Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse gestalten – auch in der Buchführung und Dokumentenverwaltung. Doch mit den Möglichkeiten wachsen auch die rechtlichen Anforderungen.Besonders die GoBD-konforme Archivierung spielt dabei eine entscheidende Rolle, denn sie ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein entscheidender Faktor für Rechtsicherheit, Effizienz und Reputation eines Unternehmens. Wir haben Ihnen in diesem Blogbeitrag alles Wissenswerte zusammengefasst.
Übersicht:
- Was bedeutet GoBD?
- Was verlangen die GoBD von Unternehmen?
- Mit einem modernen DMS GoBD-Konformität gewährleisten
- Wie GoBD-konforme Software die Effizienz steigert und Kosten spart
- So setzen Sie die GoBD-konforme Archivierung in Ihrem Unternehmen um
- Die Zukunft der GoBD-konformen Archivierung
- Fazit
- FAQ
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um die Regularien des deutschen Finanzamts, die festlegen, wie Unternehmen ihre Buchführung, Belege und Geschäftsdaten digital korrekt führen, speichern und für Prüfungen bereitstellen müssen. Sie sind also besonders relevant für Unternehmen, die elektronische Rechnungen, Kassen oder Buchhaltungssoftware verwenden.
Die GoBD (erstmals 2014 veröffentlicht) haben in ihrer Erstfassung die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst, um klare einheitliche Regeln für die digitale Buchführung, elektronische Belege und den Datenzugriff zu schaffen.
Die GoBD-konforme Archivierung ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie sicherstellt, dass digitale Buchführungsunterlagen rechtlich anerkannt, prüfbar und sicher vor Manipulation geschützt sind, was sowohl die Compliance als auch die Rechtsicherheit gewährleistet.
GoBD-konforme Archivierung – für Unternehmen wichtiger denn je
Laut einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom verursacht Datenschutz eine immer höhere Belastung in deutschen Unternehmen. 97 Prozent der Unternehmen geben an, einen großen Aufwand betreiben zu müssen, um alle Regularien einhalten zu können. Der Grund: eine hohe Komplexität durch die Vielzahl von Aufsichtsbehörden und die unterschiedlichen Auslegungen.
Den gesetzlichen Anforderungen und den Prüfungen im Bereich der digitalen Dokumentenarchivierung gerecht zu werden, ist also relevanter denn je, vor allem da bei Nichteinhaltung hohe Strafen und Bußgelder drohen. Unternehmen sollten sich daher dringend mit dem Thema GoBD auseinandersetzen. Und das lohnt sich aus einem weiteren Grund, denn die Digitalisierung bietet zeitgleich die Chance, Prozesse zu optimieren und so effizienter zu gestalten.
Was verlangen die GoBD von Unternehmen?
Die wichtigsten rechtlichen Anforderungen
Warum GoBD-konforme Archivierung für Audits und Compliance unerlässlich ist
Die GoBD-konforme Archivierung bildet die rechtssichere Grundlage für steuerliche und wirtschaftsrechtliche Prüfungen und wird von Finanzämtern und Wirtschaftsprüfenden erwartet. Sie stellt sicher, dass Unternehmen im Rahmen von Betriebsprüfungen alle relevanten Daten vollständig, unverändert und nachvollziehbar bereitstellen können. So lassen sich Prüfungen effizient abwickeln und Beanstandungen vermeiden. Im Falle von steuerlichen Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen können GoBD-konform archivierte Dokumente außerdem als rechtssichere Beweise dienen.
Konsequenzen bei fehlerhafter Archivierung
Werden die GoBD-Anforderungen nicht eingehalten, können Behörden Geschäftsdokumente nicht als ordnungsgemäß einstufen. Die Konsequenzen reichen von Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen über Nachzahlungen bis hin zu Bußgeldern und strafrechtlichen Konsequenzen. Neben den finanziellen Konsequenzen können Verstöße gegen die GoBD-Richtlinien auch zu erheblichen Reputationsschäden führen, denn nur eine ordnungsgemäße Archivierung zeigt, dass Unternehmen verantwortungsvoll agieren.
Mit einem modernen DMS GoBD-Konformität gewährleisten
Funktionen, die eine GoBD-konforme Archivierungssoftware unbedingt haben sollte
- Das System muss Dokumente so speichern, dass sie unveränderbar bleiben.
- Änderungen oder Ergänzungen dürfen nur über protokollierte Versionierungen erfolgen.
- Jeder Bearbeitungsschritt muss mit Zeitstempel und Benutzerkennung lückenlos dokumentiert werden.
- Speicherung in revisionssicheren Formaten (z. B. PDF/A).
- Einsatz von Hashwerten oder Prüfsummen, um Manipulationen nachweisbar zu machen.
- Zugriffskontrollen, die nur autorisierten Personen Änderungen im System erlauben – diese Änderungen müssen wiederum dokumentiert sein.
- Automatische Erstellung von Audit-Trails, die jede Aktion nachvollziehbar machen.
- Versionshistorie, um ältere Dokumentversionen jederzeit abrufen zu können.
- Dokumentation muss für interne und externe Prüfer leicht zugänglich und verständlich sein.
- Cloud-Archivierung bietet Flexibilität (ortsunabhängiger Zugriff), Skalierbarkeit (wächst mit den Anforderungen) und hohe Datensicherheit durch professionelle Rechenzentren.
- Eine georedundante Speicherung sorgt dafür, dass Daten in mehreren Rechenzentren gleichzeitig abgelegt sind und auch bei Ausfällen oder Katastrophen verfügbar bleiben.
- Einhaltung von international anerkannten Sicherheitsstandards wie ISO 27001 ist Pflicht, um maximale Compliance zu gewährleisten.
