Die Archivierung von Dokumenten ist eine unverzichtbare Aufgabe für jedes Unternehmen – egal, ob Konzern, Mittelstand oder Start-up. Mit der zunehmenden Digitalisierung hat sich jedoch auch der Umgang mit den Dokumenten an sich grundlegend verändert. Immer mehr Betriebe setzen auf digitale Lösungen, um ihre Unterlagen effizient, sicher und platzsparend zu verwalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der modernen elektronischen Archivierung ankommt, wie Sie typische Stolperfallen vermeiden und welche Vorteile die digitale Ablage für Ihr Unternehmen bietet.
Übersicht:
- Was bedeutet Dokumente archivieren?
- Welche Dokumente müssen archiviert werden?
- Rechtliche Aspekte der Dokumentenarchivierung
- Vorteile der Dokumentenarchivierung
- Worauf es bei der digitalen Archivierung ankommt
- Dokumente archivieren erfordert eine Anpassung von Prozessen
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenarchivierung
Was bedeutet Dokumente archivieren?
Dokumente archivieren bedeutet, wichtige Unterlagen so aufzubewahren, dass sie dauerhaft sicher, vollständig und leicht aufzufinden sind. Heutzutage versteht man darunter vor allem das Speichern auf digitalen Datenträgern – sei es von ursprünglich digitalen oder später digitalisierten Dokumenten. Dabei geht es nicht nur um die reine Ablage, sondern um eine strukturierte und nachvollziehbare Organisation mit dem Ziel, Dokumente jederzeit schnell wiederzufinden, gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu wahren und gleichzeitig den Überblick zu behalten.
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Befasst man sich etwas ausführlicher mit den Dokumenten, die einer Archivierung bedürfen, kommt man schnell auf eine ganze Reihe von Unterlagen. So sind beispielsweise folgende Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrungspflichtig:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- zum Verständnis dieser Dokumente erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
Die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen hat sich seit Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist. Einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren unterliegen diese Arten von Dokumenten:
- Alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe
- Sonstige für die Besteuerung erforderliche Unterlagen
- Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Versandpapiere usw.
Sonstige Fristen:
- Personalakten: Spezifische gesetzliche Fristen gibt es nicht; jedoch empfiehlt es sich, Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, etc. für mindestens zehn Jahre aufzubewahren, insbesondere wegen möglicher arbeitsrechtlicher Ansprüche (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).
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Arbeitszeitnachweise: Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht.
Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Ist die Frist abgelaufen, sind Unternehmen verpflichtet, die Dokumente ordnungsgemäß zu vernichten – außer es gibt gesetzliche oder vertragliche Gründe für eine längere Aufbewahrung. Diese Regeln sind nicht nur bürokratische Pflicht, sondern erfüllen auch einen wichtigen Zweck: Sie sorgen im Geschäftsverkehr für Beweissicherung und Dokumentation. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können zu empfindlichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.
Rechtliche Aspekte der Dokumentenarchivierung
Die GoBD – also die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – regeln, wie Unternehmen digitale Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren müssen.
Unveränderbarkeit: Digitale Belege und Dokumente müssen fälschungssicher gespeichert werden. Änderungen müssen vollständig protokolliert und jederzeit nachvollziehbar sein. Außerdem ist sicherzustellen, dass das Original sowie alle Änderungen mit Zeitstempel wiederhergestellt werden können.
Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle relevanten Belege, Rechnungen, Verträge oder Geschäftsdokumente gilt es, lückenlos zu erfassen und korrekt zu archivieren. Das nachträgliche Entfernen oder Auslassen von Daten ist unzulässig und kann bei einer Prüfung zu Problemen führen.
Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss von der Entstehung bis zur Archivierung eindeutig nachvollziehbar sein. Hier ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die beschreibt, wie Ihr Unternehmen mit elektronischen Dokumenten umgeht, welche Systeme genutzt werden und wer welche Zugriffsrechte hat.
Zeitgerechte Erfassung: Dokumente müssen zeitnah – in der Regel innerhalb von 10 Tagen – gebucht und archiviert werden. Bareinnahmen und Kassenvorgänge müssen sogar täglich erfasst werden.
