Rechnungsmanagement: Digitalisierung, Integration und Sicherheit im Fokus

Software für das Rechnungsmanagement digitalisiert und automatisiert die wichtigsten Prozesse im Rechnungswesen – das Erstellen, Empfangen und Archivieren aller Rechnungen und die damit verbundenen Arbeitsschritte, wie zum Beispiel das Prüfen, Bezahlen oder Korrigieren. Ziel ist die digitale Buchhaltung, denn die automatisiert und beschleunigt nicht nur die Rechnungsverarbeitung und ihre Workflows maßgeblich. Ganz nebenbei stellt sie auch die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften ebenso sicher wie die Qualität aller Daten und Prozessschritte.

Oft wird Rechnungsmanagement auf die Methode reduziert, mit der Unternehmen Lieferantenrechnungen verfolgen, bezahlen und gesetzeskonform archivieren. Im einfachsten Fall besteht der Prozess darin, eine Rechnung von einem Dritten zu erhalten, sie als rechtmäßig anzuerkennen, den Lieferanten zu bezahlen und diese Zahlung in den Unternehmensunterlagen zu vermerken.

Übersicht:

• Warum ist Rechnungsmanagement komplexer als es scheint?
• Rechnungsmanagement als Belastung: Wie Digitalisierung Abhilfe schafft
• Teilautomatisierung reicht nicht: Warum Rechnungswesen 4.0 unumgänglich ist
• Produktivitätssteigerung durch prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen
• Vorteile der Integration verschiedener Systeme im digitalen Rechnungswesen
• Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements
• Die Rolle der Datensicherheit im digitalen Rechnungswesen
• Digitales Rechnungsmanagement: Zeitersparnis und Fehlerminimierung

Warum ist Rechnungsmanagement komplexer als es scheint?

Das klingt gar nicht so kompliziert. Aber in der Regel sind mehrere Personen und Abteilungen beteiligt – was Zeit kostet und viele Fehlerquellen schafft.

Zum einen werden Rechnungen in der Regel an den Ansprechpartner in einem Unternehmen geschickt – den Nutzer der Dienstleistung. Meist handelt es sich dabei nicht um einen Sachbearbeiter in der Buchhaltung, was bedeutet, dass diese Rechnung intern weitergeleitet werden muss. Gibt es irgendwelche Probleme mit der Rechnung (die der Sachbearbeiter in der Buchhaltung entdeckt), geht die Rechnung zurück an den Ansprechpartner und dann wieder an den Lieferanten. Dieser nimmt entsprechende Änderungen vor. Schon jetzt gibt es jede Menge Doppelarbeit.

Doch selbst wenn die Rechnung einwandfrei in der Buchhaltung ankommt, müssen die Daten immer noch in eine Tabellenkalkulation oder ein ERP-System eingegeben werden. Danach wird ein Manager oder Geschäftsführer bestätigen, dass die Rechnung rechtmäßig ist und die Zahlung (über eine Bank) erfolgen kann.

All diese Daten müssen erneut in das ERP-System eingegeben werden. Das ist eine Standardprozedur. In großen Unternehmen ist dieser Teil des Rechnungsmanagements in der Regel Aufgabe einer darauf spezialisierten Kreditorenbuchhaltung. Die kann über das Rechnungsmanagement hinaus auch die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern und Rabatte ausfindig machen. Automation kann dafür sorgen, dass die Buchhalter auch tatsächlich in der Lage sind, diese strategischen Aufgaben wahrzunehmen. Denn in der Praxis vertun die meisten heute noch viel Zeit mit Dateneingaben und der Behebung von Fehlern, die von anderen Mitarbeitern gemacht wurden.

Rechnungsmanagement als Belastung: Wie Digitalisierung Abhilfe schafft

Aus diesem Grund droht das Rechnungsmanagement – wie viele andere Finanzprozesse auch – in Unternehmen zu einer echten Belastung zu werden. Der Grund: Die Finanzabteilungen sind mit der großen Zahl von Rechnungen, die sie täglich bearbeiten müssen, und mit der enormen Vielfalt der Formen und Formate, in denen diese Rechnungen heute noch eingehen, enorm gefordert.

Eintreffen können die Rechnungen nach wie vor auf Papier per Briefpost oder Fax, aber auch elektronisch in irgendeinem EDI-Format oder per E-Mail als PDF-Dokument. Vielleicht auch ganz modern als E-Rechnung. Deshalb sind vielerorts Notlösungen entstanden, die manche Spezialaufgaben zwar deutlich erleichtern, aber auf Dauer allen das Leben schwer machen. Vor allem, weil sie nie wirklich als langfristige Lösungen gedacht waren, hapert es an Integration, übergreifender Automatisierung und Optimierung der Prozesse und an einem aktuellen Reporting.

