Die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen für Unternehmensdokumente gelten für Gewerbetreibende und sind über das Steuerrecht sowie das Handelsrecht geregelt. Jeder Unternehmer ist demnach verpflichtet, seine Geschäftsunterlagen über die vom Gesetzgeber vordefinierten Zeiträume aufzubewahren. Wichtige Information darüber, welche Unterlagen wie lange gespeichert werden müssen, wie Sie diese Aufbewahrungsfristen immer im Blick behalten und auf welche Weise ein Dokumentenmanagement-System dabei äußerst hilfreich unterstützen kann, erhalten Sie über diesen Beitrag.
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Unter einer Aufbewahrungsfrist versteht man im betrieblichen Sinne die Zeitspanne, über die aufbewahrungspflichtige Dokumente geordnet archiviert werden müssen. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist richtet sich unter anderem nach der Art des jeweiligen Geschäftsdokuments.
Dabei sollten Unternehmen heute zwingend auf die digitale Form der Dokumentenarchivierung setzen. Dass die physische Aufbewahrung wichtiger Unterlagen voller Tücken ist, machte zum Beispiel das prominente Beispiel des Kölner Stadtarchivs deutlich, das 2009 in sich zusammenstürzte und Tausende Archivbestände unter sich begrub. Dabei gingen auch wertvolle historische Dokumente unwiederbringlich verloren. Für Schriftstücke, die noch gerettet werden konnten, leisteten innovative Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten wertvolle Hilfe bei der Rekonstruktion.
Bei digitalen Archiven von Unternehmen und Behörden stellt sich die Frage nach der „Lebensdauer“ bzw. den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten gleichermaßen, auch wenn sie – anders als klassische Aktenarchive in Papierform – keine räumlichen Grenzen innerhalb von Gebäuden kennen. Doch auch Speicherplatz kostet Geld, und mit jedem Terabyte wächst bei der Suche nach Dokumenten auch die Wartezeit, bis der Rechner das Ergebnis anzeigt.
Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?
Unternehmen, die nach dem Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch der Verbindlichkeit, diese aufzubewahren. Aber auch Privatpersonen haben für Rechnungen und sonstige Zahlungsbelege eine zweijährige Aufbewahrungspflicht, die in § 14b Abs. 1 S. 5 i.V.m. und § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG definiert ist.
Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten werden in der AO, primär über den Paragraphen 147, geregelt. Aber auch andere Gesetze, wie beispielsweise das Umsatzsteuergesetz (UStG) definieren, wer einer entsprechenden Aufbewahrungspflicht unterliegt. Hierunter fallen etwa bestimmte Berufszweige, für die eine Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht gilt. Zudem sind alle Gewerbetreibenden ab einer bestimmten Umsatz- bzw. Gewinnhöhe buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Dabei liegt laut den gesetzlichen Vorschriften die Umsatzgrenze bei 600.000 Euro, die Gewinngrenze bei 60.000 Euro.
Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?
In einigen Branchen ist die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten für die Unternehmen existenziell wichtig. Wussten Sie, dass es in der Versicherungsbranche Dokumente mit Aufbewahrungsfristen von 100 Jahren gibt? Und dass von der Industrie gefordert wird, die medizinischen Unterlagen von Personen, die mit Gefahrstoffen arbeiten, mindestens 30 Jahre lang zu speichern? Doch keine Sorge: Für die meisten geschäftlichen Unterlagen schreibt der Gesetzgeber den Unternehmen eine Aufbewahrungsfrist von „nur“ zehn bzw. sechs Jahren vor.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden und wie lange?