Ordnung und Struktur: Eine klare Ablage ist unerlässlich. Dokumente müssen eindeutig benannt, leicht auffindbar und logisch sortiert sein. Einheitliche Ordnerstrukturen, Indexierungen und Metadaten unterstützen Sie dabei.
Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokumententyp gelten gesetzlich festgelegte Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren. Die Frist startet jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss elektronische Daten maschinell auswerten können. Daher sollten Dokumente in strukturierten Formaten wie CSV, XML oder DATEV vorliegen – reine PDFs oder Scans sind oft nicht ausreichend.
Zugriffsrechte und Datenschutz: Zugriffe auf steuerrelevante Daten müssen klar geregelt und technisch abgesichert sein. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Backups, Virenschutz und Protokollierungen, um Manipulationen und Datenverlust zu verhindern.
Systemwechsel und Datenmigration: Auch bei einem Wechsel des Archivsystems oder beim Umzug in die Cloud gilt GoBD-Konformität. Alle Daten müssen vollständig, unverändert und auswertbar übernommen werden. Die Verantwortung bleibt immer beim Unternehmen – auch wenn externe Dienstleister beteiligt sind.
Vorteile der Dokumentenarchivierung
Die sichere digitale Dokumentenarchivierung schützt Unternehmen nicht nur vor Datenverlust und Rechtstreitigkeiten, sie hilft gleichzeitig dabei, die vielen Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
- Weniger Platzbedarf: Weder Ordner, Regale oder zusätzlichen Archivräume sind erforderlich.
- Schnelle Auffindbarkeit: Umfassende Filterfunktionen und Verschlagwortung machen Dokumente in Sekunden durchsuchbar. Das spart Ihnen Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Revisionen.
- Produktivere Abläufe: Mitarbeitende haben alle benötigten Unterlagen sofort zur Hand und können schneller weiterarbeiten.
- Erfüllung von Compliance-Standards: Die Dokumentenarchivierung erleichtert die Organisation und Einhaltung für Dokumente in der Cloud und stellt die Erfüllung der gesetzlichen Standardvorgaben sicher.
- Notfallplan im Ernstfall: Ob Datenschutzverletzungen oder Naturkatastrophen – die damit verbundenen Probleme lassen sich schnell lösen und die Geschäftskontinuität durch aktive Redundanz in regelmäßigen Backups aufrechterhalten.
Doch das Archivieren von Dokumenten ist trotz aller Vorteile kein Prozess, der sich von heute auf morgen umsetzen lässt. Eine gute Vorbereitung und eine solide Strategie sind das A und O, wenn Ihr Unternehmen Dokumente digital archivieren möchte. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich auch das Archiv. Deswegen ist es von Anfang an wichtig, sich für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu entscheiden, das auf eine permanente Weiterentwicklung ausgelegt ist.
Worauf es bei der digitalen Archivierung ankommt
Vorhandene Papierdokumente digitalisieren
Manche der in Ihrem Unternehmen vorhandenen Dokumente liegen oftmals nur auf Papierbasis vor und müssen vorab in eine digitale Form gebracht werden. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Zur langfristigen Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind.
Die Struktur für das digitale Archiv aufbauen
Haben Sie alle Dokumente digitalisiert, geht es darum, eine Struktur für das digitale Archiv zu finden. Diese sollte vor allem einheitlich, konsequent und einfach sein. Unbedingt abzuraten ist beim Dokumente archivieren von Bezeichnungen, die so kompliziert sind, dass sie sich niemand merken kann. Wählen Sie daher am besten Betitelungen, die auch nach mehreren Jahren noch nachvollziehbar und leicht auffindbar sind. Gerade Dateinamen mit Datumsbezeichnungen und eindeutige Titel nach dem Schema Jahr-Monat-Tag-Thema bieten sich an dieser Stelle an.
Schulungen und Trainings
Wichtig ist zudem, dass Sie Ihre Mitarbeitenden ausreichend schulen. Auch wenn das mit entsprechenden Kosten verbunden ist, sollten Sie diese Investition nicht missachten. Sind nämlich alle in der Belegschaft mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell die Vorteile des Systems zu schätzen und ein digitales Dokumentenarchiv zur erheblichen Effizienzsteigerung zu nutzen. In einer direkten Gegenüberstellung von Schulungskosten und gesamten Einsparungen durch ein digitales Archiv zeigt sich dabei schnell, wie sinnvoll eine solche Investition ist.
