Elektronische Formulare beschleunigen die Datenerfassung und automatisieren den Informationsfluss in vielen Bereichen von HR bis Qualitätsmanagement. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie Sie DocuWare Formulare optimal einsetzen können und welche Funktionen dabei einen besonders hohen Mehrwert bieten.
Inhalt:
- Flexibilität bei der Digitalisierung von Formularen
- Funktionen-Highlights für höchste Genauigkeit und Effizienz
- Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmensalltag
- Integration in Drittsysteme für noch mehr Effizienz
Flexibilität bei der Digitalisierung von Formularen
Mit dem in DocuWare integrierten Formularmanagement erstellen Sie elektronische Formulare einfach per Drag & Drop. Nutzen Sie verschiedene Elemente wie Textfelder, Checkboxen, Dropdown-Listen, Multiple-Choice-Fragen, Kalendereinträge, Dateiuploads oder Tabellen, um Informationen präzise und sicher zu erfassen. Die gesammelten Daten können als Indexwerte übernommen und zur Analyse oder zur Auslösung eines Workflows verwendet werden. Jedes übermittelte Formular wird als durchsuchbares PDF im Archiv gespeichert. Die mit dem Formular hochgeladenen Dateianhänge werden dabei im Originalformat an das PDF geklammert. Jedes übermittelte Formular wird als durchsuchbares PDF im Archiv gespeichert. Die mit dem Formular hochgeladenen Dateianhänge werden dabei im Originalformat an das PDF angehängt und ebenfalls volltextindiziert.
Online-Formular für Bestellanforderungen im Drag-and-Drop-Editor erstellen
Funktionen-Highlights für höchste Genauigkeit und Effizienz
DocuWare Formulare bieten vielfältige Funktionen für eine präzise und effiziente Datenerfassung – die wichtigsten im Überblick:
- Wenn-Dann-Bedingungen: Gestalten Sie Ihre Formulare intelligent, indem Sie das Verhalten eines Feldes an die Eingaben in anderen Feldern anpassen – z.B. hat dann die Antwort „Ja“ andere Felder zur Folge als die Antwort „Nein“.
- Automatische Vorbelegung von Feldern: Beim Aufruf eines DocuWare Formulars können bestimmte Daten wie Name oder E-Mail-Adresse bereits eingetragen sein. Das sorgt für korrekte Daten und weniger Aufwand.
- Validierung von Eingaben: Definieren die Bedingungen, anhand derer das Formular fehlerhafte Eingaben erkennt und zur Korrektur auffordert.
- Gleichzeitiges Ausfüllen mehrerer Formulare: Übertragen Sie die in einem Formular erfassten Daten automatisch in beliebig viele andere Formulare.
- Datenmasken: Formatieren Sie Eingabefelder so, dass sie nur bestimmte Datentypen akzeptieren, z.B. Telefonnummern, IBAN, oder E-Mail-Adressen.
- Nachträgliche Ergänzung im Workflow: Erstellen Sie Formularvorlagen als editierbares PDF, um diese automatisch in einem Workflow zu ergänzen.
Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmensalltag
Die Einsatzmöglichkeiten für elektronische Formulare sind vielseitig. Setzen Sie sie flexibel ein, um administrative Prozesse in Personalwesen, Vertrieb, Einkauf und Qualitätsmanagement zu optimieren. Ob Antrag oder Bestellung: DocuWare Formulare lassen sich flexibel per URL teilen, von überall - ob Laptop, Tablet oder Handy – aufrufen, bequem ausfüllen und bei Bedarf auch gleich unterschreiben. Hier einige konkrete Anwendungsbeispiele:
Personalwesen:
- Bewerbungsformulare: Bewerber:innen reichen ihre Unterlagen direkt online über ein DocuWare Formular ein, was den Prozess des Bewerbungsmanagements erheblich erleichtert und beschleunigt.
- Abwesenheitsanträge: Mitarbeitende beantragen ihren Urlaub oder andere Abwesenheiten über ein Online-Formular, das automatisch den Genehmigungsprozess startet und die Verwaltung des Urlaubsanspruchs digital dokumentiert.
- Stammdatenpflege: Mitarbeitende tragen ihre persönlichen Daten, Bankverbindungen und Steuerinformationen sicher und effizient über ein Online-Formular ein und können Änderungen einfach übermitteln.
Personaldatenänderung einfach per elektronischem Formular beantragen
- Onboarding-Prozesse: Auch die Aufgaben rund um die Einstellung neuer Teammitglieder lassen sich mit Hilfe von Onboarding-Formularen effizient organisieren. Von der Bestellung von Geräten wie Laptops und Büromaterial bis hin zur Einrichtung von Arbeitsplätzen und Zugängen zu IT-Systemen wird alles strukturiert und koordiniert, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Vertrieb:
- Bestellformulare: Kunden geben ihre Bestellungen über ein Online-Formular auf, das sofort in das DocuWare System integriert wird und die Auftragsabwicklung beschleunigt.
- Kundenanfragen: Kunden reichen Anfragen oder Reklamationen über ein Formular ein, das direkt an den zuständigen Experten weitergeleitet und dokumentiert wird.
- Übergabeformulare: Setzen Sie elektronische Formulare für Abnahmeprotokolle oder Empfangsbestätigungen im Außendienst ein, die bei Bedarf auch direkt unterschrieben werden können.
Einkauf:
- Bestellanforderung: Mitarbeitende melden ihren Bedarf an Materialien und Dienstleistungen über ein Online-Formular, das automatisch an Vorgesetzte oder die Einkaufsabteilung zur Genehmigung weitergeleitet wird.
- Lieferantenauswahl: Lieferanten können ihre Angebote und Informationen über ein Formular einreichen, das den Auswahlprozess strukturiert und dokumentiert.
Qualitätsmanagement:
- Audit-Formulare: Interne und externe Audits können durch standardisierte Online-Formulare strukturiert und dokumentiert werden, was Nachverfolgung und Analyse erleichtert.
- Kundenfeedback: Kunden können über Online-Umfragen Feedback zu Produkten und Dienstleistungen geben, das direkt in das Qualitätsmanagement einfließt und zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt wird.
Integration in Drittsysteme für noch mehr Effizienz
Durch die nahtlose Integration in Drittsysteme bietet DocuWare vielfältige Möglichkeiten, die per elektronischem Formular erfassten Daten ohne manuelles Kopieren oder Copy and Paste in mehreren Systemen verfügbar zu machen. Dazu bietet DocuWare zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, über Webhooks und Webservices sowie die Anbindung von iPaaS-Konnektoren. Diese Integrationen sorgen dafür, dass die Daten automatisch und in Echtzeit in Ihre bestehenden Systeme übertragen werden, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz weiter gesteigert wird. So können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen stets aktuell und konsistent in Ihren Geschäftsprozessen verfügbar sind.