- Automatische Archivierungsprozesse, die Dokumente nach Eingang, Typ oder Geschäftsvorfall direkt richtig ablegen, sparen Zeit und reduzieren Fehler.
- Workflow-Management integriert Freigabe- und Prüfprozesse direkt in das System.
- KI-gestützte Dokumentenverarbeitung erhöht Effizienz und senkt manuelle Aufwände.
- Ein modernes DMS muss sich nahtlos in ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen.
- Schnittstellen zu gängigen Lösungen wie SAP, DATEV, Microsoft Office oder Microsoft Dynamics sind entscheidend für eine durchgängige Prozessunterstützung.
- Eine einheitliche Datenspeicherung reduziert Medienbrüche und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Wie GoBD-konforme Software die Effizienz steigert und Kosten spart
1. Automatisierte Prozesse und Zeiteinsparung
GoBD-konforme Software automatisiert wesentliche Arbeitsschritte in der Dokumentenverwaltung, etwa die Ablage, die Kategorisierung und die Verarbeitung von Belegen oder Rechnungen. Dadurch entfällt ein Großteil manueller Tätigkeiten, die im klassischen Papier- oder Dateisystem sehr zeitaufwendig sind. Mitarbeitende können Dokumente mit wenigen Klicks archivieren und über intelligente Suchfunktionen in Sekunden wiederfinden, anstatt lange Ordner zu durchsuchen. Dieser schnellere Zugriff auf alle relevanten Unterlagen sorgt nicht nur für eine erhebliche Zeitersparnis im Alltag, sondern auch für eine deutlich effizientere Nutzung personeller Ressourcen.
2. Reduzierung von Fehlern und Optimierung von Workflows
So setzen Sie die GoBD-konforme Archivierung in Ihrem Unternehmen um
1. Analyse der Ausgangssituation
Prüfen Sie zunächst, wie Dokumente, Belege und steuerlich relevante Unterlagen aktuell erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. Dabei werden Sie feststellen, ob bestehende Systeme und Prozesse bereits GoBD-Anforderungen erfüllen oder ob Lücken bestehen – etwa bei der Unveränderbarkeit, Dokumentation oder Aufbewahrungsfrist.
2. Auswahl der richtigen Archivierungssoftware
Im nächsten Schritt gilt es, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Archivierungslösung auszuwählen, nicht nur den eigenen Anforderungen entspricht, sondern auch die GoBD-Vorgaben technisch unterstützt.
3. Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangt eine detaillierte Dokumentation aller Prozesse rund um die Archivierung: Wie werden Belege erfasst, verarbeitet, gespeichert und wieder zugänglich gemacht? Diese sogenannte Verfahrensdokumentation ist für Finanzprüfende oft entscheidend und sollte regelmäßig aktualisiert werden.
4. Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen
Neben der Softwareeinführung müssen auch organisatorische Regeln umgesetzt werden: Zugriffskontrollen, Berechtigungskonzepte, Backup-Strategien und Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust oder unbefugtem Zugriff. So stellen Sie sicher, dass die Archivierung nicht nur formal, sondern auch praktisch GoBD-konform erfolgt.
5. Schulung der Mitarbeitenden
Da die GoBD nicht nur Technik, sondern auch Prozesse betreffen, ist es wichtig, die Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen vertraut zu machen. Schulungen sorgen dafür, dass Dokumente korrekt erfasst, archiviert und genutzt werden und dass interne Prüf- und Freigabeprozesse eingehalten werden.
6. Kontinuierliche Kontrolle und Anpassung
Abschließend sollten Sie Ihre Archivierungsprozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie dauerhaft den GoBD entsprechen. Behalten Sie dabei gesetzliche Änderungen, technologische Entwicklungen oder organisatorische Anpassungen laufend im Blick, damit die Compliance gewährleistet bleibt.
Die Zukunft der GoBD-konformen Archivierung
- Ausgangsrechnungen müssen nicht mehr doppelt archiviert werden.
- Eingehende strukturierte E-Rechnungen im XML-Format müssen nicht mehr zusätzlich als PDF gespeichert werden, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig und unverändert enthält.
- Strukturierte elektronische Dokumente – beispielsweise E-Rechnungen – werden explizit als aufbewahrungspflichtige Unterlagen anerkannt und müssen im empfangenen Dateiformat gespeichert werden.
- Das Update sorgt durch klarere Archivierungsregeln für E-Rechnungen, bessere Definitionen für E-Dokumente und mehr Rechtssicherheit bei technischen Zahlungsbelegen für deutliche Erleichterungen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenzugriff und Dokumentation.
Fazit
GoBD-konforme Archivierung ist weit mehr als eine Formalität: Sie bildet die Grundlage für rechtssichere Prozesse, schützt Unternehmen vor Strafen und sorgt gleichzeitig für Effizienzsteigerungen durch digitale Workflows. Wer die Anforderungen ignoriert, riskiert hohe finanzielle und rechtliche Konsequenzen – wer sie konsequent umsetzt, profitiert von Sicherheit, Transparenz und optimierten Abläufen. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und gleichzeitig ihre digitale Transformation nachhaltig voranzutreiben.
Häufig gestellte Fragen zu GoBD-konformer Archivierungssoftware
Wie weiß ich, ob meine Archivierungssoftware GoBD-konform ist?
Kann GoBD-konforme Archivierungssoftware in meine bestehenden Systeme integriert werden?
Ist GoBD-konforme Archivierungssoftware auch cloudbasiert verfügbar?
Was kostet GoBD-konforme Archivierungssoftware und lohnt sich das Investment?
Wie oft muss ich meine GoBD-konforme Archivierungssoftware aktualisieren?
