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E-Mails direkt aus Microsoft Outlook archivieren

In den meisten Unternehmen gehen Geschäftsdokumente per E-Mail ein. Deshalb ist Microsoft Outlook häufig die Hauptanwendung. Diese müssen die Mitarbeiter auch gar nicht verlassen, um die E-Mails und Anhänge sicher zu archivieren. Denn DocuWare erweitert Outlook um viele nützliche Archivfunktionen.

Wenn E-Mails einmal zentral im DocuWare Archiv abgelegt sind, stehen sie allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Kundenanfragen zum Beispiel können so auch bei Abwesenheit eines Kollegen ohne Verzug beantwortet werden.

Die Ablage von E-Mails in DocuWare ist denkbar einfach. Die Mitarbeiter müssen das Mailprogramm noch nicht einmal verlassen. Alle wichtigen Funktionen für die Archivierung stehen direkt in der Oberfläche von Microsoft Outlook zur Verfügung. Dies gilt sowohl für den automatischen Import von E-Mails wie auch für die vorgangsbasierte Archivierung.

E-Mails automatisch archivieren

E-Mails werden häufig direkt im Posteingang in verschiedene Ordner sortiert. DocuWare kann die Mails aus diesen Ordnern automatisch archivieren und indexieren – ohne dass sie noch einmal angefasst werden müssen. Mitarbeiter können sich solche überwachten Ordner selber einrichten, die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt. Programmierkenntnisse sind dafür nicht notwendig.

Vorgangsbasiertes Ablegen von E-Mails

Oder die Mitarbeiterin entscheidet von Mail zu Mail, ob diese archiviert werden soll. Dafür markiert sie eine Mail und klickt auf den DocuWare Button Speichern, der an gleich drei Stellen in Microsoft Outlook zu finden ist – je nach Vorlieben für alle bequem zu erreichen.

Zum Beispiel im Menüband:

DE_C2Outlook_Screen1

Oder im im Kontextmenü einer Mail:

DE_C2Outlook_Screen2

Oder im DocuWare Ribbon:  

DE_C2Outlook_Screen3

Im DocuWare Ribbon wird der Speichern-Button durch nützliche Funktionen wie zum Beispiel Beim Start anmelden ergänzt. Ist diese Option aktiviert, verbindet sich Microsoft Outlook beim Start automatisch mit DocuWare.

Darüber hinaus lässt sich beim vorgangsbasierten Archivieren das Archiv plus Indexierung pro Mail wählen. Die entsprechenden Ablagekonfigurationen stehen jeweils unter dem Speicherbutton zur Verfügung.

Je nach Einstellung wird die E-Mail automatisch in DocuWare abgelegt oder oder manuell mit weiteren Indexbegriffen versehen. Die abgelegte Mail kann aus Outlook zum Beispiel gelöscht oder farbig markiert werden, so dass immer klar ist, welche E-Mails bereits abgelegt ist.

DE_C2Outlook_Screen4

Hinweis: Um die Archivierungsfunktionen von DocuWare in Outlook nutzen zu können, muss die Desktop App Connect to Outlook installiert werden.

Connect to Outlook ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud inbegriffen, für Kunden mit einer lokalen DocuWare Installation ist die Zusatzlizenz Connect to Outlook erforderlich.

 

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