DocuWare bietet praktische Werkzeuge, um Dokumente mit Notizen zu versehen oder Elemente hervorzuheben. Welche das sind und wie Sie Anmerkungen sogar auf mehreren Ebenen anbringen und mit einem Klick ein- oder ausblenden, erfahren Sie hier.
Im DocuWare Viewer können Sie wie auf Papier Notizen auf Dokumente schreiben oder Details markieren. Das ist vor allem für interne Vermerke von Vorteil: Die Anmerkungen werden dabei – wie Ihre digitalen Stempel – nämlich nicht direkt auf dem Dokument angebracht, sondern auf bis zu fünf darüber liegenden Ebenen. Diese Ebenen kann man sich wie transparente Folien vorstellen. Das Originaldokument bleibt – anders als auf Papier – völlig unverändert und kann jederzeit auch ohne Anmerkungen betrachtet, ausgedruckt oder versendet werden.
Anmerkungsfunktionen – ein Überblick
Die Anmerkungsfunktionen in DocuWare finden Sie im Bereich „Anmerkungen“ in der Symbolleiste des Viewers. Wenn die Werkzeuge ausgegraut sind, haben Sie nur Leserechte für das geöffnete Dokument. Sollten Sie keine oder nicht alle Funktionen sehen, können Sie dies über Ihre Viewer-Einstellungen anpassen.
Textnotizen anbringen: Getippte Notizen platzieren Sie mit dem Textwerkzeug auf einem Dokument. Sobald Sie das Werkzeug auswählen, lässt sich über den Klick auf „Vorschau“ die Schriftart, Farbe und Größe des Textes einstellen. Setzen Sie dann einfach den Cursor aufs Dokument und schreiben Sie los. So geschriebenen Text können Sie nachträglich auch ändern. Dazu doppelklicken Sie bei aktiviertem Bearbeitungspfeil einfach auf den Text.
Markern oder zeichnen: Mit dem Textmarker und der Freihandlinie können Sie mit der Maus oder, wenn Sie mit einem Laptop mit Touchscreen oder einem Tablet arbeiten, mit einem digitalen Stift auf dem Dokument schreiben oder zeichnen. Auch hier lässt sich, wie bei allen weiteren Werkzeugen, die Strichstärke und -farbe nach Belieben festlegen. Die Einstellungen bleiben jeweils so lange gespeichert, bis Sie sie wieder ändern.
Linien, Pfeile und Formen aufbringen: Darüber hinaus stehen Ihnen die Werkzeuge Linie und Pfeil zur Verfügung. Außerdem die Formen Rechteck und Ellipse – jeweils als Rahmen, flächig deckend und flächig transparent einsetzbar. Das flächig transparente Rechteck eignet sich zum Beispiel dazu, größere Bereiche auf einem Dokument hervorzuheben.
Anmerkungen speichern
Um Anmerkungen zu speichern, klicken Sie aufs Speichern-Symbol im Bereich „Werkzeuge“.
Anmerkungen verschieben und löschen
Angebrachte Anmerkungen können jederzeit verschoben oder wieder gelöscht werden. Klicken Sie dazu in den Anmerkungswerkzeugen auf den Bearbeitungspfeil und anschließend auf die Anmerkung, die Sie verschieben oder löschen möchten. Letzteres mit der Entfernen-Taste oder dem Kreuz-Werkzeug „Objekt löschen“.
Anmerkungen auf mehreren Ebenen anbringen
Wie bereits erwähnt, werden Anmerkungen in DocuWare nie direkt auf dem Dokument, sondern immer auf einer zusätzlichen Ebene angebracht. Insgesamt stehen dafür fünf Anmerkungsebenen zur Verfügung, die Sie unabhängig voneinander über die Schaltflächen 1 bis 5 im Bereich „Anzeige“ der Viewer-Symbolleiste ein- und ausblenden können. Sollten nicht alle Schaltflächen sichtbar sein, können Sie dies über Ihre Viewer-Einstellungen anpassen.
Das Arbeiten mit mehreren Anmerkungsebenen ist beispielsweise nützlich, wenn Sie gleichzeitig interne Notizen und für Kunden bestimmte Informationen auf einem Dokument anbringen möchten. Aber auch wenn ein Dokument bereits mit mehreren Stempeln versehen wurde, kann es übersichtlicher sein, weitere Notizen auf einer neuen Ebene hinzuzufügen:
- Auf welcher Ebene Sie Anmerkungen anbringen, sehen Sie am Stiftsymbol.
- Welche Ebenen eingeblendet sind, erkennen Sie daran, dass die entsprechende Schaltfläche hellblau hinterlegt ist.
- Ob sich auf einer Ebene Anmerkungen befinden, erkennen Sie daran, dass die jeweilige Schaltfläche unterstrichen ist.
Dokumente mit oder ohne Anmerkungen drucken, herunterladen oder versenden
Beim Versenden, Download und Drucken aus DocuWare können Sie entscheiden, ob dies mit oder ohne Anmerkungen passiert. Dabei gibt es einen kleinen, aber feinen Unterschied, je nachdem wo Sie die Funktion aufrufen:
- Symbolleiste des Viewers: Hier gibt es die Option als PDF mit sichtbaren Anmerkungen drucken, senden, herunterladen. Dies ist optimal, um bei mehreren Anmerkungsebenen gezielt zu steuern, welche Anmerkungen übernommen werden. Die Ebenen mit internen Anmerkungen können so für den Versand eines Dokuments an Kunden einfach ausgeblendet werden.
- Kontextmenü von Ergebnisliste, Briefkorb, Ordner oder Liste: Dort steht Ihnen die Option PDF mit allen Anmerkungen zur Verfügung. Weitere Details hierzu finden Sie auch in diesem Artikel.
Anmerkungen mit Dokument verschmelzen
Sie können auch alle Anmerkungen auf einem Dokument fest damit verschmelzen. Dieser Schritt kann allerdings nicht rückgängig gemacht werden und das Dokument liegt damit nicht mehr im Original vor. Nur bei Versionsmanagement mit automatischer Versionierung wird beim Verschmelzen des Dokuments mit den Anmerkungen ein neues Dokument erzeugt und das Original bleibt als solches im Archiv erhalten.
Zum Verschmelzen verwenden Sie das gleichnamige Werkzeug im Bereich „Anzeige“:
