Digitale Dokumentenverwaltung als Kickstarter in die Digitalisierung

Eine optimierte Digitalisierung von Unternehmen und einzelnen Arbeitsplätzen ist von vielen Faktoren abhängig – in hohem Maße auch von einer effizienten Dokumentenverwaltung. Dass die sogenannte digitale Transformation längst nicht mehr nur ein Mittel zum Zweck ist, um Wettbewerbsvorteile zu erreichen, sollte inzwischen jedem klar geworden sein. Digitale Geschäftsmodelle werden zu einem disruptiven Wandel der meisten Märkte führen. Wie Sie dank digitaler Dokumentenverwaltung Daten absichern, Dokumente zu jeder Zeit schnell auffinden, die Zusammenarbeit Ihrer Teams fördern und nicht zuletzt Unmengen an Zeit und Papier einsparen können, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.

Was versteht man unter Dokumentenverwaltung?

Trotz der in den allermeisten Unternehmen angekommenen Erkenntnis zur Notwendigkeit der Digitalisierung, zeigen zahlreiche Studien übereinstimmend, dass noch immer viele Unternehmer zögern, ihre Betriebe zu digitalisieren. Die entsprechenden Maßnahmen erscheinen oft zu kostspielig, zu riskant und zu zeitaufwendig. Doch der Schein trügt: Über den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung, bei der alle vormals auf Papier vorhandenen Dokumente sowie natürlich auch künftige papierbasiert vorliegende Belege ihrer Digitalisierung zugeführt werden, kann das Unternehmen relativ schnell und einfach ein tragfähiges Fundament für die weitere Digitalisierung im Unternehmen legen – mit beherrschbaren Risiken und überschaubaren Kosten. Und diese Kosten machen sich durch Qualitäts- und Effizienzgewinne sehr schnell bezahlt.

Mit einer durchdachten Dokumentenverwaltung beenden Sie das Chaos papierbasierter Unterlagen wie analogen Rechnungen, Lieferscheinen, Belegen, Verträgen und vielen Unterlagen mehr. Aber auch unterschiedliche Datei-Formate finden durch die Implementierung und Nutzung der elektronischen Dokumentenverwaltung ein Ende. Sie sparen Zeit sowie Energie und reduzieren gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Haptische Ablagesystem und Berge von Ordern in platzraubenden Aktenschränken können Sie getrost vergessen.

Was sind die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung?

• Sicherheit Ihrer Daten
  Eine digitale Dokumentenverwaltung speichert Ihre Dokumente (revisions)sicher ab und verhindert den Verlust wichtiger Daten. Diese Datensicherheit ist auch dank leistungsstarker Wiederherstellungsoptionen gewährleistet. Ebenso unverzichtbar für eine sichere Archivierung unternehmenskritischer Dokumente sind konfigurierbare Zugriffskontrollen. Von hoher Relevanz ist zudem, dass das System Ihre Daten auf Servern deutscher Standorte speichern sollte, damit neben einem Maximum an Sicherheit auch eine DSGVO-konforme Ablage gewährleistet ist.
• Einsparung von Zeit
  Sie kennen es sicher selber: Die Suche nach physischen Daten in Ordnern, Aktenschränken und anderen analogen Ablagesystemen kann sich ebenso zeitaufwendig gestalten wie die Recherche innerhalb unterschiedlichster Ordnersysteme und Strukturen auf PCs. Mit einer digitalen Dokumentenverwaltung hingegen können Sie von jedem Ort aus, zu jeder Zeit und über jedes Endgerät einfach und vor allem schnell auf die gewünschten Daten zugreifen. Eine Volltextsuche sowie individualisierbare Filteroptionen ermöglichen den schnellstmöglichen Zugriff auf jedes beliebige Dokument.
• Optimierung von Arbeitsbedingungen
  Die digitale Dokumentenverwaltung bringt Struktur und Effizienz in die Abstimmungsprozesse und Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeitenden, die alle Dateien, für die sie legitimiert sind, jederzeit abrufen, modifizieren und untereinander teilen können. Durch diese flexiblen und sicheren Zugriffsmöglichkeiten auf Daten werden auch Arbeitszeitmodelle wie Homeoffice oder hybrides Arbeiten deutlich vereinfacht und tragen somit zu einer optimierten Work-Life-Balance bei.
• Reduzierung papierbasierter Ressourcen
  Nicht unterschätzen sollten Sie auch die Vorteile, die bei einer Einführung der digitalen Dokumentenverwaltung mit der zwangsläufigen Verminderung des Papierverbrauchs einhergehen. Sie tun damit nicht nur der Umwelt etwas Gutes, sondern reduzieren oder vermeiden im Idealfall sogar komplett Druckkosten sowie Ausgaben für physische Archivierungsmaßnahmen. Nur durch entsprechende Digitalisierungsinitiativen gelingt eine nachhaltige Unternehmensführung.

