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DMS-Software: 5 Tipps zur Auswahl der passenden Software

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Eine DMS-Software kann die unumgängliche Verwaltungsarbeit in Unternehmen deutlich vereinfachen. Jeden Tag fallen in Betrieben zahlreiche Informationen in verschiedensten Formaten an. Dokumente auf Papier und in digitaler Form werden erstellt oder gehen im Unternehmen ein. Das Suchen, Finden und die Bearbeitung von Dokumenten sowie die Dokumentenverwaltung gehören zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.

Mitarbeiter verbringen einen großen Teil ihrer Zeit damit, Dokumente zu suchen, zu bearbeiten, zu speichern oder weiterzuleiten. Doch dazu gibt es eine bereits vielfach bewährte Alternative, denn bei einem Dokumentenmanagement laufen viele Prozesse digital ab. Grundlage ist eine DMS-Software, welche die Dokumente durch alle Phasen des Lebenszyklus führt: Erstellung, Nutzung, Speicherung und Ablage, Verarbeitung sowie Ausgabe, Versionierung, Löschung und Archivierung.

Unternehmen, die auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen, profitieren auf vielen Ebenen von der Software, denn die DMS-Vorteile sind vielfältig: Durch Automatisierung und ein digitales Dokumentenmanagement entlasten Organisationen ihre Mitarbeiter, reduzieren Fehler, beschleunigen Arbeitsabläufe und sparen auch noch Kosten.

Wie auch Ihr Unternehmen eine Dokumentenmanagement-Software gewinnbringend einsetzen kann und welche DMS-Software am besten zu Ihren Anforderungen passt, können Sie mit diesem Blogbeitrag herausfinden.

Übersicht:

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Was ist eine DMS-Software?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verwaltet die Dokumente und speichert diese sicher in einer Datenbank. Digitales Dokumentenmanagement gehört zu einem der wichtigsten Bereiche der digitalen Transformation. Durch die elektronische Speicherung lassen sich automatisierte Prozesse generieren und Berechtigungen vergeben, mit denen der Zugriff auf die Dokumente gesteuert wird. Eine DMS-Software indexiert Dokumente und archiviert diese rechtssicher und datenschutzkonform.

Dadurch lassen sich Dokumente jederzeit auf Basis von Schlagworten finden. Nur diejenigen Benutzer dürfen auf Dokumente zugreifen, die dazu eine Berechtigung haben. Das Ziel von DMS-Software ist es, Dokumente digital zu speichern und zu archivieren. Gleichzeitig sollen die Dokumente allen berechtigten Benutzern im Unternehmen zur Verfügung stehen. Die DMS-Software steuert die Organisation und Koordination der Dokumente. Dazu gehören Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können diese auch versioniert werden. Bei dieser Versionierung erfasst das DMS auch Änderungen und macht diese jederzeit nachvollziehbar. Eine gute DMS-Software kann darüber hinaus verschiedene Versionen von Dokumenten wiederherstellen.

Digitale Dokumente lassen sich schnell und einfach in ein DMS überführen. Auf Papier vorliegende Dokumente werden mit Hilfe eines Scanners zunächst digitalisiert. Dabei findet nicht nur eine einfache Integration in ein DMS statt, die Daten werden vielmehr auf den Papierdokumenten erfasst, ausgelesen und zur Weiterverarbeitung gespeichert. Dadurch lassen sich zum Beispiel Daten von Papierrechnungen digitalisieren und fehlerfrei in das DMS und die angebundenen Systeme integrieren. Dazu gehören auch ERP, CRM oder Buchhaltungs-Software.

 

Die digitalen Dokumente werden über die DMS-Software katalogisiert, indexiert und kategorisiert. Dadurch sind alle Dokumente effektiv nutzbar – unabhängig davon, ob diese gleich in digitaler Form vorliegen oder durch einen Scanner und die DMS-Software erst digitalisiert werden müssen.

