Versionierung erleichtert digitale Arbeitsprozesse

Die Versionskontrolle speichert alle Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version des Dokuments. Über diese Versionierung können Anwender auf die vollständige Historie eines Dokuments zugreifen und auch auf frühere Versionen verweisen. Daneben ist bei guten Softwarelösungen für Dokumentenmanagement auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.

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Wichtige Dokumente – zum Beispiel Verträge oder Rechnungen – müssen jahrelang revisionssicher aufbewahrt werden, zum Beispiel aus steuerlichen oder versicherungstechnischen Gründen. Doch es ist im Unternehmensalltag gang und gäbe, dass sich Verträge ändern oder Rechnungen nachverhandelt werden. Damit daraus kein Chaos resultiert, bietet eine DMS Software die Möglichkeit der Versionierung von Dokumenten.

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

Das traditionelle Dateisystem unter Windows überschreibt bei Änderungen das alte Dokument und ersetzt es damit komplett durch das geänderte Dokument. Neue Versionen könnten vom Benutzer natürlich auch als komplett neue Dateien, etwa mit entsprechender Versionsnummer, gespeichert werden. Oft wird dabei vergessen, die erforderlichen Informationen zufriedenstellend zu protokollieren. Die Frage ist zum Beispiel: Welche Versionen gibt es überhaupt?

Mehr Revisionssicherheit, weniger Handarbeit

Die automatische Versionierung in einem Dokumentenmanagementsystem gewährleistet nicht nur die Revisionssicherheit von Geschäftsdokumenten, sie erleichtert auch wichtige Schritte im Arbeitszyklus einer Dokumentenänderung – vom Erstellen und Bearbeiten des Dokuments über das Prüfen und Freigeben bis hin zur Archivierung. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Jede Änderung eines jeden Benutzers ist von jedem am Prozess beteiligten Mitarbeiter direkt erkennbar, was die Zusammenarbeit im Änderungszyklus deutlich erleichtert. Allein schon deshalb, weil auch der aktuelle Stand eines Dokuments jederzeit ersichtlich ist.

Nehmen Sie zum Beispiel den Entwurf eines Kaufvertrages: Ist er vom zuständigen Sachbearbeiter erstellt, pflücken die am Einkauf beteiligten Stellen den Vertrag in der Regel inhaltlich auseinander. Es gibt viele Anmerkungen und Streichungen, es entstehen teilweise völlig neue Passagen. Jeder Kollege speichert den von ihm geänderten Entwurf lokal auf seinem Rechner und verschickt ihn dann per E-Mail an alle in die Kaufentscheidung involvierten Mitarbeiter. Dieser Zyklus wiederholt sich so lange, bis die finale Version steht. Dann ist aber kaum noch nachvollziehbar, wer was geändert hat. Und im Verlauf des Zyklus ist nur schwer zu erkennen, welches der vielen Dokumente auf dem aktuellen Stand ist.

Ein anderes Beispiel sind die Personalunterlagen: Liegen Lebensläufe, Zeugnisse oder Zertifikate nicht in einem digitalen Zentralarchiv, werden sie per E-Mail oder Dropbox zwischen Mitarbeitern ausgetauscht. Ein Problem dieser dezentralen Ablage ist vor allem die Suche. Denn sobald ein Dokument geteilt wird, liegt es auf mehreren lokalen Festplatten oder in verschiedenen Ordnern in der Cloud, im schlimmsten Fall sogar in unterschiedlichen Versionen.

Versions-Chaos verhindern

Genau diese Probleme verhindert die Versionierung beziehungsweise Versionsverwaltung von digitalen Dokumenten. Auch gegen Datenverlust sichert sich das Unternehmen durch Versionierung der Dokumente ab. Es ist ausgeschlossen, dass aus Versehen ein Teil des Dokuments gelöscht wird oder gar das gesamte Dokument verloren geht, nur weil beispielsweise der PC des Users einen Defekt bekommt. Und der gemeinsame Zugriff von mehreren Bearbeitern auf ein Dokument erfolgt koordiniert und systematisch, sodass kein Versions-Chaos droht.

