Als hätte er bereits die Vorzüge der digitalen Buchhaltung vorausgesehen, schrieb Johann Wolfgang von Goethe einst in „Wilhelm Meisters Lehrjahre“: „Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchführung dem Kaufmanne! Sie ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes und ein jeder guter Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.“ Und tatsächlich hat das gute alte Prinzip der doppelten Buchführung noch heute Gültigkeit. Allerdings wird sie mittlerweile natürlich am besten in Form der „digitalen Buchhaltung“ umgesetzt. Dabei werden sämtliche Buchhaltungstransaktionen in elektronischer Umgebung durchgeführt – statt wie zu Goethes Zeiten auf Papier.
Diese digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile, weil sie die Erzeugung, den Fluss und die Interpretation von Finanz- und Buchhaltungsdaten mit Computerhilfe ermöglicht. Sie spart daher Zeit, beschleunigt den Cashflow, sichert Skonti, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate und trägt so letztlich auch zu Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei. Darüber hinaus werden die Aufgaben in der Buchhaltung dank Software-Unterstützung auch akkurater durchgeführt.
Was bedeutet digitale Buchhaltung?
Intelligente Datenanalysen werden durch eine digitale Buchhaltung überhaupt erst möglich. Sie sorgt für einen besseren Überblick aller Geschäftsverläufe, zeigt Trends früher auf und vereinfacht Prognosen. Vielleicht wäre die Hanse im 16. Jahrhundert nicht untergegangen, wenn es die digitale Buchhaltung schon gegeben hätte. Denn manche Wirtschaftshistoriker führen ihren Untergang auch darauf zurück, dass die Kaufleute des Nordens im Laufe der Zeit den Überblick über Soll und Haben verloren und sich böse verkalkulierten.
Die digitale Buchhaltung implementiert die doppelte Buchführung automatisch. Das heißt: Jeder Geschäftsvorgang wird zweifach erfasst, Soll an Haben gebucht, die Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. In der zunehmend digitalisierten Wirtschaft kann der Buchhalter nicht einfach analog weiterarbeiten. Hier hapert es aber bei vielen Unternehmen noch. Selbst wenn bereits ERP- oder FiBu-Systeme wie Addison oder Datev die eigentliche Buchhaltung unterstützen, werden dort viele Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Korrespondenz immer noch konventionell abgewickelt. Dokumente werden zwar elektronisch erstellt, dann aber ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und abgelegt. Der Schritt Richtung Digitalisierung erscheint vielen Unternehmern schwierig und kostspielig.
Das ist aber ein Irrtum, denn die meisten Digitalisierungs-Komponenten sind längst Commodity. Allein schon die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) kann den Grundstein für die Digitalisierung der Buchhaltung legen. Denn auf der stabilen Basis eines DMS kann jeder Buchhalter sukzessive und völlig flexibel seine Arbeitsabläufe digitalisieren. Weitere Bausteine sind ein Scanner und ein OCR-Programm zur Digitalisierung der noch auf Papier eintreffenden Rechnungen sowie natürlich ein PC mit Anschluss an das Firmennetz.
Was sind die Vorteile einer digitaler Buchhaltung?
