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Archiv sauber halten mit Auswahllisten

Auswahlliste im DocuWare ClientFrühjahrsputz ist nicht Ihr Ding? Verständlich – damit Sie auch im Archiv keinen digitalen Staubwedel schwingen müssen, gibt es einen Trick: Geben Sie feste Indexbegriffe vor. Datenmüll wie Fehler und doppelte Schreibweisen, die Sie im Nachhinein korrigieren müssen, gelangt gar nicht erst ins Archiv. Listen mit festen Indexbegriffen haben noch zwei weitere Vorteile.

 

 

Feste Indexbegriffe werden in einer Auswahlliste angezeigt, wenn ein Benutzer im DocuWare Client ein Dialogfeld ausfüllt. Tippen Sie auf den kleinen Pfeil rechts im Eingabefeld, um sich die komplette Auswahlliste anzeigen zu lassen:

Auswahlliste im DocuWare Client
 

Die Eingabe per Auswahlliste ist nicht nur fehlerfrei, sondern auch schneller als das manuelle Eintippen von Indexbegriffen.

Ein weiterer Vorteil: Mit Auswahllisten können Sie sicherstellen, dass  Schreibweisen beispielsweise von Kunden unternehmensweit einheitlich sind. Wenn die Kundendaten im CRM erfasst werden, erstellen Sie eine Auswahlliste, die auf das CRM zugreift und die Kundendaten als feste Indexbegriffe in DocuWare  zur Verfügung stellt.

  • Tipps
    • Legen Sie in der DocuWare Konfiguration fest, dass die Dialogfelder nur mit Begriffen aus der Auswahlliste gefüllt werden dürfen. Ansonsten steht die Auswahlliste den Benutzern zwar zur Verfügung, es können aber auch anderen Begriffe eingegeben werden: 
    Einstellung "Nur aus Auswahlliste" im Bereich "Archive" der DocuWare Webkonfiguration
     

    • Um auch bei langen Auswahllisten schnell den gewünschten Eintrag zu finden, geben Sie den ersten Buchstaben des Begriffs ein. Die Auswahlliste springt dann zu allen Einträgen, die mit diesem Buchstaben beginnen.
    • Geben Sie einfach manuell die Begriffe ein, die für die Indexierung verwendet werden sollen. Praktisch: Um eine fixe Auswahlliste wie hier mit einer weiteren Kostenstelle zu ergänzen, können Sie direkt im DocuWare Client die Auswahlliste zum Bearbeiten öffnen – die entsprechende Berechtigung natürlich vorausgesetzt,
     Auswahlliste bearbeiten

    Hier finden Sie weitere Tipps für mehr Übersichtlichkeit im Archiv:

    Daten rein halten leicht gemacht
    Mit Pflichtfeldern mehr Ordnung im Archiv
    Sauberes Indexieren

 

Topics: Indexierung, DocuWare Client, Erfassen & Ablegen

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