Viele Köche verderben den Brei und das gilt in gewisser Hinsicht auch für die Bearbeitung von Dokumenten. Wenn nämlich viele Mitarbeiter Dokumente ändern, kommentieren, lokal speichern oder neu ablegen, hat bald niemand mehr den Überblick. Anders als in der Küche gibt es jedoch bei Dokumenten einen Weg, das Durcheinander zu vermeiden und trotzdem allen Mitarbeitern Zugriff auf die gewünschten Arbeitsmittel zu ermöglichen.
Damit die Bearbeitung von Dokumenten übersichtlich bleibt, nutzen Sie das automatische Versionsmanagement für ein Archiv. Das Prinzip dahinter ist einfach: Sobald ein Mitarbeiter ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten öffnet, wird es im Archiv gesperrt. Andere Mitarbeiter können das Dokument nur lesen, bis es wieder gespeichert und damit freigegeben wird.
Beim Speichern erhält ein Dokument automatisch eine neue Versionsnummer. Alle Bearbeitungsschritte werden so zusamnmen mit dem Dokument gespeichert, ohne dass es neu abgelegt werden muss.
Wenn Sie nach dem Dokument suchen, wird zunächst nur die neuste Version angezeigt. Um ältere Versionen anzusehen, klicken Sie mit rechts auf das Kontextmenü und wählen Dokument-Historie.
Die Dokument-Historie zeigt die Versionen eines Dokuments in einer Übersicht an.
Voraussetzung ist, dass in der DocuWare Administration das Versionsmanagement für das gewünschte Archiv aktiviert ist (Organisation > Archiv x > Allgemein > Optionen > Versionsmanagement aktivieren > Automatische Versionsübersicht).
Neue Versionen manuell speichern
Nicht immer sollen jedoch alle Bearbeitungen eines Dokuments als eigene Version gespeichert werden. In diesem Fall ist es besser, dass der Benutzer die neue Version manuell erstellt. Dafür klickt er in der Ergebnisliste auf das Dokument und wählt aus dem Kontextmenü „Checkout“. Auschecken bedeutet, dass das Dokument als Kopie beim jeweiligen Benutzer vorliegt und im Archiv nicht mehr bearbeitet werden kann, bis es wieder eingecheckt wird. Die Versionsnummer vergibt der Benutzer beim Einchecken dann ebenfalls manuell.
Das Einchecken erfolgt aus dem Briefkorb heraus. Sie können das Dokument mit einer Versionsnummer und einem Kommentar versehen.
Das manuelle Versionamangement aktivieren Sie ebenfalls in der DocuWare Administration unter Organisation > Archiv x > Allgemein > Optionen > Versionsmanagement.
Weitere Informationen zum Versionsmanagement finden Sie im DocuWare Tutorial Viele Kollegen, ein Dokument.