Versionierung erleichtert digitale Arbeitsprozesse

Ob bei Content Management-Systemen in der Verwaltung von Dokumenten und Dateien oder auch in der Software-Entwicklung zur Handhabung von Quelltexten: Auf eine Versionierung bzw. Versionsverwaltung kann heute kaum noch verzichtet werden. Hinter den beiden Begriffen verbirgt sich eine Funktionsweise zur Dokumenten-Erfassung und -Modifizierung, bei der jede Änderung die vorherige Variante des digitalen Dokuments im Archiv ersetzt, dabei aber gleichzeitig die Historie der einzelnen Versionen speichert. Somit können divergente Versionsstände genau unterschieden und einzelne Versionen jederzeit rekapituliert werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen ein System zur Versionsverwaltung im Einzelnen bietet, welchen Herausforderungen es ohne automatische Versionierung entgegenzutreten gilt und wie Sie den Prozess auch in Ihrem Unternehmen zur Effizienzsteigerung und nicht zuletzt zur Absicherung Ihrer Daten einsetzen können.

• Was genau bedeutet Versionierung bzw. Versionsverwaltung?
• Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
• Welche Herausforderungen ergeben sich aus der fehlenden Versionierung in traditionellen Dateisystemen?
• Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung?
• Was sind die Vorteile einer Revisionierung?
• Immer auf der sicheren Seite dank automatischer Versionierung
• Revisionssicherheit und Compliance
• Die Bedeutung der Versionierung in der Teamarbeit
• Basis für das Workflow-Management
• Häufige Fragen zur Versionierung

Was genau bedeutet Versionierung bzw. Versionsverwaltung?

Wie eingangs schon erwähnt, protokolliert die Versionsverwaltung alle Modifikationen, die an einer oder mehreren Dateien seit dem Zeitraum der Dokumentenspeicherung vorgenommen wurden. Um auch nach der Revision eines Dokuments zu jeder Zeit auf eine der vorherigen Versionsstände zurückgreifen zu können, speichert die Versionsverwaltung jede einzelne Variante der Datei mit einer Benutzerkennung sowie einem Zeitstempel. Daneben ist bei guten Softwarelösungen für Dokumentenmanagement auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.

Wichtige Dokumente, wie etwa Verträge oder Rechnungen, müssen jahrelang revisionssicher aufbewahrt werden, zum Beispiel aus steuerlichen oder versicherungstechnischen Gründen. Doch es ist im Unternehmensalltag gang und gäbe, dass sich Verträge ändern oder Rechnungen nachverhandelt werden. Damit daraus kein Chaos resultiert, bietet eine DMS Software die Möglichkeit der Versionierung von Dokumenten.

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei ist sicherzustellen, dass ausschließlich hierfür berechtigte Mitarbeiter solche Modifizierungen vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

Das traditionelle Dateisystem unter Windows überschreibt bei Änderungen das alte Dokument und ersetzt es damit komplett durch die revidierte Variante. Neue Versionen könnten vom Benutzer natürlich auch als komplett neue Dateien, etwa mit entsprechender Versionsnummer, gespeichert werden. Oft wird dabei vergessen, die erforderlichen Informationen zufriedenstellend zu protokollieren. Dadurch stellt sich zum Beispiel die Frage: Welche Versionen gibt es überhaupt?

Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung?

Bevor die Vorteile der Versionierung näher betrachtet werden, ist es wichtig, den Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung zu verstehen. Bei der manuellen Versionierung liegt die Kontrolle über die Erstellung neuer Versionen in den Händen der Benutzer. Das bedeutet, dass die Benutzer aktiv entscheiden, wann eine neue Version eines Dokuments oder einer Datei erstellt wird. Dies geschieht häufig durch das Speichern des Dokuments unter einem neuen Namen oder durch manuelles Hinzufügen einer Versionsnummer oder Beschreibung. Obwohl die manuelle Versionierung Flexibilität bietet, birgt sie das Risiko menschlicher Fehler und Unregelmäßigkeiten. Die Benutzer müssen sich selbst daran erinnern, neue Versionen zu erstellen und diese einheitlich und fortlaufend zu kennzeichnen. Insbesondere wenn mehrere Personen mit einer Datei arbeiten, besteht ständig die Gefahr der Verwechslung oder des versehentlichen Überschreibens.
Im Gegensatz dazu erfolgt die automatische Versionierung, wie der Name schon sagt, automatisch. Hier übernimmt ein Dokumentenmanagement-System die Erstellung und Verwaltung der Versionen. Dies geschieht ohne weiteres Zutun oder Eingreifen des Benutzers. Dadurch werden die Risiken, die die manuelle Versionierung mit sich bringt, gebannt und es wird sichergestellt, dass alle Änderungen korrekt dokumentiert werden.