Durch die Verschlagwortung mittels Meta-Tags können Anwender mit der DMS-Software auch Unterlagen suchen und sehr viel schneller finden als bei der herkömmlichen Dateiablage. Der Zugriff auf ein DMS kann nicht nur aus dem Unternehmensnetzwerk erfolgen, sondern auf Anforderung auch mobil oder im Homeoffice. Die Verantwortlichen können genau festlegen, welche Benutzer von welchen Endgeräten, wie Smartphone oder Tablet, auf die Daten im DMS zugreifen dürfen. Eine gute DMS-Software bietet in dieser Hinsicht nicht nur maximalen Datenschutz und höchstmögliche Sicherheit, sondern auch einen flexiblen und zuverlässigen Zugriff auf alle wichtigen Daten, die mobile Mitarbeiter oder Anwender im Unternehmen benötigen.

Welche Vorteile bietet eine DMS-Software?

Die Vorteile beim Einsatz von DMS-Software sind reichhaltig. Ein Dokumentenmanagement-System hebt den Umgang mit Dokumenten und Daten auf eine ganz neue Ebene. Zunächst wird sichergestellt, dass alle Dokumente im Unternehmen sicher, datenschutzkonform und gleichzeitig schnell auffindbar gespeichert und archiviert werden. Such- und Durchlaufzeiten werden deutlich optimiert, Kosten bei der Verwaltung und Speicherung von Dokumenten eingespart. Die Mitarbeiter werden entlastet und viele Prozesse können digitalisiert und damit vereinfacht werden. Gleichzeitig sinkt die Fehlerrate, da zum Beispiel die Daten von eingescannten Rechnungen automatisch eingelesen und in die Buchhaltung integriert werden. Dadurch kann auch der Rechnungslauf komplett digitalisiert und zudem in weiten Teilen automatisiert werden.

Durch die Digitalisierung von Dokumenten ist auch das Erstellen von Arbeitsabläufen (Workflows) möglich, die automatisiert Aufgaben vornehmen und damit Mitarbeiter entlasten. So können zum Beispiel Eingangsrechnungen wesentlich schneller und fehlerfreier bearbeitet werden. Sie können dadurch Boni nutzen, stellen sicher, dass keine wichtigen oder fälligen Rechnungen unerledigt bleiben und beschleunigen den Ablauf bei der Verarbeitung von Rechnungen.

Die standardisierte Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil eines DMS. Die DMS-Software sorgt für eine zentrale und sichere Speicherung der Dokumente und bietet auch die Möglichkeit, Kopien zu erstellen. Der Zugriff auf die Dokumente ist von überall möglich und das DMS erlaubt zahlreiche Optionen zur Ordnung von Dokumenten und der Steuerung von Zugriffsrechten. Recherchen in Dokumenten werden durch die DMS-Software zum Kinderspiel und der Wissenstransfer stellt sicher, dass alle Anwender die Informationen nutzen können, die sie brauchen und die in der Organisation vorhanden sind. Wichtige Informationen gehen daher beim Einsatz eines DMS nicht mehr verloren. Dokumente, die nicht im DMS liegen, können außerdem verknüpft werden, sodass auch Daten von außerhalb des Systems jederzeit nutzbar sind.

In welchen Bereichen kann eine DMS-Software eingesetzt werden?

Prinzipiell ist DMS für alle Branchen sinnvoll. Ob Rechnungsworkflows, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder digitale Personalakte: Eine Dokumentenmanagement-Software ist so individuell anpassbar, dass sich nahezu alle Unternehmensszenarien und betriebliche Anforderungen damit abbilden lassen. Die Dokumentenverwaltung spielt in vielen Bereichen von Unternehmen oder Organisationen eine wichtige Rolle. Überall wo Dokumente digitalisiert werden und damit Abläufe verbessert werden können, glänzt eine DMS-Software als wertvolles Hilfsmittel. Sie spielt ihre Vorzüge vor allem dann aus, wenn die digitalisierten Dokumente auch für Prozesse genutzt werden können, die sich über eine DMS-Software ebenfalls digitalisieren und automatisieren lassen.