Manchmal werden Dokumente durch die Bearbeitung leider nicht besser. Die Folge ist, dass man gerne zu einer früheren Version zurückkehren oder eine Passage aus der ursprünglichen Version wieder einbauen möchte. Ohne eine Versionierung gibt es hier kaum eine Chance. Auch die Zusammenarbeit mit den übrigen Beteiligten am Änderungszyklus eines Dokuments wird ohne Versionierung früher oder später kompliziert und umständlich, nicht selten sogar chaotisch.

Was steckt hinter Versionierung?

Bei der Versionierung werden alle Änderungen an Dokumenten oder Dateien dokumentiert. Das geschieht einfach dadurch, dass ein Dokument bei jeder Änderung im Archiv als neuere Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer abgelegt wird. Diese Nummer unterscheidet eindeutig die unterschiedlichen Bearbeitungszustände (Versionen) eines Dokuments.

Bei automatischer Versionierung wird die Datei mit einem Protokoll aller Bearbeitungsschritte abgespeichert. Auf diese Weise sind die Änderungen transparent und nachvollziehbar. Es ist jederzeit klar, wann und durch wen ein Dokument geändert wurde – und das über seinen gesamten Lebenszyklus. Eine praktische Funktion ist auch die Möglichkeit, alle Versionen im Archiv mit Zeitstempel und Benutzerkennung zu sichern und später wiederherstellen zu können. Alle Versionen bilden eine Art Stapel, wobei die neuen Versionen eines Dokuments den Anfang bilden. So ist die Historie auf einen Blick erkennbar.

Anders als bei der manuellen Versionierung geschieht all das vollautomatisch und nicht erst, wenn der Bearbeiter des Dokuments entscheidet, dass er seine Bearbeitung beendet hat, die so erstellte Dokumentenversion als neue Datei abspeichert und die Versionierung startet. Der User muss dazu eine Nummer, eventuell sogar eine Kurzbeschreibung, mitliefern, um die erstellte Version zu kennzeichnen.

Mit Versionierung auf der sicheren Seite

Weil nicht eindeutig erkennbar ist, ob ein Dokument noch bearbeitet wird oder nicht, bleibt ohne automatische Versionierung das Restrisiko, dass Änderungen unwissend überschrieben oder veraltete Versionen weiterbearbeitet werden. Dokumentenmanagementsysteme dagegen regeln die Zusammenarbeit durch das automatische Versionsmanagement für ein Archiv eindeutig.

Das Prinzip dahinter ist einfach: Sobald ein Mitarbeiter ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten öffnet, wird es im Archiv gesperrt (Check out). Andere Mitarbeiter können das Dokument nur lesen, wenn es wieder gespeichert und damit freigegeben ist (Check in). Beim Speichern erhält das Dokument automatisch die neue Versionsnummer.

Wird ein Dokument im Archiv gesucht, zeigt DocuWare zunächst nur die neueste Version an. Um ältere Versionen anzusehen, ist ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Kontextmenü nötig, wo dann die Dokument-Historie ausgewählt wird.

Basis für das Workflow-Management

Über ein entsprechendes Workflow-Management kann DocuWare auch dafür sorgen, dass bestimmte User, Rollen oder Abteilungen automatisch über die Änderung eines Dokuments informiert werden. Auch Freigabe- oder Prüfberechtigungen lassen sich definieren, um einmal erzeugte Versionsdokumente vollautomatisch und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen zu verteilen – zur Prüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme. Auch das beschleunigt die Abläufe im Unternehmen deutlich und verbessert die Informationsqualität nachhaltig.

Das Wichtigste an der Versionierung ist, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat. Weil für die User und für die Dokumente ganz spezifische Zugriffsrechte vergeben werden können, sind unberechtigte Änderungen absolut ausgeschlossen. Die automatisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflows sorgen für weitere rechtliche Sicherheit – wichtige Dokumente oder einzelne Passagen können dadurch nicht gelöscht werden.

Das Beste an der Versionierung ist aber: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten. Altbekannte Probleme durch Kunden oder Auftraggeber, die unwissentlich mit alten Versionen arbeiten, gehören endgültig der Vergangenheit an. Und Unternehmen gewinnen eine noch nie dagewesene Fähigkeit: Absolute Dokumentenkonsistenz und Stichwortgenauigkeit bei der Dokumentensuche.

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Fotoquelle Titelbild: ESB Professional / shutterstock.com

Topics: Versionierung, Revisionssicherheit

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