Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht auch vor dem Rechnungswesen nicht Halt. Moderne Softwarelösungen für das Rechnungsmanagement unterstützen dabei Unternehmen, Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten. Doch trotz aller Fortschritte geschieht der Wandel nicht eben über Nacht, sondern erfordert eine gut durchdachte Strategie, um eine vollständige Automatisierung und Sicherheit zu gewährleisten. In diesem Blogpost werfen wir daher einen detaillierten Blick auf die Bedeutung, Herausforderungen und Vorteile des Rechnungsmanagements für Ihr Unternehmen.
Übersicht:
- Was bedeutet Rechnungsmanagement
- Warum Rechnungsmanagement komplexer ist, als es scheint
- Wieso Teilautomatisierung nicht ausreicht
- Produktivitätssteigerung durch prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen
- Vorteile der Integration verschiedener Systeme im digitalen Rechnungswesen
- Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements
- Die Rolle der Datensicherheit im digitalen Rechnungswesen
- Fazit
Was bedeutet Rechnungsmanagement?
Software für das Rechnungsmanagement digitalisiert und automatisiert die wichtigsten Prozesse im Rechnungswesen – das Erstellen, Empfangen und Archivieren aller Rechnungen und die damit verbundenen Arbeitsschritte, wie zum Beispiel das Prüfen, Bezahlen oder Korrigieren. Ziel ist die digitale Buchhaltung, denn diese automatisiert und beschleunigt nicht nur die Rechnungsverarbeitung und ihre Workflows maßgeblich. Ganz nebenbei stellt sie auch die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften ebenso sicher wie die Qualität aller Daten und Prozessschritte.
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Warum Rechnungsmanagement komplexer ist, als es scheint
Was in erster Linie nicht sonderlich kompliziert klingt, hat es in der Realität jedoch in sich, da mehrere Personen und Abteilungen beteiligt sind – was Zeit kostet und Fehlerquellen schafft.
Zum einen werden Rechnungen in der Regel an die jeweilige Kontaktperson eines Unternehmens geschickt, die die Dienstleistung nutzt. Meist handelt es sich dabei nicht um Sachbearbeitende in der Buchhaltung, was bedeutet, dass diese Rechnung intern weitergeleitet werden muss. Gibt es Probleme mit der Rechnung (die meist erst den Sachbearbeitenden in der Buchhaltung auffallen), geht die Rechnung zurück an die Kontaktperson und dann wieder an den Lieferanten, um die Rechnung abändern zu lassen. Sie sehen: Schon an dieser Stelle gibt es jede Menge Doppelarbeit.
Gerade eine fehlende Standardisierung oder unklare Angaben auf der Rechnung führen meist zu Rückfragen, Verzögerungen oder verspäteten Zahlungen. Im schlimmsten Fall beeinträchtigen solche Fehler die Geschäftsbeziehung und führen zu Reklamationen oder Konflikten mit Lieferanten.
Doch selbst wenn die Rechnung einwandfrei in der Buchhaltung ankommt, müssen die Daten häufig noch in eine Tabellenkalkulation oder ein ERP-System eingegeben werden. Danach erst wird eine Führungskraft oder die Geschäftsführung bestätigen, dass die Rechnung rechtmäßig ist und die Zahlung erfolgen kann. Ein Punkt, der erneut in das ERP-System eingegeben werden muss.
In großen Unternehmen ist dieser Teil des Rechnungsmanagements Aufgabe einer darauf spezialisierten Kreditorenbuchhaltung. Diese kann über das Rechnungsmanagement hinaus zusätzlich die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern und Rabatte ausfindig machen. Automation sorgt an dieser Stelle dafür, dass das Buchhaltungsteam auch tatsächlich in der Lage ist, diese strategischen Aufgaben wahrzunehmen. Denn in der Praxis verschwenden viele Mitarbeitende heute noch viel Zeit mit Dateneingaben und der Behebung von manuellen Fehlern.
Wieso Teilautomatisierung nicht ausreicht
Aus diesem Grund droht das Rechnungsmanagement – wie auch viele andere Finanzprozesse – in Unternehmen zu einer echten Belastung zu werden. Der Grund: Die Finanzabteilungen sind mit der großen Zahl von Rechnungen, die sie täglich bearbeiten müssen, und mit der Formatvielfalt, in der Rechnungen aktuell noch eingehen dürfen, enorm gefordert.
Eintreffen können Rechnungen nach wie vor auf Papier, per E-Mail als PDF-Dokument oder bereits als E-Rechnung. Deshalb sind vielerorts Notlösungen entstanden, die manche Spezialaufgaben zwar deutlich erleichtern, aber auf Dauer dem gesamten Unternehmen das Leben schwer machen. Hier hapert es an Integration, übergreifender Automatisierung, Optimierung der Prozesse und Reportings.
