Rechnungen per E-Mail zu versenden, ist längst Standard, doch mit neuen gesetzlichen Anforderungen und dem Trend zur Prozessautomatisierung stellt sich die Frage: Welche Formate sind noch zulässig, was ist zu beachten – und wie gelingt der nächste Schritt in der Digitalisierung?
Übersicht:
- Was ist eine Rechnung per E-Mail – und ist sie rechtsgültig?
- Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
- Was Sie bei der Archivierung von E-Mail-Rechnungen beachten sollten
- Die 5 Voraussetzungen für eine rechtssichere Rechnung per E-Mail
- Schritt für Schritt zur automatisierten Rechnungsverarbeitung
- Ein DMS als effiziente Lösung
- Fazit
- Häufige Fragen zur Rechnung per E-Mail
Was ist eine Rechnung per E-Mail – und ist sie rechtsgültig?
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. Seither dürfen Rechnungen per E-Mail verschickt werden, sofern sie alle Pflichtangaben enthalten und ihre Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt ist. Bei einer klassischen Rechnung per E-Mail handelt es sich meist um ein PDF-Dokument, das als Anhang versendet wird.
Achtung: Seit Anfang 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Seitdem sind strukturierte E-Rechnungen für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, untereinander ausschließlich maschinenlesbare E-Rechnungen auszustellen. Eine eingescannte Rechnung im PDF-Format gilt also nicht als E-Rechnung im Sinne des EU-Standards. Sie wird zwar elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen, ermöglicht aber keine automatische elektronische Verarbeitung.
Aktuell müssen Unternehmen nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, für das Ausstellen und Versenden gilt – je nach Fall – eine Übergangsfrist bis 2027. Die Regelung betrifft ausschließlich die B2B-Rechnungsstellung. Im B2C-Bereich bleibt hingegen weiterhin die Zustimmung der Verbrauchenden erforderlich, um eine elektronische Rechnung zu erhalten.
Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
Für Unternehmen, die Rechnungen versenden
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Schnellere Zustellung, schnellere Zahlung: Im Vergleich zu Postlaufzeiten kommen Rechnungen per E-Mail in Sekunden bei den Empfangenden an. Das beschleunigt den gesamten Zahlungsprozess und verbessert die Liquidität.
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Reduzierter Kostenaufwand: Ohne Druck, Kuverts und Porto sinken die operativen Ausgaben deutlich – ein wesentlicher Sparvorteil für das Rechnungswesen.
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Volle Nachverfolgbarkeit: Dank der Digitalisierung der Rechnungsprozesse lassen sich Rechnungsdaten strukturiert erfassen und in elektronischen Systemen speichern. Die Konsequenz: Mehr Transparenz im Rechnungsfluss und eine effiziente Analyse von Finanzkennzahlen.
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Sicherheit und Datenschutz: Anders als bei klassischen Papierrechnungen wird durch die Verschlüsselung der Daten und die Nutzung sicherer Übertragungsprotokolle die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsinformationen gewährleistet.
Für Unternehmen, die Rechnungen empfangen
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Einhaltung der E-Rechnungspflicht: Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
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Direkte Weiterleitung ins DMS: Eingangsrechnungen lassen sich automatisch in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) einspielen – manueller Aufwand beim Speichern entfällt.
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Automatisierte Prüfung dank neuer Technologien: Mithilfe von OCR, Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) und weiteren Technologien werden Rechnungsdaten automatisch extrahiert, Fehler minimiert und der Aufwand für manuelle Kontrollen reduziert.
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Grundlage für digitale Freigabeprozesse: Digitale Rechnungen ermöglichen automatisierte Workflows vom Prüfauftrag bis zur Freigabe – ganz ohne Ausdruck, Scan oder physische Wege.
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Was Sie bei der Archivierung von E-Mail-Rechnungen beachten sollten
Rechnungen per E-Mail müssen GoBD-konform archiviert werden, das heißt: digital, revisionssicher und jederzeit zugänglich. Laut den GoBD, der Abgabenordnung (AO) und dem HGB sind alle steuerlich relevanten E-Mails und ihre Anhänge als Buchungsbelege einzustufen und entsprechend archivierungspflichtig. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist liegt für Rechnungen in Deutschland aktuell bei acht Jahren (Stand 2025); zuvor waren es zehn Jahre.
