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Dokumente digitalisieren: 5 Gründe, warum Sie darauf nicht verzichten können

Dokumente digitalisieren: 5 Gründe, warum Sie darauf nicht verzichten können

Zur Realisierung effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe in einem modernen Unternehmen ist die Digitalisierung von Papierunterlagen eine essentielle Voraussetzung. Firmen können durch die Dokumentendigitalisierung ihre Geschäftsprozesse deutlich schneller gestalten. Dokumente auf elektronischer Basis sparen Geld und schonen auch noch die Umwelt. Dennoch ist Papier in vielen Betrieben nach wie vor stark verbreitet. Beim Thema Dokumente digitalisieren scheuen viele Firmen den vermeintlich hohen Aufwand des Scannens und die weiteren Schritte hin zu einem papierlosen Büro mittels des Einsatzes eines Dokumentenmanagement-Systems.

Doch dass der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente viel einfacher umzusetzen ist als die Skeptiker denken und dass sich dieser früher oder später ohnehin unvermeidbare Schritt vor allem auch ganz eindeutig für die Unternehmen auszahlt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag auf.

Übersicht:

Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Die fortschreitende Digitalisierung in Unternehmensprozessen nimmt an Bedeutung, aber auch an Beschleunigung immer mehr zu. Für die Betriebe gehört die Umstellung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch greifbarsten Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses. Doch gerade deshalb ist diese nachhaltige Änderung des früher gewohnten Büroalltags immer noch für viele eine Art Schreckgespenst. Allerdings: Ganz zu Unrecht! Denn die Digitalisierung von Dokumenten bringt den Unternehmen ausschließlich Vorteile. Substantiierte Gründe zur Ablehnung gibt es eigentlich keine. Doch was genau bedeutet eigentlich die Dokumentendigitalisierung und wie lässt sie sich auch für KMU(s) mit geringem Aufwand umsetzen?

Neuer Call-to-Action (CTA)

Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden aus analogen, physischen Seiten virtuelle Kopien erstellt. Im Gegensatz zu somatischen Ordnern, die in platzraubenden und kostenintensiven Archiven vor sich hin stauben, nehmen die digitalisierten Daten keinerlei Platz in Anspruch. Alle berechtigten Mitarbeiter haben auf die elektronischen Dokumente immer sofort und schnell Zugriff. Auch die zunehmend schärferen gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz sind ein nicht zu unterschätzendes Argument pro Dokumentendigitalisierung, da Daten und Dokumente heute unter Zugriffsbedingungen gespeichert werden müssen, die in analogen Aktenschränken praktisch kaum noch umsetzbar sind.

Obwohl inzwischen immer mehr auch kleinere und mittelständische Unternehmen dazu übergehen, ihre Papier-basierten Unterlagen überwiegend zu digitalisieren, herrscht in der Praxis oft noch eine Mischform zwischen Papier und elektronischer Ablage. Papierunterlagen werden in Ordner abgelegt, digitale Daten elektronisch archiviert. Doch auch diese halbherzige Organisation des Dokumentenmanagements ist nicht ratsam und erhöht meist sogar noch den Suchaufwand nach bestimmten Daten. Und nicht selten steht man am Ende der Suche oft vor unterschiedlichen Versionen ein und desselben Dokuments. Daher ist die vollumfängliche und prinzipielle Digitalisierung von Dokumenten über ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) in jedem Fall immer die optimale Lösung.

GoBD-konforme Digitalisierung von Dokumenten: Das gilt es zu beachten

Bei der Digitalisierung von Dokumenten muss man sich zwangsläufig mit den Vorgaben der GoBD auseinandersetzen. Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. In der GoBD wird also ausgeführt, worauf Unternehmen bei der Digitalisierung von Papierdokumenten und der anschließenden Archivierung der elektronischen Daten achten müssen. Dazu zählen:

Der Scanvorgang

Der GoBD-Abschnitt „9.3 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)“ verpflichtet Unternehmen zur Dokumentation des Scanvorgangs mittels Erstellung einer Organisationsanweisung. Darin wird unter anderem geregelt, welches Schriftstück gescannt wird und ob eine inhaltliche oder bildliche Übereinstimmung mit dem Original notwendig ist.