Die Vorzüge, die sich aus der Digitalisierung der Buchhaltung ableiten lassen, sind vielseitig. Vor allem wird die gesamte Buchhaltung deutlich effizienter umgesetzt. Beispielsweise lässt sich die Rechnungsprüfung beschleunigen, indem die Pflichtangaben und der Bestellbezug automatisiert begutachtet werden. Workflows werden bei Bedarf einfach auf eine mehrstufige fachliche Prüfung ausgeweitet. Und sogar die direkte Buchung ins ERP-System erfolgt automatisch. Beispielsweise erkennt solch eine moderne Buchhaltung schon an der Artikelnummer, an einem besonderen Kennzeichen in der Rechnung oder anhand der Daten der eigenen Bestellung, ob es sich um Rohstoffe, Materialien, Bauteile, Verpackungsmaterial, Anlagegüter, nachträglich zu buchende Transportkosten oder abzugrenzende Versicherungsgebühren handelt. Hier für Sie zusammengestellt einige der zahlreichen Vorteile einer digitalen Buchführung im Überblick:
Digitale Buchhaltung spart Platz und schont Ressourcen
Ein besonders naheliegender Vorteil, der sich für Unternehmen durch die Digitalisierung der Buchführung ergibt, liegt im Verzicht auf Belege in der Papierform. Physische Aktenberge, die sich allein schon durch die gesetzliche, meist zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Belegen zwangsläufig ergeben, gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Auch das zeit- und platzraubende Ausdrucken von bereits elektronisch vorhandenen Belegen ist nicht mehr notwendig. So sparen Sie noch mehr Papier ein sowie darüber hinaus alle zum Ausdrucken von Dokumenten erforderlichen Ressourcen wie etwa Druckerpatronen oder chemische Substanzen für Laserdrucker. Und das wiederum schont nicht nur Ihr Ausgabenkonto, sondern auch die Umwelt.Mehr Compliance und Sicherheit durch digitale Buchhaltung
Zur Sicherung interner und kundenspezifischer Daten ist die Speicherung unternehmensrelevanter Informationen unumgänglich. Diese teils hochsensiblen und vertraulichen Daten werden durch eine digitale Buchhaltung bestmöglich geschützt und revisionssicher archiviert. Zudem können Sie den Zugriff auf bestimmte Daten dank der Vergabe von Benutzer- und Administratoren-Rechten gezielt hierfür berechtigten Mitarbeitenden zuordnen – und für nicht Berechtigte unzugänglich machen. Automatisierte Backups bewahren Sie außerdem effektiv vor Datenverlusten. Nicht zuletzt dürfen Sie sich darauf verlassen, dass all Ihre Daten innerhalb der elektronischen Buchführung auch stets den Vorschriften der DSGVO und der GoBD entsprechen. Hierzu kommen wir später noch ausführlicher.Verbesserte Produktivität und Automatisierung durch eine digitale Buchhaltung
An dieser Stelle kommen wir wieder zur eingangs bereits erwähnten doppelten Buchführung. Denn sobald ein Einzelunternehmer eine bestimmte Umsatzgrenze überschritten hat oder es sich um die Gesellschaft einer Rechtsform wie beispielsweise GmbH, AG oder KG handelt, schreibt der Gesetzgeber eine doppelte Buchführung vor. Bei einer digitalen Buchhaltung ist diese gewährleistet. Zudem kommt neben einer spürbaren Simplifizierung der Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten auch die Automatisierung von Workflows zum Tragen. Die Produktivität der Buchhaltungsabteilung wird so beträchtlich optimiert.Rechnungen sind von überall abrufbar
Die Daten einer elektronischen Buchhaltung können auf einzelnen Datenspeichern oder Computern archiviert werden oder zentral über eine Cloud. Die Cloud-Variante bringt unter anderem den Vorteil, dass Sie Ihre Daten ortsunabhängig jederzeit griffbereit haben. So können auch die Buchhaltungen verschiedener Standorte eines Unternehmens nahtlos zusammenarbeiten – selbst dann, wenn Mitarbeitende vom Homeoffice aus arbeiten. Gerade hierbei rückt allerdings auch der Aspekt des Datenschutzes in den Fokus. Achten Sie daher auf die Vertrauenswürdigkeit von Anbietern, die Sie mit der Speicherung Ihrer Buchhaltungsdaten beauftragen und ziehen Sie möglichst inländische Server-Standorte ausländischen vor.Einführung in die digitale Buchhaltung
Wir haben nun herausgearbeitet, wie wichtig und unerlässlich auch die Digitalisierung der Buchhaltung für jedes Unternehmen ist. Lassen Sie uns als nächstes praxisorientiert zusammenfassen, wie Sie am besten vorgehen, um mit digitaler Buchführung eine neue Infrastruktur zu schaffen und damit endlich die Stapel an Papierordern loswerden können, wie Sie Ihre Mitarbeitenden und Kunden in alle erforderlichen Schritte einbeziehen und welche Sicherheitsmaßnahmen Ihr neues DMS in jedem Fall erfüllen muss:
Infrastruktur schaffen
Hinter digitaler Buchhaltung steckt viel: Automatisierung in der Rechnungsstellung und -prüfung, digitale Belegerfassung und -verwaltung, E-Banking, automatisches Mahnwesen und die Abdeckung der oft kniffligen Steuerthemen. Im ersten Schritt dahin wird die nötige Infrastruktur für die digitale Buchhaltung geschaffen. Dabei kann durchaus die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens als Basis dienen, zumal wenn das ERP- oder FiBu-System weiter betrieben wird. Eine IT-Infrastruktur, die für die digitale Transformation geeignet ist, zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
- Flexibilität
- Adaptionsfähigkeit
- Skalierbarkeit
- Sicherheit
Natürlich stehen bei der Neugestaltung der IT-Infrastruktur auch die Funktionalität und Bedienbarkeit von Buchhaltungssoftware und DMS im Fokus.