Digitalisierung: Aufklärung und Kommunikation ist wichtig

Trotz aller offensichtlichen Vorzüge einer digitalen Dokumentenverwaltung gilt auch hier: Aller Anfang ist schwer. Das weiß schon der Volksmund – und das gilt gerade auch bei der Digitalisierung. Die entsprechenden Umsetzungsmaßnahmen stellen das Management nicht nur vor technische und kaufmännische Probleme, sondern auch vor knifflige Führungsaufgaben, gilt Digitalisierung doch oft auch als Jobkiller und Überwachungswerkzeug. Wird hier nicht durch Aufklärung und offene Kommunikation frühzeitig gegengesteuert, hapert es in der Belegschaft an Akzeptanz für die neuen Technologien. Die logische Konsequenz: Digitale Werkzeuge bleiben ungenutzt, die Motivation sinkt, Frustration macht sich breit und die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus.

Nur die Hälfte aller deutschen Mittelständler kann heute auf Papier eingehende Rechnungen automatisiert digitalisieren. Deshalb werden Eingangsrechnungen selbst in solchen Firmen weiter zeitaufwendig und fehlerträchtig manuell erfasst, die ihr Rechnungswesen längst digitalisiert haben. Laut Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ sind nur 19 Prozent des Mittelstands für eine weitgehende Digitalisierung ihrer Büroarbeit aufgestellt. Auch deshalb druckt über die Hälfte der deutschen Mittelständler ihre digital erstellten Rechnungen immer noch aus, um sie dann gemeinsam mit den postalisch eingegangenen Papierrechnungen analog weiter zu verarbeiten.

Digitale Dokumentenverwaltung macht sich bezahlt

Die bereits beschriebenen Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung bringen deren Umsetzung in die Pole-Position beim Start der digitalen Transformation des Unternehmens. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist daher der logische erste Schritt in Richtung Digitalisierung, weil die gesamte Belegschaft davon profitiert und sich Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen nachweislich lohnen.

Das bestätigen auch diejenigen Unternehmen, die diesen Weg bereits beschritten haben. So gaben bereits im Jahr 2016 stolze 74 Prozent der vom Verband Bitkom befragten Unternehmer an, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat. Auch die Kunden profitieren demnach: Knapp zwei Drittel (63 Prozent) der Unternehmensführer bestätigen, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten.

Diese Erfolge sprechen sich herum und überzeugen offenbar: Der Digital Office Index, der die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen zeigt, erreichte 2018 auf einer Skala von 0 (überhaupt nicht digitalisiert) bis 100 (vollständig digitalisiert) bereits einen Wert von 54 Punkten (2016: 50). Im Jahr 2018 digitalisierte bereits mehr als die Hälfte aller vom Bitkom befragten Unternehmen (57 Prozent) ihre Dokumente – und knapp die Hälfte (48 Prozent) steuerte per DMS auch schon Prozesse, wie zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen, digital. Die Mehrheit der Unternehmen nutzt die digitale Dokumentenverwaltung, um Informationen besser zu verteilen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden.

Anpassungsvermögen eines Unternehmens als erfolgsentscheidender Faktor

Durch die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumentenverwaltung wappnet sich das Unternehmen ganz nebenbei für digitalen Darwinismus. Der besagt, dass in Zukunft das Überleben eines Unternehmens nicht mehr nur von seiner Finanzstärke oder der Intelligenz seiner Mitarbeiter abhängt, sondern auch von seiner Fähigkeit, sich rasch an Veränderungen anzupassen. Das wird immer wichtiger, denn in der heutigen Welt entwickeln sich Technologie und Gesellschaft sehr viel schneller als vor der digitalen Revolution.

