Für manche Prozesse liegen zu Beginn nicht alle Informationen vor. Trotzdem können Sie diese automatisieren: Richten Sie einen Workflow mit Formular ein und lassen Sie die leeren Felder später ausfüllen.
Mit dem Ergänzen von Formulareinträgen sammeln Sie Informationen effizient innerhalb eines Workflows ein. Das erlaubt dynamischere Prozesse, spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Nützlich zum Beispiel in HR
Nehmen wir an, Ihre Personalabteilung verwendet ein mit DocuWare Forms erstelltes Formular, um die Daten neuer Mitarbeiter zu erfassen. Neben Feldern für Vor- und Nachname enthält es auch ein Feld für die neue, noch zu erstellende Firmen-E-Mail-Adresse.
Ihre HR-Managerin füllt für jeden neuen Mitarbeiter das Formular mit den persönlichen Daten aus. Das Feld für die E-Mail-Adresse eines neuen Kollegen lässt sie noch leer, denn die gibt es noch nicht.
Indem die HR-Managerin das Formular in DocuWare ablegt, wird der HR-Workflow gestartet. Als einen Schritt darin erhält die IT die Aufgabe, ein E-Mail-Konto zu erstellen und die zugehörige E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters in die Maske der Aufgabe einzutragen. Mit Erledigen dieser Aufgabe wird die E-Mail-Adresse in das bis dahin leere Feld auf dem Dokument geschrieben.
Damit Sie die Funktion in Workflow Manager nutzen können, muss das Dokument mit DocuWare Forms durch eine Formularvorlage mit Einfügebereichen und als Ausfüllbares PDF erstellt worden sein.
So geht‘s
Im Workflow Designer aktivieren Sie unter Start > Auslöser die Option nur wenn das Dokument per Formularvorlage erzeugt wurde. Ihnen werden dann alle Konfigurationen von DocuWare Forms (1) und alle Formularvorlagen (2) angezeigt, für die der angemeldete Benutzer das Recht "Verwenden" hat.
Damit schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Ihnen im Workflow Designer bei einer Datenzuweisung dann die Einfügebereiche angezeigt werden. Es können nur leere Einfügebereiche gefüllt werden.
Lesen Sie mehr zum Einsatz von Workflow Manager in HR, zum Beispiel zur Überprüfung der Führerscheingültigkeit.