In der Regel besteht der erste Schritt der Einführung eines DMS darin, diejenigen Abteilungen zuerst zu integrieren, die am meisten davon profitieren. Hierbei kann etwa die Buchhaltung Vorreiter sein, da zum Beispiel Eingangsrechnungen über ein DMS ideal abgewickelt werden können. Neben der automatischen Erfassung der Rechnungsdaten lassen sich auch Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen via Workflows automatisieren. Die Rechnungen können anschließend über das DMS rechtssicher archiviert werden.

Sobald andere Abteilungen erkennen, welchen Nutzen ein DMS offensichtlich hat, sind die Mitarbeiter im Unternehmen aufgeschlossen gegenüber dem neuen System. Einsatzmöglichkeiten für ein DMS gibt es ohnehin in den meisten Abteilungen der Betriebe, da praktisch überall Dokumente im Einsatz sind. Die von diesen Dokumenten abhängigen Prozesse profitieren von einem DMS im selben Maße wie die Buchhaltung von der digitalen Rechnungsverarbeitung.

5 Tipps zur Auswahl einer DMS-Software

In Sachen DMS-Software gibt es keine Pauschallösung. Jedes Unternehmen arbeitet anders, nutzt unterschiedliche Dokumente und hat divergente Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. Darum sollte eine Software individuell an die Wünsche eines Betriebs angepasst sein – ein Grund, weswegen der Markt etliche Produkte anbietet. Mit der einfachen Annahme, Software A wäre besser als Software B, macht man es sich jedoch auch zu einfach.

Wenn Sie eine für Ihr Unternehmen perfekt passende DMS-Software finden möchten, sollten Sie in jedem Fall klare Faktoren definieren, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Software helfen. Eine Orientierung geben dabei die folgenden fünf Tipps:

1. Flexibilität ist entscheidend

Ein Betrieb, der jeden Tag mit nur einer Art von Dokumenten zu tun hat? Das ist so gut wie ausgeschlossen. In der Realität gestaltet es sich immer so, dass ein Unternehmen mit den unterschiedlichsten Dokumententypen arbeiten muss. Ob eingescannte Papierunterlagen, elektrisch erzeugte PDF-Dateien oder E-Mails und deren Anhänge – eine Dokumentenmanagement-Software sollte im Umgang mit den unterschiedlichsten Arten von Dokumenten flexibel sein.

Hinzu kommen unternehmensspezifische Dokumente, wie beispielsweise CAD-Zeichnungen, Material- und Stücklisten oder Fotos und Videos. Auch diese sollte eine DMS-Software problemlos verarbeiten können. Hier empfiehlt es sich, vor Auswahl der Software eine Liste anzulegen, auf der alle für das Unternehmen notwendigen Dokumententypen aufgeführt sind. Diese bildet eine gute Grundlage beim Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Funktionen der Software-Lösung.

Achten Sie zudem darauf, dass die von Ihnen gewählte DMS-Software wirklich jedes Dokument automatisch erkennt und direkt an die Stelle leitet, an der es weiterbearbeitet oder abgelegt werden soll. Das geschieht im besten Fall, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

2. Automatisches Anlegen von Akten

Einer der Vorteile des DMS ist, dass sich hierbei alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort bündeln lassen – mithilfe elektronischer Akten. Deswegen ist es ratsam, bei der Auswahl Ihrer DMS-Software zu prüfen, ob diese über eine Funktion für das automatische Anlegen von elektronischen Akten verfügt. So können Sie alle Daten zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und auch Projekten gesammelt speichern und abteilungsübergreifend ohne Papier von A nach B transportieren. Geschieht dies automatisch, sparen Sie eine ganze Menge an Zeit, die Ihre Mitarbeiter besser an anderer, wichtigerer Stelle einbringen können.