Die in den Paragraphen 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO sowie 14b Abs. 1 UStG geregelten Aufbewahrungsfristen gelten für die nachfolgend aufgelisteten Unterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren:- Bücher und Aufzeichnungen
- Rechnungen und Buchungsbelege
- Jahresabschlüsse
- Eröffnungsbilanzen
- Inventare und Lageberichte
- Unterlagen zur Beifügung abgegebener Zollanmeldungen
Andererseits dürfen bestimmte Personalunterlagen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht weiter aufbewahrt werden. Gehaltsabrechnungen müssen jedoch aufgrund ihrer steuerrechtlichen Relevanz sechs Jahre lange gespeichert werden. Abgelehnte Bewerbungen sind maximal sechs Monate aufzubewahren, es sei denn, der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ausdrücklich ein. Prinzipiell nicht aufbewahrungspflichtig und prüfungstechnisch irrelevant sind betriebsinterne Aufzeichnungen, also beispielsweise Fahrberichte oder kalendarische Aufzeichnungen.
Auch wichtig zu wissen: Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Bucheintragung erfolgt ist, der Handels- oder Geschäftsbrief eingegangen oder versendet wurde oder eine Aufzeichnung vorgenommen bzw. weitere relevante Unterlagen angelegt wurden. Dieselbe zeitliche Regelung gilt bei der Erstellung von Eröffnungsbilanzen oder von Lageberichten und Jahresabschlüssen.
Wer sich über die Zukunft seiner geschäftlichen Dokumente Gedanken macht, muss also keineswegs in Jahrhunderten denken, sollte die Vorgaben der Aufbewahrungsfristen aber im eigenen Interesse immer im Blick behalten. Denn wer braucht schon den Ärger einer Abmahnung wegen der Patente oder des Copyrights eines Produktes? Wer will schon vom Finanzamt geschätzt werden, weil die Steuerunterlagen unvollständig sind? Und wer kann nicht gut auf die Klage eines ehemaligen Mitarbeitenden aufgrund eines Datenschutz-Verstoßes verzichten?
Ein DMS hat die Aufbewahrungsfristen für Sie im Blick
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) nimmt Ihnen alle Sorgen rund um das Thema Aufbewahrungsfristen ab. Denn mit einem DMS können jedem Dokument die Aussonderungs- und Aufbewahrungsfristen direkt bei der Archivierung elektronisch mitgegeben werden. Erst zu gegebener Zeit wird dieses Dokument dann automatisch gelöscht. Über die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss sich dann niemand mehr Gedanken machen – diese ist vollautomatisch sichergestellt. Dank digitaler Dokumentenablage können Fristen automatisiert eingehalten werden – etwa bei Versicherungsschutz, Produkthaftung, Patenten oder Copyright.
Das DMS kann entsprechend klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren, sicher steuern und weitgehend automatisieren. Die Richtlinien betreffen in der Regel auch die Sicherheitsempfindlichkeit und andere wichtige Parameter. Nehmen wir zum Beispiel geschäftliche Dokumente wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Belege, Verträge oder Geschäftsbriefe: All das muss in Deutschland den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) genügen – und zwar unabhängig davon, ob die Dokumente auf Papier oder in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahrt werden.
Laut GoBD ist zusätzlich die Erstellung der Verfahrensdokumentation aller Geschäftsprozesse für jedes Unternehmen verpflichtend. Die GoBD gelten für alle Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts. Auf den Umfang – haupt- oder nebenberuflich – kommt es dabei nicht an. Ebenso unerheblich ist die Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung oder Einnahmenüberschussrechnung). Die GoBD gelten in jedem Fall.
Dokumente archivieren oder löschen?
Mit einer modernen DMS Software sind die durch die GoBD definierten Aufbewahrungspflichten und -fristen also kein Problem mehr. Nach Ablauf der Archivierungspflicht sollten Dokumente aber immer gelöscht werden. Das schafft freien Speicherplatz und spart Ressourcen. Eine ordnungsgemäße Vernichtungs- oder Löschungspolitik ist aber auch von entscheidender Bedeutung zur Sicherstellung, dass nichts, was für eine spätere Verwendung archiviert werden sollte, versehentlich gelöscht wird. Es ist daher wichtig, alle geltenden Vorschriften genau zu kennen. Die Dokumente müssen dementsprechend behandelt werden, sodass die Einhaltung aller gesetzlicher Vorgaben immer gewährleistet bleibt. Deshalb empfiehlt es sich, alle Dokumente zu digitalisieren – auch diejenigen, die immer noch in Papierform archiviert werden.
