Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien lassen sich Auftragsprozesse reibungsloser gestalten, Durchlaufzeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit steigern. Hier finden Sie Anregungen, wie Sie Ihr Auftragsmanagement optimieren können.
Inhalt:
- Game Changer: Auftragsdokumente zentral verwalten
- Workflows in der Auftragsbearbeitung automatisieren
- Erfolgreiche Kundenprojekte – ein Blick in die Praxis
Game Changer: Auftragsdokumente zentral verwalten
Die Einführung zentraler Kunden- bzw. Auftragsakten bildet die Grundlage für eine neue Effizienzstufe in der Auftragsabwicklung. Das Prinzip ist einfach und effektiv: Alle Dokumente zu einem Auftrag – von Angeboten und Bestellungen über E-Mails und Serviceberichte bis hin zu Verträgen und Ausgangsrechnungen – werden zentral in DocuWare abgelegt. Über ein Ordnungskriterium, zum Beispiel eine Vorgangsnummer, sind alle Dokumente direkt miteinander verknüpft, unabhängig davon, aus welcher Quelle sie stammen:
- Elektronische Formulare: Flexible Webformulare reduzieren manuellen Aufwand und ermöglichen die strukturierte Erfassung und Weiterverarbeitung von Aufträgen, Reklamationen, Wartungs- und Reparaturanfragen oder Übergabeprotokollen.
- Mobiler Upload: Auftragsbestätigungen oder Garantiescheine können direkt beim Kunden digitalisiert und zur weiteren Bearbeitung in ein DocuWare Archiv hochgeladen werden.
- E-Mail-Archivierung: Wichtige Informationen aus E-Mails werden direkt in die Geschäftsprozesse integriert und stehen sofort für die Auftragsbearbeitung und den Kundenservice zur Verfügung.
- Integration ins ERP-System: Für lückenlose Informationen und durchgängige Prozesse integrieren Sie DocuWare in Ihr ERP-System oder andere Anwendungen, um Kundendokumente zentral zu speichern und lückenlos zur Verfügung zu stellen.
Die zentrale Organisation der Auftragsdokumente steigert die Effizienz und Transparenz der Prozesse. Die Informationen sind über Verknüpfungen, Volltextsuche und individuelle Filterkriterien flexibel abrufbar, und der Lebenszyklus jedes Dokuments ist lückenlos nachvollziehbar, so dass Ihr Kundenservice jederzeit auskunftsfähig agieren kann.
Workflows in der Auftragsbearbeitung automatisieren
Ist ein Auftrag in DocuWare erfasst, lassen sich zahlreiche nachgelagerte Informations- und Bearbeitungsworkflows automatisieren. Grob skizziert könnte ein solcher Auftragsprozess wie folgt ablaufen:
- Auftragserfassung: Aufträge können über verschiedene Kanäle im Unternehmen eingehen. Zur systematischen Erfassung nutzen Sie, wie bereits erwähnt ein Online-Formular, das Sie per Link oder in Ihrem Auftragsportal zur Verfügung stellen. Alternativ können intelligente Importkonfigurationen oder KI-gestützte Automatismen zur Datenextraktion die Auftragsdaten aus physischen Bestellungen oder E-Mails auslesen und direkt an DocuWare übergeben. Oder Sie integrieren DocuWare in Ihr ERP-System, um Auftragsdaten automatisch abzugleichen und zu importieren.
- Auftragsbestätigung und Ausführung: Anschließend durchläuft der Auftrag die Aufgabenlisten verschiedener Abteilungen vom Vertrieb über den Einkauf bis zur Produktion und liefert allen Beteiligten zuverlässige Status-Updates. Der Workflow steuert beispielsweise die Freigabe von Sonderkonditionen und automatisiert den Versand der Auftragsbestätigung. Sind für die Ausführung interne Bestellungen nötig, werden auch diese Informationen mit den Auftragsdetails in DocuWare verknüpft.
- Rechnungsstellung: Nach Auftragsabschluss werden alle Daten direkt an die Buchhaltung zur Fakturierung übergeben. Sobald die Rechnung erstellt ist, erfolgt die Ablage auftragsbezogen und automatisch mit dem Versand aus dem jeweiligen Buchhaltungsprogramm.
Erfolgreiche Kundenprojekte – ein Blick in die Praxis
Kunden aus unterschiedlichen Branchen optimieren und automatisieren mit DocuWare ihre Auftragsbearbeitung. Die einzelnen Schritte können dabei von Unternehmen zu Unternehmen, von Auftragsart zu Auftragsart und von Branche zu Branche stark variieren. Drei Beispiele zum Weiterlesen:
- Die IPR Intelligente Peripherien für Roboter GmbH hat ihren gesamten Service-Workflow mit DocuWare automatisiert. Dieser startet damit, dass ein Kunde über die IPR-Website einen Reklamations-, Wartungs- oder Reparaturwunsch platziert. Im Anschluss versorgt der digitale Workflow jede Abteilung mit Aufgaben. Aus Sicht von Stephan Ortwein, Montageleiter bei IPR, wurde mit DocuWare ein „Quantensprung im Service“ erreicht. „Die Durchlaufzeiten sind um bis zu 70 % gesunken.“ Weiterlesen
- Bei der Anti-Vektor Schädlingsbekämpfung GmbH nutzt die Disposition DocuWare beispielsweise, um bei neuen Aufträgen gleich beim Kunden vor Ort die Fotos von den Schadensfällen im zentralen Dokumenten-Pool zu speichern. Controller Markus Bunzel: „Unser Kundenservice hat sich durch den zentralen Dokumenten-Pool noch einmal verbessert. Anfragen können wir sofort und detailliert beantworten.“ Weiterlesen
- Die KLEiN Umformtechnik GmbH arbeitet mit SAP und nutzt die automatische Ablage der vom SAP-System erzeugten Belege in DocuWare. Darüber hinaus ist DocuWare in Outlook und eine selbst entwickelte Lösung für den Vertrieb integriert. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Sicherheit der Prozesse. Weiterlesen
Die Auftragsabwicklung ist ein komplexer Prozess, der viele verschiedene Schritte und unterschiedliche Abteilungen involviert. Manuelle Prozesse, unklare Abläufe und Verzögerungen können die Qualität beeinträchtigen und unnötige Kosten und Stress verursachen. DocuWare lässt sich im Auftragsmanagement flexibel und vielseitig einsetzen, um die interne Zusammenarbeit und den Kundenservice zu verbessern und nicht zuletzt die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.