Die Indexbegriffe zu Dokumenten spielen bei DocuWare eine zentrale Rolle. Deren Vergabe geht meist automatisch. Sie können sie aber auch jederzeit ansehen und bei Bedarf manuell ändern.
Indexbegriffe – eine kleine Einführung
Indexbegriffe zu einem Dokument können der Dokumentname, der Dokumenttyp, die Kontaktperson, das Datum oder beliebige andere Kategorien sein, je nach Wunsch und Anwendungsszenario. Bei Rechnungen bietet sich zum Beispiel der Rechnungsbetrag an.
Mithilfe der Indexbegriffe finden Sie Dokumente im Archiv schnell wieder. Außerdem dienen sie zum Steuern von dokumentbasierten Aufgaben oder auch komplexen Workflows. Damit Sie nicht bei jedem neuen Dokument all diese Daten manuell eingeben müssen, bietet DocuWare viele automatische Lösungen wie zum Beispiel Intelligent Indexing oder Autoindex.
Ist das Dokument im Archiv, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich die zugehörigen Indexbegriffe anzuschauen und, entsprechende Rechte vorausgesetzt, diese auch zu ändern.
Indexbegriffe ändern – so geht’s:
Starten Sie in dem Archiv eine Suche, so dass das gewünschte Dokument in der Ergebnisliste angezeigt wird. Markieren Sie es und wählen im Kontextmenü den Eintrag „Indexeinträge ändern“.
Es öffnet sich der Indexdialog, wo Sie die zum Dokument gehörigen Indexbegriffe sehen und bei Bedarf auch ändern können.
Wie im Ablagedialog auch, erkennen Sie Pflichtfelder an einem Sternchen und können Begriffe bequem aus Auswahllisten übernehmen. Nach den Änderungen noch speichern und fertig sind Sie.
Genauso können Sie übrigens auch bei einem Dokument innerhalb einer Liste mit dokumentbasierten Aufgaben vorgehen.
Wenn Sie bei mehreren Dokumenten einen Indexbegriff ändern müssen, zum Beispiel, weil ein Projektname geändert wurde oder Sie eine Falschschreibung korrigieren möchten, können Sie das auch für alle Dokumente auf einmal erledigen. Lesen Sie hier, wie Sie dafür vorgehen.
Und noch ein Hinweis, damit Sie sich nicht wundern: Ändern Sie Indexbegriffe zu einem Dokument so, dass das Dokument nicht mehr der zuvor ausgeführten Suche (bei Listen: der hinterlegten Suche) entspricht, fällt das Dokument aus der Ergebnisliste bzw. der Liste raus. Es befindet sich aber natürlich weiterhin im Archiv.
Mehr Artikel zum Thema Indexierung
