Geht nicht, gibt’s nicht. Oder nur noch in wenigen Ausnahmen. Bei Integrationen von DocuWare Cloud mit CRM, ERP, HR-Lösung oder anderen Applikationen per iPaaS-Plattform Make macht ein vielfältiger Baukasten fast alles möglich. Automatisch Dokumente erzeugen, Indexwerte ändern, Stempel setzen…
DocuWare bietet schon lange vielfältige Integrationsmöglichkeiten, ob spezielle Schnittstellen wie Connect to Outlook, Integration per Konfiguration wie Smart Connect oder individuelle Programmierung per URL-Integration oder REST API. Hier geht’s zum Überblick der Integrationsmöglichkeiten.
Relativ neu in diesem Zusammenhang ist die iPaaS-Plattform Make. iPaaS steht dabei für „Integration Platform as a Service“ und bezeichnet Cloud-basierte Dienste, mit denen sich verschiedenste Anwendungen aus Cloud- und On-Premises-Umgebungen verknüpfen lassen. Die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen diesen Anwendungen erfolgen über die Plattform. Bei Make finden Sie derzeit neben DocuWare Cloud mehr als 1000 Anwendungen, die Sie aneinander andocken können, um Prozesse durchgängig zu automatisieren und Programme miteinander sprechen zu lassen.
Der Clou dabei ist, dass keine Programmierung erforderlich ist. Für die verschiedenen Anwendungen stehen sogenannte „Endpunkte“ zur Verfügung, die einfach aneinander gekettet werden. Das nennt man auch Low-Code- oder No-Code-Integration.
Beispiel FiBu und Rechnungsabschluss
Zu einer freigegebenen Rechnung in DocuWare ruft der Workflow automatisch einen Webservice auf und übergibt Daten an Make. Die Integrationsplattform erzeugt damit einen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung QuickBooks und liefert dann Informationen aus QuickBooks zurück an DocuWare. Zusätzlich wird ein Stempel auf das Dokument in DocuWare gesetzt. Damit kann der DocuWare Anwender dann direkt sehen, dass der Buchungssatz in QuickBooks erstellt wurde.
Beispiel CRM und Vertragserzeugung
Sie verwalten potenzielle Vertriebsoptionen in einem Kundenmanagement-System wie zum Beispiel Teamleader. Beim Abschluss eines Deals wird in Teamleader der Status auf „Closed“ gesetzt. Ausgelöst durch den neuen Status startet der Workflow zur Vertragserstellung in DocuWare: Kundendaten aus Teamleder werden an die Plattform übergeben*, die zum Deal passenden Vertragsvorlagen werden in DocuWare gesucht und heruntergeladen, die Kundendaten dort eingetragen und die ausgefüllten Verträge in DocuWare archiviert. So sind die Verträge im Handumdrehen rechtssicher archiviert und fertig für die Übergabe an den neuen Kunden.
Endpunkte = Funktionen bei DocuWare
Über die DocuWare-Endpunkte auf Make können Sie in DocuWare verschiedenste Aktionen ausführen: Ein Dokument in einen Briefkorb importieren oder im Archiv speichern, nach einem Dokument suchen und es herunterladen, Indexbegriffe eines Dokuments ändern, einen Stempel setzen und vieles mehr. Solche Aktionen werden beispielsweise durch eine bestimmte Änderung in der Drittanwendung ausgelöst. Selbstverständlich können auch Daten und Dokumente aus DocuWare an Drittsysteme übergeben werden.
DocuWare Endpunkte auf Make.com
*Datenschutz
Falls bei Ihnen der Abschnitt „Kundendaten werden an die Plattform übergeben“ Bauchschmerzen ausgelöst hat: Beim Thema Datenschutz und DSGVO sind Sie auf der sicheren Seite. Make deckt mit je einem AWS-Rechenzentrum in Deutschland und in den USA sowohl den europäischen als auch den amerikanischen Datenschutzraum ab.
Interesse geweckt?
Sehen Sie Szenarien für solche Integrationen in Ihrem Unternehmen oder möchten Sie sich erst einmal zeigen lassen, was möglich wäre? Ihr DocuWare Kontakt berät sie gerne und setzt entsprechende Szenarien auch für Sie um.
Weitere Informationen finden Sie hier:
