Prozessoptimierung: Wie sie funktioniert und was sie bewirkt

Nichts ist so stetig wie der Wandel – das gilt auch im Business-Kontext. Nur wer sich konstant weiterentwickelt und an neue Gegebenheiten anpasst, hat im Wettbewerb die Nase vorn und wird langfristig erfolgreich sein. Eine der Schlüsselaufgaben in diesem Zusammenhang ist die Optimierung von Geschäftsprozessen. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "Prozessoptimierung", welche Ziele werden damit verfolgt und wie können Unternehmen davon profitieren? Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Fragen im Detail und gibt darüber hinaus einen umfassenden Überblick über die Vorgehensweise bei der Optimierung sowie über die Rolle der Digitalisierung.

Übersicht:

• Was bedeutet Prozessoptimierung?
• Prozessoptimierung durch Digitalisierung
• Welche Ziele hat die Prozessoptimierung?
• Praxisbeispiel für eine Prozessoptimierung
• Welche Methoden eignen sich für die Prozessoptimierung?
• Welche Herausforderungen können bei der Prozessoptimierung auftreten? 
• Wie kann ein DMS-System helfen, Prozesse zu optimieren? 
• Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich!

Was bedeutet Prozessoptimierung?

• Analyse: Hier werden Ist- und Soll-Zustand analysiert sowie Verbesserungspotenziale identifiziert und Maßnahmen zur Optimierung entwickelt.
• Durchführung: Die geplanten Maßnahmen werden testweise angewendet.
• Überprüfung: Es wird gemessen, ob und wie die Ziele durch die getroffenen Maßnahmen erreicht wurden.
• Verbesserung: War der Test erfolgreich, werden die Planungsprozesse entsprechend angepasst. Der neue Prozess wird damit zum Standard. Wurden die Ziele nicht erreicht, erfolgt ein erneuter Durchlauf.

Wichtig in diesem Zusammenhang: Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um keine einmalige Maßnahme, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Aktuell spielt die voranschreitende Digitalisierung in diesem Kontext eine wichtige Rolle. 

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Die Digitalisierung hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen ihre Prozesse gestalten und ausführen. Durch den Einsatz digitaler Werkzeuge und Technologien können Unternehmen ihre Prozesseffizienz steigern und Fehlerquoten senken. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, wie digitale Lösungen zur Optimierung von Prozessen beitragen:

• Künstliche Intelligenz (KI): Durch den Einsatz KI-basierter Algorithmen können Unternehmen komplexe Daten analysieren, Muster erkennen und fundierte Entscheidungen treffen. KI-basierte Systeme lokalisieren außerdem Engpässe in Prozessen und verbessern gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz.
• Automatisierung: Automatisierungstechnologien ermöglichen es Unternehmen, manuelle und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und dadurch Arbeitsabläufe zu beschleunigen sowie Fehler zu reduzieren. Automatisierte Prozesse können von einfachen Aufgaben wie der Dateneingabe bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen reichen.
• Datenanalytik: Die Datenanalytik spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, große Datenmengen zu analysieren und Einblicke in Prozessverbesserungen zu gewinnen. Durch die Analyse von Prozessdaten können Unternehmen ineffiziente Bereiche identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Optimierung ergreifen.
• Digitales Dokumentenmanagement: Durch die Integration eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) lassen sich in Unternehmen Arbeitsabläufe beschleunigen. Zudem wird der Informationsfluss verbessert. Mitarbeitende können effizienter arbeiten und Entscheidungen schneller treffen, da wichtige Dokumente zentral gespeichert, verwaltet und sicher zugänglich sind. 

Welche Ziele hat die Prozessoptimierung?

