Was ist Dokumentenmanagement?
Unter Dokumentenmanagement versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, die zunächst meist nur als papierbasierte Schriftstücke vorlagen und die mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems digitalisiert wurden.
Wer braucht ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die zentrale Verwaltung aller papierbasierter und elektronischer Unternehmensdokumente über ein einheitliches digitales System. Die Verwendung eines DMS empfiehlt sich für alle Unternehmen mit einem mittleren bis hohen täglichen Aufkommen an Dokumenten sowie für Betriebe, die einen hohen Wert auf den Schutz ihrer Informationen legen.
Warum ein DMS?
Die Handhabung unterschiedlichster Dokumente ist mit sehr viel Arbeits- und Zeitaufwand verbunden, vor allem wenn diese von mehreren Personen an unterschiedlichen Orten und mit divergenten Programmen bearbeitet werden. Selbst digitale Dokumente werden oft noch ausgedruckt, weitergeleitet, geprüft und schließlich abgelegt. Um all diese Abläufe effizienter und kostensparender zu gestalten, ist ein Dokumentenmanagementsystem die ideale Lösung.
Welche Prozesse umfasst das Dokumentenmanagement?
Die Nutzung einer Dokumentenmanagement-Software spart Zeit und Geld. Denn mit einem guten DMS lassen sich alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse abbilden, von der Freigabe von Eingangsrechnungen über das Bearbeiten von Kundenanfragen bis hin zu den Workflows im Qualitätsmanagement und dem finalen Abspeichern der Dokumente.
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem bildet den gesamten Lebenszyklus eines betrieblichen Dokuments ab. Am Beginn steht das automatisierte Erfassen bzw. Scannen von Dokumenten. Anschließend werden die elektronisch archivierten Informationen und Metadaten strukturiert, verteilt und bearbeitet. Am Ende des Zyklus steht das rechts- und revisionssichere Archivieren der Dokumente beziehungsweise gegebenenfalls deren manuelle oder terminiert automatisierte Löschung.
Welches Dokumentenmanagementsystem?
Bei der Wahl der DMS-Software ist darauf zu achten, dass das System auf die Anforderungen Ihres Unternehmens individuell zugeschnitten werden kann oder die Nutzung vorkonfigurierter Systeme machbar ist. Vorab empfiehlt sich das Einholen von Informationen über die vollständige Cloud-Integration durch den jeweiligen Anbieter, die globale Verfügbarkeit der Infrastruktur, die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung sowie die Wahrung von Sicherheitsansprüchen und Datenschutzanforderungen. Von Relevanz ist auch, inwieweit sich das DMS mit bereits vorhandenen Anwendungen kombinieren lässt.
Welche Funktionen bietet ein DMS?
Ein DMS bietet eine Reihe von Funktionen, um die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen. Zu diesen Funktionen gehören unter anderem die Speicherung, Verteilung, Versionierung, Archivierung, Suche, Organisation und Sicherung von Dokumenten. Ein DMS hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Dokumente zu behalten, indem es eine zentrale und sichere Umgebung zur Verfügung stellt, in der Dokumente gespeichert und verarbeitet werden können. Zusätzlich können über das DMS Vorschriften und Richtlinien für die Dokumentenbearbeitung und -verteilung festgelegt werden. Darüber hinaus bietet ein DMS Kollaborationstools, die verschiedenen Usern die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.
Welche Kosten sind mit der Einführung eines DMS verbunden?
Die Frage nach den Kosten, die mit der Einführung eines DMS verbunden sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der gewählten Bereitstellungsform (Cloud oder On-Premises), der Anzahl der User sowie den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Bedenken Sie dabei: Das Kostenrisiko und die Umsatzeinbußen, die mit dem Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems verbunden sein können, sind in der Regel um ein Vielfaches höher als die Ausgaben für ein DMS. Die Einführung eines entsprechenden Systems ist noch dazu unumgänglich, wenn behördliche Vorgaben und gesetzlich vorgeschriebene Datenformate erfüllt bzw. eingehalten werden müssen und Sie von den Vorteilen digitaler Automatisierungsoptionen profitieren möchten.
Ab wann lohnt sich Dokumentenmanagement für mein Unternehmen?
Die zahlreichen Vorteile der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems liegen auf der Hand. Doch muss die Investition natürlich auch begründbar sein. Rücken die konkreten Zahlen, die den wirtschaftlichen Vorteil für ein Unternehmen sichtbar machen, sowie die Einsparung an Zeit dank automatisierter Prozesse in den Fokus, werden auch kleine und mittelständische Betriebe durch die Gegenüberstellung des eruierten Einsparpotenzials mit den Implementierungskosten sehr schnell erkennen, dass sich auch für sie die Einführung eines DMS in jedem Fall auszahlen wird.
Welche Dokumentenarten kann man mit einem DMS archivieren?