Welche Herausforderungen ergeben sich aus der fehlenden Versionierung in traditionellen Dateisystemen?

Die Verwendung traditioneller Dateisysteme ohne Versionierung kann zu erheblichen Herausforderungen und Problemen in digitalen Arbeitsprozessen führen. Einige der konkreten Schwierigkeiten und Herausforderungen, die sich für Unternehmen aus dem Fehlen einer systematischen Versionierung ergeben können, sind folgende:

• Verlust der Änderungshistorie: In traditionellen Dateisystemen wird eine Datei bei jeder Änderung überschrieben, wodurch frühere Versionen verloren gehen. Das erschwert die Nachvollziehbarkeit von Änderungen erheblich.
• Unklarheit über den aktuellen Stand: Ohne Versionierung ist es für Benutzer schwierig, den aktuellen Stand eines Dokuments oder einer Datei eindeutig zu bestimmen. Das kann zu Verwirrung führen. Insbesondere wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, ist schnell unklar, welche Version die aktuellste ist.
• Risiko des Datenverlustes: Bei traditionellen Dateisystemen besteht ein erhöhtes Risiko des unbeabsichtigten Datenverlustes. Da ältere Versionen überschrieben werden, können wichtige Informationen unwiederbringlich verloren gehen.
• Erschwerte Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateien wird in traditionellen Dateisystemen dadurch erschwert, dass es keine eindeutige Möglichkeit gibt, Änderungen verschiedener Benutzer zu koordinieren. Das führt häufig zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Missverständnissen, was wiederum das Risiko von Datenverlusten erhöht.
• Schwierigkeiten bei der Revisionskontrolle: In Branchen, in denen eine gesetzeskonforme Archivierung und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist, kann eine fehlende Versionierung zu erheblichen Compliance-Problemen führen. Die genaue Dokumentation von Änderungen und Revisionen ist in einigen Branchen und Bereichen daher unabdingbar.

Was sind die Vorteile einer Revisionierung?

Die automatische Versionierung in einem Dokumentenmanagement-System gewährleistet nicht nur die Revisionssicherheit von Geschäftsdokumenten, sie erleichtert auch wichtige Schritte im Arbeitszyklus einer Dokumentenänderung – vom Erstellen und Bearbeiten des Dokuments über das Prüfen und Freigeben bis hin zur Archivierung. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Sämtliche Änderungen eines jeden Benutzers sind von jedem am Prozess beteiligten Mitarbeiter direkt erkennbar – was die Zusammenarbeit im Änderungszyklus deutlich erleichtert. Allein schon deshalb, weil auch der aktuelle Stand eines Dokuments jederzeit ersichtlich ist.

Nehmen wir zum Beispiel den Entwurf eines Kaufvertrags: Ist er vom zuständigen Sachbearbeiter erstellt, pflücken die am Einkauf beteiligten Stellen den Vertrag in der Regel inhaltlich auseinander. Es gibt viele Anmerkungen und Streichungen, teilweise entstehen völlig neue Passagen. Jeder Kollege speichert den von ihm geänderten Entwurf lokal auf seinem Rechner und verschickt ihn dann per E-Mail an alle in die Kaufentscheidung involvierten Mitarbeiter. Dieser Zyklus wiederholt sich so lange, bis die finale Version steht. Dann ist aber kaum noch nachvollziehbar, wer was geändert hat. Und im Verlauf des Zyklus ist nur schwer zu erkennen, welches der vielen Dokumente auf dem aktuellen Stand ist.

Genau diese Probleme verhindert die Versionierung beziehungsweise Versionsverwaltung von digitalen Dokumenten. Auch gegen Datenverlust sichert sich das Unternehmen durch Versionierung der Dokumente ab. Es ist ausgeschlossen, dass aus Versehen ein Teil des Dokuments gelöscht wird oder gar das gesamte Dokument verloren geht, nur weil beispielsweise der PC des Users einen Defekt bekommt. Und der gemeinsame Zugriff von mehreren Bearbeitern auf ein Dokument erfolgt koordiniert und systematisch, sodass kein Versions-Chaos droht.