Die automatische Löschung veralteter Dokumente kann zwar ein auf den ersten Blick durchaus beängstigender Vorgang sein, ist aber zweifelsohne die effektivste Variante der zeitlich optimierten Vernichtung von Daten. Sicherungskopien, Informationen, die an vertrauenswürdige Dritte weitergegeben worden sind, und alle anderen Stellen, an die sie kopiert wurden, müssen nachverfolgt und vernichtet werden. Für die Vernichtungsregeln sollten Sie strenge Prozesse definieren, befolgen und prüfen, um jederzeit sicherzustellen, dass dies auch wie erwartet geschieht. Auch die Versionierung der Dokumente muss hier einfließen, denn beispielsweise kann eine Änderung des Vertrages eine Verlängerung seiner Aufbewahrungsfrist zur Folge haben.
Falls die Aufbewahrungsfristen nicht an die Gesetzgebung gebunden oder vertraglich geregelt sind, legen in der Regel die Dokumenteneigentümer die Aufbewahrungsdauer „ihrer“ Dokumente fest. Es sollten dabei auch schon Überprüfungszeitpunkte festgelegt werden, etwa wenn Personen das Unternehmen verlassen oder ihre Rollen wechseln. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch ihr Zugang widerrufen werden und eine Überprüfung aller Dokumente stattfinden, auf die sie Zugriff hatten. Denn auf den entsprechenden Geräten sind möglicherweise veraltete oder vertrauliche Informationen gespeichert.
Ewig ist eine verdammt lange Zeit. Selbst Connor MacLeod, der legendäre Highlander aus dem gleichnamigen Kultfilm der 80er Jahre, dachte so, nachdem er vier Jahrhunderte lang unsterblich war. In einigen Fällen existieren Dokumente jedoch tatsächlich fast ewig. Zumindest aus der Sicht eines Menschen. Weil sich in der digitalisierten Welt von heute die Werkzeuge aber schneller ändern als je zuvor, müssen sich die Verantwortlichen für das Dokumentenmanagement auch Gedanken über zukunftssichere Formate machen, in denen Dokumente langfristig archiviert werden sollen. Dies ist eine Voraussetzung, damit Kollegen auch in ferner Zukunft mit neuen Tools noch Dokumente in dem Format öffnen, bearbeiten und gemeinsam nutzen können, in dem es ursprünglich erstellt worden ist.
PDF: Die Zeitkapsel
Hier bietet sich das PDF- oder PDF/A-Format an, das auch Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren und mehr überdauern sollte. Seit den frühen 90er-Jahren hat sich das Portable Document Format (PDF) aus vielen guten Gründen zum Standardformat für den Austausch von Dokumenten entwickelt. Vor allem, weil ein PDF archivierungsfreundlicher ist als etwa ein Word-Dokument. Es garantiert, dass alle Dokumente so aussehen wie bei der Erstellung – völlig unabhängig von Anwendungssoftware, Hardware und Betriebssystem. Werden Dateien über mehrere Plattformen weitergegeben, bietet ein PDF eine bessere Vorschau als native Office-Dokumente. Es ist für den Empfänger viel einfacher zu handhaben und bietet deutlich mehr Sicherheit hinsichtlich unerwünschter Änderungen am Dokument.
Fazit
Für Unternehmen ist die Beachtung gesetzlich geregelter Aufbewahrungspflichten ein essenzieller Parameter der Betriebsführung. Relevante Dokumente sind nicht nur gesetzeskonform, sondern auch revisionssicher und stets nachprüfbar aufzubewahren. Über ein Dokumentenmanagement-System ist zu jeder Zeit ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf alle Daten gewährleistet – und das ist nicht nur für innerbetriebliche Abläufe und effizientere HR-Prozesse von enormer Wichtigkeit, sondern schützt unter anderem auch für den Fall einer steuerlichen Betriebsprüfung vor Ärger mit dem Finanzamt.
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