Bei Business-Software zählt meist zuerst der Funktionsumfang. Doch dieser sagt in der Regel wenig darüber aus, wie viel eine Lösung im Arbeitsalltag tatsächlich leistet. Denn selbst die besten Features bringen wenig, wenn Mitarbeitende sich im entsprechenden Tool nur schwer zurechtfinden, lange nach Informationen suchen müssen oder nicht verstehen, wie ein Prozess funktioniert.
Je komplexer die digitale Arbeitswelt wird, desto wichtiger ist ein gutes Nutzererlebnis. Eine übersichtliche Oberfläche, intuitive Navigation und ein zugängliches Design erleichtern die Einarbeitung, vermeiden Fehler und helfen Mitarbeitenden, neue Tools schnell in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Eine moderne Benutzeroberfläche ist damit weit mehr als nur eine Frage des Designs.
Übersicht:
- UI – mehr als eine Designfrage
- Was eine gute Benutzeroberfläche ausmacht
- Von guter Bedienbarkeit zu echtem Mehrwert
- Barrierefreiheit miteinbeziehen
- Der Mehrwert inklusiver Software
- Checkliste: 5 Fragen für Ihre Business-Software
- Ein besseres digitales Nutzererlebnis beginnt mit der Arbeitsweise der Mitarbeitenden
UI – mehr als eine Designfrage
Der eigentliche Wert einer Business-Software zeigt sich darin, wie schnell Mitarbeitende produktiv mit ihr arbeiten können. Eine unübersichtliche Menüführung, unklare Begrifflichkeiten und komplizierte Abläufe kosten Zeit – selbst bei alltäglichen Aufgaben. Auf das gesamte Unternehmen gerechnet, kann sich das schnell zu einem spürbaren Produktivitätsverlust summieren.
Besonders deutlich wird das beim Onboarding. Neue Mitarbeitende müssen sich zunächst damit auseinandersetzen, wo sie welche Informationen finden, wie verschiedene Funktionen miteinander zusammenhängen und welche Schritte als Nächstes erforderlich sind. Ist eine Software logisch aufgebaut und orientiert sie sich an vertrauten Bedienkonzepten, fällt dieser Einstieg deutlich leichter.
Dieser Effekt bleibt nach der Einarbeitung bestehen. Wer eine Anwendung versteht, kann auch ihre Möglichkeiten besser ausschöpfen. Wer die Handhabung jedoch zu umständlich findet, entwickelt schnell eine eigene Lösung: Informationen landen in anderen Systemen, Prozesse werden in Excel weitergeführt und für Routineaufgaben entstehen individuelle Workarounds. Das Problem ist also nicht unbedingt, dass die Software zu wenig kann. Vielmehr sind die vorhandenen Funktionen schwer zugänglich.
Was eine gute Benutzeroberfläche ausmacht
Ob eine Benutzeroberfläche intuitiv oder unnötig kompliziert ist, zeigt sich vor allem im Arbeitsalltag. Ein Freigabeprozess als Beispiel: In einer unübersichtlichen Anwendung müssen Nutzende möglicherweise erst mehrere Menüs durchstöbern, um offene Vorgänge zu finden, mehrere Fenster öffnen, um relevante Informationen zusammenzutragen, und herausfinden, was als nächstes zu tun ist.
Eine gut gestaltete Oberfläche bündelt Aufgabe, Kontext und mögliche Aktionen dort, wo sie gebraucht werden. Nutzende müssen so nicht erst verstehen, wie die Software funktioniert, bevor sie ihre eigentliche Arbeit erledigen können.
Ähnlich verhält es sich mit der Informationssuche. Suchfunktion, Filter und Informationsstruktur sollten sich daran orientieren, welche Informationen Nutzende im Arbeitsalltag tatsächlich benötigen. Idealerweise finden sie die gewünschten Daten intuitiv, ohne zunächst die interne Logik der Anwendung verstehen zu müssen.
Auch Konsistenz spielt eine wichtige Rolle. Wenn Bedienelemente, Navigation und visuelle Hinweise überall nach dem gleichen Prinzip funktionieren, wissen Nutzende schnell, was sie erwartet.
Das Ziel ist eine Oberfläche, die sich so selbstverständlich bedienen lässt, dass sie kaum noch auffällt. So können sich Mitarbeitende auf ihre Aufgaben konzentrieren – und nicht auf die Software.
Von guter Bedienbarkeit zu echtem Mehrwert
Eine gute Benutzeroberfläche macht nicht nur den Arbeitsalltag angenehmer. Sie sorgt ebenfalls dafür, dass Unternehmen mehr aus ihren bestehenden Tools herausholen. Wenn Funktionen und Prozesse verständlich abgebildet sind, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende die Möglichkeiten einer Software tatsächlich ausschöpfen.
Dass sich eine entsprechende User Experience wirtschaftlich auszahlen kann, zeigt eine häufig zitierte Einschätzung von Forrester Research. Demnach können Unternehmen für jeden US-Dollar, den sie in UX-Design investieren, bis zu 100 US-Dollar zurückbekommen. Der konkrete Effekt hängt dabei vom jeweiligen Unternehmen und Anwendungsfall ab. Diese Einschätzung verdeutlicht jedoch, welchen Nutzen Unternehmen aus ihren Technologieinvestitionen ziehen.
Gerade bei Business-Software machen selbst kleine Optimierungen einen großen Unterschied. Wird eine Anwendung von Hunderten oder Tausenden Mitarbeitenden genutzt, summieren sich eingesparte Klicks, kürzere Suchwege oder vermiedene Fehler schnell zu einem erheblichen Effekt.