Die Archivierung

Auch in Bezug auf die Archivierung der gescannten Dokumente gibt die GoBD Regeln vor. Im Abschnitt „9.2 Elektronische Aufbewahrung“ heißt es: „Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.“ Zudem muss darauf geachtet werden, jedes digitalisierte Dokument mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen. Diese Indexierung darf nachträglich nicht verändert werden – womit wir beim nächsten Punkt wären:

Die Unveränderbarkeit

Digitale Dokumente, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, dürfen zu keinem Zeitpunkt dahingehend editiert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr nachzuvollziehen ist. Bei Teiländerungen sind die Modifikationen eindeutig zu protokollieren.

Sie sehen schon: Papierdokumente einfach nur zu scannen und diese anschließend ohne nachvollziehbares System zu archivieren, ist für Unternehmen zur Wahrung der GoBD-Vorgaben nicht ausreichend und kein gangbarer Weg. Vielmehr ist hierfür vor allem eine geeignete Software-Lösung unverzichtbar. Diese hilft dabei,

  • Dokumente sicher und unveränderbar zu archivieren und dabei über eine Versionierung auch die Historie der Dokumentenänderungen zu speichern,
  • Papierbelege über Texterkennungssysteme zu lesen und spezifische Angaben auf den Dokumenten individuell zu selektieren,
  • Geschäftsvorfälle über die Belegerkennung teilweise automatisch zu buchen,
  • Dokumente jederzeit schnell auffindbar zu machen,
  • Belege in der Buchhaltung mit dem betreffenden Geschäftsvorfall zu verknüpfen,
  • sämtliche Bearbeitungsvorgänge automatisch zu protokollieren und wiederkehrende Geschäftsvorfälle zu automatisieren,
  • unbeabsichtigtes Löschen von Dokumenten effektiv zu verhindern.

Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten

Dass die Digitalisierung von Dokumenten Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet, liegt also auf der Hand. So verspricht die Dokumentendigitalisierung garantiert einen dauerhaft geringeren Arbeitsaufwand sowie effizientere Prozesse. Dabei ist der Abschied von platzraubenden Papier- und Ordnerbergen nebenbei auch noch relativ schnell und einfach realisierbar. Für Unternehmen, die auf das papierlose Büro setzen, ergeben sich erhebliche Vorzüge, die den gesamten Arbeitsalltag neu gestalten und die wir hier zusammenfassen wollen:

1. Digitalisierung und Automatisierung durch Workflows

Dokumente digitalisieren bedeutet in erster Linie, dem langen Suchen von benötigten Informationen ein Ende zu setzen. Technisch richtig eingerichtet, können sich alle berechtigten Mitarbeiter schnell Zugriff auf entsprechende Dateien verschaffen. Stehen alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks bereit, lassen sie sich innerhalb weniger Sekunden an beliebig viele Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Abteilungen verteilen – unabhängig davon, mit welchen IT-Systemen diese gerade arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht eine Automatisierung vieler Routineaufgaben. So entfallen manuelle Vorgänge; Geschäftsprozesse gestalten sich effizienter. Das erleichtert nicht nur mühsame Arbeiten, sondern begünstigt darüber hinaus auch eine schnellere und genauere Bearbeitung von Rechnungen, Aufträgen und Serviceanfragen.

Vor allem die elektronische Rechnungsstellung birgt ein riesiges Potenzial zur Verbesserung betrieblicher Workflows. Übermittelt beispielsweise ein Lieferant digitale Informationen zu einer Bestellung, lassen sich alle für die Bearbeitung nötigen Daten automatisch aus den Dateien der digitalisierten Dokumente und elektronischen Formulare extrahieren. Sachbearbeiter müssen Daten nur einmalig erfassen und können danach unbegrenzt auf sie zugreifen. Das fördert eine effiziente Bearbeitung betrieblicher Vorgänge.