Dokumente archivieren erfordert eine Anpassung von Prozessen
So wie alle Veränderungen in einem Unternehmen bedeutet das digitale Archivieren von Dokumenten zunächst ein wenig Mehrarbeit. Gerade wenn es sich um eine komplette Umstellung auf ein papierloses Arbeiten handelt, müssen etliche Prozesse und Arbeitsabläufe angepasst und auf die neue Arbeitsweise eingestellt werden. Keine Frage, dass Sie und Ihr Team deswegen einiges an Arbeit investieren müssen. Dennoch sollte die Dokumentenarchivierung weder Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen noch die Ihrer Mitarbeitenden bereits im Vorfeld demotivieren, weil sie die Vorteile eines digitalen Archivs nicht direkt erkennen.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, von Anfang an ein erfahrenes Expertenteam hinzuzuziehen, das Sie beim Dokumente archivieren unterstützt. Es hilft Ihnen zu erkennen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, welche die beste Lösung für Sie ist und wie Sie diese effizient in Ihrem Unternehmen implementieren. Es gibt Ihren Mitarbeitenden zudem die nötige Unterstützung in Bezug auf die Dokumentenarchivierung und begleitet sie in ihrem Arbeitsalltag. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten direkt umgehen und Probleme sofort und in der Praxis lösen. Damit ist auch die Umstellung auf ein digitales Archiv keine Behinderung in Sachen Effizienz und Effektivität im Betriebsablauf – und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert sind.
Fazit
Fakt ist: Eine digitale Dokumentenarchivierung spart nicht nur Zeit und Platz, sondern sorgt außerdem für mehr Sicherheit, Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen. Indem Sie auf klare Strukturen, rechtssichere Abläufe und moderne Systeme setzen, behalten Sie den Überblick und sind optimal für Prüfungen und zukünftige Anforderungen gerüstet.
Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenarchivierung
Was bedeutet Dokumentenarchivierung?
Unter Dokumentenarchivierung versteht man eine zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Ganz exakt definiert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) den Begriff als eine „dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. Grundsätzlich geht es bei der Archivierung also um die Speicherung von Dokumenten und Daten, die nur noch gelegentlich oder gar nicht mehr benötigt werden und die aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig sind.
Warum ist es wichtig, Dokumente zu archivieren?
Die Archivierung von Dokumenten ist wichtig, um eine effiziente Organisation und die Wiederauffindbarkeit von Informationen zu gewährleisten. Sie ermöglicht die langfristige Aufbewahrung wichtiger Dokumente, stellt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher und verbessert die Produktivität, indem wertvolle Zeit für die Suche und das Wiederauffinden von Dokumenten eingespart wird.
Wie lange werden Dokumente normalerweise archiviert?
Je nach Art der Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. In der Regel liegen diese bei zehn (Geschäftsberichte oder Bilanzen), acht (Rechnungen und Buchungsbelege) oder sechs (Lieferscheine, Angebote oder Auftragsbestätigungen) Jahren.
Welche Vorteile bietet die Archivierung von Dokumenten für Unternehmen?
Die digitale Archivierung ermöglicht Unternehmen einen hohen Automatisierungsgrad bei Routineaufgaben. Dadurch entfällt die langwierige Suche nach Papierdokumenten. Gleichzeitig sorgt eine gute Archivierungssoftware dafür, dass Fristen und gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Was macht eine gute Archivierungssoftware aus?
Eine geeignete Software zur digitalen Archivierung muss verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen. Darunter beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von digitalen Unterlagen und Büchern (GoBD). Darüber hinaus sind auch Faktoren wie die einfache Bedienbarkeit, Flexibilität hinsichtlich der Dateiformate und Kompatibilität mit allen Betriebssystemen bei der Auswahl einer geeigneten Software wichtig. KI-basierte Funktionen sind ebenfalls hilfreich, um den Textinhalt aus den Dokumenten zu extrahieren und diese damit besonders leicht auffindbar zu machen.
