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Wie digitales ECM das Vertragsmanagement optimiert

Wie digitales ECM das Vertragsmanagement optimiert

Nach der Einführung eines modernen Systems für das Enterprise Content Management (ECM) können auch die Vertragsverwaltung und das Vertragsmanagement in Unternehmen digitalisiert werden. Dadurch werden die Verwaltung und das Controlling der wichtigen Verträge erleichtert und verbessert. Digitales Vertragsmanagement spart nicht nur deutlich Zeit und Kosten im Daily Business ein, sondern führt vor allem auch zu transparenten Prozessen sowie zu einem Mehr an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit. Last but not least ist damit auch ohne Weiteres die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse möglich.

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Digitales Vertragsmanagement ist neben der elektronischen Aktenführung für alle Unternehmen ein hilfreiches Instrument, um Kosten zu senken sowie den Umsatz zu steigern – und ist somit auch für kleinere Betriebe uneingeschränkt zu empfehlen. Firmen in regulierten Umgebungen können damit problemlos alle Vorschriften und Richtlinien für Vertragsverwaltung und -controlling einhalten. Das gilt Branchen-unabhängig, beispielsweise für das Gesundheitswesen, die Lebensmittelbranche oder für Finanzdienstleistungen.

Was ist Vertragsmanagement?

Ein Vertrag bildet die Grundlage des betriebswirtschaftlichen Handelns. Er stellt die schriftliche Einigung von zwei oder mehreren Parteien dar, von denen jede eine eigene Willenserklärung definiert. Der Vertrag regelt die gegenseitigen darin festgehaltenen Verpflichtungen.

Die Definition Vertragsmanagement bezeichnet die Betreuung vertraglicher Abstimmungen und Verhandlungen zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer. Es ist ein gesamtheitlicher Begriff für alle operativen Tätigkeiten, die im Laufe eines Vertragszyklus entstehen können, also die Erstellung und Prüfung von Verträgen, ebenso deren Kontrolle, Planung und gegebenenfalls Verlängerung sowie schließlich die Beendigung der Verträge.

Darüber hinaus beinhaltet das Vertragsmanagement alle aus Vertragsabschlüssen resultierenden gegenseitigen Verpflichtungen und Rechte der Vertragspartner. Von einer einfachen Vertragsverwaltung unterscheidet sich das Vertragsmanagement in erster Linie durch die Nutzbarmachung von vertraglich definierten Daten zur Überwachung und zur Beeinflussung der im Vertrag festgehaltenen Geschäftsprozesse. Nur durch den Einsatz eines fundierten Vertragsmanagements sind letztlich auch unternehmerische Analysen und Reportings zu realisieren.

Ein professionelles Vertragsmanagement unterstützt sämtliche Prozesse, die im Laufe des Vertragszyklus anfallen. Hierbei steht zu Beginn immer die Digitalisierung aller für eine Vertragserstellung relevanter Dokumente im Fokus. Danach folgen die Nutzung und das Controlling der Verträge sowie die revisionssichere Archivierung beziehungsweise am Zyklus-Ende deren Löschung. Hier zusammenfassend ein Überblick über die wichtigsten Bestandteile eines qualifizierten Vertragsmanagement-Systems:

  • Digitalisierung papierbasierter Verträge
  • Automatisierung der Vertrags- und Dokumentenerstellung
  • Suchen und Auffinden digitalisierter Verträge nach unterschiedlichen Metadaten
  • Überwachung von Terminen und Fristen
  • Workflow- und Aufgabenmanagement
  • Dokumentenvergleich und Versionsmanagement
  • Rechtskonforme elektronische Unterschriftenfunktion
  • Umsetzung aller Vorschriften der DSGVO
  • Vertragscontrolling
  • Revisionssichere Ablage der Dokumente