Dabei gilt: Was digital in Ihr Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Elektronische Rechnungen, Belege oder E-Mails auszudrucken und in Papierordnern abzuheften, ist also keine korrekte Archivierung. Das Speichermedium sollte dabei außerdem nicht veränderbar sein. Nur so bleiben die Echtheit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewahrt. Eine revisionssichere Archivierung bedeutet also konkret:
- Vollständige Speicherung aller eingegangenen E-Mails und Rechnungsanhänge
- Nachvollziehbare und systematische Ablage (beispielsweise nach Datum, Kunde oder Vorgang)
- Keine nachträgliche Veränderung oder Löschung (Anhänge müssen in ihrem Originalzustand bleiben)
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen für Nachvollziehbarkeit
- Regelmäßige Sicherung und Schutz vor unberechtigtem Zugriff
- Archivierung in einem gängigen, elektronisch auswertbaren Format
Die 5 Voraussetzungen für eine rechtssichere Rechnung per E-Mail
1. Vollständige Pflichtangaben
Eine Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG alle erforderlichen Angaben enthalten:
- Rechnungsdatum,
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellenden bzw. des Rechnungsempfangenden,
- Rechnungsnummer,
- Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Termin oder Zeitraum der Leistung bzw. Lieferung,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang des gelieferten Service,
- Nettobeträge und die darauf entfallenden Umsatzsteuersätze und -beiträge,
- vorab vereinbarte Entgeltminderungen sowie
- zusätzliche Zuordnungs- oder Identifikationsmerkmale.
Zusätzliche Pflichtangaben auf E-Rechnungen
Elektronische Rechnungen – insbesondere bei der Ausstellung an öffentliche Auftraggeber – müssen außerdem weitere spezifische Angaben enthalten:
- Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfangenden,
- Bestellreferenz oder Bestellnummer,
- Häufig eine Einkäuferreferenz oder der Name der zuständigen Kontaktperson beim Auftraggebenden,
- Leistungs- bzw. Lieferdatum gesondert und in strukturierter Form,
- Angaben zur Bankverbindung, insbesondere die IBAN, sowie
- Zahlungsbedingungen, wie etwa Skontofristen oder Fälligkeitstermine, in strukturierter Form.
2. Zustimmung des Empfangenden
Der Empfangende muss dem Empfang elektronischer Rechnungen zugestimmt haben – etwa ausdrücklich in den AGB oder stillschweigend durch Bezahlung ohne Widerspruch. Im B2B-Bereich entfällt die Zustimmungspflicht für strukturierte Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD, da sie gesetzlich durch die E-Rechnungspflicht anzuerkennen sind.
3. Echtheit der Herkunft
Die Echtheit kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein geprüftes EDI-Verfahren (oder PEPPOL und ähnliche) gesichert werden. Alternativ genügt ein internes Kontrollverfahren im Unternehmen, das Herkunft und Prüfung nachvollziehbar macht, beispielsweise durch Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein.
4. Unversehrtheit des Inhalts
Nach dem Versand darf die Rechnung nicht mehr änderbar sein – sie muss im Originalformat gespeichert bleiben.
5. Lesbarkeit und geeignetes Format
Die Rechnung muss sowohl für Menschen lesbar sein (PDF) als auch maschinell auswertbar sein. PDFs sind noch – je nach Fall – bis 2027 hinsichtlich Ausstellung und Versand zulässig. ZUGFeRD-Rechnungen enthalten neben der maschinenlesbaren Datei im XML-Format eine für den Menschen lesbare PDF/A-3 Datei. XRechnungen bestehen ausschließlich aus XML und müssen mit speziellen Tools erst für das menschliche Auge sichtbar gemacht werden.
Schritt für Schritt zur automatisierten Rechnungsverarbeitung
Als erstes Digitalisierungsprojekt bietet sich die Kreditorenbuchhaltung und dabei vor allem die Eingangsrechnungsverarbeitung an, da sich hier schnell die ersten Erfolge zeigen. Um den Rechnungseingang zu automatisieren, empfehlen sich folgende Schritte:
Schritt 1: Digitalisierung der Post und Datenextraktion
Alle Rechnungen, die auf Papier eintreffen, werden digitalisiert und als digitale Dokumente gespeichert. Scanner und Computer mit intelligenter Software machen dabei die manuelle Dateneingabe sowie andere mühsame Aufgaben im Rechnungsprozess überflüssig. Danach werden aus allen digital vorliegenden Rechnungen – das schließt auch die per E-Mail oder EDI eingetroffenen mit ein – relevante Daten ausgelesen.
