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Digitale Buchhaltung GoDB-konform gestalten: Ein Leitfaden

Digitale Buchhaltung: Geschäftsmann prüft die Bilanzzahlen in digitaler Form auf einem Tablet

„Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchführung dem Kaufmanne! Sie ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes und ein jeder guter Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.“

Das schrieb Johann Wolfgang von Goethe in „Wilhelm Meisters Lehrjahre“ – seinerzeit natürlich noch mit Tinte auf Papier. Da sind wir heute dank der Digitalisierung ein gutes Stück weiter, auch wenn das gute alte Prinzip der doppelten Buchführung nach wie vor gilt. Allerdings wird sie am besten in Form der „digitalen Buchhaltung“ umgesetzt. Dabei werden sämtliche Buchhaltungstransaktionen in elektronischer Umgebung durchgeführt – statt wie früher auf Papier.

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Diese digitale Buchhaltung bringt viele Vorteile, weil sie die Erzeugung, den Fluss und die Interpretation von Finanz- und Buchhaltungsdaten mit Computerhilfe ermöglicht. Sie spart daher Zeit, beschleunigt den Cashflow, ermöglicht Skonti, senkt durch Automatisierung sowohl die Kosten als auch die Fehlerrate und trägt so letztlich auch zu Sicherheit und Agilität des Unternehmens bei. Nicht zuletzt werden die Aufgaben in der Buchhaltung dank Software-Unterstützung auch akkurater durchgeführt.

Was ist digitale Buchhaltung? Die Bausteine im Überblick

Schließlich macht die digitale Buchhaltung intelligente Datenanalysen möglich, die für einen besseren Überblick über den Gang der Geschäfte sorgen, Trends früher deutlich machen und Prognosen vereinfachen. Vielleicht wäre die Hanse im 16. Jahrhundert nicht untergegangen, wenn es die digitale Buchhaltung schon gegeben hätte. Denn manche Wirtschaftshistoriker führen ihren Untergang auch darauf zurück, dass die Kaufleute des Nordens im Laufe der Zeit den Überblick über Soll und Haben verloren und sich böse verkalkulierten.

Die digitale Buchhaltung implementiert die doppelte Buchführung automatisch. Das heißt: Jeder Geschäftsvorgang wird zweifach erfasst, Soll an Haben gebucht, die Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. In der zunehmend digitalisierten Wirtschaft kann der Buchhalter nicht einfach analog weiterarbeiten. Hier hapert es noch. Selbst wenn bereits ERP- oder FiBu-Systeme wie Addison oder Datev die eigentliche Buchhaltung unterstützen, werden dort viele Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Korrespondenz immer noch konventionell abgewickelt. Dokumente werden zwar elektronisch erstellt, dann aber gedruckt, unterschrieben, gescannt und abgelegt. Der Schritt Richtung Digitalisierung erscheint schwierig und kostspielig.

Das ist aber ein Irrtum, denn die meisten Digitalisierungs-Komponenten sind längst Commodity. Allein schon die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems kann den Grundstein für die Digitalisierung der Buchhaltung legen. Denn auf der stabilen Basis eines DMS kann jeder Buchhalter sukzessive und völlig flexibel seine Arbeitsabläufe digitalisieren. Weitere Bausteine sind ein Scanner und ein OCR-Programm zur Digitalisierung der noch auf Papier eintreffenden Rechnungen sowie ein PC mit Anschluss an das Firmennetz.

Vorteil digitaler Buchhaltung: der Turbo für die Rechnungsprüfung

Dann kann die digitale Buchhaltung zum Beispiel die Rechnungsprüfung beschleunigen, indem die Pflichtangaben und der Bestellbezug automatisiert begutachtet werden. Workflows werden bei Bedarf einfach auf eine mehrstufige fachliche Prüfung ausgeweitet. Und sogar die direkte Buchung ins ERP-System erfolgt automatisch. Beispielsweise erkennt solch eine moderne Buchhaltung schon an der Artikelnummer, an einem besonderen Kennzeichen in der Rechnung oder anhand der Daten der eigenen Bestellung, ob es sich um Rohstoffe, Materialien, Bauteile, Verpackungsmaterial, Anlagegüter, nachzubuchende Transportkosten oder abzugrenzende Versicherungsgebühren handelt.

Bei der Auswahl der Software für die digitalen Buchhaltung ist besonders darauf zu achten, dass neben den grundsätzlichen Aspekten der Datensicherheit auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt sind. Denn wie in der Buchhaltung aufbewahrungspflichtige oder -würdige Informationen und Dokumente in Deutschland behandelt werden müssen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Hauptrolle spielen:

  • das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher),
  • die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
  • und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB).

Roadmap zur digitalen Buchhaltung

Hinter digitaler Buchhaltung steckt viel: Automatisierung in der Rechnungsstellung und -prüfung. Digitale Belegerfassung und -verwaltung. E-Banking, automatisches Mahnwesen und die Abdeckung der oft kniffligen Steuerthemen. Im ersten Schritt dahin wird die nötige Infrastruktur für die digitale Buchhaltung geschaffen. Dabei kann durchaus die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens als Basis dienen, zumal wenn das ERP- oder FiBu-System weiter betrieben wird. Eine IT-Infrastruktur, die für die digitale Transformation geeignet ist, zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

  • Flexibilität
  • Adaptionsfähigkeit
  • Skalierbarkeit
  • Sicherheit

Natürlich stehen bei der Neugestaltung der IT-Infrastruktur auch die Funktionalität und Bedienbarkeit von Buchhaltungssoftware und DMS im Fokus.