Digitalisiert, integriert, optimiert und automatisiert wurden in der Vergangenheit häufig nur – wenn überhaupt – wichtige Teilprozesse, wie etwa die Rechnungseingangsverarbeitung. Eingebunden sind hier Konverter für elektronische Rechnungsformate oder Scan-Prozesse zur Digitalisierung aller noch auf Papier eintreffenden Rechnungen. Neben dem Rechnungsempfang laufen weitere wichtige sekundäre Geschäftsprozesse, wie der Rechnungsausgang und die ordnungsgemäße Archivierung aller Belege und Dokumente, seit Jahren nahezu unverändert ab: papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.
Ein umfassendes digitales Rechnungsmanagement macht eine nachhaltige Optimierung möglich und sorgt für effiziente Workflows für die Rechnungsprüfung, den sicheren Umgang mit E-Rechnungen sowie die revisionssichere Archivierung.
Produktivitätssteigerung durch prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen
Gefragt ist dafür eine prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen, die den gesamten Prozess abdeckt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt dabei:
- Erfassen: Rechnungen gelangen per E-Mail-Import oder Scan automatisch in das System. Mit intelligenter OCR-Technologie und KI-Assistenz lassen sich alle relevanten Daten automatisch auslesen und strukturieren. Das fehleranfällige Abtippen und Übertragen der Daten ist damit Schnee von gestern.
- Validieren: Die sachliche Prüfung nach § 14 UStG findet automatisch statt. Mitarbeitende müssen lediglich bei Fehlern wie Dubletten, falschen Angaben oder Lieferanten, die nicht im System hinterlegt sind, eingreifen.
- Prüfen: Per ein- oder mehrstufigen Genehmigungsworkflows werden Rechnungen zur Freigabe an die jeweiligen Verantwortlichen weitergeleitet. Der mobile Zugriff von überall aus sorgt dabei für eine schnelle Bearbeitung, automatische Erinnerungen verhindern, dass Skontofristen verpasst werden. Der automatische Abgleich mit Bestellungen oder Lieferscheinen beschleunigt den Rechnungsworkflow zusätzlich.
- Exportieren: Die vollständigen Buchungsdaten lassen sich bequem an das Finanzbuchhaltungssystem übergeben und bei Bedarf auch digital an die Steuerberatung oder andere externe Dritte zur Buchhaltung übermitteln.
- Nachvollziehen: Buchungsfragen wie offene Rechnungen lassen sich schnell klären - sei es durch eine automatisierte Statusinformation oder den Zugriff auf die gesuchten Rechnungsbelege mit nur einem Klick.
- Archivieren: Ein geeignetes System ist zertifiziert und speichert Dokumente revisionssicher bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist und schützt zusätzlich vor Verlust und Manipulation.
Das Ergebnis ist ein besserer Cashflow durch rationalisierte Arbeitsabläufe, weil zum Beispiel der Versand von Mahnungen beschleunigt und der Zahlungszyklus verkürzt werden kann. Letzteres wiederum führt zu einer pünktlicheren Bezahlung von Lieferanten und einer höheren Wahrscheinlichkeit, dass eingeräumte Skonti auch tatsächlich genutzt werden.
Auf diese Weise kann eine Automatisierung aller entsprechenden Routing-, Workflows-, Genehmigungs- und Zahlungsprozesse die Produktivität im Rechnungsmanagement nachhaltig steigern. Das wirkt sich nebenbei positiv auf zahlreiche abteilungsübergreifende Kernprozesse in Einkauf, Warenwirtschaft oder Kundenservice aus.
Vorteile der Integration verschiedener Systeme im digitalen Rechnungswesen
Um nicht nur Teilprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, spielt die Integration verschiedener Systeme im digitalen Rechnungswesen eine zentrale Rolle. Vor allem die nahtlose Kommunikation zwischen ERP (Enterprise Resource Planning)- und DMS-Systemen, aber auch mit gegebenenfalls vorhandenen CRM (Customer Relationship Management)-Systemen ist dabei entscheidend. Die Vorteile einer solchen Integration sind vielfältig:
Effizienter Datentransfer: Wenn alle Systeme integriert sind, können Daten und Informationen reibungslos zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da manuelle Dateneingaben und doppelte Arbeitsschritte vermieden werden. So können unter anderem auch Rechnungsdaten, die im DMS erfasst wurden, automatisch an das ERP-System übergeben und für die Buchhaltung genutzt werden.
Vollständige Transparenz: Die Integration ermöglicht außerdem die vollständige Transparenz während des gesamten Abrechnungsprozesses. Alle relevanten Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung und können von autorisierten Personen eingesehen werden. Das erleichtert sowohl die Überwachung, Nachverfolgung und Prüfung von Rechnungen, als auch die Archivierung und Dokumentation aller Prozessschritte.