Manchmal werden Dokumente durch die Bearbeitung leider nicht besser. Die Folge ist, dass man gerne zu einer früheren Version zurückkehren oder eine Passage aus der ursprünglichen Version wieder einbauen möchte. Ohne eine Versionierung gibt es hierfür kaum eine Chance. Auch die Zusammenarbeit mit den übrigen Beteiligten am Änderungszyklus eines Dokuments wird ohne Versionierung früher oder später kompliziert und umständlich, nicht selten sogar chaotisch. Eine Versionsverwaltung lässt derartige Probleme hingegen gar nicht erst aufkommen, da durch die automatische Versionierung jederzeit eine klare Historie aller Versionen verfügbar und einsehbar ist.

Immer auf der sicheren Seite dank automatischer Versionierung

Im Gegensatz zur manuellen Versionierung lassen sich all diese Vorteile mit der automatischen Versionierung noch einfacher und sicherer nutzen - und zwar nicht erst dann, wenn der Benutzer des Dokuments entscheidet, dass er seine Bearbeitung abgeschlossen hat. Bei der manuellen Versionierung muss der User eine Nummer oder sogar eine Kurzbeschreibung mitliefern, um die neu erstellte Version zu kennzeichnen. Durch diese Kennzeichnung allein ist jedoch nicht eindeutig erkennbar, ob ein Dokument noch bearbeitet wird oder nicht. Deswegen bleibt ohne automatische Versionierung das Restrisiko, dass Änderungen unwissend überschrieben oder veraltete Versionen weiterbearbeitet werden. Dokumentenmanagement-Systeme hingegen regeln die Zusammenarbeit durch das automatische Versionsmanagement für ein Archiv eindeutig.

Das Prinzip dahinter ist einfach: Sobald ein Mitarbeiter ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten öffnet, wird es im Archiv gesperrt (Check out). Andere Mitarbeiter können das Dokument nur lesen, wenn es wieder gespeichert und damit freigegeben ist (Check in). Beim Speichern erhält das Dokument automatisch die neue Versionsnummer.

Wird ein Dokument im Archiv gesucht, zeigt etwa das System von DocuWare zunächst nur die neueste Version an. Um ältere Versionen anzusehen, ist ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Kontextmenü nötig, wo dann die Dokument-Historie ausgewählt wird.

Revisionssicherheit und Compliance

Revisionssicherheit und Compliance sind für viele Branchen und Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Insbesondere in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen und Recht sind strenge Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Hier ist besonders darauf zu achten, dass Dokumente und Daten ordnungsgemäß archiviert, geschützt und nachvollziehbar sind. Eine zentrale Rolle spielt dabei eine professionelle und automatisierte Versionierung, die eine lückenlose Protokollierung aller Änderungen an Dokumenten gewährleistet. Dabei wird jede Änderung mit einem Zeitstempel und der entsprechenden Benutzerkennung versehen, damit sie immer nachvollzogen werden kann.

Dies ist nicht nur wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, um bei Audits oder rechtlichen Auseinandersetzungen auf eine lückenlose Dokumentation zurückgreifen zu können. Darüber hinaus schützt die Versionierung vor unberechtigten Änderungen oder Datenverlust. Die Möglichkeit, bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren, stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht unwiederbringlich verloren gehen. Die automatische Versionierung trägt dazu bei, dass Unternehmen in Sachen Revisionssicherheit und Compliance stets auf der sicheren Seite sind.

Die Bedeutung der Versionierung in der Teamarbeit

Die Zusammenarbeit verschiedener Teams und Abteilungen an gemeinsamen Projekten und Dokumenten gehört in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Dabei kommt der Versionierung eine besondere Bedeutung zu. Eine effektive Koordination von Änderungen und eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sind entscheidend für eine reibungslose Zusammenarbeit ohne Missverständnisse und daraus resultierende Fehler. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen es Teams, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten, Änderungen zu verfolgen und Konflikte zu vermeiden. Dabei stellen sie sicher, dass alle Teammitglieder genau wissen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dadurch wird die Zusammenarbeit effizienter und transparenter, was wiederum die Qualität der Arbeit und die Produktivität des Teams steigert.

Basis für das Workflow-Management

Über ein entsprechendes Workflow-Management kann DocuWare auch dafür sorgen, dass bestimmte User, Rollen oder Abteilungen automatisch über die Änderung eines Dokuments informiert werden. Auch Freigabe- oder Prüfberechtigungen lassen sich definieren, um einmal erzeugte Versionsdokumente vollautomatisch und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen zu verteilen – zur Prüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme. Auch das beschleunigt die Abläufe im Unternehmen deutlich und verbessert die Informationsqualität nachhaltig.

