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Dokumentenmanagement: Der Praxis-Leitfaden für Unternehmen

Kennen Sie den entscheidenden Erfolgsfaktor für jedes zukunftsfähige Unternehmen? Es ist der Zugriff auf Informationen. Denn funktioniert dieser schnell, gezielt und ohne Störungen, so ist ein wichtiger Aspekt in Sachen Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit gegeben. Wer also in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung ein modernes Unternehmen führen möchte, sollte in diesem Zusammenhang auf ein digitales Dokumentenmanagement setzen. Welche Vorteile das mit sich bringt, für wen es geeignet ist und wie ein solches Dokumentenmanagement überhaupt funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Wachsende Datenmengen richtig managen

Die Zeiten von Aktenordnern und Papierstapeln sind langsam vorbei. Denn mit zunehmender Digitalisierung schwindet die papierbasierte Arbeit aus den Büros etlicher Branchen. Digitales Dokumentenmanagement lautet der Erfolgsfaktor der Zukunft. Denn dieses nimmt vor allem Buchhaltungs- und Personalabteilungen etliche Arbeiten ab und schafft Zeit für andere gewinnbringende Aufgaben. Fakt ist nämlich: Digitalisierung und Internet of Things sorgen mit fortschreitender Verbreitung dafür, dass die Menge an produzierten Daten überall steigt. Und wer nicht plötzlich vor einem riesigen Berg an Datenmaterial stehen will, sollte sich rechtzeitig um die Automation alltäglicher Routinearbeiten kümmern.

Ob Buchhaltung, IT-Abteilung oder Rechenzentrum, sie alle profitieren nachweislich von der digitalen und automatisierten Arbeit. Denn mit der dauerhaft ansteigenden Menge an zu verarbeitenden Daten bilden diese drei Bereiche die zentralen Orte, an denen es gilt, den digitalen Wandel in Unternehmen umzusetzen. Die beste Lösung dafür ist ein digitales Dokumentenmanagement. Dieses verbessert die Rentabilität und die Finanzlage eines gesamten Unternehmens.

Effizientes Arbeiten mittels digitalem Dokumentenmanagement

Ganz besonders profitieren die Abteilungen eines Unternehmens von einem digitalen Dokumentenmanagement, die sich mit den zentralen Geschäftsprozessen beschäftigen. Das sind in erster Linie Rechnungsabteilungen bzw. die Buchhaltung und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, macht das ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher. Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, kann sehr viel Zeit vergehen. Nach ihrer Erfassung, folgen die Auswertung der Daten sowie deren Eingabe, bevor es mit Freigabeprozessen, Bezahlung und Archivierung weitergeht. Dabei arbeitet nicht jeder Mitarbeiter gleich schnell und Krankheitsfälle oder Urlaubszeiten können die Rechnungsverarbeitung zusätzlich verlangsamen. Durch Nichteinhaltung von Skontofristen geht viel Geld verloren. Ein digitales Dokumentenmanagement kann das ändern.

Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, die Verarbeitung von Rechnungen soweit wie möglich zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte dauerhaft zu entfernen. Das schafft gradlinige und reibungslose Workflows, beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei. Seine automatisierten Prozesse erleichtern die Arbeit somit bereits beim Rechnungseingang. Denn ein digitales Dokumentenmanagement zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und das alles ganz unabhängig davon, ob eine Rechnung auf Papier, per E-Mail oder als Scan in Ihr Unternehmen kommt.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement zur digitalen Personalabteilung

Auch wenn die Arbeiten in der Personalabteilung nach wie vor als sogenanntes „people's business“ gelten, d.h. als Aufgaben, die besser von Menschen zu erledigen sind, können etliche Prozesse im Bereich Human Resources (HR) von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren. Die HR-Prozesse eines jeden Unternehmens sind generell von entscheidender Wichtigkeit. Deswegen bedürfen sie einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben und nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden, die sie von den wesentlichen Aufgaben abhalten. An dieser Stelle bietet die Digitalisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotential. Hier können zum Beispiel sichere, digitale Personalakten sämtliche Arbeitsabläufe vereinfachen und zuverlässige Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche eine bessere Vernetzung aller Teams in einem Unternehmen begünstigen.

Wer in seiner Personalabteilung auf ein digitales Dokumentenmanagement setzt, profitiert nicht allein von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis für das Bewerbermanagement, das Onboarding neuer Mitarbeiter, Mitarbeiterbeurteilungen und -gespräche sowie Urlaubsanträge und vieles mehr begünstigen. Auch digitale Personalakten sorgen dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind. Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen. So bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen mittels digitalem Dokumentenmanagement etliche Vorteile.

So finden Sie das passende Dokumentenmanagement

Fest steht, die Digitalisierung eines Unternehmens passiert nicht über Nacht und die Umstellung von manuellem auf digitales Dokumentenmanagement sollte umfassend geplant sein. So steht an erster Stelle eine Bestandsaufnahme: Was ist der Status Quo des Unternehmens? Wo liegen Verbesserungsmöglichkeiten? Welche Abteilungen können am meisten von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren? Ermitteln Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und legen Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf fest. Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potential zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Ein erfahrender und professioneller Berater kann Ihnen in dieser Phase wertvolle Tipps geben.

Haben Sie sich für ein Dokumentenmanagement entschieden, geht es um seine Implementierung. Damit sich diese nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essentiell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie deswegen darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphaseou beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

Sicheres und effektives Arbeiten mittels Cloud-Services

Um langfristig und nachhaltig von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren zu können, bietet es sich an, auf Cloud-basierte Services zu setzen. Vorteilhaft ist beispielsweise, dass der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Außerdem lässt sich mit wenigen Klicks mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten. Gemeinsam mit einem digitalen Dokumentenmanagement bildet das einen entscheidenden Faktor für ein zukunftsfähiges Arbeiten.

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Topics: Dokumentenmanagement

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