• Analoge Prozesse in digitale Workflows überführen
• Den Kundenservice optimieren
• Durchlaufzeiten verkürzen
• Compliance und Datensicherheit im Unternehmen steigern
• Mitarbeiterkapazitäten besser nutzen
• Eine klare und zielgerichtete Kommunikation etablieren
• Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimieren 

Praxisbeispiel für eine Prozessoptimierung

Ein Beispiel aus der Praxis veranschaulicht oft am besten, wie Prozessoptimierung in der betrieblichen Realität umgesetzt werden kann. Im Folgenden wird ein solches Beispiel vorgestellt, das die Herausforderungen eines mittelständischen Unternehmens im Bereich Prozessoptimierung veranschaulicht:

• Analyse: Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Finanzsektor hat seine Verträge in der Vergangenheit manuell verwaltet, was häufig zu Verzögerungen und Fehlern bei Vertragsverlängerungen und -kündigungen führte. Die manuellen Prozesse waren zeitaufwändig, fehleranfällig und führten häufig zu einem unzureichenden Überblick über wichtige Fristen und Vertragsdetails.
• Durchführung: Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems. Das System wurde speziell entwickelt, um Verträge automatisch zu erfassen und zu speichern sowie um an wichtige Fristen zu erinnern. Darüber hinaus ermöglicht es eine zentrale und übersichtliche Verwaltung aller Verträge, einschließlich relevanter Dokumente und Kommunikation.
• Überprüfung: Nach der Implementierung des digitalen Vertragsmanagementsystems wurde ein Pilotprojekt durchgeführt, um die Leistung des Systems zu analysieren. Dabei wurden Effizienz und Genauigkeit der Vertragsverwaltung vor und nach der Einführung des Systems verglichen. Außerdem wurden Rückmeldungen der Mitarbeitenden eingeholt, um mögliche Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Verbesserung: Basierend auf den Ergebnissen des Pilotprojekts und dem Feedback der Mitarbeitenden wurden Anpassungen am Vertragsmanagementsystem vorgenommen. Dabei sind mögliche Probleme behoben und zusätzliche Funktionen sowie Automatisierungen implementiert worden, um die Effizienz weiter zu steigern. Nach erfolgreicher Optimierung wurde das System vollständig in der gesamten Organisation ausgerollt, um die Prozesse rund um das Vertragsmanagement nachhaltig zu verbessern.

Das Beispiel zeigt, wie die Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems die Prozessoptimierung vorantreiben kann. Durch eine systematische Analyse, die Einführung eines neuen Systems, die Überprüfung seiner Leistungsfähigkeit und die anschließende Anpassung auf Basis des Feedbacks konnte nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch das Vertragsmanagement im Unternehmen deutlich verbessert werden.

Welche Methoden eignen sich für die Prozessoptimierung?

Je nach Branche und Anwendungsfall können Unternehmen verschiedene Methoden einsetzen. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Methoden zur Prozessoptimierung sinnvoll kombiniert werden, denn nur so lässt sich ihr Potenzial vollständig ausschöpfen. Darüber hinaus funktionieren manche Techniken erst dann, wenn sie mit anderen in Einklang gebracht werden.  

Zu den gängigen Methoden gehören unter anderem die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA), der morphologische Kasten oder das Ishikawa-Diagramm. Im Zuge der FMEA-Methode geht es darum, Möglichkeiten für einen Fehler zu identifizieren und festzuhalten. In einer Tabelle werden mögliche Fehler, Fehlerarten, Ursachen und Vermeidungsmaßnahmen aufgeführt.  Innerhalb des morphologischen Kastens stellen Teams Attribute und Ausprägungen gegenüber. Die Kombination führt so zu unterschiedlichen neuen Lösungen. Das Ishikawa-Diagramm folgt ebenfalls dem Ursache-Wirkungs-Prinzip. Das Ziel oder Problem wird auf der rechten Seite eines Blattes oder einer Tafel notiert. Auf dieses zeigt ein Pfeil, auf dem verschiedene Ursachen aufgelistet sind. Auf diese Weise lassen sich einzelne Hauptursachen identifizieren.  

Zusätzlich zu den genannten Methoden gibt es noch viele weitere Konzepte, die über den Ideenfindungs- und Analyseprozess hinausgehen und die Neustrukturierung und Umsetzung optimierter Prozesse unterstützen. Hierzu zählen beispielsweise die Kaizen-Methode, die 5S-Technik oder Six Sigma. 