Digitalisiert, integriert, optimiert und automatisiert wurden in der Vergangenheit häufig nur – wenn überhaupt – wichtige Teilprozesse, wie etwa die Rechnungseingangsverarbeitung. Eingebunden sind hier Konverter für elektronische Rechnungsformate oder Scan-Prozesse zur Digitalisierung aller noch auf Papier eintreffenden Rechnungen.

Neben dem Rechnungsempfang laufen aber auch andere wichtige sekundäre Geschäftsprozesse wie der Rechnungsausgang und die ordnungsgemäße Archivierung aller Belege und Dokumente seit Jahren nahezu unverändert ab: Papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Teilautomatisierung reicht nicht: Warum Rechnungswesen 4.0 unumgänglich ist

Teilautomatisierungen des Rechnungsmanagements sind zwar ein erster und wichtiger Schritt in die richtige Richtung, eine nachhaltige Optimierung wird aber erst mit dem Rechnungswesen 4.0 möglich. Kluge Unternehmer suchen deshalb nach Möglichkeiten, zwei Dinge zu vermeiden:

1. Manuelle Dateneingabe, die immer zeitaufwendig ist und zu vielen Fehlern führen kann
2. Doppelte Bearbeitung bzw. übermäßige Kommunikation

All diese Rechnungs-E-Mails sind lästiger, als den meisten von uns bewusst ist.

Die Automatisierung des Rechnungsmanagements ist hier der Schlüssel. Anstatt eine PDF-Datei zur Überprüfung durch das Unternehmen zu schicken, kann der Ansprechpartner die entsprechenden Daten einfach in ein Tool oder eine Plattform eingeben, sobald er sie erhält. Das würde folgendermaßen aussehen:

• Die Kontaktperson erhält eine Rechnung von einem Lieferanten per E-Mail (oder sogar per Post).
• Sie gibt die Daten in das ERP ein oder stößt einen Prozess an, der das Dokument über ein DMS oder ECM Modul einliest und die Daten extrahiert.. 
• Der Vorgesetzte wird automatisch benachrichtigt und kann die Zahlung im selben System genehmigen oder ablehnen.
• Der Finanzmanager (oder der Sachbearbeiter für die Rechnungsstellung) wird dann benachrichtigt und kann die Rechnung bezahlen.
• Diese Daten werden dann aus dem Electronic Banking automatisch wieder in das ERP-System des Unternehmens exportiert.
• Interne Abstimmung mittels E-Mail wird von automatisierten Workflows aus dem DMS bzw. ECM abgelöst.

Im Idealfall kann sogar der Lieferant selbst seine Rechnungsdaten direkt in die Software eingeben. Er muss sich also gar nicht die Mühe machen, eine PDF-Datei zu erstellen und an eine Mail anzuhängen – er kann einfach seine Rohdaten schicken.

Produktivitätssteigerung durch prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen

Gefragt ist dafür eine prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen. Am besten von Rechnungsein- und -ausgang über Rechnungsprüfung, Zahlung und Kontierung bis hin zur Archivierung oder Weiterleitung an den Steuerberater. Es heißt also entweder Abschied nehmen von vielleicht sogar lieb gewonnenen Insellösungen oder aber Integration all dieser Insellösungen in ein stimmiges Gesamtkonzept für das digitale Rechnungsmanagement.

Ergebnis ist ein besserer Cashflow durch rationalisierte Arbeitsabläufe, weil zum Beispiel der Versand von Mahnungen beschleunigt und der Zahlungszyklus verkürzt werden kann. Letzteres wiederum führt zu einer pünktlicheren Bezahlung von Lieferanten und einer höheren Wahrscheinlichkeit dafür, dass eingeräumte Skonti auch tatsächlich genutzt werden.

Auf diese Weise kann eine Automatisierung aller entsprechenden Routing-, Workflows-, Genehmigungs- und Zahlungsprozesse die Produktivität im Rechnungsmanagement nachhaltig steigern. Das wirkt sich nebenbei auch positiv auf zahlreiche abteilungsübergreifende Kernprozesse in Einkauf, Warenwirtschaft oder Kundenservice aus.

Ergebnis ist eine genaue, pünktliche Finanzberichterstattung mit automatischem Zugriff auf alle aktuellen Informationen, was wiederum andere Aufgaben wie das Controlling oder die Vertriebsplanung erleichtert. Das lohnt sich aus vielen Gründen:

• Menschliche Fehler werden dadurch fast vollständig eliminiert.
• Es ist ein geringeres Maß an Überwachung erforderlich.
• Doppelte Zahlungen sind praktisch ausgeschlossen.
• Ausnahmen, die genehmigt werden müssen, sind automatisch gekennzeichnet.
• Berichterstattung, Budgetierung und Rechnungsprüfung sind viel effizienter und genauer.
• Sobald eine Rechnung im System ist (mit OCR-Software ad-hoc), gibt es kaum noch Möglichkeiten für Fehler.