Vertragscontrolling

Zu den elementaren Aufgaben des Managements gehört das Vertragscontrolling. Das Vertragsmanagement supportet dabei das Unternehmen mit diversen Reporting- und Analyse-Optionen. Dazu zählen etwa die Überwachung zur Einhaltung vereinbarter Vertragsparameter, der Risikoüberwachung und der Spend Analysis, also des Identifizierens, Sammelns, Bereinigens, Gruppierens, Kategorisierens und Analysierens der Ausgabendaten Ihrer Organisation. Wichtig ist hierbei eine umfängliche Transparenz der Stammdaten. Durch die Verbindung von vergangenheits- und zukunftsbezogenen Informationen mit dem designierten und prognostizierten Datenhaushalt des Vertragsmanagements kann ein Unternehmen die Auswirkungen auf einen künftigen Geschäftserfolg simulieren und dadurch gezielt strategische Entscheidungen treffen.

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung beinhaltet die Speicherung und flexible Anpassung von Informationen, die in Beziehung zu einem Vertrag stehen. Hierfür wird im Rahmen des Vertragsmanagements eine elektronische Akte angelegt, die alle zugehörigen Dokumente systematisch geordnet enthält. Diese Strukturierung lässt sich bezogen auf die Vertragsart differenziert festlegen. Zum Beispiel die Anzahl und Art der Unterordner oder auch die Plausibilitätsprüfung können dabei jeweils individuell angepasst werden. Integrierte Suchfunktionen sorgen im Vertragsmanagement für ein schnelles Wiederauffinden der abgespeicherten Dokumente und aller zusätzlicher Informationen. Zudem müssen sowohl während der Vertragsanbahnungsphase wie auch im Laufe der Vertragslaufzeit Fristen und Termine beachtet werden. Deren Überwachung stellt einen weiteren Eckpfeiler im Vertragsmanagement für Unternehmen dar, das die Workflows in jeder Phase des Vertragskreislaufs optimiert. Außerdem werden dabei vom System beispielsweise Mindestlaufzeiten, Verlängerungsoptionen oder auch Kündigungs- und Aufbewahrungsfristen permanent observiert.

Vertragsarchivierung

Innerhalb des Vertragsmanagements werden die entsprechenden Dokumente revisionssicher in einem oder in mehreren Archiven gespeichert – im Idealfall auf dem Server des Vertragsmanagements. Änderungen an den Dokumenten lassen sich dabei zuverlässig protokollieren und bleiben so für Jahrzehnte nachvollziehbar. Somit wird auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Originalverträge gewahrt. Andererseits wird gewährleistet, dass die Dokumente nach Vertragsende beziehungsweise Ablauf von Gewährleistungspflichten automatisiert gelöscht werden. Dies kann vollautomatisch geschehen oder, je nach gewähltem Automatismus im Vertragsmanagement, durch eine systemgesteuerte Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter.

Welche Vertragsformen gibt es?

Bei formellen Vereinbarungen, also Verträgen, unterscheiden sich natürlich die Vertragscharaktere. Entsprechend gibt es unterschiedliche Vertragsformen mit externen Parteien, wie zum Beispiel:
Kundenverträge: Diese Vertragsform mit juristischem Charakter legt alle erforderlichen Parameter verbindlich fest, also etwa die Art, das Pricing und die Ausführungszeitpunkte einer Leistung.

  • Kaufverträge: Der Kaufvertrag regelt die Verpflichtung des Verkäufers zur Übergabe und Eigentumsverschaffung an einer Sache gegen die Zahlung des Kaufpreises.
  • Dienstleistungsverträge: Eine Vertragsart für die Erbringung von Services und Dienstleistungen.
    Rahmenverträge: Sind mit einem Geschäftspartner bereits Einzelverträge geschlossen worden, für die es auch feststehende Rahmenbedingungen gibt, bilden diese einzelnen Abschlüsse gemeinsam mit dem Rahmenvertrag die juristische Grundlage von Vereinbarungen.
  • Beraterverträge: Für spezifische Beratungsleistungen wird die Form des Beratervertrags gewählt.
  • Factoringverträge: Hierbei tritt ein Unternehmen Forderungen an eine Bank ab. Diese zahlt den Wert einer Forderung, abzüglich eigener Gebühren und Provisionen, bereits vor deren Fälligkeit an das Unternehmen aus.
  • Geschäftsbesorgungsverträge: Ein Leistungsschuldner verpflichtet sich bei dieser Vertragsart zur entgeltlichen Besorgung eines ihm vom Leistungsgläubiger übertragenen Geschäfts, das auch als entgeltliches Treuhandgeschäft bezeichnet wird.

