Seit 1. Januar 2025 müssen bestimmte Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Falls noch nicht geschehen, sollten Unternehmen ihre Einstellungen in DocuWare und internen Richtlinien anpassen.
Inhalt:
- Buchungsbelege nur noch acht Jahre aufbewahren
- Welche Dokumente Sie weiter zehn Jahre behalten müssen
- Grundlagen
- Bei Nichteinhaltung drohen Strafen
- Dokumente mit DocuWare rechtskonform aufbewahren und löschen
- Aufbewahrungspflichten und Löschfristen mit DocuWare automatisieren
Buchungsbelege nur noch acht Jahre aufbewahren
Bis Ende 2024 galten je nach Art des Dokuments zwei Hauptfristen für die Aufbewahrung von Unterlagen: sechs Jahre und zehn Jahre. Zu den Dokumenten, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gehörten unter anderem Buchungsbelege einschließlich Rechnungen und Kostenbelegen.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Änderung betrifft alle Unterlagen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist. Für Kreditinstitute und Versicherungen gilt die Regel erst ab 2026.
Welche Dokumente Sie weiter zehn Jahre behalten müssen
Die Verkürzung gilt nicht für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare, deren Frist weiterhin zehn Jahre beträgt. Für welche Unterlagen genau welche Aufbewahrungsdauer vorgeschrieben ist, sagt Ihnen die folgende Tabelle mit einer Auswahl der wichtigsten Dokumentarten. Für Verträge gelten je nach Typ unterschiedliche Fristen, und das immer ab Vertragsende.
Grundlagen
Geregelt sind die Aufbewahrungspflichten in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und steuerrechtlich in § 147 der Abgabenordnung (AO). Darüber hinaus gibt es branchenspezifische gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Eine detaillierte Liste finden Sie etwa in der Broschüre „Aufbewahrungspflichten von A-Z“ der IHK München und Oberbayern.
Details zur jüngsten Verkürzung der Aufbewahrungspflicht bei Buchungsbelegen sind in der Bundesratsdrucksache 474/24 nachzulesen.
Bei Nichteinhaltung drohen Strafen
Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sie ist auch eine Vorsichtsmaßnahme. Schließlich müssen die Dokumente bei einer Betriebsprüfung den Finanzbehörden vorgelegt werden. Werden die Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt, können Bußgelder oder andere rechtliche Maßnahmen drohen.
Mit der fristgerechten Vernichtung von Unterlagen kommen Sie zudem den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach, die diese zwingend vorschreibt.
Dokumente mit DocuWare rechtskonform aufbewahren und löschen
Die Lebensdauer von steuerrechtlich relevanten Dokumenten im Blick zu behalten ist keine Kür, sondern kann geschäftsentscheidend sein. Prüfen Sie daher am besten regelmäßig, welche Dokumente wie lang aufzubewahren sind und wann deren „Lebensdauer“ im Archiv beendet werden muss.
Mit DocuWare überwachen Sie dies mit einfachen Mitteln und stellen mit der rechtzeitigen Löschung die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.
Aufbewahrungspflichten und Löschfristen mit DocuWare automatisieren
Um Dokumente zum richtigen Zeitpunkt aus Ihren DocuWare Archiven zu entfernen, legen Sie sogenannte Löschregeln fest. Damit sorgen Sie dafür, dass alle Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform eingehalten werden und nicht aus Versehen Unterlagen zum falschen Zeitpunkt oder falsche Dokumente vernichtet werden.