Große Unternehmen machen es schon lange vor: Sie digitalisieren ihre Buchhaltung, erteilen Prozessen auf Papier eine Absage und setzen stattdessen auf einen höheren Automatisierungsgrad. Ganz anders sieht es allerdings noch immer im Mittelstand aus. KMU(s) hinken bei den zwingend erforderlichen Maßnahmen zur Digitalisierung ihrer Buchhaltung deutlich hinterher. Wir wollen in diesem Beitrag daher darauf eingehen, welche Vorteile mit einer digitalen Buchhaltung auch für kleine und mittelständische Betriebe konkret einhergehen. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Unternehmen bei der Einführung einer entsprechenden Software zeit- und kostensparend vorgehen sollten.
Was versteht man unter dem Begriff „Buchhaltung digitalisieren“?
Keine Zettelwirtschaft und kein Papierchaos mehr – wenn Sie Ihre Buchhaltungs-Workflows digitalisieren, machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Aktenordnersystemen, die langsam aber sicher Staub ansetzen. Stattdessen wickeln Sie alle Vorgänge einheitlich in der Cloud ab – und zwar in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung sowie Finanzprüfung. Was das für die einzelnen Abteilungen konkret bedeutet, erläutern wir Ihnen hier:
Kreditorenbuchhaltung
Erfassen und verarbeiten Sie in der Kreditorenbuchhaltung mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) schnell und einfach Ihre Rechnungen. Egal, ob diese per Post oder auf elektronischem Weg bei Ihnen eingehen. Archivieren Sie diese innerhalb eines übersichtlichen digitalen Ordnersystems. In diesem finden Sie Ihre Inhalte nicht nur schnell wieder – ein DMS unterstützt Ihre Buchhaltung auch beim automatischen Abgleich von Rechnungen und Bestellungen, sodass vieles schneller geht. Außerdem sorgen praktische Workflows für reibungslose Prozesse. Zum Beispiel, wenn es um die Freigabe wichtiger Dokumente geht.
Debitorenbuchhaltung
Auch in der Debitorenbuchhaltung erleichtert Ihnen die Digitalisierung die tägliche Arbeit. Erstellen Sie mit dem Tool Rechnungen über wenige Klicks und behalten Sie Zahlungsvorgänge immer perfekt im Blick. Legen Sie auch hier individuelle Freigabeprozesse fest und profitieren Sie von automatischen Abläufen, die die Software ganz ohne Ihr Zutun erledigt. So bleiben wichtige Aufgaben niemals liegen und alle Vorgänge sind stets im Fluss.
Finanzprüfung
Mit dem Einsatz eines DMS zur digitalen Buchhaltung sehen Sie auch anstehenden Finanzprüfungen gelassen entgegen, denn im System sind sämtliche Geschäftstransaktionen revisionssicher gespeichert: E-Mails, Verträge und anderweitige Dokumente. Extrahieren Sie diese auf Knopfdruck und stellen Sie sie der Finanzprüfung schnell und transparent zur Verfügung. Sie unterstützen die Mitarbeitenden im Prüfungsprozess damit entscheidend. Darüber hinaus helfen Sie, den Vorgang zügig abzuschließen und signalisieren zudem Kooperationsbereitschaft mit den Finanzbehörden.
Was sind die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung?
Die Vorteile, die mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung verbunden sind, liegen auf der Hand:
- Dank papierloser Prozesse sparen Sie bares Geld – etwa für teuren Lagerraum, den Sie bislang für Ihre Akten benötigten. Auch die Kosten für Papier und für das Ausdrucken von Dokumenten verringern sich merklich.
- Profitieren Sie von einem höheren Automatisierungsgrad. Dinge, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden früher manuell erledigen mussten, bearbeitet die Software von selbst. Dank einer digitalen Buchhaltung verwenden Sie weniger Zeit auf Routineaufgaben und können sich Wichtigerem zuwenden – wie etwa strategischen To-dos.
- Dank der Nutzung einer Cloud über das Dokumentenmanagement-System haben Sie und Ihre autorisierten Mitarbeitenden zu jeder Zeit und an jedem Ort gleichzeitig Zugriff auf Dokumente. Sie müssen also nicht mehr warten, bis ein Teammitglied mit der Bearbeitung einer Akte fertig ist, sondern können relevante Daten jederzeit abrufen und bearbeiten.