Für die Archivierung in einem DMS eignen sich grundsätzlich alle unternehmensrelevanten Dokumente und Daten. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese vorliegen. Alle elektronisch verfügbaren Dokumente wie E-Mails, digitale Formulare, PDF-Dateien oder Informationen aus ERP-Systemen können einfach und direkt im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Papierdokumente wie z.B. physisch eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder andere Dokumente werden einfach eingescannt, verschlagwortet und schließlich ergänzend zu allen digitalen Dateien im DMS elektronisch archiviert.
Ist ein Dokumentenmanagementsystem revisionssicher?
Revisionssicherheit bedeutet im Hinblick auf gesetzlich geregelte Compliance-Richtlinien, dass Daten sicher vor Manipulationen geschützt werden müssen. Dokumente müssen demnach lückenlos, unveränderbar, sicher vor Verlust und maschinell auswertbar gespeichert sein. Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen, diese Vorgaben zu erfüllen, den Zugriff auf Daten zu kontrollieren und auf verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente zurückgreifen zu können. Das DMS von DocuWare ist diesbezüglich zertifiziert und erfüllt somit sämtliche Anforderungen einer revisionssicheren Langzeitarchivierung gemäß GoBD und HGB/AO. Bitte beachten Sie an dieser Stelle, dass wir keine Rechtsberatung leisten dürfen. Klären Sie rechtliche Aspekte daher bitte immer mit Ihren Fachberatenden für steuerliche bzw. juristische Angelegenheiten ab.
Welche Vorteile bietet ein DMS im Vergleich zu einem papierbasierten System?
Ein DMS reduziert den Aufwand für das Suchen, Ablegen und Archivieren von Dokumenten erheblich. Fehlerquellen durch manuelle Prozesse werden minimiert, der Zugriff auf Informationen beschleunigt sich.
Ein digitales Dokumentenmanagement senkt darüber hinaus den Papierverbrauch, spart Lagerkosten, automatisiert Standardprozesse wie Freigaben oder Weiterleitungen und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Zusätzlich verbessert es die CO2-Bilanz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Compliance-Richtlinien.
Wie lässt sich ein DMS mit anderen Unternehmenssystemen integrieren?
Ein gutes DMS lässt sich nahtlos in die meisten bestehenden Unternehmenssysteme integrieren. DocuWare bietet beispielsweise rund 500 Integrationsoptionen zu verschiedenen CRM-, ERP- und HR-Systemen. Interoperabilität besteht auch mit verschiedenen E-Mail-Programmen, Teamportalen und individuell entwickelten Fachanwendungen. Um papierbasierte Prozesse in Ihrem Unternehmen endgültig abzulösen, lässt sich das Dokumentenmanagementsystem von DocuWare auch in Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren. Zu den kompatiblen Software-Programmen zählen unter anderem SAP, Outlook, SharePoint, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage und QuickBooks.
Wie werden Dokumente in einem DMS gespeichert und organisiert?
Daten und Dokumente werden von einem DMS revisionssicher in einer zentralen Datenbank gespeichert und mit vordefinierten Metadaten versehen. Dies können beispielsweise Kurzbeschreibungen, Eingangs- und Ablagedatum, Nummerierungen oder Kategorisierungen sein. So können Sie sich z.B. über eine Auftragsnummer alle digital abgelegten Dokumente anzeigen lassen, die zu einem bestimmten Auftrag gehören. So haben Sie immer alle Daten schnell und übersichtlich im Blick. Auch die weitere Organisation der Dokumente wird durch ein DMS erheblich erleichtert. So lässt sich beispielsweise das fristgerechte Löschen von Daten ebenso automatisieren wie die Weiterleitung digitaler Dokumente an andere Abteilungen oder die Konvertierung von Dokumenten.
Können in einem DMS automatische Löschfristen hinterlegt werden?
Die Aufbewahrungspflicht von geschäftsrelevanten Unterlagen ist gesetzlich geregelt. Die vom Gesetzgeber festgelegten Löschfristen müssen genau eingehalten werden. Ein DMS hilft dabei, Daten nicht vorzeitig zu löschen, aber auch löschbare Dokumente nicht länger als unbedingt notwendig aufzubewahren. Anhand des Erstellungsdatums oder des Dokumenttyps ermittelt das System automatisch das individuelle Verfallsdatum des Dokuments für eine selbständige Löschung. Optional kann auch eingestellt werden, dass das DMS die User rechtzeitig informiert, sofern diese die Löschung manuell vornehmen möchten.
.gif)
4. Verbesserte Produktivität und Automatisierung in wichtigen Geschäftsbereichen
5. Ob im Homeoffice oder im Außendienst: flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
6. Ein DMS sorgt für mehr Nachhaltigkeit in ökologisch verantwortungsvoll agierenden Unternehmen
7. Verbesserte Zusammenarbeit durch standortübergreifenden und parallelen Zugriff auf Dokumente
8. Erweiterte Suchfunktionen und vereinfachter Zugriff auf Dokumente
9. Nie wieder Chaos bei der Verwaltung von Dokumenten: Versionierung und Revisionssicherheit