Automatisierte Workflows: Mit diesen lassen sich alle Rechnungen automatisch an die richtigen Personen oder Abteilungen weiterleiten und Genehmigungsprozesse beschleunigen. So wird der Bedarf an manueller E-Mail-Kommunikation minimiert und die Zusammenarbeit im Unternehmen gefördert.
Höhere Datenqualität: Die Integration stellt sicher, dass die Daten konsistent und fehlerfrei zwischen den Systemen übertragen werden. Dadurch wird das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Dateneingaben entstehen können, minimiert. Darüber hinaus unterstützt die Integration die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften, da alle Daten und Prozessschritte lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements
Das digitale Rechnungsmanagement ist zweifelsohne ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz und Produktivität eines Unternehmens. Um von den zahlreichen Vorteilen profitieren zu können, muss jedoch zunächst die Einführung gemeistert werden. Wie bei jeder größeren Veränderung gibt es auch dabei Herausforderungen. Hier sind einige der häufigsten Hürden.
Technische Herausforderungen: Die Auswahl der richtigen Software und ihre Integration in die bestehende IT-Infrastruktur kann komplex sein. Sie erfordert oft erhebliche Investitionen in Lizenzen, Hardware und Schulungen. Daher sollte den technischen Aspekten die nötige Aufmerksamkeit geschenkt werden. Gegebenenfalls lohnt es sich, Fachpersonal zu Rate zu ziehen.
Widerstand im Unternehmen: Die Einführung neuer Prozesse und Technologien kann im Unternehmen auf Widerstand stoßen. Mitarbeitende stehen Veränderungen womöglich skeptisch gegenüber, insbesondere wenn sie mit den alten, vertrauten Methoden zufrieden sind. Dann gilt es, alle Mitarbeitenden abzuholen und sie von den neuen Prozessen und Technologien zu begeistern.
Bedarf an kontinuierlicher Schulung: Die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement erfordert, dass Mitarbeitende die neuen Tools und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können. Hierzu sind Schulungen und die entsprechenden Ressourcen notwendig, damit alle Mitarbeitenden die erforderlichen Fähigkeiten erwerben.
Datenqualität und -sicherheit: Die Qualität der erfassten Daten ist entscheidend, um das Fehlerrisiko zu minimieren. Ebenso wichtig ist die Sicherheit der Unternehmensdaten. Gerade die Verarbeitung und Speicherung sensibler Finanzdaten erfordert angemessene Sicherheitsmaßnahmen.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihr digitales Rechnungsmanagement den nationalen und internationalen Vorschriften entspricht. Je nach Standort und Branche kann dies eine komplexe Aufgabe sein.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung sowie ein starkes Change-Management-Team, das die Akzeptanz und das Verständnis innerhalb der Organisation fördert.
Die Rolle der Datensicherheit im digitalen Rechnungswesen
Unternehmen müssen von Anfang an sicherstellen, dass ihre Daten geschützt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine zentrale Rolle bei der Sicherung von Finanzdaten spielt die Verschlüsselung bei der Speicherung und der Übertragung von Rechnungsdaten durch verschiedene Protokolle. Aber auch ein effektives Zugriffs- und Berechtigungsmanagement ist wichtig, damit nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf sensible Rechnungsdaten haben. Darüber hinaus sind regelmäßige Datensicherungen notwendig, um Daten im Falle eines Verlusts oder einer Sicherheitsverletzung wiederherstellen zu können.
Ein robuster Schutz gegen Malware und Phishing sowie die Sensibilisierung der Mitarbeitenden durch umfassende Schulungen schützen ebenfalls Unternehmen und ihre sensiblen Daten vor Cyberangriffen. Zudem ist die Wahl der richtigen Datenschutz- und Sicherheitslösung entscheidend. Unternehmen sollten bewährte Sicherheitssoftware, Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme (IDS) einsetzen. Die Implementierung von Data-Loss-Prevention (DLP)- Tools kann außerdem dazu beitragen, sensible Informationen zu schützen und deren unberechtigte Weitergabe zu verhindern.
Insgesamt ist die Sicherheit von Finanzdaten im digitalen Rechnungswesen von größter Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Maßnahmen auf dem aktuellen Stand sind, um Risiken zu minimieren, das Vertrauen in die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse zu stärken und die Vorteile der digitalen Prozesse im Rechnungsmanagement sorgenfrei ausschöpfen zu können.
Fazit
Es ist alles andere als einfach, gut etablierte und eingespielte Prozesse zu ändern, aber dieser Schritt ist notwendig, um sich als Unternehmen zukunftssicher aufzustellen, das gilt auch im digitalen Rechnungsmanagement. Die einzige Frage, die sich eigentlich noch stellt, ist: Wann starten Sie?
Rechnungsprozess 2.0: KI-Power für Ihre Dokumente
Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Ihnen die neuen Intelligent Document Processing Funktionen zusätzliche Möglichkeiten zur Automatisierung bieten.