- Die Software hilft Ihnen, Datenschutzvorgaben zuverlässig und DSGVO-konform einzuhalten. Definieren Sie in dem Tool Rollen und vergeben Sie individuelle Rechte an die betreffenden Mitarbeitenden. So stellen Sie sicher, dass jeder Anwender und jede Anwenderin nur die Informationen abrufen kann, für die er oder sie auch wirklich berechtigt ist. Außerdem unterstützt Sie eine digitale Buchhaltung bei der Einhaltung von Löschfristen. Definieren Sie „Verfallsdaten“ für Dokumente oder Prozesse. Ihr Dokumentenmanagement-System löscht diese dann automatisch, sobald der voreingestellte Termin erreicht ist.
- Die digitale Finanzbuchhaltung ermöglicht über Analysen und Auswertungen einen schnellen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Mit diesem Feature erhalten autorisierte Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf relevante Kennzahlen und können dadurch auf betriebliche Vorkommnisse schnell und flexibel reagieren.
Buchhaltung digitalisieren: 5 Tipps zur Umsetzung
Mittelständische Unternehmen gelten als der Motor der deutschen Wirtschaft. Sie wirken sich entscheidend auf das Wachstum und den Wohlstand des Landes aus, indem sie Arbeitsplätze schaffen, junge Menschen ausbilden und die Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten der Welt aufrechterhalten. Ob kleine Handwerksbetriebe, traditionsreiche Familienunternehmen oder Selbstständige, sie alle sind ein branchenübergreifend wichtiger Faktor für die Volkswirtschaft. Ihre Innovationen entscheiden über die Zukunftsfähigkeit von ganz Deutschland. Zu einer dieser Innovationen gehört zweifelsohne die Digitalisierung mit ihren vielen Facetten. Dabei ist es ein wichtiger Schritt, dass Mittelständler auch und gerade ihre Buchhaltung digitalisieren.
Wer seine Spitzenposition in der Wirtschaft behalten will, muss neue, kreative Wege gehen. Innovatives Denken gehört deswegen zur ersten Idee, mit der Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können:
1. Setzen Sie auf eine Disruption vom Alltag
An zukunftsträchtigen Ideen mangelt es dem Mittelstand nicht. Doch der Arbeitsalltag, eingeschliffene Denkweisen und Zeitdruck wirken wie eine Bremse auf die Digitalisierung. Sie machen es unmöglich, Bestehendes grundlegend zu reflektieren, zu verändern und neue Ansätze zu wagen. Deswegen haben sich viele mittelständische Unternehmen bisher dagegen gewehrt, ihre Buchhaltung in den Digitalisierungsprozess zu integrieren. Inzwischen erkennen aber immer mehr Unternehmer, dass es an der Zeit ist, zu handeln und sich von einer manuellen, papierbasierten Arbeit in der Buchhaltung zu verabschieden.
Der erste Schritt dorthin liegt in der Disruption vom Alltag. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden genügend Zeit, unabhängig von den täglich anfallenden Aufgaben, neue Denkwege zu gehen und sich mit den modernen Methoden der digitalen Buchhaltung auseinanderzusetzen. Ermitteln Sie gemeinsam mit den Arbeitskräften Ihrer Buchhaltung, wo Optimierungspotenziale liegen und an welchen Stellen sich wertvolle Arbeitszeit zugunsten anderer, gewinnbringender Projekte einsparen lässt. Beziehen Sie Ihre Belegschaft dabei aktiv in die Entscheidungsfindung mit ein. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeitenden verstehen, welche Vorteile ihnen das bringt und warum die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung absolut nötig ist, um zukunftsfähig zu bleiben, werden sie sich gerne in den Prozess einbringen. Dass alle in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, ist essenziell, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen.
2. Verabschieden Sie sich vom Papier – endgültig
Hier noch eine Rechnung aus dem Taxi, da noch ein Bewirtungsbeleg und nicht zu schweigen von den ganzen alten Rechnungen im Archiv. Keine Frage, Papier ist in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor allgegenwärtig. Irgendwo kommt doch immer noch etwas angeflattert, das definitiv nicht digital ist. Doch wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, müssen Sie damit Schluss machen. Eliminieren Sie papierbasierte Vorgänge vollständig. Hier bietet es sich an, zunächst eine Bestandsaufnahme zu machen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Papierarchiv und digitalisieren Sie alles, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital in einem zentralen Archiv gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.
