DocuWare bietet mehrere Tools, um E-Mails oder deren Anhänge in Geschäftsprozesse zu übernehmen. Welches davon in Ihrer IT-Landschaft und für Ihre Anforderungen am besten passt, lesen Sie hier.
Inhalt:
- Warum die E-Mail-Archivierung so wichtig ist
- Mit Microsoft Outlook als Mail-System
- Connect to Outlook
- DocuWare Outlook Add-In
- Andere Mail-Systeme mit Connect to Mail anbinden
- Webinare zum Thema E-Mail-Archivierung
Warum die E-Mail-Archivierung so wichtig ist
Viele E-Mails enthalten wichtige Geschäftsinformationen, teils direkt im Text oder auch als Anhang. Das können Rechnungen oder Verträge sein, Bescheinigungen und vieles mehr. Die Archivierung der Mails und/oder Anhänge in DocuWare bietet vier entscheidende Vorteile:
Die Dokumente und ihre Informationen
- werden reibungslos in Ihre Geschäftsprozesse eingebunden.
- sind auch für Kolleginnen und Kollegen aufrufbar, statt in persönlichen Postfächern versteckt.
- sind im Kontext mit zugehörigen Geschäftsdokumenten verfügbar.
- werden sicher und gesetzeskonform archiviert.
Mit Microsoft Outlook als Mail-System
Microsoft Outlook ist das wohl meistverbreitete E-Mail-System, insbesondere im Geschäftsumfeld. Daher bietet DocuWare für Outlook ganz spezifische Integrationsmodule, um die Daten aus E-Mails und Anhängen optimal für die automatische Archivierung und Weiterverarbeitung in Workflows zu nutzen.
Mit “Connect to Outlook” und dem “DocuWare Outlook Add-In” stehen Ihnen zwei Integrationstools zur Verfügung. Welches das passende für Sie ist, entscheidet sich unter anderem an der Art Ihres DocuWare Systems und Mail-Clients sowie an Ihrem Betriebssystem.
Connect to Outlook
Connect to Outlook bietet die umfangreichsten Möglichkeiten bei der E-Mail-Archivierung. Zudem sind Suchansichten direkt in Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um auf archivierte Mails zuzugreifen.
In Outlook rufen Sie die Funktionen über ein spezielles DocuWare Menüband schnell und einfach auf.
Die zentralen Möglichkeiten im Überblick
- Auswahl der E-Mails zur Übergabe in DocuWare: manuell oder überwachter Ordner.
- Ziel: Im Briefkorb speichern oder direkt im DocuWare Archiv ablegen.
- Umfang: Nur E-Mail, nur Anhänge oder komplette Mail mit Anhängen übertragen. Mail-Anhänge können dabei als einzelne Dokumente gespeichert werden.
- Format: In PDF für Langzeitarchivierung konvertieren oder Originalformat beibehalten, um in DocuWare Funktionen wie "Antworten" oder "Weiterleiten" nutzen zu können.
- Indexierung: Automatisch per Konfiguration: Feste Werte, E-Mail-Eigenschaften wie Absender oder Betreff, in DocuWare vorhandene Werte oder per SQL-Abfrage. Sogar Inhalte aus angehängten PDFs können automatisch verwendet werden, wie auch Daten aus E-Rechnungen.
- Zugriff: Schnellsuche innerhalb von Outlook zum Zugriff auf in DocuWare archivierte E-Mails.
Lesen Sie auch, wie einfach Sie E-Mails direkt aus Microsoft Outlook archivieren.
Connect to Outlook installieren Sie als DocuWare Desktop-App mit wenigen Klicks lokal auf Ihrem Rechner.
DocuWare Outlook Add-In
Das seit Anfang 2024 verfügbare DocuWare Outlook Add-In ist das perfekte Tool für Sie, wenn Sie mit Outlook-Web-Versionen und DocuWare Cloud arbeiten. Auch Mac-User können damit ihre Mails in DocuWare archivieren, da alle Browser unterstützt werden. Eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche macht die Anwendung besonders intuitiv.
Um eine E-Mail direkt in einem DocuWare Archiv zu speichern, wählen Sie einen entsprechenden Ablagedialog und die Anhänge aus, die mit der E-Mail archiviert werden sollen.
Die zentralen Möglichkeiten im Überblick
- Auswahl der E-Mails zur Übergabe in DocuWare: manuell.
- Ziel: Im Briefkorb speichern oder direkt im DocuWare Archiv ablegen.
- Umfang: Nur E-Mail, nur Anhänge oder komplette Mail mit Anhängen übertragen. Auch einzelne Anhänge für die Archivierung können Sie auswählen.
- Indexierung: manuell und feste Werte.
Die Ankündigung des DocuWare Outlook Add-In bietet Ihnen weitere Informationen.
Zudem finden Sie im Knowledge Center einen detaillierten Vergleich der beiden Outlook-Anbindungen.
Andere Mail-Systeme mit Connect to Mail anbinden
Auch E-Mails aus Google-, Yahoo-, Web.de- und weiteren Webmail-Clients lassen sich leicht in DocuWare importieren, um sie in die Geschäftsprozesse einzubinden. Dafür gibt es in DocuWare das Modul Connect to Mail, bei dem auch alle Exchange- und IMAP-Konten unterstützt werden.
Bei Connect to Mail erscheint DocuWare gar nicht in Ihrem E-Mail-Account. Es wird nur ein Ordner überwacht, aus dem die E-Mails automatisch importiert werden - hier der Rechnungsordner.
Die zentralen Möglichkeiten im Überblick
- Auswahl der E-Mails zur Übergabe in DocuWare: Überwachter Ordner.
- Ziel: Im Briefkorb speichern oder direkt im DocuWare Archiv ablegen.
- Umfang: Nur E-Mail, nur Anhänge oder komplette Mail mit Anhängen übertragen. Bei Letzterem können E-Mail und Anhänge als ein geklammertes Dokument gespeichert werden oder als einzelne Dokumente.
- Format: In PDF für Langzeitarchivierung konvertieren oder Originalformat beibehalten, um DocuWare Funktionen wie "Antworten" oder "Weiterleiten" nutzen zu können.
- Indexierung: Automatisch per Konfiguration: Feste Werte und E-Mail-Eigenschaften wie Absender oder Betreff.
DocuWare Connect to Mail ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten, für DocuWare On-Premises-Systeme ist die gleichnamige Modullizenz erforderlich.
Webinare zum Thema E-Mail-Archivierung
Mehr zu Anwendungsszenarien und Vorteilen der E-Mail-Archivierung in DocuWare erfahren Sie in unseren Webinar-Aufzeichnungen E-Mail-Archivierung leicht gemacht und E Mails mit DocuWare gesetzeskonform archivieren und jederzeit wiederfinden.