Das Wichtigste an der Versionierung ist, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat. Weil für die User und für die Dokumente ganz spezifische Zugriffsrechte vergeben werden können, sind unberechtigte Änderungen absolut ausgeschlossen. Die automatisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflows sorgen für weitere rechtliche Sicherheit – wichtige Dokumente oder einzelne Passagen können dadurch nicht gelöscht werden.

Das Beste an der Versionierung ist aber: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten. Altbekannte Probleme durch Kunden oder Auftraggeber, die unwissentlich mit alten Versionen arbeiten, gehören endgültig der Vergangenheit an. Und Unternehmen gewinnen eine noch nie dagewesene Fähigkeit: Absolute Dokumentenkonsistenz und Stichwortgenauigkeit bei der Dokumentensuche. Auf die unbestreitbaren Vorzüge einer professionellen Versionsverwaltung sollte heute also kein Unternehmen mehr verzichten.

Disclaimer: Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Häufige Fragen zur Versionierung

Was ist Versionierung?

Versionierung bezeichnet den Prozess, der es ermöglicht, sämtliche Änderungen an Dateien oder Dokumenten im Laufe der Zeit präzise nachzuverfolgen. Dieses Verfahren erlaubt auch das Betrachten verschiedener Zustände und Entwicklungsstadien bei Bedarf, wodurch die gesamte Historie transparent wird.

Warum ist Versionierung wichtig für die Dokumentenverwaltung?

Die Versionierung ist für die Dokumentenverwaltung von entscheidender Bedeutung, da sie alle Modifikationen an Dateien aufzeichnet und unterschiedliche Versionen speichert. Dies erlaubt das jederzeitige Zurückgreifen auf vorherige Varianten und eine transparente Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Besonders für Dokumente und Dateien, die rechtskonform archiviert werden müssen, ist die Versionierung daher unerlässlich.

Worin besteht der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung?

Der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung liegt darin, dass bei der manuellen Variante der Nutzer aktiv entscheidet, wann eine neue Version erzeugt und mit einer Markierung versehen wird. Dies birgt das Risiko von Überschreibungen oder der Verwendung veralteter Fassungen. Bei der automatischen Versionierung hingegen sperrt das Dokumentenmanagementsystem das Dokument automatisch während der Bearbeitung, vergibt eine neue Versionsnummer und erleichtert den Zugriff auf vorherige Versionen.

Wie kann die Versionierung von Dokumenten automatisiert werden?

Die automatisierte Versionsverwaltung ist eine Funktion, die in leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme integriert ist. In solchen Systemen können Dokumente beispielsweise während der Bearbeitung im Archiv gesperrt werden. Die bearbeitete Fassung erhält automatisch eine neue Versionsnummer, wodurch die Historie des Dokuments klar nachvollziehbar wird.

Was sind die Vorteile der Versionierung?

Die Vorzüge der Versionierung in einem Dokumentenmanagementsystem liegen in der Gewährleistung der revisionskonformen Aufbewahrung, der erleichterten Zusammenarbeit während des Änderungszyklus, der klaren Erkennbarkeit des aktuellen Dokumentenstatus, dem Schutz vor Datenverlust, der gezielten Rückkehr zu früheren Versionen und der Vermeidung von Versionschaos. Die Versionierung ermöglicht eine effiziente und transparente Bearbeitung von Dokumenten im Team.

Was ist der Unterschied zwischen einer Revision und einer Version?

Der Unterschied zwischen Revision und Version besteht darin, dass Revisionen einzelne Änderungen an einem Dokument protokollieren, während Versionen verschiedene Zustände des Dokuments im Laufe der Zeit speichern.

Was bedeutet Versionsverwaltung?

Versionsverwaltung bedeutet, dass alle Modifikationen an einer oder mehreren Dateien seit ihrer Speicherung dokumentiert werden. Sie gestattet den Zugang zu vorherigen Versionen mit Benutzerkennung und Zeitstempel. Die Versionierung von Dokumenten in einer DMS-Software erleichtert die revisionskonforme Aufbewahrung bedeutender Dokumente und verhindert die Unkenntlichmachung von Änderungen.

Fotoquelle Titelbild: ESB Professional / shutterstock.com