Welche Herausforderungen können bei der Prozessoptimierung auftreten? 

Die Prozessoptimierung birgt zahlreiche Chancen und Vorteile, aber auch Herausforderungen. Die größte ist und bleibt dabei das Silo-Denken. Bevor der Weg für Optimierungsstrategien geebnet werden kann, müssen zunächst etablierte Strukturen, Denkweisen und Hierarchien aufgelöst werden. Das nimmt nicht nur viel Zeit und Mühe in Anspruch, häufig stoßen die Projektverantwortlichen zudem auf Personen, die den Veränderungen skeptisch gegenüberstehen oder nicht kooperieren möchten. Altbewährte Praktiken werden abgeschafft, etablierte Vorgänge aufgelöst – hier besteht die Gefahr, dass die eigentlich gewünschte Optimierung als Verschlechterung wahrgenommen wird. 

Naheliegend, wenn man bedenkt, dass Veränderungsprozesse meist tiefer gehen als gedacht und sich in der Regel nicht nur auf eine Abteilung, sondern zwangsläufig auch auf andere Teams auswirken. Damit erweist sich die Prozessoptimierung als vielteiliges Puzzle, dessen Teile erst zusammengefügt werden müssen.

Dazu kommt, dass es sich bei der Prozessoptimierung nicht um eine einmalige Maßnahme handelt, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Denn: Die Verbesserung der jeweiligen Prozesse ist nie gänzlich abgeschlossen. Anstatt sich also nach den ersten Erfolgen entspannt zurückzulehnen, ist hier der kontinuierliche Einsatz der Projektverantwortlichen gefragt.  

Wie kann ein DMS-System helfen, Prozesse zu optimieren? 

• Erfassung und Überprüfung von Daten mit Hilfe von künstlicher Intelligenz
• Automatische Dokumentenablage und smarte Dokumentenorganisation
• Vertrags- und Wiedervorlage-Workflows
• Digitale Freigabeprozesse und -Workflows
• Nahtlose Integration von Anwendungen und Plattformen für eine konsistente Dokumenteninfrastruktur und Prozessautomatisierung  
• Starker Schutz für sensible Daten dank umfassender Sicherheitsmaßnahmen

Generell gilt allerdings: Es reicht längst nicht aus, dass ein Dokumentenmanagement-System bestehende analoge Prozesse digitalisiert. Eine höhere Produktivität ist erst dann gegeben, wenn die Zusammenarbeit innerhalb der Teams und Abteilungen gefördert wird. Hier wird also ein bewusstes Prozessmanagement der Führungsebene benötigt, um einen nachhaltigen Unternehmenserfolg zu garantieren.  

Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich! 

Die kontinuierliche Optimierung von Strukturen und Abläufen ist die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen und damit unerlässlich, um langfristig im Wettbewerb zu bestehen. Gerade in Zeiten des digitalen Wandels wird dieses Thema für alle Branchen immer bedeutender – ob für Großkonzerne, kleine bis mittelständische Unternehmen oder Start-ups. Durch die gezielte Verbesserung von Arbeitsabläufen können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und ihre langfristige Rentabilität erhöhen.

Trotz der zahlreichen Vorteile bringt die Prozessoptimierung jedoch auch Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf bestehende Denkmuster und etablierte Prozesse. Ein bewusstes Change-Management und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sind daher unerlässlich, um eine erfolgreiche Prozessoptimierung zu gewährleisten und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Dokumentenmanagementsysteme leisten im Zuge dessen einen wertvollen Beitrag zur Prozessoptimierung, indem sie Unternehmen dabei unterstützen, schnelle Entscheidungen zu treffen und dynamisch im Markt zu agieren.

Insgesamt ist die Prozessoptimierung ein kontinuierlicher Prozess, der eine aktive Beteiligung und Unterstützung auf allen Unternehmensebenen erfordert. Durch den gezielten Einsatz von Methoden, Technologien und Best Practices können Unternehmen ihre Prozesse permanent verbessern und sich so einen entscheidenden Unternehmensvorteil verschaffen.