Weitere Vertragsarten sind beispielsweise der Arbeitsvertrag, der Tauschvertrag, der Darlehens- oder Sachdarlehensvertrag, der Miet- oder Pachtvertrag, der Werkvertrag, der Leasingvertrag, der Franchisingvertrag oder der Gesellschaftsvertrag.

Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Wie schon erwähnt, spart digitales Vertragsmanagement nicht nur deutlich Zeit und Kosten ein, sondern führt vor allem auch zu transparenten Prozessen sowie zu einem Mehr an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit. Last but not least ist damit auch ohne Weiteres die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse möglich.

Schlechte Prozesse in der Vertragsverwaltung stellen jedoch ein großes Problem für das Risikomanagement und die Erreichung des Compliance-Ziels dar. Ein Missmanagement von Verträgen kann zu einem gravierenden Mangel an grundlegenden Informationen führen. Doch gerade diese Informationen machen es erst möglich, die richtigen Prioritäten im Geschäftsbetrieb zu legen – mit Blick auf all die vertraglich vereinbarten Klauseln, Bestimmungen, Garantien, Bedingungen und Einschränkungen, Verpflichtungen sowie Termine. Wird all das für jeden Vertrag während seines gesamten Lebenszyklus automatisch verfolgt und verwaltet, können sowohl der geschäftliche Nutzen maximiert als auch das Kosten- und Risikopotenzial verringert werden.

Das wiederum ist bares Geld wert, denn die allermeisten Business-to-Business-Transaktionen sind heutzutage durch rechtsverbindliche Verträge und Vereinbarungen untermauert. Allerdings werden diese allzu oft noch auf Papier dokumentiert. Ob aus alter Gewohnheit oder wegen juristischer Bedenken – sind die Verträge ausverhandelt, wandern sie in die Aktenschränke der beteiligten Abteilungen oder in das Zentralarchiv im Keller. Angefasst werden Sie nie wieder, außer es tritt ein Problem auf. Dann ist in der Regel Suchen angesagt.

Digitales Vertragsmanagement schafft dieses Dilemma durch eine proaktive Verwaltung aller Verträge ein für alle Mal aus der Welt. Werden die Verträge zentral mit einem Dokumentenmanagement-System archiviert und verwaltet, resultiert daraus im ganzen Unternehmen ein tieferes und kontextbezogenes Verständnis für die mit jedem Vertrag verbundenen Risiken, Verpflichtungen und Vorteile.

Verbesserung der Unternehmenseffizienz

Das Geschäftsumfeld in vielen Branchen wird immer wettbewerbsintensiver. Der Druck ist größer denn je, mit weniger Ressourcen effizienter zu arbeiten. Fast nirgendwo trifft dies mehr zu als im Einkauf. Dieser hat die Aufgabe, Produkte und Dienstleistungen zu niedrigeren Kosten und/oder besserer Qualität zu beschaffen. So müssen die Einkäufer einerseits knallhart mit den Lieferanten verhandeln, andererseits die Verträge juristisch wasserdicht ausgestalten.

Das führt nicht selten zu erheblichen Rechtskosten im Zusammenhang mit der Vertragserstellung, -genehmigung und -pflege, vor allem wenn die Vertragsarbeit an externe Anwaltskanzleien ausgelagert wird. Aber auch interne Juristen können kostspielig werden, sobald sie übermäßig viel Zeit in die Erstellung, Genehmigung und Aufrechterhaltung der rechtlichen Integrität von Verträgen investieren. Auch hier kann digitales Vertragsmanagement dabei helfen, Kosten zu sparen.