Auch die anschließende Digitalisierung der Zusammenarbeit mit der Steuerberatung kann zeitraubende Belegsuche und Terminstress vermeiden helfen; Schnittstellen zu Programmen wie DATEV oder ADDISON helfen hier deutlich. Und weil praktisch alle Bereiche des Unternehmens von diesen Prozessen tangiert werden, kann die Digitalisierung des Rechnungsmanagements ein sehr wichtiger (erster) Schritt in Richtung Digitalisierung des gesamten Unternehmens sein.

Vorteile der Integration verschiedener Systeme im digitalen Rechnungswesen

Um nicht nur Teilprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, spielt die Integration verschiedener Systeme im digitalen Rechnungswesen eine zentrale Rolle. Vor allem die nahtlose Kommunikation zwischen ERP (Enterprise Resource Planning)- und DMS-Systemen, aber auch mit gegebenenfalls vorhandenen CRM (Customer Relationship Management)-Systemen ist dabei entscheidend. Die Vorteile einer solchen Integration sind vielfältig:

• Effizienter Datentransfer: Wenn alle Systeme integriert sind, können Daten und Informationen reibungslos zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da manuelle Dateneingaben und doppelte Arbeitsschritte vermieden werden. So können unter anderem auch Rechnungsdaten, die im DMS erfasst wurden, automatisch an das ERP-System übergeben und für die Buchhaltung genutzt werden.
• Vollständige Transparenz: Die Integration ermöglicht außerdem die vollständige Transparenz während des gesamten Abrechnungsprozesses. Alle relevanten Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung und können von autorisierten Personen eingesehen werden. Das erleichtert sowohl die Überwachung, Nachverfolgung und Prüfung von Rechnungen, als auch die Archivierung und Dokumentation aller Prozessschritte.
• Automatisierte Workflows: Mit diesen lassen sich alle Rechnungen automatisch an die richtigen Personen oder Abteilungen weiterleiten und Genehmigungsprozesse beschleunigen. So wird der Bedarf an manueller E-Mail-Kommunikation minimiert und die Zusammenarbeit im Unternehmen gefördert.
• Höhere Datenqualität: Die Integration stellt sicher, dass die Daten konsistent und fehlerfrei zwischen den Systemen übertragen werden. Dadurch wird das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Dateneingaben entstehen können, minimiert. Darüber hinaus unterstützt die Integration die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften, da alle Daten und Prozessschritte lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements

Die Implementierung eines Rechnungswesens 4.0 ist zweifelsohne ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz und Produktivität eines Unternehmens. Um von den zahlreichen Vorteilen profitieren zu können, muss jedoch zunächst die Einführung des digitalen Rechnungsmanagements gemeistert werden. Wie bei jeder größeren Veränderung gibt es auch dabei Herausforderungen. Hier sind einige der häufigsten Hürden.

• Technische Herausforderungen: Die Auswahl der richtigen Software und ihre Integration in die bestehende IT-Infrastruktur kann komplex sein. Sie erfordert oft erhebliche Investitionen in Lizenzen, Hardware und Schulungen. Daher sollte den technischen Aspekten die nötige Aufmerksamkeit geschenkt werden. Gegebenenfalls lohnt es sich, Experten zu Rate zu ziehen.
• Widerstand im Unternehmen: Die Einführung neuer Prozesse und Technologien kann im Unternehmen auf Widerstand stoßen. Mitarbeitende stehen Veränderungen oft skeptisch gegenüber, insbesondere wenn sie mit den alten, vertrauten Methoden zufrieden sind. Dann gilt es, alle Mitarbeitenden abzuholen und sie für die neuen Prozesse und Technologien zu begeistern.
• Bedarf an kontinuierlicher Schulung: Die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement erfordert, dass Mitarbeitende die neuen Tools und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können. Hierzu sind Schulungen und die entsprechenden Ressourcen notwendig, damit alle Mitarbeitenden die erforderlichen Fähigkeiten erwerben.
• Datenqualität und -sicherheit: Die Qualität der erfassten Daten ist entscheidend, um das Fehlerrisiko zu minimieren. Ebenso wichtig ist die Sicherheit der Unternehmensdaten. Gerade die Verarbeitung und Speicherung sensibler Finanzdaten erfordert angemessene Sicherheitsmaßnahmen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihr digitales Rechnungsmanagement den nationalen und internationalen Vorschriften entspricht. Je nach Standort und Branche kann dies eine komplexe Aufgabe sein. 