Schritt 2: Automatisierung von Standardprozessen
Nun werden die Daten an die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme übergeben. Hier erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen. Automatisierung in dieser Phase spart zusätzlich Zeit bei der Eingabe der Lieferantendaten, da diese in der Regel im Zuge des Abgleichs automatisiert werden kann.
Rechnungen genehmigen und begleichen
Um eine Rechnung zu genehmigen, werden die entsprechenden Parteien – wahlweise ihre Stellvertreter – automatisch per Workflow benachrichtigt. Mobile Endgeräte sind ebenfalls in die Workflows einbezogen, sodass der Zugriff auf sämtliche Informationen auch von unterwegs aus möglich ist.
An dieser Stelle wird die Zeit eingespart, die früher für die Erinnerung für Freigaben oder die Neueingabe von Rechnungen aufgewendet wurde. Eingebaute Fehlerkontrollen und automatische Abgleiche im digitalen Rechnungseingang stellen unter anderem sicher, dass das Geld an den richtigen Lieferanten geht, Überzahlungen kenntlich gemacht oder doppelt eingehende Rechnungen rechtzeitig bemerkt werden. Ist eine Rechnung freigegeben, kann sie bezahlt werden. Dieser Schritt lässt sich ebenfalls automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen.
Ein DMS als effiziente Lösung
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial der digitalen Rechnungsverarbeitung auszuschöpfen.
- Automatisierung: Automatisierte Workflows mit intelligentem Routing leiten Rechnungen effizient an die richtigen Abteilungen weiter, erkennen Fehler und steigern so die Effizienz im Rechnungswesen.
- Schnelle, fehlerfreie Bearbeitung: Die direkte Übergabe aller relevanten Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware sorgt für eine schnelle, fehlerfreie Verarbeitung und ermöglicht die Einhaltung von Zahlungs- und Skontofristen.
- Sicherheit: Umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Berechtigungssysteme, Firewalls und Verschlüsselung gewährleisten den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
- Bereitstellung von Daten und Archivierung: Intelligente Archivierungstechnologien ermöglichen eine schnelle, vollständige Datenbereitstellung sowie flexible, gesetzeskonforme und lückenlose Archivierung.
- Compliance und Qualitätsmanagement: Automatische Datenvalidierung und Prüfmechanismen sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und gewährleisten die Qualität der Rechnungsprozesse.
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FazitRechnungen per E-Mail sind in vielen Unternehmen längst gelebte Praxis, doch mit der verpflichtenden Einführung strukturierter E-Rechnungen für B2B-Transaktionen Anfang 2025 ist in diesem Bereich eine neue Ära eingeläutet.
Wer auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit automatisierter Rechnungserkennung und digitalen Workflows setzt, profitiert nicht nur von mehr Effizienz, sondern stellt die Weichen für eine gesetzeskonforme, zukunftssichere Rechnungsverarbeitung.
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Häufige Fragen zur Rechnung per E-Mail
Ist eine Rechnung per E-Mail rechtsgültig?
Ja, vorausgesetzt, sie enthält alle Pflichtangaben, wurde unverändert übermittelt, und wird GoBD-konform archiviert.
Muss ich ab 2025 zwingend strukturierte E-Rechnungen versenden?
Falls Sie als Unternehmen mit Geschäftskund:innen arbeiten, ja: Für B2B-Rechnungen gelten seit 2025 neue gesetzliche Vorgaben in Deutschland. Einfache PDF-Rechnungen reichen dann nicht mehr aus und müssen durch strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ersetzt werden.
Kann ich PDF-Rechnungen automatisiert verarbeiten?
Ja, mit einem modernen DMS können eingehende PDF-Rechnungen automatisch eingelesen, geprüft und archiviert werden. Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP) ermöglichen dabei eine besonders schnelle und fehlerfreie Datenextraktion.
