Elektronische Aktenführung – Vorteile und Herausforderungen

Eine Software zur elektronischen Aktenführung hilft, Zeit und Kosten zu sparen, denn Prozesse werden verschlankt und die Suche nach Dokumenten vermieden. Idealerweise ist die E-Akte integraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems. Das DMS verhindert, dass Akten verlegt werden oder verloren gehen, weil die Akten wirklich „unverlierbar“ dauerhaft gespeichert sind.

Der Begriff Akte leitet sich von dem lateinischen Wort acta ab – also „die Geschehnisse“ oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber. Akten haben sich zur Ordnung von Dokumenten bestens bewährt. Als Form von Schriftlichkeit in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes gibt es sie bereits seit dem späten Mittelalter. Im 16. Jahrhundert haben sie sich dann überall in Europa durchgesetzt.

Die Verwaltung von Akten auf Papier kann schnell zeitaufwendig und platzraubend werden. Und: Diese Art der Aktenverwaltung strapaziert die Nerven der Mitarbeiter, die unter Umständen täglich mehrere Runden durch die Archive machen müssen. Selbst wenn die Akten in Schränken in ihrem Büro aufbewahrt werden, müssen sie erst einmal den richtigen Ordner heraussuchen, viele Papiere durchblättern, um das gesuchte Dokument zu finden bzw. das bearbeitete Dokument abzulegen und den Ordner dann wieder an den Aufbewahrungsort zurückbringen. Wird dieser Vorgang mehrmals am Tag wiederholt, kann er jede Woche mehrere Stunden Zeit kosten.

Papier als Kostenfaktor

Allein die Kosten für verloren gegangene Dokumente können sich schnell in beträchtliche Höhen aufsummieren. Einer viel zitierten Studie von Coopers & Lybrand (heute PricewaterhouseCoopers) aus dem Jahr 1998 zufolge gehen 7,5 Prozent aller Papierdokumente einer Organisation verloren – und weitere 3 Prozent werden falsch abgelegt. Es kostete damals schon Arbeitszeit im Wert von 120 Dollar, ein einziges verlorenes Dokument zu finden, und 220 Dollar Arbeitszeit, es wiederzubeschaffen bzw. zu rekonstruieren. Und allein die Ablage eines einzigen Papierdokumentes kostet demnach 20 Dollar.

Mittlerweile ist hinlänglich bekannt, dass elektronische Aktenführung hier Abhilfe schafft, zumal sich viele bereits vorhandene Dokumente automatisch importieren lassen. Die Digitalisierung der Akten im "papierlosen Büro" macht sie dauerhaft bzw. „unverlierbar“, einfacher zu sichern und weitaus bequemer zu verwalten. DocuWare hat ermittelt, dass ein DMS einem zum Beispiel in der Eingangsrechnungsverarbeitung 95 Prozent der Dateneingaben erspart und insgesamt Schnelligkeit und Präzision im gesamten Prozess steigert.

Vorteile elektronischer Aktenführung

Ein Software-System zur elektronischen Aktenführung hilft auch, Dokumente auf verschiedene Weise gleichzeitig zu organisieren. Auch das trägt dazu bei, Dateien schnell zu finden und Zeit zu sparen – durch Volltextsuche nach Stichworten, mithilfe des Index oder des Aktenplanes, aber auch durch die Suche nach Metadaten wie z.B. Bearbeiter, Zeitpunkt der Erstellung, der letzten Änderung oder letzten Benutzung.

Deshalb setzt sich die elektronische Aktenführung immer weiter durch. In Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung, im Medizin- und Pflegebereich: Überall werden Dokumente mittels eines DMS digitalisiert, um schnell, mobil und zuverlässig Zugriff darauf zu haben. Ganz typische Beispiele für elektronische Akten: Personalakte, Kundenakte, Lieferantenakte, Projektakte oder Patientenakte.

Neben der einfachen und schnellen Suche gibt es viele weitere Vorteile beim DMS-Einsatz:

• Die Akten lassen sich schnell und automatisiert anlegen.
• Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu organisieren.
• Die Struktur der Akten kann leicht vereinheitlicht und jederzeit flexibel angepasst werden.
• Zugriffskontrolle auf Dokumentenebene und andere Sicherheitsfunktionen.
• Die Akten können gleichzeitig und mobil von mehreren Personen genutzt werden.
• Sichere Zusammenarbeit bei der Überprüfung und Änderung von Dokumenten.
• Dokumentversionen lassen sich verfolgen und nachvollziehen.
• Automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Überprüfung, Genehmigung usw.
• Das Wissen wird zentral allen berechtigten Personen zur Verfügung gestellt.
• Geschäftsprozesse können mit digitalen Dokumenten effizient automatisiert werden.
• Per Datensicherung sind die Dokumente vor versehentlicher oder absichtlicher Zerstörung optimal geschützt.

