Unternehmen müssen bestimmte Dokumente für eine gesetzlich vorgegebene Dauer aufbewahren. Aus Datenschutzgründen müssen die Dokumente danach aber so schnell und sicher wie möglich gelöscht werden, etwa Rechnungen. So automatisieren Sie den Vorgang mit den DocuWare Löschregeln.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen regeln die Zeitspanne, über die aufbewahrungspflichtige Dokumente geordnet archiviert werden müssen. Die Dauer richtet sich unter anderem nach der Art des jeweiligen Geschäftsdokuments.
Inhalt:
- Löschen mit DocuWare Regeln automatisieren
- Löschkriterien festlegen
- Plan definieren
- Zeitverschiebung kann nicht vergessen werden
- Hohe Sicherheitsstufe
Löschen mit DocuWare Regeln automatisieren
Um Dokumente zum richtigen Zeitpunkt aus Ihren Archiven zu entfernen, legen Sie sogenannte Löschregeln fest. Damit stellen Sie sicher, dass alle Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform eingehalten werden und nicht aus Versehen Unterlagen zum falschen Zeitpunkt oder falsche Dokumente gelöscht werden.
Die Einstellungen dafür treffen Sie in der DocuWare Konfiguration unter Löschregeln. Damit Sie diesen Bereich sehen, benötigen Sie das Funktionsrecht Löschregeln konfigurieren, das in der Konfiguration unter Benutzerverwaltung vergeben wird.
Löschkriterien festlegen
Auf dem Reiter Richtlinie wählen Sie zunächst das Archiv aus, für das Sie die Löschregel definieren möchten. Legen Sie nun die Kriterien dafür fest, welche Dokumente wann vernichtet werden sollen.
Die Kriterien beruhen immer auf Index- oder Systemeinträgen, in unserem Beispiel ist es der Indexeintrag zur Dokumentart Eingangsrechnung.
Haben Sie als Grundlage also das Feld Speicherdatum gewählt, können Sie zwischen Jahren, Stunden, Tagen oder Monaten wählen. Fügen Sie ggf. weitere Kriterien hinzu, zum Beispiel als Dokumenttyp „Eingangsrechnung“.
Ein Dokument, das gerade in Bearbeitung ist, kann übrigens nicht gelöscht werden. Sorgen Sie also dafür, dass zuvor alle Dokumente einen Status erhalten haben, in dem ein Zugriff nur noch für den Administrator möglich ist, der Status kann zum Beispiel „Bereit zur Löschung“ heißen. Mit Autoindex lässt sich das einfach einrichten.
Plan definieren
Legen Sie nun fest, wann der Zeitplan starten und in welchem Rhythmus er ausgeführt werden soll. Das lässt sich vom Monats- bis zum Minutenlevel genau justieren.
Soll der Löschvorgang einer hinterlegten Regel nur manuell angestoßen werden können, stellen Sie den Zeitplan auf "Nie".
Zeitverschiebung kann nicht vergessen werden
Eine Löschregel zeigt den Zeitpunkt ihrer Ausführung immer für die Zeitzone an, in der die Regel erstellt wurde. Haben Sie unter Windows eine andere Zeitzone gewählt, erhalten Sie eine Liste eingeblendet, aus der Sie Ihre Zeitzone bestimmen können.
Hohe Sicherheitsstufe
Zum Schluss legen Sie fest, welche Benutzer das Recht zum Ausführen der Löschregel haben sollen. Es empfiehlt sich, dafür nur Administratoren vorzusehen, denn das Löschen von Dokumenten sollte mit einer hohen Sicherheitsstufe behandelt werden.
Lesen Sie auch, wie Sie den Lebenszyklus eines Dokuments einfach anzeigen können.