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Es ist wichtig, ein starkes Change-Management-Team zu haben, das die Akzeptanz und das Verständnis innerhalb der Organisation fördert. Eine klare Kommunikation und die Schulung der Mitarbeitenden sind außerdem unerlässlich, damit die Umstellung reibungslos verläuft.

Die Rolle der Datensicherheit im digitalen Rechnungswesen

Unternehmen müssen von Anfang an sicherstellen, dass ihre Daten geschützt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine zentrale Rolle bei der Sicherung von Finanzdaten spielt die Verschlüsselung bei der Speicherung und der Übertragung von Rechnungsdaten durch verschiedene Protokolle. Aber auch ein effektives Zugriffs- und Berechtigungsmanagement ist wichtig, damit nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf sensible Rechnungsdaten haben. Darüber hinaus sind regelmäßige Datensicherungen notwendig, um Daten im Falle eines Verlusts oder einer Sicherheitsverletzung wiederherstellen zu können.

Ein robuster Schutz gegen Malware und Phishing sowie die Sensibilisierung der Mitarbeitenden durch umfassende Schulungen schützen ebenfalls Unterehmen und ihre sensiblen Daten vor Cyberangriffen. Zudem ist die Wahl der richtigen Datenschutz- und Sicherheitslösung entscheidend. Unternehmen sollten bewährte Sicherheitssoftware, Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme (IDS) einsetzen. Die Implementierung von Data -Loss-Prevention (DLP)- Tools kann außerdem dazu beitragen, sensible Informationen zu schützen und deren unberechtigte Weitergabe zu verhindern.

Insgesamt ist die Sicherheit von Finanzdaten im digitalen Rechnungswesen von größter Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Maßnahmen auf dem aktuellen Stand sind, um Risiken zu minimieren, das Vertrauen in die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse zu stärken und die vorteile der digitalen Prozesse im Rechnungsmanagement sorgenfrei ausschöpfen zu können.

Digitales Rechnungsmanagement: Zeitersparnis und Fehlerminimierung

Vorteile wie eine deutliche Zeitersparnis ergeben sich nicht nur in den Prozessen des Rechnungsmanagements selbst, sondern auch später durch die Archivierung. Zum Beispiel, wenn eine Rechnung gesucht wird. Der Verlust von Rechnungsdokumenten gehört ebenso der Vergangenheit an wie Mahngebühren, falls ein Zahlungsziel nicht eingehalten wird. Dazu kommt die Kostenersparnis, weil Drucker, Papier und Porto wegfallen, und die verbesserte Dokumentation der einzelnen Prozessschritte, die zudem auch nicht hochgradig individualisierbar sind und mit entsprechenden Nutzerrechten abgesichert werden können.

Akzeptanzfördernd ist bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements eine Klarstellung bereits im Vorfeld: Die Automatisierung ist alles andere als ein Jobkiller oder Überwachungs-Tool, sondern ganz im Sinne aller Mitarbeiter. Wird die häufig kolportierte Fehleinschätzung vom Jobkiller nicht durch gezielte Aufklärung und offene Kommunikation frühzeitig entkräftet, droht als logische Konsequenz:

• Die digitalen Werkzeuge bleiben ungenutzt.
• Die Motivation sinkt.
• Frustration macht sich breit.
• Die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus.

Steuern Sie dieser Gefahr bewusst entgegen, indem Sie Ihre Teams bei Digitalisierungsprojekten von Anfang an einbinden und auf Einwände offen eingehen. Gerade beim Einsatz von leicht zu bedienenden Tools werden Sie schnell folgende Effekte beobachten können:

• Die digitalen Werkzeuge werden gerne genutzt.
• Die Motivation steigt, weil zum Beispiel zeitraubende Dateneingabe entfällt und mehr Raum für interessante Projektarbeit ist.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zufrieden.
• Die Effizienz steigt.

Es ist alles andere als einfach, gut etablierte und eingespielte Prozesse im Unternehmen zu ändern, selbst wenn diese Prozesse schlecht sind. Oftmals kann es auf den ersten Blick günstiger erscheinen, einfach so weiterzumachen wie bisher – also nicht in eine neue Software zu investieren, keine Prozesse zu ändern und keine Mitarbeiter zu schulen. Aber so werden Sie mit Ihrem Unternehmen nicht wachsen und sich nicht für die Zukunft aufstellen können. Wie überall anders beginnt auch im Rechnungsmanagement diese Veränderung mit der Anschaffung einer neuen Software. Mit den Tools arbeitet man fast immer schneller, sauberer und effizienter als mit der Beibehaltung der bisherigen Struktur. Die einzige Frage, die sich eigentlich noch stellt, ist: Wann anfangen mit der digitalen Buchhaltung?