Abnahmeprotokolle gibt es in vielen Bereichen, im Handwerk, bei Mietwohnungen und im Autoverleih sowie bei Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen. Mit DocuWare Webformularen lassen sich alle Informationen einfach und vollständig erfassen, in Workflows nutzen oder automatisiert an Drittsysteme übergeben.
Inhalt:
- Anwendungsfall: Wohnungsübergabe
- 5 Vorteile gegenüber Papierformularen
- Noch mehr Effizienz durch Integration in Drittsysteme
Müssen bei einem Vorgang immer wieder die gleichen Daten erfasst werden, ist ein Webformular das perfekte Tool. Es lässt sich von überall aufrufen – ob am Laptop, Tablet oder Mobiltelefon – bequem ausfüllen und bei Bedarf auch gleich unterschreiben.
Anwendungsfall: Wohnungsübergabe
Endet ein Mietverhältnis, sind viele Dinge zu protokollieren. Zählerstände von Heizkörpern und Wasseruhren sowie eventuelle Schäden am Mietobjekt sind nur einige davon. Statt alles in zweifacher Ausführung auf Papier festzuhalten, verwendet die Hausverwaltung mit DocuWare das passende Formular auf dem Tablet.
Beispiel für ein Wohnungsübergabeprotokoll als Webformular: Über die Option „Weitere Zählerstände“ werden zusätzliche Felder eingeblendet (1), die Felder für die Beschreibung der Beschädigungen werden nur angezeigt, wenn auch welche vorliegen (2). Pflichtfelder verhindern, dass Angaben vergessen werden (*).
5 Vorteile gegenüber Papierformularen
1. Konsistenz: Das Risiko, dass es bei zweifacher Papierversion aus Versehen zu unterschiedlichen Angaben kommt, entfällt. Daten werden einmal erfasst, alle Parteien erhalten das Protokoll als PDF.
2. Eindeutigkeit: Klare Angaben statt unleserlicher Handschriften erleichtern die Weiterverarbeitung und vermeiden spätere Diskussionen oder gar Auseinandersetzungen.
3. Vollständigkeit: Pflichtfelder stellen sicher, dass alle notwendigen Angaben erfasst werden.
4. Übersichtlichkeit: Das Formular kann so gestaltet werden, dass beim Öffnen nur die wichtigsten Felder zu sehen sind. Felder, die nur in bestimmten Fällen benötigt werden, lassen sich bei Bedarf einblenden.
5. Zeitersparnis: Das ausgefüllte Formular wird sofort in der Projekt- bzw. Mieterakte gespeichert und kann direkt weiterbearbeitet werden. Niemand muss warten, bis Papiere vor Ort abgegeben oder per Post zugestellt worden sind.
Noch mehr Effizienz durch Integration in Drittsysteme
Daten werden häufig in mehreren Systemen benötigt. In diesem Beispiel müssen etwa die Stände der Warmwasseruhren und Wärmemengenzähler an den Heizkörpern in das Heizkostenabrechnungssystem übertragen werden. Statt Abtippen oder Copy & Paste lassen Sie den DocuWare Workflow diese zeitraubende und fehleranfällige Arbeit automatisch ausführen. Dazu bietet DocuWare zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, über Webhooks und Webservices sowie die Anbindung von iPaaS-Konnektoren. Dann ist auch die Heizkostenabrechnung schnell erledigt.