2. Digitalisierung von Dokumenten spart Kosten und verbessert Inkassovorgänge

Vor allem die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens profitiert davon, Dokumente zu digitalisieren. Gerade im Inkasso bzw. in der Debitorenbuchhaltung gestalten sich Zahlungsangelegenheiten oft schwierig. Hat ein Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt und erhält neben Mahnungen auch telefonische Aufforderungen, ist es oft schwierig, alle Unterlagen zu seiner Bestellung direkt parat zu haben. Alle Dokumente zu digitalisieren kann hier Abhilfe schaffen. Intelligente Sortierungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen direkt und mit wenigen Klicks abrufen können und das zeitintensive Suchen in Papierarchiven entfällt. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Nerven und beschleunigt den Zahlungseingang. So lässt sich der gesamte Cashflow eines Unternehmens signifikant verbessern.

Mit der Digitalisierung von Dokumenten lässt sich zudem auch einiges an Kosten sparen: Allein für Erstellung, Bearbeitung, Versand und Archivierung von Papierrechnungen geben deutsche Unternehmen jährlich rund 30 Milliarden Euro aus. Geld, das sich an anderen Stellen sicher sinnvoller investieren ließe.

3. Größere Agilität herstellen

Schnelligkeit und Flexibilität sind absolut notwendig, um im Wettbewerb mit der Konkurrenz mithalten zu können. Wer seine Daten gut strukturiert und sortiert hat, kann alle Anfragen, sein Unternehmen betreffend, direkt und ohne Verzögerung bearbeiten. Diese Zeitersparnis wiederum lässt Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und ermöglicht oft sogar den entscheidenden Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch die Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.

4.Durch digitale Dokumente werden unternehmerische Risiken minimiert

Dokumente digitalisieren verspricht nicht nur einen schnelleren Arbeitsfluss, sondern macht ein Unternehmen auch zuverlässiger. Zunächst sorgen dauerhafte Backups dafür, dass alle Daten ausreichend gesichert sind. So sinkt das Risiko eines Datenverlustes. Außerdem sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente über einen gewissen Zeitraum, oftmals Jahrzehnte, aufzubewahren und jederzeit im Originalzustand zur Verfügung zu haben. Sind alle Dokumente digitalisiert und gesichert, liegen sie auch nach Jahren noch unverändert vor. Wenn ihre Sicherung den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien entspricht, sind sensible Daten wie beispielsweise Personalakten oder Verträge durch eine digitale Aufbewahrung ebenfalls bestmöglich archiviert.

5. Verwaltung von digitalen Dokumenten ermöglichen mehr Transparenz

Nehmen Unternehmen Abstand von Papier-bezogenen Abläufen und arbeiten stattdessen mit digitalen Dokumenten, erleichtert das auch dem Management seine Arbeit. Fortschritte der Geschäftsprozesse lassen sich in Echtzeit überwachen und Probleme oder Verbesserungschancen direkt lokalisieren. So behält das Management stets den Überblick über alle wichtigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens und kann bei Bedarf unmittelbar handeln. Vor allem transparente Zahlungsprozesse ermöglichen eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Bei eventuellen Verzögerungen kann das Management direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

Die perfekte Software zum Digitalisieren von Dokumenten

Dokumente zu digitalisieren hat nicht nur entscheidende Vorteile, sondern ist zudem, wie schon erwähnt, schnell im Arbeitsalltag realisierbar. Ist die Entscheidung für ein digitales Dokumentenmanagement gefallen, startet die Arbeit zunächst bei der Suche nach der richtigen Hardware. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Je nach Anforderungen und Größe des Büros kann man entweder einen mobilen oder einen Arbeitsplatzscanner wählen. Wichtig hierbei ist, dass die Hardware einfach zu bedienen ist und eine zügige Arbeit begünstigt. Der Blatteinzug sollte mehrere Papiergrößen und -dicken verarbeiten können und alle Dokumente gerade und fehlerfrei einziehen. Diverse Elektronikhersteller bieten hier unterschiedlichste Produkte an, die sich für die meisten Anforderungen eignen.

