben Schritten eine effektive Digitalisierungsstrategie entwickeln, welche Tools im Zuge dessen ausschlaggebend sind und wie Sie den Erfolg Ihrer Strategie messen können, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Übersicht:
- Was ist eine Digitalisierungsstrategie?
- Warum ist eine Digitalisierungsstrategie wichtig?
- Wie entsteht eine Digitalisierungsstrategie?
- Welche Tools können bei der Erstellung einer Digitalisierungsstrategie helfen?
- Wie kann man die Erfolge einer Digitalisierungsstrategie messen?
- Fazit
Was ist eine Digitalisierungsstrategie?
Die Digitalisierungsstrategie bildet die Grundlage für die digitale Transformation eines Unternehmens und die entsprechenden Digitalisierungsprojekte. Sie setzt den Ton für die notwendige Veränderung grundlegender Arbeitsstrukturen und Prozesse und bildet damit den Rahmen für die Entwicklung neuer, digitaler Geschäftsmodelle.
Eine Digitalisierungsstrategie betrachtet das große Ganze, vernetzt Fachabteilungen und Technologiebereiche und behält außerdem die strategischen Unternehmensziele im Auge. Dazu zählen beispielsweise die Steigerung der Produktivität und Effizienz, die Sicherung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit oder die langfristige Bindung talentierter Fachkräfte an das Unternehmen.
Um dies umzusetzen, kommen verschiedene Technologien wie künstliche Intelligenz, Datenanalyse, Cloud Computing, Automatisierung und andere digitale Lösungen zum Einsatz.
Warum ist eine Digitalisierungsstrategie wichtig?
Eine solide und flexible Digitalisierungsstrategie sorgt dafür, dass Unternehmen in der heutigen digitalisierten Welt wettbewerbsfähig bleiben. Sie ermöglicht es Unternehmen, sich auf den digitalen Wandel vorzubereiten, digitale Kompetenzen aufzubauen und sich als Vorreiter (Digital Leadership) in ihrer Branche zu etablieren. Und das ist unerlässlich, denn: Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle nicht an die aktuellen technologischen Entwicklungen anpassen, laufen Gefahr, von innovativeren Konkurrenten überholt zu werden.
Eine solide Digitalisierungsstrategie führt auf lange Sicht außerdem zu:
- Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung und Reduzierung manueller Tätigkeiten.
- mehr Raum für Innovationen in Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsmodellen, die Kunden anziehen und Unternehmen helfen, sich von Mitbewerbern abheben.
- individuellen und nahtlosen Kundenerlebnissen.
- der Nutzung und Analyse von Daten für fundiertere Entscheidungen, die Identifizierung von Trends und die kontinuierliche Optimierung von Geschäftsstrategien.
- mehr Flexibilität und Agilität bei sich ändernden Marktbedingungen.
- Zugang zu neuen Märkten durch Online-Plattformen und die globale Vernetzung.
Wie entsteht eine Digitalisierungsstrategie?
Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung, Analyse und Abstimmung mit den Geschäftszielen, sondern auch eine enge Zusammenarbeit zwischen Geschäftsleitung, IT und anderen relevanten Abteilungen. Die folgenden sieben Schritte sollten Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Strategie beachten:
1. Analysieren Sie den Status quo
Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse, Technologien, Ressourcen und Fähigkeiten. Identifizieren Sie Bereiche, die digitalisiert werden können, um Effizienzsteigerungen, Innovationen oder bessere Kundenerlebnisse zu ermöglichen. Beantworten Sie dafür Fragen wie: Wie sehen die Zielgruppen aus? In welche Richtung entwickelt sich der Wettbewerb? Welche Optionen zur Weiterentwicklung gibt es? Was soll im Rahmen der Digitalisierungsstrategie verändert werden? Beschäftigen Sie sich außerdem mit den Bereichen Ihres Unternehmens, in denen Sie digital gut performen – auch mit Fokus auf die entsprechenden Technologien – und eruieren Sie, an welcher Stelle es Optimierungsbedarf gibt.
2. Legen Sie Ihre Ziele fest
Definieren Sie klare Ziele für die Digitalisierung, die mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang stehen. Diese Ziele können Umsatzsteigerungen, Kosteneinsparungen, Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder Markterweiterung umfassen. Wie muss die Digitalisierungsstrategie aussehen, um diese zu erreichen? Welche Schritte sind dafür nötig? Fragen Sie sich zudem, warum Sie die Schritte einleiten. Nur mit einer schlüssigen Antwort darauf können Sie die Mitarbeitenden mitnehmen. Denn eine digitale Transformation ist gleichzeitig immer eine kulturelle Transformation, die das Selbstverständnis jedes Unternehmens hinterfragt.
3. Beschäftigen Sie sich mit Technologien und Ressourcen
Identifizieren Sie die digitalen Technologien und Ansätze, die am besten zu den Zielen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Dazu gehören Technologien wie künstliche Intelligenz, Datenanalyse, Cloud Computing, Automatisierung und mehr. Legen Sie außerdem die notwendigen Ressourcen wie Budget, Personalaufwand und Zeit fest, die für die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erforderlich sind.