Ohne sie geht nichts: Mitarbeiter und Kunden einbeziehen

Im zweiten Schritt geht es darum, die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Denn auch die beste Technologie kann ihr Potenzial nur dann ausspielen, wenn die Mitarbeiter entsprechendes Wissen mitbringen. Zu Beginn des Umstiegs auf digitale Buchhaltung bringen Kinderkrankheiten der neuen Infrastruktur sowie notwendige Lernprozesse deutliche Verzögerungen und Mehraufwand. Für den Projekterfolg ist es deshalb entscheidend, Mitarbeiter von der langfristigen Effektivität zu überzeugen.

Deshalb sollten alle involvierten Mitarbeiter von Anfang an aktiv in den Umstellungsprozess mit eingebunden werden. Das sorgt für die notwendige Motivation während des Umstellungsprozesses einerseits und für eine zügige Einarbeitung andererseits. Und es berücksichtigt, dass die moderne Buchhaltung den idealen Einstiegspunkt für die digitale Transformation des Unternehmens insgesamt bildet. Denn sie ist – um es mit Goethe zu sagen – „des Pudels Kern“.

Im nächsten Schritt gilt es die Kunden zu informieren, denn zahlreiche Neuerungen wirken auch nach außen. Die digitale Buchhaltung verändert den Service des Unternehmens – und Bestandskunden werden mit neuen Technologien konfrontiert, die auch sie annehmen müssen. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, das Mahnwesen, aber auch für die Lieferabläufe werden überholt.

Sicherheit muss groß geschrieben werden

Weil es um das liebe Geld geht, ist auch bei der digitalen Buchhaltung größter Wert auf die Sicherheit der Geschäftsinformationen zu legen. In diesem Sinne sollte man die Speicherung von Daten in der Cloud in Betracht ziehen. Die ist sicherer als im eigenen Rechenzentrum, insbesondere wenn der Provider Standorte in Deutschland betreibt und über SSL-Technologie zur Verschlüsselung von Informationen verfügt, wie sie auch von Banken verwendet wird.

Qualitätsmerkmale für Instrumente digitaler Buchhaltung sind Zertifikate und Siegel. Sie zeichnen Produkte aus, die hohen Anforderungen an Funktionalität, Sicherheit und Hosting genügen. Der Anbieter sollte daher mit Rechenzentren zusammenarbeiten, die durch ISO zertifiziert sind. Darüber hinaus sollten sämtliche DIN-Normen zum Datenschutz und für die IT-Sicherheit erfüllt sein.

Ein modernes DMS wie DocuWare entspricht natürlich den GoDB. Außerdem erfüllt der Softwarehersteller alle IT-Sicherheitsmaßnahmen der internationalen Norm ISO/IEC 27001 und hat ebenso die ISO-9001-Zertifizierung für sein Qualitätsmanagement-System (QMS) inne. Es erfüllt also alle Anforderungen, um steuerrelevante Dokumente rein elektronisch aufzubewahren und für den Zweck der Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen.

Ein Beispiel für gelungene digitale Buchhaltung: opta data

Auf die Lösung von DocuWare greift zum Beispiel die mehr als 1.800 Mitarbeiter starke opta-data-Gruppe zurück. Dieser Dienstleister im Gesundheitswesen setzt konsequent auf innovative Lösungen für Verwaltungsaufgaben, um unnötige Bürokratie zu vermeiden. In der Finanzbuchhaltung sorgt daher ein DMS für Transparenz und schnelle Rechnungsprüfung. Die monatlich über 3.500 Eingangsrechnungen, überwiegend papierbasiert, werden also nicht mehr in Excel erfasst und zur Freigabe an die verantwortlichen Abteilungen und Standorte geschickt. Vielmehr werden sämtliche Eingangsrechnungen heute gescannt und automatisch verschlagwortet.

Heute greift die Buchhaltung im Prüfprozess über Aufgabenlisten auf die Belege zu und splittet die Beträge auf verschiedene Kostenstellen. Weitere Mitarbeiter aus Einkauf und Buchhaltung genehmigen nach dem Vier-Augen-Prinzip die Kostenstelle mit einem digitalen Stempel. Darauf leitet das System die Belege an die Kostenstellen weiter und benachrichtigt die Verantwortlichen per E-Mail. Anhand des angehängten Split-Buchungsdialogs werden Ausgaben geprüft und entsprechende Teilbeträge zur Bezahlung freigegeben.

Dieses Beispiel macht deutlich: Selbst sehr komplexe Abläufe lassen sich in der digitalen Buchhaltung vernünftig abbilden. Gerade hier machen sich Zeitersparnis und Transparenzgewinn deutlich bemerkbar. Wilhelm Meister würde seine helle Freude haben.

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Fotoquelle Titelbild © Song_about_summer / Shutterstock.com

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