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Tipp für die Praxis: Mail-Anhänge als einzelne Dokumente speichern

Speichern Sie den Text einer E-Mail und alle Anhänge jeweils einzeln, als getrennte Dokumente im Archiv ab. Sie sparen das Entklammern im Briefkorb und die Dokumente aus dem Anhang wie beispielsweise Rechnungen können direkt bearbeitet werden.

In der Buchhaltung gehen häufig E-Mails mit mehreren Rechnungen im Anhang ein. Anstatt die Mail mit mehreren Anhängen als ein einziges, geklammertes Dokument zu speichern, lassen sich Mailtext und die Rechnungen einzeln im Archiv ablegen, so dass für jede Rechnung direkt der Freigabe-Workflow starten kann.

So geht’s:

Sie legen in der DocuWare Konfiguration im Bereich E-Mails allgemein eine Ablagekonfiguration an und aktivieren unter Anhänge > Trennung die Option E-Mail und Anhänge einzeln speichern. Die Indexierung ist für alle Dokumente aus dem Anhang identisch – so wie sie in der Ablagekonfiguration festgelegt ist.

DE_Connect to Mail

 

Tipp: Um das Archiv übersichtlich zu halten, können Sie im Mailtext eingebette Bilder oder eigens definierte Dateien von der Ablage ausnehmen. Dieses bereits für E-Mails aus Outlook bekannte Feature ist nun auch für E-Mails aus anderen Quellen verfügbar. Nur der relevante Inhalt der E-Mail wird gespeichert und im Viewer übersichtlich angezeigt.

Beide Funktionen stehen mit DocuWare ab Version 7.3 zur Verfügung. Für DocuWare On-Premises ist eine Lizenz für Connect to Mail erforderlich, in DocuWare Cloud ist die Funktion enthalten.

 

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