Mit Hilfe elektronischer Dokumentenverwaltung lassen sich Workflows, Prozesse, Services und digitale Produkte wesentlich schneller bereitstellen – und vor allem auch ändern – als auf die traditionelle Art und Weise. Das ist natürlich leichter gesagt als getan. Deshalb hilft eine systematische, praxisbewährte Vorgehensweise bei der Einführung eines DMS, wie sie DocuWare im E-Book „Papierlos in 90 Tagen" zusammengestellt hat. Die darin skizzierten sieben Schritte können die digitale Transformation in einem Unternehmen jeder Größe oder Branche in Gang setzen – und zwar mit einem konkreten Konzept, auf dessen Basis sich alle Bemühungen besser gestalten lassen. Außerdem sorgt dieser Plan dafür, dass eine reibungslose Anpassung an eine neue digitale Umgebung gewährleistet ist.

Digitale Transformation muss Priorität erhalten

Bevor jedoch mit der Planung begonnen wird, ist es unerlässlich, im allerersten Schritt falsche Vorstellungen in der Belegschaft aus dem Weg zu räumen. Vermutlich gibt es bereits Gerüchte über die digitale Transformation des Unternehmens, gerne mit der Einführung neuer Technologien oder der Entwicklung neuer Apps garniert. Selbst wenn es sich dabei irgendwann einmal um Optionen handeln sollte, sind die technischen Details zunächst gar nicht notwendig. Zu Projektbeginn ist es vielmehr entscheidend zu bewerten und zu überdenken, wie das Unternehmen eigentlich funktioniert, sowohl in Bezug auf interne als auch externe Abläufe. So wird sichergestellt, dass der Ausgangspunkt des Unternehmens für seine digitale Transformation eindeutig definiert ist – und dass klar ist, in welche Richtung diese Transformation gehen soll.

Nachdem die Aspekte der Digitalisierung definiert sind, müssen sie Priorität erhalten. Projekte, die mit Zweifeln, Zögern oder unpräzisen Terminvorgaben starten, sind von vornherein zum Scheitern verurteilt. Damit die digitale Transformation die notwendige Priorität bekommt, braucht sie die Unterstützung und das Verständnis des Top-Managements.

Bei jedem Unternehmen besteht die erste Herausforderung nicht darin, wie die digitale Transformation erfolgreich abgeschlossen werden kann. Es geht vielmehr ganz praktisch darum, wo man am besten mit der digitalen Transformation beginnen sollte. Glücklicherweise gibt es ein bewährtes „Wo“ für den Anfang: Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems und damit einer digitalen Dokumentenverwaltung kann die Grundlagen für die digitale Zukunft des Unternehmens schaffen. Sogar unstrukturierte Inhalte, die wichtige Informationen enthalten, können aus den bisherigen Speichersilos entfernt und im gesamten Unternehmen zugänglich gemacht werden. Die Fähigkeit zur effektiven und effizienten Zusammenarbeit wird dadurch sofort nachhaltig verbessert.

Fazit: Stillstand ist Rückschritt

All das heißt für die Digitalisierung: Abwarten wäre ein Fehler, denn Stillstand ist Rückschritt, wie es seinerzeit der deutsche Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder so treffend formulierte. Wer die digitale Transformation will, den Sprung zur Digitalisierung der Dokumentenverwaltung aber noch nicht geschafft hat, für den ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine DMS-Einführung gekommen. Die effektive Datenerfassung von bislang papierbasierten Dokumenten und aus bestehenden Anwendungen ist kein Hexenwerk mehr, sondern gelebte Praxis in vielen Unternehmen. Es gibt keinen Grund für Unternehmen – gleich welcher Größe oder Branche – auf dem Weg zur Digitalisierung einen Umweg zu machen; dieser Weg beginnt bei der digitalen Dokumentenverwaltung.

Das Verständnis, dass alle im Dokumentenmanagement gespeicherten Contents Bestandteile eines unternehmensweiten Geschäftsprozesses und damit der Wertschöpfungskette des Unternehmens sind, wird zu einem echten Katalysator für die digitale Transformation, zu ihrem Kickstarter. Auch das macht die Bedeutung der digitalen Dokumentenverwaltung für die weitere Digitalisierung des Unternehmens deutlich.

Da das Wörtchen „digital“ im Management-Vokabular mittlerweile ubiquitär ist, lässt sich mit Sicherheit sagen: Die sogenannte digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Mittel zu dem Zweck, Wettbewerbsvorteile zu erreichen. Digitalisierung ist ein absolutes Muss.

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