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Besser indexieren mit Pflichtfeldern

Eine Rechnung kann nur dann bearbeitet werden, wenn der Kollege aus der Buchhaltung sie in seiner Liste auch sieht. Damit die nötigen Angaben beim Ablegen nicht aus Versehen unter den Tisch fallen, verwenden Sie Pflichtfelder.

Voraussetzung dafür, dass ein Dokument in einer Liste angezeigt wird, ist, dass bei der Ablage die richtigen Indexfelder ausgefüllt werden. Dies stellen Sie mit der Option Pflichtfeld sicher.

Dazu ein Beispiel: Eine Rechnung taucht dann in der Liste von der Buchhaltung auf, wenn die Rechnung im Indexfeld „Status“ mit „neu“ und im Feld „Art des Dokuments“ mit „Rechnung“ indexiert wird.

Um zu verhindern, dass diese beiden Indexfelder bei der Ablage leer bleiben, verwenden Sie die Option Pflichtfeld. Das Dokument kann erst dann abgelegt werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Andernfalls erhält der Benutzer einen entsprechenden Hinweis:

 

 Pflichtfelder werden im Client mit Sternchen markiert

Im DocuWare Client werden die Pflichtfelder mit Sternchen gekennzeichnet

 

Pflichtfeld aktivieren

Um ein Indexfeld als Pflichtfeld festzulegen, gehen Sie in der DocuWare Konfiguration zu Archive und hier zum Bereich Datenbankfelder. Aktivieren Sie für das gewünschte Feld die Option Pflichtfeld:

 Pflichtfelder werden in den Archiveinstellungen aktiviert

 

Das war’s im Prinzip schon. Jetzt müssen Sie nur noch speichern.

Achten Sie gegebenfalls darauf, dass in den Feldberechtigungen die Option Darf leer sein deaktiviert ist, bzw. dass den zuständigen Benutzern kein Archivprofil zugewiesen ist, bei dem die Option Pflichtfeld darf leer sein aktiviert ist.

Die Option "Pflichtfeld darf leer sein" muss deaktiviert sein

Die Option "Pflichtfeld darf leer sein" muss deaktiviert sein, damit das Pflichtfeld wirksam wird

 

Hinweis: Das Pflichtfeld gilt nur für die Ablage. In den Suchdialogen können Pflichtfelder leer bleiben.

 

Topics: Indexierung, Erfassen & Ablegen

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