Prozessautomatisierung: Der Schlüssel zur Optimierung und Digitalisierung in Unternehmen

Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen und unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.

Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.

Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Übersicht: 

• Was ist Prozessautomatisierung?
• Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierungen?
• Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen
• Wie können Unternehmen den Übergang zur Prozessautomatisierung meistern?
• Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren
• Sicherheitsaspekte der Prozessautomatisierung: Schutz vor Cyberangriffen
• Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?
• Fazit

Was ist Prozessautomatisierung?

Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.

Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.

Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.

Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierungen?

Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.

Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:

• Steigerung der prozessbasierten Produktivität und Geschwindigkeit: Eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung sorgt für eine deutliche Produktivitätssteigerung und schafft zeitliche Ressourcen. Management und Mitarbeiter können die gewonnene Zeit stattdessen für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse nutzen.
• Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen: Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen einsetzen, indem sie sich auf punktuelle und divergierende Aufgaben konzentrieren statt auf sich ständig wiederholende Tätigkeiten, die auch durch Prozessautomatisierung erledigt werden können. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Der Wegfall repetitiver Tätigkeiten schafft die Möglichkeit, Talente und Qualitäten besser zu nutzen und sich auch auf innovative oder kreative Aufgaben konzentrieren zu können. Dies erhöht langfristig auch die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Reduzierung potenzieller Fehlerraten: Die Digitalisierung von Prozessen minimiert menschliche Fehler, die in manuellen Prozessen leicht auftreten können. Klare und automatisierte Prozessschritte gewährleisten Konsistenz und Genauigkeit, was zu einer geringeren Fehlerquote führt.
• Datenschutz: Auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung von hoher Relevanz. So gewährleistet beispielsweise ein automatisierter Rechnungsworkflow ein Höchstmaß an Datensicherheit. Daten werden in digitalisierten und automatisierten Prozessen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst - vertrauliche Informationen gelangen auch nur an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für die jeweilige Datenverarbeitung autorisiert sind. Auch die automatisierte Prüfung und Protokollierung der Vorgänge trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.
• Fortführung der Produktivitätsphasen bei Urlaubs- oder Krankheitszeiten: Digitale Prozessautomatisierung ermöglicht die nahtlose Fortsetzung von Arbeitsprozessen unabhängig von Urlaubs- oder Krankheitszeiten der Mitarbeiter. Arbeitsabläufe werden nicht unterbrochen, was Effizienz und Kontinuität steigert.
• Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die auf digitale Prozessautomatisierung setzen, können schneller auf Marktveränderungen reagieren, flexibler agieren und ihre Ressourcen effizienter einsetzen. Dies führt zu einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit und einer besseren Positionierung am Markt.
• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Durch die digitale Prozessautomatisierung können Unternehmen nicht nur flexibel auf externe Veränderungen reagieren. Sie können ihre Prozesse zudem schnell an sich ändernde interne Anforderungen und Wachstumsphasen anpassen.
• Schaffung von Transparenz für Audits: Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO und der GoBD werden ohne manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben jederzeit einen perfekten Überblick über Ihr Unternehmen und sind durch die hohe Transparenz auch für Betriebsprüfungen bestens vorbereitet.
• Einhaltung ökologischer Standards: Durch die Automatisierung von Prozessen reduzieren Unternehmen ihren Papierverbrauch und ihren ökologischen Fußabdruck. Digitales Dokumentenmanagement und digitale Kommunikation reduzieren den Bedarf an physischen Dokumenten und tragen so zur Schonung der Umwelt bei.

Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, das sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt.

Ein intelligentes DMS oder ECM sorgt zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden.

Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Wie können Unternehmen den Übergang zur Prozessautomatisierung meistern?

Die Entscheidung, auf Prozessautomatisierung umzusteigen, ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz und Digitalisierung. Damit dieser Übergang reibungslos verläuft und alle Beteiligten den größtmöglichen Nutzen aus den automatisierten Prozessen ziehen können, sind eine reibungslose Implementierung und die umfassende Schulung der Mitarbeiter von großer Bedeutung.