Die elektronische Aktenführung über ein DMS ist der effizienteste Hebel zur Digitalisierung, denn damit werden die Informationen wirklich nutzbar. Unabhängig davon, welche Geschäftsregeln in einer Abteilung und in einer spezifischen Situation auch immer gelten mögen: Die elektronische Aktenführung macht es einfach, diese Regeln direkt in das System zu implementieren. Zum Beispiel kann ein Audit-Trail als Funktion im Hintergrund jede Aktion eines Benutzers innerhalb des Systems sowie jede vom System ausgeführte Aktion verfolgen. Passwortschutz, Versionierung und sichere Dateifreigabe sind ebenfalls Funktionen, die in viele elektronische Aktenführungssysteme integriert sind und helfen, Vorschriften automatisch einzuhalten.

Sicherheit und Compliance gewährleisten

Es ist und bleibt schwierig, den Zugang zu Papierdokumenten zu kontrollieren. Im Allgemeinen wird am Ende die Erlaubnis stehen, entweder auf alle Dokumente oder aber auf keines von ihnen zuzugreifen. Wird ein modernes DMS verwendet, können verschiedenen Benutzern bestimmte Rollen zugewiesen werden.

Einige Mitarbeiter erhalten möglicherweise Zugang zu Buchhaltungsdokumenten, andere zu HR-Dokumenten, und einigen Mitarbeitern kann nur ein sehr eingeschränkter Zugang gewährt werden. Rollenbasierte Sicherheit sorgt für die Sicherheit der Akten. Ganz gleich, ob in der Personalabteilung, der Buchhaltung oder einem anderen Bereich: Ein digitales DMS folgt bewährten Verfahren, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Das Risiko im Griff behalten

Allerdings: DMS-Projekte sind durchaus komplex und bergen ein erhebliches Risiko des Scheiterns. Das Risiko wird oft dadurch verursacht, dass man sich zu sehr auf die Produktauswahl und zu wenig auf die Implementierung konzentriert. Schon vor der Einleitung von Beschaffungsaktivitäten sollten die Projektleiter laut Gartner Group drei Punkte beachten, die schon bei der Auswahl des Projektpartners für den Implementierungserfolg entscheidende Weichen stellen:

1. Die für den Implementierungsumfang notwendigen organisatorischen Fähigkeiten bewerten.
2. Das Risikoprofil des Projekts bewerten, um die notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung der Partnerschaft zu erkennen und zu definieren.
3. Einen für dieses Risikoprofil geeigneten Partnerschaftsansatz wählen, um Fehler während der Partnerschaft zu vermeiden.

Eine sorgfältige Planung hilft nicht nur, böse Überraschungen während des Projektablaufs zu vermeiden, sondern klärt quasi noch ganz nebenbei wichtige Unternehmensfragen und legt das Fundament für die zielgerichtete Einführung des DMS.

Beantwortet werden sollten vor Projektbeginn die folgenden Fragen: Was sind die Geschäftsziele? Was soll bzw. wird sich im Unternehmen durch die Einführung des DMS ändern? Was sollte mit einem solchen "papierlosen Büro" besser werden? Welche Ziele sollten mit der DMS-Einführung erreicht werden? Welche Risiken können sich während und nach der Einführung ergeben? Haben wir genügend interne Ressourcen, um das Projekt zu planen, zu managen und durchzuführen?

Interne Kommunikation und Change-Management gefragt

Ein solches Projekt benötigt Zeit. Interne Kommunikation und Change-Management sind zwei essenzielle Faktoren in diesem Projekt, an die man nicht immer direkt denkt. Entscheidend ist aber vor allem eine Erkenntnis: Die DMS-Einführung im Unternehmen (oder auch zunächst nur in einzelnen Abteilungen) ist mehr als nur ein IT-Projekt, denn damit wird ein Change-Prozess im Unternehmen angestoßen! Warum? Weil es das Ziel des Projektes sein wird, mit der elektronischen Aktenführung „etwas“ zu optimieren, besser zu machen, effizienter zu gestalten. Dafür werden bisher gewohnte Dinge und Prozesse aus dem Arbeitsalltag hinterfragt, und es wird in die Tiefe der jeweiligen Arbeitsabläufe geschaut und ein „besseres“ Arbeiten ohne lästiges Suchen vorbereitet!

Tipp vom Experten: Zunächst einzig und allein den größten Pain-Point im Unternehmen adressieren, der mit dem neuen DMS beseitigt werden soll. Daraus kann dann eine Art „Pilot-Projekt“ werden, dass – sobald es sich etabliert hat – auf weitere Anwendungsfälle / Abteilungen ausgeweitet wird. So können Sie schon bald papierlos in die Zukunft starten.

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