Barrierefreiheit miteinbeziehen
Barrierefreie Software ist so gestaltet, dass Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Bedürfnissen sie nutzen können. Dabei sollte Barrierefreiheit nicht erst am Ende des Entwicklungsprozesses berücksichtigt werden, sondern bereits am Anfang bei der Konzeption und Gestaltung einer Anwendung. Dazu zählen beispielsweise:
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Bedienung via Tastatur: Kernfunktionen lassen sich auch ohne Maus und Touchscreen nutzen.
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Unterstützung von Screenreadern: Inhalte und Bedienelemente sind so strukturiert, dass assistive Technologien sie erfassen und wiedergeben können.
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Klare visuelle Struktur: Ausreichende Kontraste, gut lesbarer Text und eindeutig erkennbare Elemente erleichtern die Orientierung.
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Einheitliche Bedienung: Funktionen und Navigation verhalten sich innerhalb der Anwendung nachvollziehbar und konsistent.
Wichtig ist, Barrierefreiheit nicht mit flexiblem Zugriff zu verwechseln. Cloud- und mobile Anwendungen ermöglichen beispielsweise das Arbeiten von unterschiedlichen Orten mit verschiedenen Endgeräten. Das ist zwar ein wichtiger Bestandteil der modernen Arbeitswelt, macht eine Software allein noch lang nicht barrierefrei.
Beides – Zugänglichkeit und Barrierefreiheit – trägt dazu bei, dass sich Software besser an unterschiedliche Menschen und Arbeitssituationen anpassen lässt und nicht umgekehrt.
Der Mehrwert inklusiver Software
Laut einer Eurostat Statistik aus dem Jahr 2025 war die Arbeitslosenquote von Menschen mit einer schweren Behinderung nahezu doppelt so hoch wie die von Menschen ohne Behinderung. 45 % waren zudem seit mindestens zwölf Monaten arbeitslos. Barrierefreie Software kann digitale Hürden abbauen und mehr Menschen den Zugang zur digitalen Arbeitswelt ermöglichen. Davon profitieren auch Unternehmen: Sie erschließen sich einen größeren Pool an qualifizierten Talenten.
Standards wie die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 helfen dabei, Barrierefreiheit konkret umzusetzen. Sie geben Entwicklungs- und Designteams Orientierung, wie digitale Inhalte und Funktionen so gestaltet werden können, dass sie auf unterschiedliche Weise zugänglich und für möglichst viele Menschen nutzbar sind.
Diese Flexibilität macht Unternehmen zusätzlich langfristig resilienter. Wenn Software verschiedene Möglichkeiten zur Interaktion bietet, sind Unternehmen nicht auf eine einzige Nutzungsart festgelegt. So können sie sich leichter auf neue Anforderungen, Technologien oder Barrierefreiheitsstandards einstellen und wichtige Abläufe zuverlässig steuern und anpassen.
Barrierefreiheit ist also kein zusätzliches Feature, das sich bei Bedarf aktivieren lässt. Sie ist ein wichtiger Bestandteil moderner, inklusiver Software und trägt dazu bei, digitale Arbeitsprozesse langfristig flexibel und belastbar zu gestalten.
Checkliste: 5 Fragen für Ihre Business-Software
Nicht jede Modernisierung bedeutet, den kompletten Software-Stack auszutauschen. Oft lohnt sich zunächst ein genauer Blick auf die Tools, mit denen Ihr Team täglich arbeitet. Stellen Sie sich dazu die folgenden fünf Fragen:
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Ist die Navigation intuitiv und einheitlich? Mitarbeitende sollten sich problemlos durch die Anwendung bewegen und Aufgaben erledigen können, ohne jedes Mal ein neues Bedienkonzept lernen zu müssen.
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Finden User schnell, was sie suchen? Informationen und Funktionen sollten dort auffindbar sein, wo User sie erwarten – ohne dass sie erst die interne Struktur des Systems verstehen müssen.
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Ist die Oberfläche übersichtlich und auf verschiedenen Gerätetypen gut nutzbar? Die wichtigsten Arbeitsabläufe sollten auch auf Desktop, Tablet und Smartphone einfach funktionieren.
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Sind die wichtigsten Features ohne intensive Schulung nutzbar? Mitarbeitende sollten schnell produktiv werden können, ohne für alltägliche Aufgaben ständig nachfragen und eigene Workarounds entwickeln zu müssen.
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Berücksichtigt die Software unterschiedliche Bedürfnisse? Dazu gehören beispielsweise die Tastaturnavigation, Screenreader-Unterstützung und andere Funktionen, die Barrieren bei der Nutzung reduzieren.
Wenn Sie mehrere Fragen mit „nein“ beantworten, fehlt Ihrer Software möglicherweise gar keine Funktion. Vielleicht macht sie die tägliche Arbeit zu kompliziert.
Bei der Modernisierung sollte es daher nicht darum gehen, neue Technologie einzuführen, nur weil sie neu ist. Entscheidend ist vielmehr, ob ein Tool im Arbeitsalltag funktioniert – und ob Mitarbeitende es gerne und effektiv nutzen.
Ein besseres digitales Nutzererlebnis beginnt mit der Arbeitsweise der Mitarbeitenden
Moderne Business-Software zeichnet sich nicht allein durch den Funktionsumfang aus. Entscheidend ist, wie selbstverständlich Teams damit arbeiten können.
Intuitive Benutzeroberflächen, barrierefreies Design und flexible Zugriffsmöglichkeiten reduzieren die Komplexität alltäglicher Prozesse. Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, machen weniger Fehler und holen mehr aus der jeweiligen Technologie heraus.
Für Entscheidende geht es daher längst nicht mehr nur um die Frage: „Was kann unsere Software?“. Entscheidend ist vielmehr: „Wie einfach können unsere Mitarbeitende damit arbeiten?“ und vielleicht noch viel wichtiger: „Tun sie das auch?“.
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