Wissensmanagement im Unternehmen: So gelingt es

Wissensmanagement im Unternehmen ist eine Aufgabe, die jede Organisation ernstnehmen sollte. Denn unstrukturiertes Wissen oder an einzelne Mitarbeiter gebundene Kenntnisse hemmen nicht nur die Produktivität, sie stellen auch ein entscheidendes Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit dar. Wissensmanagement hilft, Know-how aufzuarbeiten und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Lesen Sie in diesem Beitrag, welcher Nutzen für Sie entsteht und wie Sie es korrekt umsetzen.

Wissensmanagement im Unternehmen hat oberste Priorität – doch warum?

Im Alltag stehen uns mehr Informationen zur Verfügung, als es noch vor 20 Jahren denkbar gewesen wäre. Ob und wann diese Datenflut ihren Zenit hat, ist noch nicht absehbar. Für Unternehmen bedeutet das einerseits eine höchst positive Entwicklung. Denn mit mehr Informationen über Zielgruppen, Märkte und Wettbewerber lassen sich Entscheidungen einfacher fällen und Strategien sicherer planen.

Andererseits birgt diese Informationsflut neue Herausforderungen:

• Unternehmen müssen noch stärker darauf achten, auf dem aktuellen Wissensstand zu sein, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Es braucht einen völlig neuen Organisationsansatz, um Daten, Informationen und fachliches Know-how sinnvoll zu strukturieren bereitzustellen.

Genau hier kommt das Wissensmanagement im Unternehmen ins Spiel. Auf den Punkt gebracht, erfüllt korrekt umgesetztes Wissensmanagement folgende Aufgaben:

• Vereinfachter Wissenserwerb
• Horizontaler und vertikaler Wissenstransfer
• Prozessoptimierung
• Förderung der Kommunikation sowie des Innovations- und Ideenmanagements
• Steigerung von Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnelle, klare Antworten auf Anfragen
• Unterstützung der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiter, was erheblich zu deren Zufriedenheit und Selbstbewusstsein beiträgt

Wissensmanagement entwickelt sich allerdings nicht aus dem luftleeren Raum. Es braucht gewisse Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, um den vollen Nutzen zu entfalten.

Das braucht gelungenes Wissensmanagement

In erster Linie benötigt Wissensmanagement im Unternehmen eine Plattform und einen Prozess, der den Wissensaustausch ermöglicht und Informationen verfügbar macht. In vielen Unternehmen wird das über Wissensplattformen, Mentoren und Onboarding-Prozesse realisiert.

Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen helfen dabei, Wissen zu generieren oder langfristig in den Köpfen zu verankern. Idealerweise setzen Unternehmen dabei bereits auf innovative, digitale Weiterbildungskonzepte – denn diese ermöglichen einen nachhaltigeren Wissenserwerb als eine klassische PowerPoint-Präsentation.

All diese Punkte sind von hoher Relevanz. Doch sie stellen nur die Spitze des Eisbergs dar. Denn gelungenes Wissensmanagement im Unternehmen muss sowohl explizites Wissen als auch implizites Wissen einbeziehen.

• Explizites Wissen: In Dokumenten und Anleitungen aufgezeichnetes, „offiziell bekanntes“ Wissen, das sich leicht weitergeben lässt.
• Implizites Wissen: Erfahrungsbasiertes Wissen, das nicht dokumentiert ist und meist nur im direkten Austausch geteilt wird.

Gerade langjährige, erfahrene Mitarbeiter verfügen über eine große Menge impliziten Wissens („tacit knowledge“). Es gilt, dieses allen Kollegen bereitzustellen – und das am besten, bevor die jeweiligen Mitarbeiter das Unternehmen möglicherweise verlassen.

Implizites Wissen verfügbar machen – das SECI-Modell zur umfassenden Wissensorganisation

Impliziertes Wissen zu vermitteln, ist keine leichte Aufgabe. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie müssen einem Fahranfänger erklären, woher Sie wissen, wie weit Sie das Lenkrad in Kurven einschlagen müssen, wann Sie vom Gas gehen sollten und wann Sie mit dem Bremsen beginnen. All das sind subjektive Faktoren, die Sie dank jahrelanger Fahrpraxis ganz selbstverständlich verinnerlicht haben. Sie basieren jedoch auf keiner expliziten Regel, die Sie schnell auf einem Blatt Papier notieren könnten.

Die Wissenschaftler Ikujirō Nonaka und Hirotaka Takeuchi haben mit ihrer Wissensspirale ein Modell geschaffen, das genau dieses Problem adressiert und die Transformation ermöglicht.

Das sogenannte SECI-Modell basiert auf vier Phasen, die in einem Kreislauf stehen und so ein umfassendes Wissensmanagement realisieren können:

• Sozialisierung: Durch Nachahmen, Beobachten und Üben erlernt ein Mitarbeiter die Handgriffe seines Kollegen. Er verfügt nun selbst über dieses Know-how, wenn auch weiterhin implizit.
• Artikulierung: Mithilfe von Hypothesen, Konzepten, Modellen und Metaphern artikuliert der Mitarbeiter das gewonnene Wissen. Reflexionen und Vergleiche helfen, es präzise, korrekt und verständlich niederzuschreiben.
• Kombination: Die niedergeschriebene Form des Wissens wird mit vorhandenem Wissen abgeglichen und einsortiert. Je nach Thema kann es auch mit anderem Wissen kombiniert werden, um etwa Anleitungen zu ergänzen bzw. zu verbessern.
• Internalisierung: Es steht nun ein neues Wissenskonzept zur Verfügung, das im nächsten Schritt in den Alltag übergehen muss. Das ehemals nur sporadisch verfügbare Wissen ist nun in den Köpfen zahlreicher Mitarbeiter verfügbar und kann umgesetzt werden. Mit der Zeit werden auch diese Mitarbeiter ihre eigenen Kniffe und Tricks einbringen – das Wissen wird somit wieder implizit und der Kreislauf beginnt von vorn.