Evergreening kann kostspielig werden

Noch wichtiger sind jedoch die während der Vertragslaufzeit anfallenden direkten und indirekten Kosten für die Administration der Verträge. Diese Kosten können in Form von ungünstigen Geschäftsbedingungen anfallen, die eine Business Unit vereinbart hat. Einer anderen kann es dagegen gelungen sein, mit demselben Lieferanten bessere Konditionen auszuhandeln. Sie entstehen aber teilweise auch dadurch, dass sich der Markt ändert und der Vertrag deshalb nachverhandelt werden muss.

Viele Einkaufsverträge enthalten Klauseln für eine automatische Vertragsverlängerung, falls der Vertrag nicht spätestens zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Dieses sogenannte „Evergreening“ sieht oft auch automatische Preiserhöhungen vor. Ohne rechtzeitiges manuelles Eingreifen durch eine pünktliche Kündigung des Vertrags wird ein Unternehmen allerdings nicht nur mit Lieferanten weiterarbeiten müssen, die es nicht unbedingt behalten will, sondern vielleicht auch zu höheren Kosten als eigentlich nötig.

Auf der Verkaufsseite sind Verlängerungen, zum Beispiel für Wartungs- oder Supportverträge, sehr wichtig. Besonders das Verständnis der Verträge, die zur Verlängerung anstehen, eröffnet Optionen der proaktiven Zusammenarbeit mit Kunden. Damit soll durch frühzeitige und maßgeschneiderte Verhandlungsangebote eine höhere Verlängerungsrate erreicht werden.

Verträge sowohl auf der Kauf- als auch auf Verkaufsseite enthalten häufig Bestimmungen für Kostensenkungen oder Boni, wenn definierte Meilensteine erzielt werden – oder Strafgebühren, falls diese nicht erreicht werden. Die simple Archivierung eines einmal unterschriebenen Vertrags kann also dazu führen, dass mögliche Boni verpasst werden oder auch Pönalien zu zahlen sind, die vermeidbar gewesen wären.

Stufen des Vertragsmanagements

Verträge spielen besonders am Quartals- oder Jahresende eine wichtige Rolle. Oft wird der nahende Abschluss dann zum entscheidenden Faktor, der die Vertragsverhandlungen beschleunigt und zu einem Ende bringt. Für die Unterhändler resultiert aus dem Termindruck eine Krise, die mit digitalem Vertragsmanagement völlig vermieden oder zumindest besser bewältigt werden kann. Damit lassen sich die Verhandlungen systematisch in Phasen unterteilen sowie organisiert und strukturiert abwickeln.

Werden die Vertragsdokumente manuell erstellt, kann das sehr zeitaufwendig sein. Denn der Prozess umfasst die neun folgenden Schritte, die teilweise mehrfach wiederholt werden müssen:

  • Erste Anfragen: Der Vertragsmanagement-Prozess beginnt mit der Identifizierung bereits vorhandener Verträge und relevanter Dokumente, die den Zweck des neuen Vertrags unterstützen.
  • Verfassen von Vertragsentwürfen: Das handschriftliche Verfassen eines Vertragsentwurfs ist und bleibt zeitaufwendig. Es kann aber durch den Einsatz digitaler Tools rationalisiert werden.
  • Den Vertrag aushandeln: Nach Vorlage des Entwurfs sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Änderungen vorzunehmen, Vertragsvarianten zu vergleichen und etwaige Unstimmigkeiten zu notieren. So lässt sich die Verhandlungsdauer verkürzen.
  • Den Vertrag genehmigen: Die meisten Engpässe treten bei der Genehmigung durch das Management auf. Hier können präventiv maßgeschneiderte Genehmigungs-Workflows entgegenwirken, etwa durch parallele Genehmigungen.
  • Vertragsabschluss: Das Prozedere zur Beschaffung aller Unterschriften kann durch den Einsatz elektronischer Signaturen beschleunigt werden.
  • Die Verwaltung der Verpflichtungen: Sie erfordert ein gut funktionierendes Projekt- und Versionsmanagement.
  • Revisionen und Änderungen: Ohne digitales Vertragsmanagement ist es schwierig, alle Dokumente zusammenzutragen, die für den ursprünglichen Vertragsentwurf relevant waren. Falls wichtige Faktoren übersehen wurden, müssen Vertragsmanagement-Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern und die Ergebnisse von Nachverhandlungen einzupflegen.
  • Rechnungsprüfung und Reporting: Vertragsmanagement bedeutet nicht, Verträge zu entwerfen und dann ohne Weiteres im Aktenschrank verschwinden zu lassen. Vertragsprüfungen sind wichtig, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch beide Vertragspartner ebenso festzustellen wie etwaige Probleme.
  • Erneuerung bzw. Verlängerung: Die Automatisierung des Prozesses macht es möglich, Zeitpunkte und Optionen bei Vertragsverlängerung rechtzeitig zu identifizieren und neue Verträge zu erstellen.

