Sie wollen prüfen, was mit einem Dokument passiert ist? Wer es freigegeben oder wer es zuletzt heruntergeladen hat? Mit DocuWare sind die Informationen mit wenigen Klicks zur Hand.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind zwei wesentliche Vorteile von DocuWare. Alles, was mit einem Dokument passiert, ist sichtbar. Und zwar unabhängig davon, ob es einen Workflow durchläuft oder „nur“ archiviert wird.
DocuWare bietet dreifache Transparenz durch:
1. Stempel und andere Anmerkungen auf dem Dokument
2. Workflow-Historie
3. Dokument-Historie
Stempel und andere Anmerkungen auf dem Dokument
Viele Zusatzinformationen zu einem Dokument sind direkt im Viewer sichtbar. Anmerkungen und Stempel, ob im Rahmen von Workflows oder individuell gesetzt, werden auf sogenannten Anmerkungsebenen gespeichert. Bei einer Rechnung, die einen Freigabeworkflow durchlaufen hat, ist durch die Workflow-Stempel auf den ersten Blick zu erkennen, wer sie freigegeben hat und auf welche Kostenstelle sie gebucht worden ist.
Bei einem Vertragsentwurf sind Anmerkungen direkt durch Markierungen, Textkästen oder Ähnliches zu erkennen. Nach Absprache können verschiedene Personen dabei jeweils eigene Farben verwenden, sodass auch sofort klar ist, wer was kommentiert hat.
Rechnung mit Workflow-Stempel und weiteren Anmerkungen
Zum Arbeiten mit Anmerkungsebenen lesen Sie auch unsere Antworten auf die sieben häufigsten Fragen.
Workflow-Historie
Für Dokumente, die einen Workflow durchlaufen, gibt es zudem eine tabellarische Übersicht der erfolgten Workflow-Schritte. Hier werden zusätzlich zu Anfang und Ende des Workflows alle Aktivitäten von Benutzern mit deren Namen, Ergebnis und Datum inklusive Zeit aufgeführt. Durch Klick auf einen Eintrag in der Liste werden Details zu dem Workflow-Schritt angezeigt.
Zusätzlich zu den Workflow-Schritten mit Benutzerinteraktion kann man sich in der Historie auch die automatischen Aktivitäten anzeigen lassen. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Workflow -Schritte nachverfolgen.
So öffnen Sie die Workflow-Historie: Zu einem Dokument in der Ergebnisliste nutzen Sie den Kontextmenü-Eintrag „Historie“ und dann das Tab „Workflow“. Aus der Aufgabenliste öffnen Sie die Historie über den Kontextmenü-Eintrag „Workflow-Historie öffnen“.
Dokument-Historie
In der Dokument-Historie ist jedes Ereignis ab der Archivierung aufgeführt: Wer hat das Dokument wann im Archiv gespeichert, wer hat wann welche Indexeinträge geändert? Wer hat das Dokument wann im Viewer geöffnet, es per Mail versendet oder Anmerkungen im Viewer angefügt? Alles ist hier ersichtlich.
So öffnen Sie die Dokument-Historie: Im Kontextmenü zum Dokument, zum Beispiel innerhalb der Ergebnisliste, klicken Sie auf den Eintrag „Historie“ und dann auf das Tab „Dokument“. Sie benötigen das Archivrecht „Dokument-Historie anzeigen“, das in dem vordefinierten Archivprofil „Owner“ enthalten ist.
Neben den Dokumentereignissen werden auch alle Aktivitäten auf Archiv-, Organisations- und Systemebene protokolliert. Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit wird bei DocuWare großgeschrieben.