Aber vor allem auch die Software ist essenziell, wenn es um die reibungslose Digitalisierung von Papierdokumenten geht. Diese sollte unterschiedliche Dateiformate erzeugen können. Für die langfristige Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Eine OCR-Funktion erkennt den Textinhalt eines Dokuments und stellt ihn separat als Volltext zur Verfügung.

Welches EDV-System eignet sich als digitales Dokumentenmanagement-System?

Zunächst eignet sich im Prinzip jedes EDV-System für die digitale Archivierung von Dokumenten. Die Nutzung und Implementierung ist mit nahezu allen Betriebssystemen und jeder Unternehmenssoftware, wie ERP, möglich. Viele Unternehmen setzen bereits auf eine Ablage elektronisch erstellter Dokumente in digitalen Ordnern. Oft ist dabei jedoch die Sortierung unübersichtlich und nicht von allen Abteilungen einheitlich strukturiert. Das erschwert die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten eher, als dass es sie erleichtert. Kommen dann noch Scans, gespeicherte Mails und andere Dateien hinzu, ist das Chaos vollendet.

Je mehr Dateien also verfügbar sind, desto unübersichtlicher wird es. Die einzig sinnvolle Lösung, die hier Abhilfe schaffen kann, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System, also ein Programm zur Digitalisierung von Dokumenten. Neben seinen umfangreichen Such- und Filterfunktionen bietet es viele Möglichkeiten, Dokumente zu verschlagworten und mit zusätzlichen Infos zu versehen. Eine standardisierte und gut nachvollziehbare Benennung der Dokumente begünstigt zudem das leichte Wiederfinden. Cloud-basiert oder lokal installiert bietet eine DMS-Software also entscheidende Vorteile, wenn es um den schnellen Zugriff auf Dateien geht.

Sind alle Dokumente in digitaler Form vorhanden und gut strukturiert abgelegt, geht es vor allem darum, die Mitarbeiter ausreichend für das neue System zu schulen. Zwar ist das mit Kosten verbunden, diese stellen sich in einer direkten Gegenüberstellung mit den Einsparungen aber als sehr leicht nachvollziehbar sinnvoll heraus. Sind nämlich alle Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell, die Vorteile des Systems zu schätzen und die bald selbstverständliche Digitalisierung von Dokumenten als erhebliche Effizienzsteigerung zu nutzen.

Fazit

Nicht nur allein der Aspekt der Kostenersparnis sollte für Unternehmen ausschlaggebend für eine Dokumentendigitalisierung sein. Digitale Daten sparen Lagerplatz, können von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit und mit entsprechenden Endgeräten an jedem Ort abgerufen werden, schaffen Sicherheit gegen Verlust und leisten, nicht zuletzt, einen erheblichen Beitrag für die Umwelt. Dokumente müssen nach ihrer Digitalisierung zudem nicht mehr zeitaufwendig in physischen Ablagen gesucht werden. Vielmehr können die benötigten Daten in Sekundenschnelle im Dokumentenmanagement-System gefunden und genutzt werden. Auch der Aspekt zur lückenlosen Einhaltung gesetzlicher Datenschutzanforderungen ist ein unstrittiges Argument für die Dokumentendigitalisierung mithilfe eines DMS. Mit maßgeschneiderten DMS-Lösungen digitalisieren Sie Ihr Archiv in kürzester Zeit und optimieren fortan Bearbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen – höchstmöglich effizient und maximal kostensparend. 

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