Erhalten Sie viele E-Mails und sortieren diese in Outlook-Ordner? Mit DocuWare können Sie die relevanten Mails direkt aus diesen Ordnern automatisch archivieren und indexieren – ohne dass Sie die Mails noch einmal anfassen müssen. Sogar die Unterordner können dabei berücksichtigt werden.
Um die Korrespondenz zu Projekten übersichtlich zu sortieren, richtet ein Teamleiter einen Ordner „Projekte“ und verschiedene Unterordner für Dienstleister und Partner ein. Die Mails werden manuell oder per Weiterleitungsregel dorthin verschoben.
Damit nun die Mails aus den Ordnern und Unterordnern geordnet ins Archiv wandern, klickt er in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Projekte“ und wählt „Mit DocuWare überwachen“.
Es öffnet sich der Assistent von DocuWare Connect to Outlook, in dem der Teamleiter die Indexierung und das Archiv zum Speichern wählt sowie weitere Einstellungen trifft.
Auf dem Tab „Ordner überwachen“ aktiviert er die Option „Mit Unterordnern“:
Ist die Konfiguration gespeichert, archiviert DocuWare automatisch alle Mails, die im Ordner „Projekte“ oder in einem der Unterordner eintreffen. Je nach Einstellung bleiben die Mails für die weitere Verwendung in den Outlook-Ordnern erhalten oder werden nach der Archivierung daraus gelöscht.
Auf Wunsch erscheinen Mails mit beispielsweise Verträgen auch gleich in der Liste des zuständigen Kollegen für die Weiterbearbeitung. Wie Sie eine Liste erstellen, lesen Sie im DocuWare Knowledge Center.