Die Implementierung beginnt mit der Auswahl der richtigen Automatisierungslösung. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welche Software für ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignet ist. Es ist ratsam, sich die Zeit zu nehmen, die bestehenden Prozesse zu analysieren und zu verstehen, wie sie durch Automatisierung optimiert werden können. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter. Das Team muss verstehen, wie die neue Technologie funktioniert, wie sie in der täglichen Arbeit eingesetzt werden kann und welche Vorteile sich daraus für sie ergeben. Dies erfordert nicht nur die Bereitstellung von Schulungsprogrammen und Ressourcen, um alle auf den gleichen Stand zu bringen, sondern auch eine offene Kommunikation. Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Veränderungsprozess ein und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen und Bedenken zu äußern. Durch einen offenen Austausch über die anstehende Veränderung können Widerstände und Ängste in der Belegschaft deutlich reduziert werden.

Die Schulung der Mitarbeiter ist außerdem keine einmalige Angelegenheit. Neue Funktionen und Updates der Automatisierungslösung können dafür sorgen, dass der Überblick verloren geht. Mit kontinuierlichen Schulungen stellen Sie sicher, dass Ihr Team jederzeit in der Lage ist, das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen.

Implementierung und Schulung sind entscheidende Schritte für einen erfolgreichen Übergang zur Prozessautomatisierung. Unternehmen, die diesen Prozess sorgfältig planen und ihre Teams entsprechend schulen, können die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen und so ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation, die die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen sichert. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.

Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.

Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Sicherheitsaspekte der Prozessautomatisierung: Schutz vor Cyberangriffen

Prozessautomatisierung bietet Unternehmen zweifellos zahlreiche Vorteile, von der Steigerung der Produktivität bis hin zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Es ist jedoch unerlässlich, auch die Sicherheitsaspekte im Auge zu behalten, insbesondere angesichts der wachsenden Bedrohung durch Cyberangriffe.

Die Digitalisierung von Prozessen und die Automatisierung von Abläufen erfordert auch die Digitalisierung von Geschäftsdaten. Leider erleichtert dies nicht nur die Verarbeitung, sondern macht sie auch anfälliger für Cyberangriffe. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um sich vor solchen Bedrohungen zu schützen. Denn Cyberangriffe können für Unternehmen verheerende Folgen haben, von Datenlecks über Betriebsunterbrechungen bis hin zu finanziellen Verlusten. Aus diesem Grund sollten Unternehmen, die Prozessautomatisierung implementieren, sicherstellen, dass sie gleichzeitig robuste Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien zur Abwehr von Cyberangriffen in ihrem Unternehmen einführen.

Dies kann den Einsatz von Firewalls, Intrusion-Detection-Systemen, regelmäßige Sicherheitsschulungen für das Personal und die Einführung von Zugriffsbeschränkungen für sensible Daten umfassen. Auch die Auswahl einer zuverlässigen Softwarelösung mit integrierten Sicherheitsfunktionen ist von großer Bedeutung. Dabei sollte Sicherheit nicht als Hindernis für die Prozessautomatisierung gesehen werden, sondern vielmehr als notwendige Ergänzung. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und Sicherheit stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Vorteile der Prozessautomatisierung nutzen kann, ohne sich unnötigen Risiken auszusetzen.

Durch die Kombination von Prozessautomatisierung und robusten Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen effizienter arbeiten und gleichzeitig ihre wertvollen Daten und Ressourcen schützen.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die geringe Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen.

Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Fazit

Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten können in diesem Bereich der digitalen Transformation minimiert, wiederkehrende Tätigkeiten deutlich effizienter gestaltet und Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können. Um alle Mitarbeitenden von der Prozessautomatisierung zu überzeugen, sind eine offene Kommunikation und umfassende Schulungen entscheidend. Denn nur wenn alle die Vorteile verstehen und sehen, werden sie zu 100 Prozent hinter der Transformation stehen und diese sogar begrüßen.