Nun haben Sie schon einiges an Informationen erhalten, was Wissensmanagement im Unternehmen bedeutet und was dafür nötig ist. Übertragen wir das in die Praxis.

Wissensmanagement im Unternehmen: Umsetzung in der Praxis

Grundlage ist ein Unternehmen, das sich als lernende Organisation versteht. Wenn Mitarbeitern und Führungskräften nicht bewusst ist, wie bedeutsam Weiterbildung und Wissensaustausch sind, nützen selbst die besten Prozesse wenig. Die Umsetzung des Wissensmanagements im Unternehmen beginnt also damit, dass Führungskräfte notwendige Rahmenbedingungen schaffen.

Schritt 1: Status quo für das Wissensmanagement

Im ersten Schritt geht es darum, den Status quo zu ermitteln.

• Wie wird Wissen bisher aufgearbeitet und zur Verfügung gestellt?
• Welches Wissen bzw. welche Kompetenzen müssen transparent sein?
• Wer ist Wissensträger?
• Stimmen die Rahmenbedingungen – haben Mitarbeiter Motivation und Zeit, sich auszutauschen oder weiterzubilden?
• In welchem Kontext ist Wissenstransfer gefragt – bei der Einarbeitung, bei der Nachfolgeplanung oder generell im Alltag?

Schritt 2: Technische Möglichkeiten bereitstellen

Je größer das Unternehmen, desto mehr Wissen häuft sich an. Je mehr Wissen vorhanden und je komplexer dieses ist, desto schwieriger wird die Verwaltung mit analogen bzw. manuellen Maßnahmen. Um das Wissensmanagement im Unternehmen effizient zu gestalten, liegt es nahe, auf digitale Unterstützung zurückzugreifen.

Diese sollte folgende Funktionen bieten:

• Zugriff von überall und zu jeder Zeit, damit der Wissenserwerb auch außerhalb des Büros möglich ist
• Nutzerverwaltung mit klarer Einordnung des vorhandenen Wissens, um Wissensträger schneller zu finden
• Zugriffsbeschränkung für sensible Informationen
• Gruppieren der Nutzer, um etwa Mitarbeiter mit bestimmten gleichen Kompetenzen zu identifizieren
• Unterstützung verschiedener Medien wie Texteinträge Bilder oder Grafiken
• Dokumentenverwaltungsfunktion, um Dokumente wie Anleitungen zu digitalisieren und Einträge schnell auffindbar zu machen
• Versionierung, um Änderungen an Einträgen nachzuvollziehen
• Statusfunktion, um anzuzeigen, ob neu eingestelltes Wissen von Kollegen/Führungskräften bestätigt wurde

Schritt 3: Strukturen für das Wissensmanagement im Unternehmen etablieren

Erst im dritten Schritt geht es an die tatsächliche Umsetzung. Damit das Wissensmanagement im Unternehmen Erfolge erzielt, braucht es Strukturen für den Wissenstransfer. Dazu gehört, dass Mitarbeiter ihr Know-how in der Wissensdatenbank selbstständig teilen bzw. vorhandene Einträge erweitern, sobald ihnen neues Wissen zur Verfügung steht. Prozesse zum Wissenstransfer sind jedoch auch:

• 1-on-1 Paten- und Mentorprogramme – beispielsweise zwischen Mitarbeitern verschiedener Generationen und Erfahrungsstufen
• Meetings, in denen sich mehrere neue Mitarbeiter regelmäßig mit einem Mentor zusammensetzen, um offene Fragen zu klären
• Weiterbildung und die Qualifizierung einzelner Mitarbeiter zu Wissensvermittlern
• To-dos, um das personengebundene Wissen ausscheidender Mitarbeiter rechtzeitig zu sichern

Schritt 4: Wissen auf dem aktuellen Stand halten

Wissensmanagement im Unternehmen ist eine Aufgabe, die niemals abgeschlossen ist. Gerade in der heutigen Zeit, wo sich vieles sehr schnell ändert, muss das vorhandene Wissen ständig auf seine Aktualität geprüft werden.

• Welche Einträge in der Wissensplattform sind noch auf dem aktuellen Stand?
• Welche müssen überarbeitet, welche gelöscht werden?
• Und wie sieht es mit dem Know-how der Mitarbeiter aus? Wer muss zu welchen Themen weitergebildet oder geschult werden?

Fazit: Unternehmen kommen heute nicht mehr um Wissensmanagement herum

Je schneller sich Anforderungen ändern, desto bessere Strukturen braucht es, um Mitarbeiter mit dem nötigen Wissen auszustatten. Eine digitale Wissensplattform sowie gründlich durchdachte Prozesse zum Wissenstransfer sind der beste Weg, um das Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich umzusetzen. Bedenken Sie dabei immer: Wissensmanagement ist ein kontinuierlicher Kreislauf.

Quelle Beitragsbild: © tadamichi, AdobeStock