Während die verschiedenen Vertragsarten ihre Phasen des Lebenszyklus durchlaufen, müssen alle potenziellen Änderungen oder Vertragsbrüche erkannt und gemanagt werden. Sobald eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen mit einem Vertrag unzufrieden ist, kann es sich lohnen, Änderungen daran vorzunehmen. Es ist aber für das Unternehmen genauso entscheidend, selbst alle vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten und sicherzustellen, dass beide Vertragspartner zufrieden sind und bleiben.

Digitales Vertragsmanagement in einem ECM macht es also möglich, dass Sachbearbeiter, Abteilungsleiter oder Controller jederzeit nachprüfen können, ob alle Produkte und Dienstleistungen im Einklang mit den Vertragsanforderungen und Budgets geliefert werden. Es zeigt außerdem an, ob das Unternehmen selbst weiterhin auf einem guten Weg ist, seine vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten. Dabei ist es auch kein Problem, Vertragselemente wie Servicekosten und Zeitrahmen miteinander zu vergleichen. Diese sind normalerweise in Word-Dokumenten, Rechnungen, Stundenzetteln und unterschiedlichsten Excel-Tabellen enthalten. All diese Dokumente sind dann digital im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Fazit

Verträge sind in einem Unternehmen von enormer Relevanz für das Treffen verbindlicher Abmachungen zwischen innerbetrieblichen Parteien oder mit Dritten. Doch gerade das Vertragswesen wird im Digitalisierungsprozess vieler Betriebe häufig noch immer vergessen oder vernachlässigt. Dabei hilft ein smartes Vertragsmanagement dabei, die Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handelns innerhalb eines Unternehmens auch im Bereich der Vertragsverwaltung konstitutiv zu erhöhen. Risiken im Handling von Verträgen sollen dabei möglichst ausgeschlossen werden.

Im Daily Business müssen alle Vertragsdaten für die Entscheider und andere involvierte Mitarbeiter jederzeit und schnell zugänglich sein. All das ermöglicht eine Vertragsmanagement-Software, die Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung auf eine neue Ebene stellen kann und dabei auch die Verantwortlichkeiten unterschiedlicher Betriebsbereiche berücksichtigt. Weitere Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements liegen in der optimierten Überprüfung der Konformität unter allen Verträgen sowie in der Zeitersparnis durch eine wirtschaftlichere Arbeitsweise. Die Strukturierung bewirkt zudem eine deutliche Beschleunigung des Bestätigungsprozesses.

Die Bedeutung des Software-basierten Vertragsmanagements ist auch für KMU(s) nicht mehr von der Hand zu weisen und verbessert die Beziehungen und Einhaltung von Vorschriften zwischen Kunden und Lieferanten. Ein intelligent eingesetztes Vertragsmanagement spart also nicht nur Zeit und Geld, es verringert zudem die aus Fristüberschreitungen oder Vertragsbrüchen resultierenden Risiken. Nicht zuletzt erleichtern Sie mit einem qualifizierten Vertragsmanagement die Arbeit aller beteiligten Abteilungen.

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Fotoquelle Titelbild: © docstockmedia / Shutterstock.com

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