3. Einfache Arbeitsschritte beim digitalen Dokumenten-Management

Dass sich jedes digitale Dokumenten-Management um die Verarbeitung Ihrer Dokumente kümmert, steht außer Frage. Entscheidend ist jedoch, wie unkompliziert das abläuft. Eine zentrale und extrem wichtige Frage, die Sie sich bei der Auswahl Ihrer Dokumentenmanagement-Software stellen sollten, lautet deswegen: Was muss ein Mitarbeiter alles tun, um Dokumente digitalisieren bzw. bearbeiten zu können?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollte tatsächlich die Einfachheit ein relevanter Faktor sein. Denn je weniger ein Mitarbeiter für die digitale Bearbeitung der Dokumente tun muss und je schneller und einfacher ein Dokument genau an die richtige Stelle gelangt, umso höher ist die Mitarbeiter-seitige Akzeptanz eines Systems.

Beispielhaft zeigen lässt sich das beim Thema Archivierung. Das langwierige Suchen von Dokumenten in den Tiefen eines Archivs kennt sicher jeder. Das kostet nicht nur Zeit, sondern meistens auch eine Menge Nerven. Da sich eine DMS-Software zeitsparend auf die Arbeitsprozesse im Unternehmen auswirken sollte, ist es wichtig, dass die verarbeiteten Dokumente nicht alle einzeln und aufwendig verschlagwortet werden müssen. Klar im Vorteil sind Sie hier mit einer Software, die Ihre Dokumente weitestgehend automatisch verschlagwortet. In Sachen Zeiteffizienz bietet das einen enormen Vorteil.

Lassen Sie sich deswegen bei der Auswahl Ihrer DMS-Software vom Anbieter unbedingt genau zeigen, welche Schritte beim Umgang mit der Software in Ihrem Arbeitsalltag nötig sind. Hier gilt: Weniger ist mehr!

4. Dokumente schnell und einfach wiederfinden

Um beim Thema Archivierung zu bleiben: Bei allen verfügbaren Software-Lösungen gibt es große Unterschiede in Sachen Suchfunktion. Daher ist es wichtig, dass Sie im Vorfeld abklären, wie genau sich die Filter der Suchfunktion einstellen lassen und wie komplex oder verschachtelt die Suche angelegt sein darf. Je feiner die Suche gefiltert werden kann, desto besser ist es für Sie.

Ebenfalls vorteilhaft ist es, wenn Sie häufig benötigte Suchanfragen als Vorlage speichern können. So müssen Sie bei permanent wiederkehrenden Suchen nicht jedes Mal aufs Neue alle Parameter eingeben, sondern haben diese mit wenigen Klicks verfügbar. Das bringt ebenfalls eine große Zeitersparnis.

5. Rechtskonformität und Sicherheit

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß rechtlichen und unternehmensinternen Anforderungen aufzubewahren. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengehen darf. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt. Auch der Eingriff von Sachverständigen steht damit im Zusammenhang. Als Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, Ihre Unterlagen anzusehen und auszuwerten. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche und gegebenenfalls unberechtigte Veränderung der Dokumente verhindern.

Zudem muss die von Ihnen gewählte DMS-Software so programmierbar sein, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die Ihre Software-Lösung vollumfänglich berücksichtigen muss.

Sind Ihnen bei der Auswahl Ihrer DMS-Software diese fünf Punkte bewusst, finden Sie garantiert die richtige Lösung – für ein schnelles und sicheres Arbeiten.

Fazit

Der Einsatz einer DMS-Software lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art. Digitales Dokumentenmanagement ist ein zentraler Bestandteil bei der Verbesserung und Erleichterung Unternehmens-interner Abläufe. Durch die zahlreichen Vorteile profitieren alle Abteilungen im Betrieb. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig in kurzer Zeit bereit – und das natürlich auch unterwegs und im Homeoffice. Da in einem DMS nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten über die Digitalisierung mittels Texterkennung integrieren lassen, erweitern sich die Vorteile der Verwendung eines DMS auch auf diese Art von Dokumenten. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch ein Dokumentenmanagement-System die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.

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Fotoquelle Titelbild: © smolaw/shutterstock.com

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