Mitarbeitende und Kunden einbeziehen
Im zweiten Schritt geht es darum, die Mitarbeitenden ins Boot zu holen. Denn auch die beste Technologie kann ihr Potenzial nur dann ausspielen, wenn Ihre Belegschaft entsprechendes Wissen mitbringt. Zu Beginn des Umstiegs auf digitale Buchhaltung bringen Kinderkrankheiten der neuen Infrastruktur sowie notwendige Lernprozesse deutliche Verzögerungen und Mehraufwand. Für den Projekterfolg ist es deshalb entscheidend, Mitarbeitende von der langfristigen Effektivität zu überzeugen.
Deshalb sollten alle Involvierten von Anfang an aktiv in den Umstellungsprozess mit eingebunden werden. Das sorgt für die notwendige Motivation während des Umstellungsprozesses einerseits und für eine zügige Einarbeitung andererseits. Und es berücksichtigt, dass die moderne Buchhaltung den idealen Zeitpunkt für den Einstieg in die digitale Transformation des Unternehmens insgesamt bildet. Denn sie ist – um es mit Goethe zu sagen – „des Pudels Kern“.
Weiters gilt es die Kunden zu informieren, denn zahlreiche Neuerungen wirken auch nach außen. Die digitale Buchhaltung verändert den Service des Unternehmens – und Bestandskunden werden mit neuen Technologien konfrontiert, die auch sie annehmen müssen. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, das Mahnwesen, aber auch für die Lieferabläufe werden überholt und auf eine neue Ebene gestellt.
Sicherheit muss großgeschrieben werden
Weil es um das liebe Geld geht, ist auch bei der digitalen Buchhaltung größter Wert auf die Sicherheit der Geschäftsinformationen zu legen. In diesem Sinne sollte man die Speicherung von Daten in der Cloud in Betracht ziehen. Diese Variante ist in jedem Fall deutlich sicherer als im eigenen Rechenzentrum, insbesondere wenn der Provider Standorte in Deutschland betreibt und über SSL-Technologie zur Verschlüsselung von Informationen verfügt, wie sie auch von Banken verwendet wird.
Qualitätsmerkmale für Instrumente digitaler Buchhaltung sind Zertifikate und Siegel. Sie zeichnen Produkte aus, die hohen Anforderungen an Funktionalität, Sicherheit und Hosting genügen. Der Anbieter sollte daher mit Rechenzentren zusammenarbeiten, die durch ISO zertifiziert sind. Darüber hinaus müssen sämtliche DIN-Normen zum Datenschutz und für die IT-Sicherheit erfüllt sein.
Ein modernes DMS wie DocuWare entspricht natürlich den GoBD. Außerdem erfüllt die Software alle IT-Sicherheitsmaßnahmen der internationalen Norm ISO/IEC 27001. Ebenso verfügt DocuWare über die ISO-9001-Zertifizierung für sein Qualitätsmanagement-System (QMS). Es werden also alle Anforderungen erfüllt, um steuerrelevante Dokumente rein elektronisch aufzubewahren und für den Zweck einer eventuellen Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen.
Neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit werden beim DMS von DocuWare selbstverständlich auch alle rechtlichen Vorgaben berücksichtigt. Denn wie in der Buchhaltung aufbewahrungspflichtige oder -würdige Informationen und Dokumente in Deutschland behandelt werden müssen, ist gesetzlich genau definiert. Die Hauptrolle spielen:
- das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher),
- die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
- und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Sie sehen: Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung mit einem DMS wie dem von DocuWare bringt Ihnen nicht nur viele Vorteile hinsichtlich Kosten, Effizienz und Schonung der Umwelt – Sie können zudem gewiss sein, dass Ihre buchhalterischen Dokumente so sicher wie möglich abgespeichert sind und Sie alle gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung zu 100 Prozent einhalten. Entscheiden also auch Sie sich im eigenen Interesse für eine digitale Buchhaltung – und machen Sie damit für Ihr Unternehmen einen grundlegenden Schritt in Richtung Zukunft.
