Um die Antworten Ihrer Online-Umfrage in einer DocuWare Ergebnisliste vergleichen zu können, verknüpfen Sie die Formular- mit den Archivfeldern. Hier lesen Sie, wie's geht.
Dies kennen Sie sicherlich: Ein ausgefülltes Formular wird mit einem Klick auf den entsprechenden Button an DocuWare übermittelt und als Dokument in DocuWare gespeichert.
Dies gilt natürlich genauso für ein Umfrage-Formular. In welches Archiv das Formular gespeichert werden soll, legen Sie über den Ablagedialog fest, den Sie in der Formularkonfiguration auswählen.
Sie möchten aber vielleicht nicht nur die Formulare einzeln betrachten, sondern die Antworten vergleichen. Dies ist ebenfalls in DocuWare möglich – mit einer Ergebnisliste im Web Client, in welcher die Antworten wie in einer Tabelle angezeigt werden.
Wie dies aussehen könnte, zeigt der folgende Screenshot. Oben sehen Sie das Webformular, unten eine Ergebnisliste vom DocuWare Client. Ein Formularfeld entspricht einer Spalte in der Ergebnisliste, die Antworten sind als Zeilen aufgeführt.
Die Ergebnisliste lässt sich auch als CSV-Datei exportieren und in Excel auswerten.
Wie genau gelangen nun die Formularfelder in die Ergebnisliste? Dazu sind drei Schritte nötig:
- Ein neues Archiv mit entsprechenden Datenbankfeldern erstellen
- Übermittlungsart wählen
- Archiv- und Formularfelder zuordnen
1. Neues Archiv erstellen
Verwenden Sie nach Möglichkeit kein vorhandenes Archiv, sondern legen Sie für die Speicherung der Umfrageformulare ein eigenes Archiv an. Dann vermeiden Sie die Verwechslung mit bereits bestehenden Feldern.
1.1 Neues Archiv: Ein neues Archiv erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration.
1.2 Neue Felder: Im Archivassistenten werden automatisch Standardfelder bereitgestellt. Geben Sie diesen Feldern neue Namen, die den Formularfeldern entsprechen. Dies vereinfacht später die Zuordnung.
Öffnen Sie gleichzeitig das Formular (im Screenshot unten rechts zu sehen), damit Sie die Namen der Formularfelder für die Archivfelder (links) kopieren können.
Nicht jedes Formularelement muss mit einem Archivfeld verknüpft werden. Der Einleitungstext zum Beispiel enthält kein Feedback und ist deshalb auch nicht relevant für die Auswertung.
Der Feldtyp „Text“ eignet sich in den meisten Fällen. Aber für ein Formularfeld vom Typ Checkbox nehmen Sie ein Stichwortfeld. Und wenn ein Datum abgefragt wird, muss sich dies auch im Feldtyp spiegeln.
1.3 Neue Dialoge: Wenn Sie alle Angaben für das neue Archiv eingegeben haben, erstellt der Archivassistent mit den neuen Feldern drei Standard-Dialoge:
Den Ablagedialog benötigen Sie für die Verknüpfung von Archiv- und Formularfeldern. Suche und Ergebnisliste kommen bei der Anzeige im Web Client zum Einsatz.
Hinweis: Um ein neues Archiv anlegen zu können, ist das Funktionsrecht Archive konfigurieren nötig, das in der DocuWare Konfiguration unter Benutzerverwaltung vergeben wird.
Mehr Informationen zur Archivkonfiguration finden Sie im DocuWare Knowledge Center.
2. Übermittlungsart wählen
Wechseln Sie nun in die Konfiguration Ihres Umfrage-Formulars. Die Fragen und Antworten vom Formular sind bereits fertig bearbeitet. Klicken Sie nun auf den Tab Übermittlung.
2.1 Dokumentstil: Wählen Sie als Dokumentstil Webformular, damit das ausgefüllte Formular als einfaches PDF im Archiv abgelegt wird.
2.2 Optionen nach der Übermittlung: Ebenfalls im Tab Übermittlung geben Sie die Nachricht ein, die dem Benutzer nach der Übermittlung angezeigt wird:
So sieht dieses Beispiel im fertigen Formular aus:
3. Archiv- und Formularfelder verknüpfen
3.1 Ablagedialog auswählen Wechseln Sie zum nächsten Tab. Wählen Sie aus der Liste den Ablagedialog des Archivs, in welchem die Formulare gespeichert werden sollen – hier ist dies „Standard Ablagedialog (Umfrage)“:
3.2 Archiv- und Formularfelder zuordnen: Wechseln Sie zum Tab Indexierung.
Die Felder des zuvor ausgewählten Ablagedialogs werden links als Indexfelder angezeigt. Sie bilden später die Spaltennamen der Ergebnisliste.
Als „Quelle“ stehen die Fülloptionen Webformularfeld und Fester Wert zur Auswahl:
- Webformularfeld: Wenn Sie diese Füllmethode wählen, werden rechts unter Wert die Formularfelder als Liste angezeigt. Wählen Sie eines davon aus – mit diesem Schritt sind Archiv- und Formularfeld verknüpft oder „gemappt“. Das heißt: Die Antworten in diesem Formularfeld werden später in der Ergebnisliste in der Spalte des verknüpften Archivfelds aufgeführt.
- Fester Wert: Mit dieser Fülloption können Sie rechts manuell einen Wert eingeben, mit dem jedes Formular automatisch indexiert wird.
Nun kommt Magie ins Spiel: DocuWare erkennt automatisch zumindest einen Teil der Zuordnungen, wie im folgenden Screenshot zu sehen. Dort, wo die Namen von Archiv- und Formularfeld übereinstimmen, erfolgt die Zuordnung automatisch.
Das Feld Art des Dokumentes dagegen hat keine Entsprechung im Formular. Sie können dieses Feld leer lassen oder als festen Wert zum Beispiel „Formular“ eingeben.
Verknüpfen Sie alle Felder, die in der Ergebnisliste im DocuWare Client angezeigt werden sollen.
Minimum ist 1 „gemapptes“ Feld. Formularfelder ohne zugeordnetes Archivfeld werden nicht in der Ergebnisliste angezeigt und damit auch nicht die Antworten, die für dieses Feld eingegeben wurden.
So könnte eine komplette Verknüpfung aussehen:
Und im Web Client sähe die entsprechende Ergebnisliste so aus:
Wie Sie ein Formular für die Benutzer zugänglich machen, lesen Sie im vierten und letzten Teil dieser Serie.
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