Die Nutzung eines DMS kann Ihnen auch im Bereich der Buchhaltung viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferantenadressen, Rechnungsnummern oder Beträge kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie zuverlässig mit der Bestellung abgleichen.
3. Die Buchhaltung digitalisieren mittels Prozess-Automatisierung
Derzeit sieht es in vielen mittelständischen Unternehmen ähnlich aus: Etliche Prozesse sind durch Papier und softwaretechnische Insellösungen geprägt. Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, kommt so allerdings nicht weiter. Denn die Basis des digitalen Erfolgs liegt in der Anbindung sämtlicher Unternehmensbereiche an ein zentrales System. Sind alle Abteilungen, wie zum Beispiel Produktion, Lagerorganisation, Vertrieb, Einkauf, Personalwirtschaft und Buchhaltung, miteinander verbunden, gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen ihnen wesentlich unkomplizierter und effizienter. Keine langen E-Mail-Verteiler, keine zwischen den Zuständigkeiten herumirrenden Rechnungen, keine Verzögerungen der Bearbeitung im Urlaubs- oder Krankheitsfall – mittels digitalem Dokumentenmanagement-System ist das möglich.
Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie auf ein umfassendes DMS setzen, das in der Lage ist, verschiedene Informationen aus unterschiedlichsten Quellen aufzunehmen und zu verarbeiten. Das erleichtert Ihnen nicht nur die innerbetriebliche Kommunikation, sondern auch die zu Ihren Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern. Diese sollten Sie unbedingt einbeziehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Flexible Schnittstellen machen es möglich. Trotzdem können jederzeit Ausnahmen oder Fehler auftreten. Deswegen sollte ein DMS auch darauf ausgelegt sein, Unstimmigkeiten sofort zu erkennen. Digitale Prozesse sollten für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung sorgen und Fehler oder Doubletten direkt identifizieren. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Sie sehen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sind auch die finanziellen Einsparungen durchaus beachtlich.
4. Heben Sie räumliche Trennungen auf
Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, empfiehlt es sich, auf eine standortübergreifende Vernetzung Ihrer Geschäftsbereiche sowie auf den Einsatz gemeinsam genutzter Software zu setzen. So verliert die räumliche Distanz zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen an Relevanz und Sie können viele neue Arbeitsmöglichkeiten schaffen. Ortsunabhängige Arbeitsteams oder eine Verknüpfung zu Mitarbeitenden im Homeoffice schaffen Ihnen völlig neue Optionen für die Zuweisung und Aufteilung von Aufgaben. So lassen sich buchhalterische Prozesse effizienter verteilen und effektiver bearbeiten – und das ganz unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeitenden gerade befinden. Damit gestaltet sich die gesamte Rechnungsverarbeitung mittels DMS wesentlich schneller – und davon profitiert am Ende Ihr gesamtes Unternehmen.
5. Wählen Sie den richtigen Partner
Auf eigene Faust die Buchhaltung digitalisieren? Geht, ist aber nicht erfolgversprechend. Um die Umstellung von papierbasiert auf digital ohne größere Zeitverzögerungen und Störungen der alltäglichen Arbeitsabläufe durchzuführen, bietet es sich an, einen kompetenten und erfahrenen Partner zu engagieren. Dieser kann Sie von Anfang an bei der Wahl der richtigen Software unterstützen und Ihnen in der ersten Zeit der Anwendung wertvolle und praktische Tipps zu Ihrem digitalen Dokumentenmanagement-System geben.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten: Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung geht mit entscheidenden Vorteilen einher. Mit dem richtigen Tool steigern Sie die Effizienz in Ihrem kompletten Rechnungswesen. Sie reduzieren den Bearbeitungsaufwand bei ein- sowie ausgehenden Rechnungen und vermeiden dank eines hohen Automatisierungsgrades menschliche Fehler, die bei einer manuellen Dateneingabe leider an der Tagesordnung sind.
Der Umstieg von einer papierbasierten auf die digitale Buchhaltung bereitet Ihnen noch immer Sorgen? Das muss er nicht! Denn die Implementierung der neuen Prozesse gelingt leicht, wenn Sie dabei strukturiert vorgehen und sämtliche Stakeholder mit einbeziehen. Wir stehen Ihnen dabei gerne mit Rat und Tat zur Seite. So können Sie schnellstmöglich mit spürbaren Erfolgen rechnen.
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