4. Entwickeln Sie einen Plan zur Umsetzung
Entwickeln Sie einen klaren Plan für die Umsetzung der Strategie. Definieren Sie Meilensteine, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten. Berücksichtigen Sie dabei auch Aspekte des Change-Managements, um die Mitarbeitenden auf die Veränderungen vorzubereiten. Priorisieren Sie im Zuge dessen die zu digitalisierenden Prozesse und Projekte basierend auf ihrer strategischen Bedeutung und ihrer potenziellen Auswirkung auf das Unternehmen. Tipp: Starten Sie in einem kleinen Rahmen, um erste Erfahrungen zu sammeln und schnell Erfolge zu erzielen.
5. Setzen Sie auf eine starke Kommunikation und Schulungen
Kommunizieren Sie die Digitalisierungsstrategie intern, um alle Mitarbeitenden einzubeziehen und ihnen die Bedeutung und Vorteile der Veränderungen zu vermitteln. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, sodass alle Beteiligten die neuen Technologien und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können.
6. Verfolgen Sie Ihre Fortschritte
Implementieren Sie ein Monitoring-System, um den Fortschritt der Digitalisierungsinitiativen zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Erheben Sie dafür Daten und messbare Kennzahlen. Die Strategie lässt sich basierend auf dieser Auswertung anpassen und optimieren.
7. Entwickeln Sie die Strategie kontinuierlich weiter
Die Digitalisierung ist ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess. Halten Sie Ihre Digitalisierungsstrategie agil und passen Sie sie regelmäßig an technologische Entwicklungen und neue Marktbedingungen an.
Welche Tools können bei der Erstellung einer Digitalisierungsstrategie helfen?
Eine Digitalisierungsstrategie ohne digitale Tools ist undenkbar, da im Rahmen der Strategieentwicklung und – umsetzung analoge Prozesse in digitale Prozesse transformiert werden. Das gilt für sämtliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens, von IT und Finance über Customer Service und die Produktion bis zur Personalabteilung.
Bei der Auswahl der geeigneten Technologien geht es vor allem darum, Mitarbeitenden von überall aus ein produktiveres Arbeiten zu ermöglichen sowie sie von zeitintensiven und fehleranfälligen Routineaufgaben zu befreien. Auf diese Weise können Mitarbeitende sich Aufgaben zuwenden, die direkt auf die Wertschöpfung einzahlen und damit zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie werden dafür zunächst die analogen Prozesse auf den Prüfstand gestellt und auf ihre Wirksamkeit getestet. Im Anschluss werden analoge Routineprozesse im Rahmen einer Software digitalisiert. Im dritten Schritt lassen sich digitale Prozesse zu Workflows automatisieren, bei denen einzelne Prozessschritte automatisch angestoßen werden, sobald der Workflow initialisiert wird.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt hierbei eine wichtige Rolle:
- Es erleichtert die zentrale Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten, sodass Mitarbeitende schnell online auf benötigte Informationen zugreifen können – unabhängig von Ort und Zeit.
- Verschiedene Versionen von Dokumenten werden gespeichert, Änderungen lassen sich so problemlos nachvollziehen.
- Dank Funktionen wie Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Authentifizierung werden vertrauliche Daten geschützt. Auch strenge Vorschriften und Compliance-Richtlinien lassen sich durch die Dokumentation und den Nachweis der entsprechenden Maßnahmen leichter einhalten.
- Die Zusammenarbeit wird gefördert, da Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Feedback geben und Änderungen verfolgen können.
- Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von Workflows und Prozessen im Zusammenhang mit Dokumenten. Dies reduziert manuelle Aufgaben, minimiert Fehler und beschleunigt die Genehmigungsprozesse.
- Gesammelte Metadaten aus Dokumenten lassen sich für Analysen nutzen und generieren so wertvolle Einblicke in Nutzungsverhalten, Trends und Bereiche mit Optimierungspotenzial.
- In Zeiten von Hybrid Work gewährleistet ein DMS den reibungslosen Austausch von Informationen und Dokumenten.
Wie kann man die Erfolge einer Digitalisierungsstrategie messen?
Die Erfolge einer Digitalisierungsstrategie lassen sich anhand verschiedener Kennzahlen und Indikatoren messen und bewerten. Dazu gehören unter anderem Umsatz- und Gewinnsteigerungen, die Reduzierung von Kosten, eine erhöhte Kundenbindung und – zufriedenheit oder schnellere Time-to-Market-Prozesse. Aber auch Indikatoren wie die Nutzung und Akzeptanz von digitalen Lösungen oder die generelle Position im Wettbewerb sind wesentliche Kriterien.
Wichtig ist, dass die Erfolgsmessungen regelmäßig durchgeführt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die gewählten Kennzahlen sollten mit den strategischen Zielen der Digitalisierung in Einklang stehen und können im Laufe der Zeit angepasst werden, um den tatsächlichen Fortschritt zu reflektieren.
Fazit
Eine gut durchdachte Digitalisierungsstrategie ist der Schlüssel, um den digitalen Wandel zu bewältigen. Unternehmen, die sich als Digital Leader etablieren wollen, müssen ihre digitalen Kompetenzen ausbauen, Digitalisierungsprojekte gezielt umsetzen und sich auf den hybriden Arbeitsplatz vorbereiten.
